1.3 .Các thay đổi của KSNB theo báo cáo COSO 2004 và COSO 2013
2.2. Mô tả quá trình kiểm soát
2.2.2.1.4. Cơ cấu tổ chức và cách phân chia quyền hạn, trách nhiệm cho
luôn phát huy và toả sáng phẩm chất “Bộ đội Cụ Hồ” trên mặt trận kinh tế, được nhân dân tin yêu, mếm mộ, uy tín và thương hiệu của Viettel ngày càng được nâng cao.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về “Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
-Cán bộ là người tiên phong, ở đâu có khó khăn là người cán bộ được luân chuyển đến đó trong một khoảng thời gian nhất định nào đó. Vì vậy đơi khi họ khơng trú tâm vào công việc được giao, khơng bỏ hết cơng sức của mình cho nhiệm vụ mới. Theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (22), có đến 83% ý kiến trả lời
“Không”, về việc cán bộ không trú tâm khi nhận nhiệm vụ mới.
-Tình hình kinh doanh của từng vùng miền khác nhau, đôi khi trung tâm đưa ra một chiến lược kinh doanh áp dụng cho cả nước điều này sẽ dẫn đến khó khăn cho nhiều nơi, vì mỗi vùng miền một phong tục, tập quán và thị hiếu khác nhau. Do đó, nơi đó sẽ khơng hồn thành nhiệm vụ được giao. Kết quả khảo sát ở câu hỏi (23), có 87% người khảo sát trả lời “Có” gặp khó khăn trong việc đạt được chỉ tiêu
được giao.
-Ở câu hỏi số (24), có 84% người khảo sát trả lời “Không”, cho thấy các rủi ro gây ra bởi lỗi, gian lận của nhân viên không được nghiên cứu và giám sát một cách chặt chẽ.
-Với câu hỏi số (25), (26), có chiếm 83% đối tượng khảo sát trả lời “Không”,
cho rằng Ban giám đốc không quan tâm, chú trọng đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Chưa giao đầy đủ thẩm quyền và trách nhiệm cho ban kiểm soát nội bộ để họ xử lý các sai phạm gặp phải khi kiểm tra, giám sát.
2.2.2.1.4. Cơ cấu tổ chức và cách phân chia quyền hạn, trách nhiệm cho từng nhân viên viên
Đứng trước yêu cầu phát triển của nhiệm vụ, rất nhiều cơ hội đã mở ra, nhưng đan xen trong đó vẫn cịn khơng ít khó khăn. Nhận thức được u cầu phát
triển trong tình hình mới, thấy rõ đặc điểm lợi nhuận nhưng cũng cịn khó khăn, trung tâm đã chủ động nhạy bén bám sát thị trường, xác định đúng chiến lược phát triển, mở rộng kinh doanh, từng bước đổi mới trang thiết bị công nghệ hiện đại, điều chỉnh cơ cấu tổ chức, sắp xếp lực lượng, cải tiến cơng tác quản lý cho phù hợp với tình hình kinh doanh. Theo đó chế độ lương cũng được cập nhật và thay đổi thường xuyên cho phù hợp với đời sống kinh tế của CBCNV.
Các phịng, ban có chức năng tham mưu giúp Đảng bộ, chi bộ, Ban giám đốc trung tâm hoạch định, quản lý điều hành, chỉ đạo thống nhất, tổ chức triển khai, kiểm tra các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh doanh theo kế hoạch đã được Giám đốc công ty phê duyệt.
Trung tâm có sơ đồ tổ chức riêng, cơ cấu tổ chức phù hợp với bản chất và quy mơ hoạt động của trung tâm. Trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng phòng ban, siêu thị. Trung tâm luôn xây dựng nguồn nhân lực chất lượng cao với cơ cấu hợp lý, tổ chức, bố trí sắp xếp lực lượng gọn nhẹ, linh hoạt, năng động và hiệu quả. Quy định rõ ràng chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, quản lý lao động theo phân cấp.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về “Cơ cấu tổ chức và cách phân chia quyền hạn, trách nhiệm cho từng nhân viên” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
- Có 94% ý kiến trả lời “Có” cho câu hỏi số (29), cho rằng trong cơng tác quản lý
vẫn cịn nhiều chồng chéo, các phòng ban thiếu sự phối hợp đồng bộ. Ví dụ như một đồng chí có đến 2 phịng ban lập kế hoạch đi công tác trong cùng một thời điểm với 2 nhiệm vụ khác nhau.
