1.3 .Các thay đổi của KSNB theo báo cáo COSO 2004 và COSO 2013
2.2. Mô tả quá trình kiểm soát
2.2.2.6.3. Kiểm soát vật chất
Hàng tháng siêu thị có nhiệm vụ kiểm kê quỹ tiền mặt, tài sản, cơng cụ dụng cụ, hàng hố, phụ kiện,…, từ thực tế so với hệ thống và phải giải thích được những nguyên nhân chênh lệch, đề ra biện pháp xử lý để cân bằng, sau đó gửi biên bản kiểm kê về cho kế toán chuyên quản. Hàng hoá tồn kho lâu ngày đề xuất với phịng bán hàng xử lý. Tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ sẽ có sổ theo dõi và được giao trách nhiệm cho từng cá nhân sử dụng.
Hàng ngày nhân viên ngân hàng sẽ đến thu tiền của siêu thị, kế toán căn cứ vào phần mềm của ngân hàng và phần mềm bán hàng để kiểm tra siêu thị đã thu nộp tiền hàng đầy đủ về trung tâm hay chưa.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về việc “Kiểm soát vật chất” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
- Với câu hỏi khảo sát số (75), có 86%, câu hỏi số (76), có 91% người trả lời “Có”,
cho rằng cơng cụ dụng cụ, tài sản siêu thị vẫn còn một số nơi sử dụng lãng phí (như một siêu thị đến 2 két sắt). Bên cạnh đó tài sản hư hỏng không được sửa chữa kịp thời, dẫn đến tình trạng hư hỏng nặng khơng thể sử dụng được nữa.
- Qua kết quả khảo sát ở câu hỏi số (77), có 81% đối tượng khảo sát đều trả lời
“Có”, cho thấy hệ thống siêu thị của trung tâm quá lớn nên việc theo dõi bằng camera quan sát không thể sát sao, tỉ mỉ từng siêu thị, hơn nữa dữ liệu chỉ lưu được thơng tin trong 2 hoặc 3 ngày.
- Có 100% ý kiến trả lời “Không” cho câu hỏi số (78), về việc trung tâm không lắp đặt hệ thống báo động khi có kẻ gian đột nhập vào trung tâm, kho vận và hệ thống siêu thị trên cả nước.
- Có đến 83% ý kiến trả lời “Có” cho câu hỏi số (79), cho rằng nhiều siêu thị vẫn cho nhân viên bảo vệ vào bên trong siêu thị ngủ, dẫn đến tình trạng mất mát hàng hố trong siêu thị.
2.2.2.7. Thông tin và truyền thông2.2.2.7.1. Thông tin 2.2.2.7.1. Thông tin
Hoạt động kinh doanh hàng ngày của siêu thị được cập nhật vào hệ thống phần mềm bán hàng do đó số liệu sẽ được các bộ phận liên quan theo dõi, kiểm tra và lấy số liệu một cách kịp thời và nhanh chóng.
Trung tâm đã sử dụng các phần mềm để thơng tin đến các phịng ban, siêu thị nắm rõ như các cơng văn, tờ trình, kế hoạch,… sẽ được chuyển lên phần mềm Vis quản lý cơng văn. Các phịng ban, siêu thị sẽ tự động truy cập để nhận thơng tin cho mình. Cơng tác đào tạo, kiểm tra kiến thức sẽ được thông báo qua phần mềm đào tạo trực tuyến earling. Công tác bán hàng, quản lý doanh thu, hàng hóa sẽ được quản lý bằng phần mềm bán hàng. Công tác tài chính sẽ được quản lý bằng phần mềm DSS. Về nhân sự như chấm cơng, lý lịch trích ngang của CNBCN,…., sẽ được quản lý bằng phần mềm quản lý nhân sự. Ngoài ra nhân viên sẽ được cấp địa chỉ mail riêng để gửi và nhận thông tin phục vụ cho cơng việc của mình.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về vấn đề “Thông tin” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
Qua tổng hợp kết quả khảo sát ở câu hỏi số (80), (81), (82) có trên 86% đối
tượng khảo sát đều trả lời “Khơng” cho thấy:
- Cơng tác kế tốn chỉ tập trung vào việc thu thập, xử lý số liệu và cung cấp thơng tin về kế tốn tài chính, trung tâm khơng có bộ phận chuyên trách phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh.
