3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB
3.2.3.1 Các hoạt động kiểm soát chung
Các báo cáo trình lên Ban giám đốc chưa bảo đảm độ chính xác và kịp thời, điều này làm ảnh hưởng rất lớn đến các quyết định đề ra kế hoạch kinh doanh của các lãnh đạo vì vậy ngoài các báo cáo tài chính, cần có các báo cáo định kỳ, báo cáo nhanh về mua vật tư, sử dụng vật tư, tài sản, tình hình tăng giảm hợp đồng thuê nhà, Ban giám đốc sẽ đối chiếu với kế hoạch và dự toán để xem xét các bất thường cần điểu chỉnh.
+ Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
Cơng ty cần căn cứ vào nhiệm vụ chung để phân chia cụ thể trách nhiệm và quyền hạn cho mỗi nhân viên, với mục đích phân quyền cho nhân viên. Việc này sẽ giúp công ty bảo vệ hệ thống, ngăn ngừa việc truy cập và sử dụng trái phép các thông tin trên hệ thống. Nhân viên sẽ sử dụng tên và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống. Khi nhân viên xin nghỉ nghép hoặc đi công tác và cần người thay thế để thực hiện tiếp cơng việc của mình thì nhân viên phải báo cáo lên lãnh đạo phòng và mở quyền truy cập cho nhân viên thay thế. Như vậy, khi có sai sót hay gian lận xảy ra, Công ty sẽ đưa ra biện pháp kỹ luật đúng người đúng tội.
Về vấn đề soát xét chứng từ trước khi thực hiện, Ban lãnh đạo cần phổ biến quy trình thanh tốn chứng từ, quy trình duyệt xét mua hàng, chi tiền… cho nhân viên tồn cơng ty nắm rõ. Nếu để xảy ra trường hợp việc thanh toán vẫn được thực hiện khi chưa đầy đủ chứng từ, thì nhân viên làm thanh tốn cũng như người quản lý phụ trách bộ phận này sẽ bị kỷ luật. Ban lãnh đạo cần nghiêm khắc chấn chỉnh các hành động sai trái, tránh việc cả nể (lãnh đạo các phòng ban với nhau). Yêu cầu tất cả các cấp quản lý phải thực hiện theo đúng quy định của Công ty để hiệu quả cơng việc đạt cao nhất.
Việc mua hàng hóa cho Cơng ty khơng nên để một nhân viên đảm nhận như hiện nay. Công ty cần bổ sung thêm nhân viên mua hàng để bảo đảm việc mua hàng
hóa khơng bị chậm trễ và giảm sai sót trong q trình mua hàng. Ngồi ra, để mua được hàng hóa với giá cả hợp lý và đảm bảo chất lượng, Công ty cần đưa ra yêu cầu là cần có báo giá của nhiều nhà cung cấp. Một người độc lập nên khảo sát lại giá cả để tránh trường hợp nhà cung cấp nâng giá cao hơn so với thị trường.
Công ty cần u cầu các trưởng phó phịng thực hiện nghiêm túc việc chấm cơng của các nhân viên thuộc phịng ban mình. Nếu Ban Giám đốc phát hiện trường hợp nhân viên không thực hiệm nhiệm vụ được giao trong thời gian làm việc mà cuối tháng vẫn chấm cơng đầy đủ thì trưởng phó phịng của nhân viên đó phải bị xử phạt để các phòng ban khác chấp hành đúng quy định về quản lý ngày giờ làm việc của cơng ty.
Vì khối lượng cơng việc chưa được phân bổ đều nên có một số bộ phận khơng thể hồn thành nhiệm vụ được giao. Vì vậy, cơng ty cần phân tích, đánh giá lại khối lượng cơng việc giữa các phòng ban để điều chuyển số lượng nhân viên cho thích hợp, như vậy nhân viên sẽ có thời gian sốt xét lại kết quả thực hiện cơng việc của mình. Chẳng hạn như khu 68 căn hộ có 6 nhân viên lễ tân trong khi khu 174 biệt thự chỉ có 4 lễ tân và hầu hết khách hàng thường liên hệ với lễ tân khu biệt thự nên khối lượng công việc phát sinh tại bộ phận lễ tân khu biệt thự quá nhiều. Công ty cần thông báo với khách hàng ở khu căn hộ thì liên hệ với lễ tân căn hộ để được giải quyết các yêu cầu, đồng thời điều chỉnh số nhân viên lễ tân ở khu biệt thự và khu căn hộ cho thích hợp.