- Với câu hỏi số (30), có 72% ý kiến trả lời “Không”, về việc các phòng ban làm
việc độc lập nhau nên nhiều lúc khơng có sự phối hợp nhịp nhàng với nhau, thiếu sự kiểm tra giám sát chéo nhau trong công việc.
- Cũng theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (31), có 79% đối tượng khảo sát trả lời “Không”, cho thấy ý thức tự giác và tự kiểm sốt cơng việc của nhân viên trong trung tâm chưa cao. Đơi khi cịn làm việc theo qn tính, khơng chủ động
kiểm tra, sửa chữa những sai sót, đến khi cấp trên phát hiện chỉ ra lỗi mới kịp thời sửa chữa.
- Trong cơng việc vẫn cịn tính ù lì, ỷ lại, đơi khi các cấp lãnh đạo phải cầm tay chỉ việc thì một số nhân viên mới thực hiện. Theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (32),
có 80% ý kiến trả lời “Có” cho câu hỏi này.
- Và với câu hỏi số (33), có 83% người trả lời “Không”, cho vấn đề là nguồn nhân lực hiện tại không đủ đáp ứng cho nhu cầu công việc được giao.
- Với câu hỏi số (34), có 97% người trả lời “Không”, về việc trung tâm khơng có bản mơ tả các thủ tục kiểm sốt, trong đó nêu rõ trách nhiệm của nhà quản lý và giám sát đối với từng chu trình hoạt động kinh doanh.
- Với kết quả khảo sát ở câu hỏi số (35), có 80% đối tượng khảo sát trả lời “Có”, về
việc các nhà quản lý và giám sát viên vẫn phải làm thêm giờ quá mức và phải hoàn thành những nhiệm vụ vượt mức mà một người có thể đảm đương. Do đó, đơi khi dẫn đến việc đạt hiệu quả công việc chưa cao.
- Cũng theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (36), có 100% người khảo sát trả lời
“Không”, về việc trung tâm không ủy quyền cho trưởng siêu thị để giải quyết các vấn đề phát sinh và thực hiện các công việc cần thiết khác.
2.2.2.1.5. Ban giám đốc và ban kiểm sốt
Cơng ty khơng có hội đồng quản trị, chỉ có Ban giám đốc. Ban giám đốc cơng ty, trung tâm là những người lính thời bình được bổ nhiệm bởi Tập đồn, có năng lực chun mơn và kiến thức cao rộng, có kinh nghiệm lâu năm, và đặc biệt là có tinh thần chiến đấu cao độ trong mặt trận kinh tế để hoàn thành nhiệm vụ do Tập đoàn giao cho.
Ở trung tâm, Ban giám đốc là người quyết đốn và chính trực, khi họ đã quyết rồi, thì mọi người phải kiên trì, kiên định với quyết định ấy.
Ban kiểm soát do trung tâm thành lập ra để thực hiện chức năng nhiệm vụ kinh doanh của trung tâm. Ban kiểm soát của trung tâm bán lẻ có nhiệm vụ nắm tình hình thực tế hoạt động tại các siêu thị như: tình hình tài chính, hình ảnh siêu thị, khả năng tiêu thụ, thời gian bán hàng, việc chấp hành nội quy, quy định của nhân viên, thực hiện các chương trình khuyếch trương – quảng cáo, thơng tin phản
hồi từ khách hàng, các yếu tố đảm bảo hàng hoá để kinh doanh và công tác kỹ thuật,…. Trong các năm qua Ban kiểm soát đã phát hiện rất nhiều sai phạm của các siêu thị như chậm nộp tiền hàng, vi phạm các quy định, quy chế của trung tâm, …, ban kiểm soát đã chấn chỉnh kịp thời để siêu thị đi vào hoạt động tốt hơn.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về “Ban giám đốc và ban kiểm soát” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
- Ban giám đốc không đánh giá cao vai trò của ban kiểm sốt nội bộ. Vì vậy khi xảy ra vấn đề về gian lận, sai trái, thì Ban giám đốc trung tâm, công ty chỉ đạo người làm, hoặc đích thân Ban lãnh đạo đứng ra giải quyết. Theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (37), có 80% ý kiến trả lời “Không” cho câu hỏi này.
