Để công việc giao nhận được tiến hành nhanh chóng và thuận lợi thì ngay khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác, đồng nhất và hợp lệ của mỗi chứng từ, nhằm giải quyết nhanh chóng các thủ tục thông quan cho lô hàng.
• Kiểm tra hợp đồng ngoại thương
Liên hệ với khách hàng để nhận bộ chứng từ
Liên hệ ngân hàng để ký hậu B/L Liên hệ với hãng tàu để nhận D/O
Đăng ký tờ khai hải quan Giao D/O cho hãng tàu để lấy hàng
- Số và ngày hợp đồng.
- Tên và địa chỉ các bên mua bán.
- Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá).
- Điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CFR…).
- Phương thức thanh toán.
- Thời điểm và địa điểm giao hàng.
• Kiểm tra hóa đơn thương mại
- Số và ngày của hợp đồng trên hóa đơn (nếu có).
- Số và ngày của hóa đơn.
- Tên và địa chỉ các bên mua bán.
- Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng đơn giá, tổng trị giá).
- Điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CFR…).
- Phương thức thanh toán (nếu có).
• Kiểm tra Packing list
- Số và ngày của invoice trên Packing list.
- Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng).
- Đơn vị tính.
- Trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì.
- Quy cách đóng gói, loại bao bì.
• Kiểm tra Bill of Lading
- Số và ngày B/L.
- Những thông tin của ô shipper, consignee và notify.
- Tên tàu, cảng bốc, cảng dỡ.
- Tên hàng, số lượng , trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì.
- Số cont, số seal.
Lưu ý: Tất cả chứng từ phải trùng khớp với nhau, đặc biệt là với hợp đồng. Vì vậy, người giao nhận phải kiểm tra các chứng từ hết sức cẩn thận, giúp công ty tiết kiệm thời gian cũng như chi phí… Nếu trong quá trình kiểm tra thấy có sai sót, nhầm lẫn, người giao nhận phải báo ngay cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh.