: Vẽ mịi tên.
1 Nguyễn Văn Quang Q9A2 2 Thạch Hải Võn Q9A
2 Thạch Hải Võn Q9A2 3 Bùi Thị Ninh Q9A3 4 Lê Quang Tám Q9A3 5 Nguyễn Thị Hà Q9A4
Lan phải làm nh− thế nàỏ
Tính năng Mail Merge của Word sẽ giỳp Lan đơn giản và rất nhanh chúng tạo ra đ−ỵc cỏc giấy mời ghi đầy đủ thụng tin cần thiết.
5.2 Chuẩn bị dữ liệu
Phải chắc chắn bạn đà tạo đợc danh sỏch khỏch mời nh− sau:
TT Họ tên Lớp
1 Nguyễn Văn Quang Q9A2 2 Thạch Hải Võn Q9A2 2 Thạch Hải Võn Q9A2 3 Bùi Thị Ninh Q9A3 4 Lờ Quang Tỏm Q9A3 5 Ngun Thị Hà Q9A4
Bảng này cú thể đ−ợc soạn trờn Word, trờn Excel hoặc một bảng trờn Access, Foxprọ
5.3 Soạn mẫu tài liệu trộn
5.4 Kớch hoạt tớnh năng Mail merge
Kớch hoạt tớnh năng trộn tài liệu của Word bằng cỏch mở mục chọn Tools | Mail
Mergẹ. , Hộp thoại Mail Merge Helper xuất hiện:
ở mục bấm chuột nút Creat và chọn mơc Mailing Label, hộp thoại sau đõy xuất hiện:
Hãy chọn Active Window đĨ tiếp tơc:
ở mơc , nhấn cht nút Get Data và chọn mơc Open Data Sourcẹ., hộp thoại Open Data Source xuất hiện, bạn hÃy chọn tệp chứa danh sỏch khỏc mời đÃ
tạo rồi nhấn Open.
Sau khi mở đ−ợc tệp chứa danh sỏch khỏch mời, có thể nhấn Close để đúng hộp thoại
Mail Merge Helper và sử dụng thanh cụng cụ Mail merger đĨ chèn các tr−ờng tin cần
thiết lờn tài liệu:
Nếu không thấy thanh cụng cụ Mail Merge xuất hiện trờn màn hỡnh, cú thĨ hiĨn thị nó bằng cỏch chọn thực đơn View | Toolbars | Mail Merge.
5.5 Chèn các tr−ờng tin lờn tài liệu
Để chốn một tr−ờng tin lờn giấy mời, làm nh− sau:
B−ớc 1: Đặt điểm trỏ vào vị trớ cần chốn thụng tin trờn tài liệu: đặt lờn phần định chốn
tên (nếu mn chèn tr−ờng Họ tờn) hoặc đặt điểm trỏ lờn mục lớp (nếu muốn chèn tr−ờng Lớp);
B−ớc 2: Trờn thanh cụng cụ Mail merge nhấn nút Insert Merge Field, rồi chọn
tr−ờng tin cần chốn lờn tài liệ
Sau khi chốn đầy đủ cỏc trờng tin vào những vị trớ hợp lý của chỳng trờn tài liệu, bạn có thể chuyển sang b−ớc tiếp theo để tiến hành trộn ra cỏc Giấy mờ
5.6 Thực hiƯn trộn tài liƯu
Nhấn nút trờn thanh cụng cụ Mail merge, hộp thoại tuỳ chọn trộn th− Merge xuất hiện:
Có thĨ thiết lập thơng số cho hộp thoại này nh− sau:
- Mục Merge to: cho biết những giấy mời đ−ợc tạo ra sẽ đặt ở đõu: New document- ở một tƯp word mới; hc Printer – sẽ đ−ợc in ngay ra mỏy in;
- Mục Records to be merged: cho biết phạm vi cỏc bản ghi sẽ đ−ỵc trộn ra: All- sẽ thực hiện trộn tất cả cỏc bản ghi hoặc From: – hÃy chỉ ra trộn từ bản ghi nào đến To: bản ghi nà
5.7 Thanh công cơ Mail merge
Thanh công cơ Mail Merge cung cấp các nỳt chức năng giỳp bạn làm viẹc nhanh chúng và thuận tiờn trong quỏ trỡnh trộn tài liệu trờn word.