Vấn đề luân chuyển chứng từ, thông tin giữa các phịng ban khơng kịp thời, chính xác vì vậy cơng ty cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban hợp lý. Các chứng từ phát sinh tại khu Câu lạc bộ, Căn hộ cần nhanh chóng chuyển về phịng kế tốn để việc hạch tốn kịp thời và có số liệu chính xác báo cáo lên Ban giám đốc. Thông tin giữa các phòng ban cũng cần phải nhanh chóng
chuyển tải đến các bộ phận liên quan để việc thực hiện công việc được thuận tiện, kịp thời. Chẳng hạn như Phòng kinh doanh sau khi ký hợp đồng thuê nhà với khách xong sẽ gởi email cho các phòng ban khác về các yêu cầu của khách hàng. Nhận được thơng tin từ phịng kinh doanh, tổ sửa chữa thuộc phịng Hành chính - Quản trị sẽ đến biệt thự để sửa chữa, Phịng kế tốn liên lạc với khách để thu tiền đặt cọc, nhân viên mua hàng sẽ tìm mua các trang thiết bị, máy móc theo yêu cầu của khách và chuyển vào kho để bảo quản, đến khi biệt thự sửa chữa xong sẽ chuyển các thiết bị, máy móc này vào biệt thự. Khi biệt thự sửa chữa xong, phịng Hành chính - Quản trị sẽ gởi email thơng báo cho các phịng ban khác: nhận được thơng tin từ phịng Hành chính - Quản trị, tổ phục vụ sẽ đến biệt thự dọn dẹp, thủ kho sẽ chuyển các trang thiết bị, máy móc vào biệt thự, phịng kinh doanh sẽ thơng báo cho khách để khách đến nhận nhà. Việc truyền thơng tin giữa các phịng ban cần lưu lại chứng cứ để nếu xảy ra sai sót ở bộ phận nào thì bộ phận đó phải chịu trách nhiệm, khơng để xảy ra tình trạnh đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
+ Kiểm sốt vật chất và phân tích rà sốt
Cơng ty chưa tiến hành kiểm kê toàn bộ tài sản. Vào cuối niên độ kế tốn, Cơng ty chỉ được thực hiện kiểm kê tài sản, hàng hóa của văn phịng làm việc và siêu thị, còn tài sản cung cấp cho các biệt thự vẫn chưa được cơng ty tiến hành kiểm kê. Vì vậy, cuối mỗi năm, Cơng ty cần thơng báo với khách hàng để kế tốn được vào biệt thự kiểm kê tài sản, lập biên bản xác nhận các tài sản thuộc về công ty và yêu cầu khách hàng ký vào biên bản để xác nhận.
Mặc dù việc thu tiền nhà được công ty tiến hành tốt, nhưng các khoản tiền điện, nước, điện thoại… khơng được kế tốn đối chiếu thường xun với khách hàng dẫn đến các khoản tiền này thường bị bỏ sót và khơng thu hồi được. Vì vậy, Cơng ty cần yêu cầu kế toán theo dõi chặt chẽ các khoản tiền này. Hàng tháng, kế toán phải báo cáo những khách chưa thanh tốn để Cơng ty gởi thơng báo cho khách biết, nếu
vẫn khơng thanh tốn, Cơng ty sẽ sử dụng các biện pháp như ngừng cung cấp điện, nước…
3.2.3.2Các hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng chu trình Chu trình bán hàng – thu tiền
Các hợp đồng thuê nhà cần đảm độ chính xác cao vì đây là cơ sở để phịng kế tốn ghi nhận doanh thu cho Công ty. Như vậy trước khi xuất hóa đơn, cần phải sốt xét các hợp đồng thuê nhà thật kỹ lưỡng bằng cách viết email hoặc gọi điện thoại cho khách hàng để yêu cầu họ chuyển tiền đặt cọc thuê nhà trước khi vào ở, đồng thời xác nhận lại các thơng tin cần xuất hóa đơn để đảm bảo hóa đơn khơng bị sai.
Phịng kinh doanh cũng cần gởi hợp đồng thuê nhà cho bộ phận mua hàng để kịp thời cung cấp các trang thiết bị theo yêu cầu của khách. Tránh để xảy ra trường hợp, khách đã vào nhà ở mà vẫn chưa cung cấp các máy móc, thiết bị hoặc cung cấp khơng đúng theo yêu cầu của khách.
