3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB
3.2.4 Thông tin – truyền thông
Thông tin và truyền thơng giữa các phịng ban với nhau khơng kịp thời, chính xác dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Biện pháp cho vấn đề này là Ban giám đốc cần ban hành các hướng dẫn, chỉ thị rõ ràng và nêu rõ nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban. Căn cứ vào hướng dẫn của Ban giám đốc, trưởng phó phịng của các phịng ban sẽ triển khai cơng việc cho từng nhân viên trong phịng. Như vậy, công việc sẽ không bị chồng chéo và tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các nhân viên.
Ngồi ra, các phòng ban sau khi hồn thành cơng việc của mình phải nhanh chóng báo cáo kết quả để căn cứ vào kết quả này, các phòng ban khác sẽ tiếp tục nhiệm vụ của họ, kết quả cuối cùng là các yêu cầu của khách hàng sẽ được giải quyết thỏa đáng. Chẳng hạn như khi khách hàng yêu cầu kiểm tra lại hóa đơn tiền nước vì hóa đơn này cao hơn nhiều lần so với các tháng trước. Phòng kinh doanh sau khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, sẽ gởi yêu cầu của khách đến các tổ phòng liên quan. Đầu tiên, phòng Tổ chức-Quản trị sẽ chỉ thị cho tổ sửa chữa đến nhà khách và kiểm tra đường ống nước. Sau khi kiểm tra, tổ sửa chữa phải báo cáo kết quả kiểm tra lại cho Trưởng phòng Tổ chức-Quản trị. Sau đó, Trưởng phịng Tổ chức-Quản trị chuyển kết quả này cho phịng kế tốn để điều chỉnh hóa đơn tiền nước cho khách. Cuối cùng, kết quả điều chỉnh hóa đơn sẽ được phịng kế tốn thơng báo với phịng kinh doanh để phòng kinh doanh trả lời yêu cầu của khách hàng.
Về vấn đề thu thập thông tin của khách hàng, Ban Giám đốc công ty cần thường xuyên điều tra thị trường, phỏng vấn, sử dụng bảng câu hỏi để thu thập thông tin của khách hàng nhằm nắm bắt nhu cầu của khách cũng như tình hình của đối thủ cạnh tranh, từ đó xây dựng kế hoạch kinh doanh mới sẽ thiết thực hơn, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng tốt hơn.
3.2.5Giám sát
Từ kết quả khảo sát chương 2 cho thấy, ban lãnh đạo chưa quan tâm đến việc giám sát quản trị rủi ro hoạt động tại Công ty. Ngồi ra, hoạt động đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB hầu như khơng thơng qua q trình giám sát và đánh giá lại. Vì thế, để tăng cường tính hiệu quả của cơng tác giám sát, Công ty cần thực hiện các giải pháp sau:
Bên cạnh sự giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên, trưởng các bộ phận cần tăng cường giám sát thường xuyên kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Việc
này sẽ giúp cho ban lãnh đạo đánh giá được hiệu quả công việc của từng nhân viên và phát hiện kịp thời những khiếm khuyết của hệ thống kiểm sốt.
Định kỳ, Cơng ty cần tổ chức cuộc họp để các lãnh đạo phòng và Ban giám đốc phân tích, đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của từng chu trình trong hệ thống KSNB, từ đó có thể kịp thời đưa ra giải pháp cải thiện.
Lãnh đạo Cơng ty cần thay đổi cách nhìn nhận vai trị của Ban kiểm sốt. Vì hiện nay, Ban kiểm sốt chưa hoạt động hiệu quả, việc lập ra ban kiểm soát chủ yếu là để hợp lý theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
Hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm sốt nội bộ
Điều này địi hỏi Ban Giám đốc phải thường xuyên giám sát, đánh giá lại hệ thống KSNB, phát hiện những rủi ro chưa được kiểm sốt hay đã có biện pháp kiểm sốt nhưng chưa hiệu quả. Việc này đòi hỏi sự quan tâm sâu sắc của Ban Giám đốc và Lãnh đạo các phòng ban trong việc thể hiện mong muốn và khuyến khích các nhân viên phát hiện những rủi ro trong quá trình làm việc của mình. Đây là cả một quá trình được thực hiện xun suốt trong q trình hoạt động của Cơng ty nên không thể vội vã và phải lưu ý đến mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí bỏ ra.