- Chưa có bộ phận quản lý để tiếp nhận và phản hồi thông tin của nhân viên, siêu thị cũng như của khách hàng về mức độ hài lòng cũng như tham gia ý kiến về các hoạt động kinh doanh của từng siêu thị mình quản lý.
- Các báo cáo sai phạm và yếu kém của nhân viên không được thông tin rộng rãi đến tồn trung tâm, cơng ty một cách cơng khai.
2.2.2.7.2. Truyền thông
Ban thương mại điện tử đã xây dựng các chính sách bán hàng và các chương trình marketing online nhằm đảm bảo mở rộng tìm kiếm khách hàng. Giới thiệu các dịch vụ, sản phẩm, giá cả, thông số kỹ thuật, thơng tin tính năng sản phẩm, thiết kế các banner quảng cáo, các thông tin khuyến mại của siêu thị trên website http://vietterlstore.vn. Các thông tin luôn luôn được biên tập, cập nhật các nội dung
phù hợp để tiến hành quảng cáo trực tuyến phù hợp với từng đối tượng khách hàng qua từng chiến dịch bán hàng khác nhau.
Tuần đầu tiên của tháng, trung tâm bán lẻ có cuộc họp với các phòng ban trung tâm và siêu thị trên cả nước thông qua cầu truyền hình để truyền thơng về tình hình kinh doanh trong tháng trước và phương hướng nhiệm vụ cần phải thực hiện trong tháng này đến từng nhân viên nắm rõ.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về vấn đề “Truyền thơng” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
- Việc truyền đạt thông tin bằng hệ thống phần mềm, email đôi khi chưa được mọi người cập nhật thường xuyên và kịp thời, do đó dẫn đến việc triển khai công việc không đúng thời hạn, bên cạnh đó vẫn cịn trường hợp hiểu sai vấn đề truyền đạt, những việc cầu cần phải làm mà trung tâm yêu cầu. Và theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (83), có đến 80% ý kiến trả lời “Khơng”, cho câu hỏi này.
- Với câu hỏi số (84), có 93% đối tượng khảo sát trả lời “Không”, cho thấy trung tâm chưa thiết lập những kênh truyền thơng để CBCNV có thể báo những sai phạm được họ phát hiện.
- Có 89% đối tượng được khảo sát trả lời “Có” cho câu hỏi số (85), về việc truyền thông và vận chuyển hàng hoá, hàng khuyến mại đến siêu thị diễn ra cịn chậm, có một số siêu thị gần hết đợt khuyến mại mới nhận được hàng khuyến mại.
2.2.2.8. Giám sát
2.2.2.8.1.Giám sát thƣờng xuyên
Ban giám sát có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc trung tâm trong công tác kiểm tra, kiểm soát, giải quyết khiếu nại, tố cáo mọi hoạt động của hệ thống siêu thị ĐTDĐ trên toàn quốc.
Đối với siêu thị Ban giám sát thực hiện nhiệm vụ kiểm kê, đối soát số lượng chủng loại hàng hoá vật lý so với số liệu hệ thống, giám sát công nợ thu nộp tiền bán hàng, giám sát việc quản lý, sử dụng chi phí hoạt động thường xuyên và truyền thông của siêu thị xem siêu thị có sử dụng đúng mục đích mà trung tâm đã cấp. Giám sát việc thực hiện các thủ tục nhập, xuất kho, bàn giao hàng hoá, quản lý sử dụng hoá đơn, phiếu bán hàng, lưu giữa, ghi sổ giao ca, sổ kho, bộ chứng từ nộp
tiền. Ngồi ra cịn giám sát cơng tác điều chuyển hàng hố, cơng tác trưng bày hàng hoá trong tủ quầy, cơng tác giao nhận lắp đặt hàng hố cho khách hàng và quy trình giao nhận bảo hành hàng hố nếu xảy ra lỗi,.… Ngồi ra cịn giám sát cơng tác đảm bảo an ninh hàng ngày, phòng chống bão lụt, cháy nổ, cơng tác quy trì nề nếp, tác phong làm việc, trang phục của nhân viên, giám sát việc giao chỉ tiêu, đánh giá kết quả thực hiện hàng ngày của siêu thị.
Các phịng ban có quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng, nhân viên có bảng mô tả công việc riêng và hàng ngày làm theo chức trách nhiệm vụ được giao. Do đó hoạt động giám sát thường xuyên của trung tâm thơng qua các cấp trưởng và phó các phịng, ban. Trưởng, phó phịng có nhiệm vụ giám sát hoạt động kinh doanh của bộ phận mình quản lý, kiểm tra giám sát việc thực hiện chuyên môn nghiệp vụ của các nhân viên trong phịng mình.