Đến ngày giao nhà cho khách, cần lập biên bản thống nhất giữa hai bên về các trang thiết bị, tài sản Công ty cung cấp cho biệt thự như máy lạnh, máy giặt, máy sấy, tủ lạnh, bếp gas… để công ty theo dõi, bảo quản các thiết bị, tài sản này. Trong trường hợp khách làm mất, hư hỏng thì khách hàng sẽ phải bồi thường thiệt hại cho Công ty. Đồng thời vào ngày giao nhà cho khách, cần yêu cầu khách ký xác nhận chỉ số điện nước để làm cơ sở tính tiền điện nước hàng tháng cho khách.
Sau khi khách đã nhận nhà và chuyển vào ở, kế tốn gởi hóa đơn cho khách hàng và u cầu khách thanh toán đúng thời hạn ghi trong hợp đồng thuê nhà. Kế tốn theo dõi cơng nợ phải thường xuyên xem xét các khoản tiền nhà này vì đây là doanh thu chính của Cơng ty, chiếm tỷ trọng cao nhất trong các loại doanh thu. Nếu
đã đến kỳ hạn mà khách hàng chưa thanh toán, kế tốn phải lập báo cáo trình lên Ban giám đốc xem xét và giải quyết kịp thời.
Đối với trường hợp thuê nhà ngắn ngày, vì khơng có tiền đặt cọc nên ngày khách đến nhận nhà, Cơng ty cần bắt buộc khách hàng phải thanh tốn ngay cho Công ty.
Công ty cần giải quyết dứt điểm trường hợp khách hàng đã vào nhà ở nhưng vẫn chưa có hợp đồng thuê nhà nên không biết số tiền chính xác cần phải thu của khách hàng. Vì vậy, Cơng ty cần yêu cầu phòng kinh doanh phải chuyển hợp đồng th nhà qua phịng kế tốn trước khi khách vào nhận nhà để tránh rủi ro không thu được tiền của khách.
Cơng ty cần xem xét, bố trí lại nhân sự để tránh tình trạng kiêm nhiệm giữa người ghi chép sổ sách cũng là người thu tiền.
Một số khách hàng sử dụng thẻ để thanh tốn, Cơng ty cần thường xuyên kiểm tra máy quét thẻ để tránh trường hợp sai sót khi quét thẻ hoặc máy bị hư hỏng nên khách hàng khơng thanh tốn được cho Cơng ty.
Kế toán phải thường xuyên theo dõi, đối chiếu cơng nợ với khách hàng, khơng chỉ có tiền nhà, mà còn phải theo dõi các khoản nợ khác như tiền điện, nước, điện thoại…
Chu trình mua hàng, dịch vụ - đấu thầu
Công ty cần ban hành quy định về mua hàng, tránh trường hợp nhân viên tự làm giấy đề nghị mua hàng, để giảm thiểu việc mua hàng khi chưa thật sự có nhu cầu hoặc mua với số lượng nhiều hơn cần thiết do nhân viên thông đồng với nhà cung cấp để được hưởng lợi từ việc mua hàng. Việc lập phiếu mua hàng phải giao cho các
trưởng phòng lập phiếu đề nghị và trưởng phòng phải chịu trách nhiệm về số vật tư, thiết bị, cũng như việc bảo trì, bảo dưỡng máy móc đã đề nghị mua.
Khối lượng vật tư, tài sản của Cơng ty hàng tháng phát sinh lớn nhưng chỉ có một nhân viên đảm nhận phụ trách mua hàng cho Công ty, hậu quả là tạo điều kiện cho nhân viên gian lận, thông đồng với nhà cung cấp. Vì vậy, Cơng ty nên có một bộ phận chuyên về soạn thảo hợp đồng được đào tạo chuyên sâu về nội dung trong hợp đồng để đảm bảo hạn chế tối đa các rủi ro do ký kết hợp đồng như: đối tác khơng có chức năng kinh doanh phù hợp, khả năng tài chính yếu kém, các điều khoản trong hợp đồng không đầy đủ, không thể hiện hết nội dung cần ký kết…Công ty nên mời nhiều nhà cung cấp gởi bảng báo giá để có thể tiếp cận được những nguồn cung cấp có chất lượng cao và giá cả hợp lý.
Ngoài ra, Cơng ty cịn th bên ngồi một số công ty khác làm dịch vụ cho Công ty, chẳng như dịch quét rác ở khu biệt thự, dịch vụ diệt trừ mối mọt, dịch vụ sửa chữa máy vi tính vì cơng ty khơng có bộ phận IT…Đối với các đơn vị cung cấp dịch vụ này, Công ty cũng cần soạn thảo hợp đồng và lựa chọn các đơn vị có uy tín để việc cung cấp được kịp thời, đảm bảo chất lượng công việc thực hiện.
Công ty nên ban hành quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp.