- Với câu hỏi số (38), có 74% ý kiến trả lời “Không”, về việc Ban giám đốc khơng được cung cấp thơng tin nhanh chóng và kịp thời để giúp cho việc giám sát các mục tiêu về chiến lược kinh doanh, tình hình tài chính, kết quả hoạt động của trung tâm. Và cũng có đến 90% người trả lời “Không” cho câu hỏi số (39), cho thấy các thông tin nhạy cảm hay các hành động sai trái không được cung cấp đầy đủ và kịp thời cho Ban giám đốc.
- Với kết quả khảo sát ở câu hỏi số (40), có 93% đối tượng khảo sát trả lời “Không”, về việc Ban kiểm soát của trung tâm bán lẻ thực hiện quá nhiều chức năng nhiệm vụ nhưng nguồn nhân lực cho bộ phận kiểm sốt cịn thiếu, các phịng ban, siêu thị lại nhiều, do đó khơng đáp ứng cho nhiệm vụ kiểm tra, kiểm sốt, vì vậy nhiều cuộc kiểm tra rất qua loa, sơ sài chỉ mang tính hình thức.
- Cũng với kết quả khảo sát ở câu hỏi số (41), có 83% và ở câu hỏi số (42), có 92% ý kiến trả lời “Khơng”, về việc Ban kiểm soát vẫn thiếu các đồng chí có chun
mơn giỏi về cơng tác tài chính và kiểm tốn, do đó việc kiểm tra về cơng tác tài chính cịn nhiều hạn chế. Mặt khác Ban kiểm soát nội bộ không xây dựng quy trình, cũng như khơng triển khai cơng việc kiểm tra giám sát tình hình hoạt động của các phòng ban trung tâm.
- Cơng ty do Tập đồn quản lý, trung tâm do công ty quản lý. Trung tâm và cơng ty khơng có Ban kiểm toán, theo kết quả khảo sát có 100% người đều trả lời “Không” cho câu hỏi số (43) này. Các cuộc kiểm tốn đều do Tập đồn thực hiện và
chỉ kiểm toán việc tuân thủ pháp luật và kiểm tốn các báo cáo tài chính, do đó cuộc kiểm tốn khơng cung cấp thơng tin cho Ban kiểm sốt về tình hình hoạt động, tài chính, cũng như những rủi ro trong kinh doanh để Ban kiểm soát trung tâm rút ra kinh nghiệm, điều chỉnh kịp thời các hoạt động của trung tâm, đồng thời qua đó sẽ giúp cho việc kiểm soát tại trung tâm được cải thiện tốt hơn. Kết quả khảo sát đến
96% người trả lời “Không” cho câu hỏi số (44) này.
2.2.2.2. Thiết lập mục tiêu
Trong những năm vừa qua, mặc dù tình hình kinh tế thế giới và trong nước có nhiều diễn biến phức tạp, thị trường thiết bị điện tử viễn thông và cơng nghệ thơng tin Việt Nam có nhiều biến động sâu sắc với những bước phát triển nhảy vọt, tính chất cạnh tranh ngày càng quyết liệt và gay gắt, nhưng với ý chí quyết tâm cao, định hướng đúng, thích ứng nhanh, chỉ đạo kịp thời, kiên quyết và dứt điểm; cùng với tinh thần đoàn kết thống nhất và sự nỗ lực vượt bậc của cán bộ, công nhân viên mà trung tâm ln hồn thành xuất sắc nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nhiệm vụ quốc phòng an ninh và trở thành nhà bán lẻ điện thoại di động lớn nhất Việt Nam. Thành tích mà trung tâm đạt được đã và đang tạo ra tiền đề, nền tảng vững chắc, góp phần quan trọng thúc đẩy tăng trưởng, phát triển nhanh, bền vững trong kinh doanh bán lẻ, đồng thời mở ra triển vọng phát triển cho trung tâm trong giai đoạn mới.
Cơng tác đảm bảo hàng hóa liên tục được điều chỉnh, cải tiến cách thức phân bổ hàng hóa, tin học hóa trong tác nghiệp đã góp phần đẩy nhanh tiến độ nhập xuất hàng, nâng tỷ lệ đảm bảo nhu cầu hàng hóa của siêu thị đạt trên 90%.
Công ty tiến hành xây dựng, điều chỉnh cơ chế khoán; phân cấp ủy quyền cơng tác tài chính cho trung tâm nhằm tăng tính chủ động, chịu trách nhiệm của đơn vị mình. Trung tâm từ đó xây dựng cơ chế khốn về chi phí hoạt động cho siêu thị nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Xây dựng công nghệ thông tin trong quản lý, như phần mềm quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý tài sản, quản lý cơng tác tài chính nhằm phục vụ cho cơng tác báo cáo, hoạt động quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh trong tồn trung tâm.