Hàng tháng các phịng ban, siêu thị có nhiệm vụ lập báo cáo kết quả hoạt động của đơn vị mình, hàng tháng có những buổi họp giao ban để tổng hợp đánh giá những việc làm được và những vẫn đề tồn tại, vướng mắc cần giải quyết ở các khâu trong quy trình hoạt động kinh doanh.
2.2.2.8.2. Giám sát định kỳ
Ban giám sát hàng tháng xây dựng các chương trình, kế hoạch cơng tác kiểm tra, kiểm sốt định kỳ siêu thị trình Giám đốc trung tâm phê duyệt thực hiện. Sau đó, Ban giám sát sẽ thực hiện cơng tác kiểm tra, kiểm sốt theo kế hoạch đã được ký duyệt, trên cơ sở kiểm tra việc chấp hành và thực hiện các quy trình, quy định, văn bản hướng dẫn, các chính sách hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm tại các siêu thị bán lẻ Viettel.
Tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra, kiểm soát, kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, các bất cập tại siêu thị, trình giám đốc trung tâm và đề xuất giải pháp khắc phục, ngăn chặn các lỗi vi phạm. Đề xuất với hội đồng kỷ luật và giám đốc trung tâm về các biện pháp xử lý, khen thưởng và kỷ luật cán bộ, nhân viên Trung tâm.
Định kỳ đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra và hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm.
Định kỳ, hàng q tại trung tâm có đồn kiểm tốn Tập đồn, kiểm tốn nhà nước sẽ tiến hành kiểm tra, soát xét báo cáo tài chính của đơn vị.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về hoạt động “Giám sát” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
- Có 86% đối tượng khảo sát trả lời “Không” cho câu hỏi số (86), về việc hoạt động của Ban kiểm sốt nội bộ khơng đáp ứng được nhu cầu về kiểm tra giám sát. Một mặt do trình độ chun mơn của Ban giám sát còn hạn chế, trong ban chưa có người có chun mơn về kế tốn, kiểm tốn, vì vậy cơng tác kiểm tra cơng tác tài chính gặp nhiều khó khăn. Mặt khác do qn số ít, do đó việc kiểm tra, giám sát cịn sơ sài, đơi khi chỉ mang tính hình thức. Theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (87), có
87% các đối tượng đều trả lời “Có” cho câu hỏi này.
- Với kết quả khảo sát ở câu hỏi số (88), có 83% các ý kiến đều trả lời “Không”, về việc quyền hạn thực hiện công việc của Ban giám sát cũng hạn chế, khi kiểm tra phát hiện các sai phạm không được xử lý mà phải báo cáo với Ban lãnh đạo và đề xuất hướng giải quyết.
- Theo quy định của trung tâm về chức năng nhiệm vụ của ban giám sát rất nhiều nhưng công việc chủ yếu của ban kiểm soát chỉ kiểm tra các quy định, quy chế, chính sách về hoạt động sản xuất kinh doanh của siêu thị. Theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (89), có 96%, câu hỏi số (90), có 87% đối tượng khảo sát đều trả lời “Không”, cho việc Ban giám sát không tổ chức kiểm tra một quy trình chun
mơn nghiệp vụ cụ thể nào của các phòng ban. Và các khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ chưa được ban giám đốc chấn chỉnh kịp thời.
- Có đến 87% đối tượng khảo sát trả lời “Không” cho câu hỏi số (91), về việc nhân viên trong các phòng ban của trung tâm không tự kiểm tra và giám sát lẫn nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Việc giám sát chủ yếu dựa vào thông tin từ các nhân viên trực tiếp tham gia trong hệ thống, mà hệ thống KSNB lại không tạo điều kiện cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, do vậy thơng tin mà người quản lý nhận được cịn rất hạn chế. Điều này cho thấy người quản lý cấp cao tại trung tâm, công ty chưa quan tâm đúng mức đến việc giám sát hệ thống và các hoạt động kiểm tra giám sát của ban kiểm
soát nội bộ. Một phần có thể do sự hạn chế của người quản lý về KSNB và về QTRR, một phần do áp lực quá lớn về kinh doanh nên người quản lý không quan tâm đến rủi ro xảy ra ở các phòng ban, siêu thị.