Cơng ty cần phải kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng và cần có phương pháp thu thập thông tin về vấn đề này. Công ty nên lấy ý kiến phản hồi về giá cả, chất lượng mua hàng…từ các phịng ban để nhận được thơng tin của bộ phận mua hàng.
Công ty cần quy định thủ kho chỉ được nhận hàng khi có hợp đồng hợp lệ hoặc giấy đề nghị mua hàng có đầy đủ chữ ký xét duyệt của các cấp lãnh đạo do bộ phận
80
mua hàng gởi đến. Thủ kho phải kiểm tra nhằm đảm bảo hàng thực nhận phù hợp với giấy đề nghị mua hàng. Ngoài ra, khi hàng được chuyển đến kho, các phịng ban có đặt mua máy móc, thiết bị thủ quỹ cần gọi cho nhân viên phịng ban đó đến nhận hàng cùng, đồng thời kiểm tra quy cách, phẩm chất của của máy móc, thiết bị đã đặt mua.
Thủ kho cũng cần thường xuyên sắp xếp lại kho để đảm bảo những máy móc, thiết bị mới mua được bảo quản tốt cho đến khi được chuyển đến các biệt thự hoặc các phòng ban. Đồng thời, đối với những tài sản đã qua sử dụng, khơng cịn sử dụng được nữa, thủ kho cũng cần sắp xếp vị trí thuận tiện để chờ bán thanh lý.
Chu trình mua và sử dụng tài sản cố định - công cụ dụng cụ
Do đặc điểm ngành nghề kinh doanh bất động sản nên khối lượng tài sản cố định – công cụ dụng cụ của Công ty khá lớn. Ngồi đất đai, nhà cửa Cơng ty cịn mua sắm trang thiết bị, máy móc để cung cấp cho các biệt thự theo yêu cầu của khách. Tuy nhiên, Công ty chưa quản lý chặt chẽ khối tài sản - công cụ dụng cụ trong các biệt thự này.
Việc quản lý hiện nay chưa có một quy trình thống nhất để hỗ trợ việc theo dõi. Việc theo dõi chủ yếu thực hiện một cách thủ công trên excel và việc đặt mã là do quy ước của riêng nhân viên phụ trách. Khi có nhân viên mới thay thế thì quy ước trước có thể khơng cịn được sử dụng.Vấn đề này đã gây rất nhiều khó khăn cho việc đối chiếu giữa sổ sách và thực tế, thực hiện các báo cáo về tình hình sử dụng tài sản cố định – công cụ dụng cụ tại Cơng ty. Do đó các giải pháp cần thực hiện, đó là:
Xây dựng chương trình quản lý – theo dõi tài sản cố định – công cụ dụng cụ và thiết lập hệ thống mã theo dõi để Cơng ty có thể quản lý mỗi biệt thự được cung cấp những tài sản, thiết bị với giá trị mua sắm ban đầu, giá trị đã khấu hao và giá trị còn lại, như vậy cơng ty có thể đánh giá được giá trị của mỗi biệt thự, đây là cơ sở để
81
Công ty xác định giá cho thuê nhà và căn hộ. Ngoài ra, việc quản lý tốt các tài sản, thiết bị trong các biệt thự cịn giúp Cơng ty tránh được tình trạng nhầm lẫn giữa tài sản mà khách tự mua và tài sản của Cơng ty.
Xây dựng chương trình quản lý tái sản – cơng cụ dụng cụ là một q trình địi hỏi nhiều thời gian và cơng sức. Vì thế Cơng ty phải lập kế hoạch thực hiện cho từng giai đoạn kết hợp phân công nhiệm vụ rõ ràng để tránh tình trạng đùn đẩy nhau và ảnh hưởng đến công việc hiện tại.
Bổ sung các báo cáo tình hình mua sắm tài sản cố định – công cụ dụng cụ, báo cáo hiệu quả sử dụng tài sản. Nhờ báo cáo này, Ban Giám đốc có kế hoạch trang bị phù hợp trong tương lai, đảm bảo tiến độ thực hiện mục tiêu và kế hoạch đặt ra của Cơng ty.
Thực tế tại Cơng ty có nhiều tài sản cố định – cơng cụ dụng cụ đã hết thời gian khấu khao, lỗi thời về công nghệ, gây ra nhiều khó khăn cho nhân viên khi sử dụng: thao tác chậm, hay hỏng hóc phải sửa chữa, chờ đợi, tốn chi phí bảo trì, sửa chữa…Vì vậy, định kỳ Công ty tiến hành thanh lý những tài sản cố định – công cụ dụng