Các phịng ban trung tâm thường xuyên kiểm tra nhằm phòng ngừa, phát hiện những sơ hở trong cơ chế quản lý, những vi phạm chính sách pháp luật, vi phạm các quy trình, quy định, quy chế của trung tâm, cơng ty và Tập đoàn để kịp thời chấn chỉnh, xử lý. Thông qua các hoạt động kiểm tra nhằm đảm bảo kỷ cương, kỷ luật, hiệu quả công tác quản lý trong trung tâm, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, bảo vệ lợi ích Nhà nước, quyền lợi và lợi ích hợp pháp của Cơng ty, trung tâm và của cán bộ, công nhân viên.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về việc “Thiết lập mục tiêu” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
Qua tổng hợp kết quả khảo sát ở câu hỏi số (47), câu hỏi số (48), câu hỏi số
(49), câu hỏi số (50), trên 81 % đối tượng khảo sát đều trả lời “Không” cho thấy:
- Khi thiết lập mục tiêu, trung tâm không xem xét đến nguồn lực để thực hiện mục tiêu đề ra.
- Mục tiêu chung của trung tâm không được truyền đạt và thông báo rộng rãi đến toàn thể CB-CNV trong toàn trung tâm nắm rõ.
- Trung tâm đã xây dựng mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban, từng bộ phận, siêu thị. Nhưng chưa xem xét đến việc đạt được mục tiêu của từng phòng ban, bộ phận, siêu thị.
- Trung tâm chưa có quy định về mức rủi ro nào có thể chấp nhận được để đạt được mục tiêu, chiến lược đề ra.
2.2.2.3. Nhận dạng sự kiện tiềm tàng
Khi nền kinh tế đất nước có chiều hướng tăng trưởng cao, nhưng vẫn chịu tác động bởi những biến động của thời kỳ hậu khủng hoảng; kinh tế vĩ mô chưa ổn định, thiếu các yếu tố bền vững nên vẫn ảnh hưởng không tốt đến các doanh nghiệp. Thị trường tiền tệ trong nước và thế giới liên tục biến động, tỷ giá đồng USD/VNĐ tăng cao; lãi suất huy động cho vay vẫn ở mức cao làm ảnh hưởng đến chi phí đầu vào của trung tâm.
Thị trường viễn thông trong nước vẫn phát triển mạnh, số lượng thuê bao không ngừng gia tăng. Công nghệ 3G được ứng dụng mạnh mẽ vào các thiết bị đầu cuối như máy điện thoại di động, máy tính,…. Đây là cơ hội mở ra cho tất cả các
doanh nghiệp kinh doanh về sản phẩm công nghệ thông tin. Song, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt và có thêm nhiều đối thủ lớn liên tục tung ra các chiêu thức và chiến lược kinh doanh mới, nâng cao quy mơ và tính chuyên nghiệp trong kinh doanh. Đặc biệt, tại các thị trường lớn như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, các đối thủ mở mới rất nhiều siêu thị điện thoại di động, đẹp và chuyên nghiệp.
Để thích ứng với sự phát triển của thị trường, trung tâm đã có những hoạt động lớn để thay đổi về hình ảnh, sản phẩm kinh doanh, dịch vụ chăm sóc khách hàng để thu hút người tiêu dùng. Mở rộng mơ hình kinh doanh tiềm năng ở các tỉnh, xây dựng mơ hình phần mềm quản lý, chú trọng xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên có lý tưởng và có nhiệt huyết gắn bó với đơn vị, chịu được áp lực cao trong công việc, tăng cường đào tạo cho các nhân viên siêu thị nhằm nâng cao công tác bán hàng, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ quản lý cho cán bộ, đào tạo đi đôi với thực hành nhiệm vụ của người lao động.
Hoạt động kinh doanh trải dài trên 64 tỉnh thành của thành phố, nên việc quản lý cũng gặp nhiều khó khăn về mọi mặt, như con người, tài sản, hàng hoá, tiền bạc,…., hệ thống quản lý trên phầm mềm đôi khi cũng bị quá tải do các siêu thị vào giao dịch nhiều, do vậy trung tâm phải ln thay đổi, hồn thiện để thích ứng với tình hình kinh doanh.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về việc “Nhận dạng sự kiện tiềm tàng”