2.3. Đánh giá hệ thống KSNB tại trung tâm bán lẻ
2.3.1.Ƣu điểm
Tuy khơng áp dụng hệ thống kiểm sốt nội bộ và quản trị rủi ro theo COSO năm 2004, nhưng trung tâm đã quản lý tình hình kinh doanh của mình một cách hiệu quả, giảm thiểu được nhiều rủi ro trong hoạt động.
Bên cạnh đó Trung tâm cịn chú trọng vào việc đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, công nhân viên, xây dựng các phần mềm quản lý, thường xuyên cập nhật và sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế.
Việc quy định chức năng nhiệm vụ cho từng phòng ban, mỗi CBCNV có bảng mơ tả cơng việc riêng, ngồi ra hàng tháng các phịng ban phải có báo cáo tiến độ thực hiện công việc, các vấn đề đã làm được và chưa làm được, nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục, điều này đã giúp cho CBCNV có trách nhiệm hơn trong cơng việc được giao.
Ban kiểm sốt tuy chưa kiểm tra, giám sát cơng việc của các phòng ban, các phịng ban tự kiểm sốt cơng việc mình làm nhưng điều này cũng mang lại hiệu quả cao vì bộ phận này liên quan đến bộ phận khác, nếu cơng việc chưa hồn thành sẽ ảnh hưởng đến bộ phận khác vì vậy khi triển khai cơng việc các bộ phận phải tự kiểm tra, kiểm sốt tiến độ cơng việc của mình nếu khơng đúng sẽ gây ảnh hưởng đến cả một dây truyền của cả hệ thống bán hàng.
Kiểm soát chi phí hoạt động bằng cách khốn định mức sử dụng đến từng đơn vị, điều này đã giúp cho các đơn vị sử dụng chi phí tiết kiệm hơn, tránh lãng phí. Cịn về hàng hóa nhập nhập kho sẽ được bộ phận kho bắn imei lên hệ thống và quản lý giao dịch bằng phần mềm. Hàng tháng siêu thị, Ban kho vận có nhiệm vụ kiểm kê thực tế và đẩy số liệu kiểm kê lên hệ thống, so sánh thực tế với hệ thống xem có chênh lệch thất thốt hay khơng, vấn đề này cũng mang lại hiệu quả cao trong cơng tác quản lý hàng hóa của siêu thị.
Việc thu tiền bán hàng trung tâm ký hợp đồng với ngân hàng, hàng ngày ngân hàng có nhiệm vụ đến từng siêu thị để thu tiền và nộp về tài khoản của trung tâm, kế toán chuyên quản có nhiệm vụ hàng ngày kiểm tra cơng nợ của siêu thị, siêu thị có nhiệm vụ giải trình nếu có chênh lệch về việc thu tiền bán hàng và nộp tiền về trung tâm. Ngoài ra Ban kiểm soát và bộ phận kế toán thường xuyên đi kiểm tra hàng hóa, chứng từ, sổ sách của siêu thị,….. Những việc làm này đã mang lại hiệu quả cao, tránh việc thất thốt hàng hóa, thu nộp tiền hàng, chứng từ sổ sách ghi chép đúng cách và đầy đủ, sử dụng chi phí đúng định mức và quy định.
2.3.2. Nhƣợc điểm
2.3.2.1.Nguyên nhân chủ quan
Hệ thống phần mềm bán hàng chưa theo kịp tình hình phát triển của trung tâm, còn bị lỗi và bị chậm do hệ thống quá lớn. Việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị phải kết hợp 2 phần mềm lại, việc này gây mất thời gian cho bộ phận kế tốn và đơi khi cũng xảy ra sai sót.
Hệ thống camera quan sát chưa lưu trữ được nhiều, do đó khi xảy ra sự cố muốn tìm lại dữ liệu cách đây 1 tháng là không thể được.
Thông tin được cập nhật và truyền tài bằng phần mềm, mail đôi khi CBCNV không cập nhật kịp thời, do công việc quá nhiều hay do một lý do nào đó dẫn đến việc giải quyết cơng việc cịn chậm trễ.
Mỗi một người có bảng mơ tả cơng việc riêng, nhưng đôi khi có một số người lạm dụng chức năng quyền hạn của mình làm những việc sai, trái với quy định của trung tâm, công ty, Tập đồn và pháp luật. Nhân viên đơi khi cịn cả nể, tin