Mã tài liệu Tên tài liệu Phiên bản Ngày hiệulực
01.10BM/TC/HDCV/FPT Mẫu Kế hoạch tài chính năm 1/0 09/10/2010
01.20BM/TC/HDCV/FPT Mẫu kế hoạch tài chính 3 năm 1/0 09/10/2010
02.20BM/TC/HDCV/FPT Kế hoạch dịng tiền bộ phận 1/1 09/10/2010
Chi tiết của các mẫu biểu này được mô tả trong Phụ lục số 10 đến Phụ lục số 12 kèm theo luận văn này.
2.3.4 Khảo sát q trình lập dự tốn chi phí tại FPT
2.3.4.1Văn bản hướng dẫn
Nội dung hướng dẫn lập dự tốn chi phí được quy định chi tiết tại Quyết định
số 0109010QĐTC/FAF/FPT ngày 09/01/2001, Quy định về lập và quản lý ngân
sách chi phí. Nội dung chi tiết Quy định này như sau:
a. Phương pháp lập
• Dự tốn chi phí được lập cho từng năm tài chính (Từ 1/1 đến 31/12). Dự tốn chi phí được lập cho từng bộ phận và được lập cho từng năm. Dự tốn chi phí hàng năm bằng tổng dự toán của từng khoản mục chi phí. Các khoản mục chi phí trong Dự tốn chi phí được thống nhất chung trong tồn cơng ty.
• Dự tốn chi phí của các bộ phận kinh doanh bao gồm:
Dự tốn chi phí trực tiếp: Bao gồm các khoản chi phí bộ phận tự chi và
các khoản chi phí chi hộ.
Dự tốn chi phí phải nộp Cơng ty: Là khoản chi phí các bộ phận kinh
doanh phải đóng góp để bù đắp chi phí của các bộ phận chức năng và được xác định từ đầu năm trong Kế hoạch kinh doanh hàng năm
• Dự tốn chi phí của các bộ phận chức năng:
Tối đa bằng Dự tốn chi phí phải nộp Công ty của các bộ phận kinh doanh.
• Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm lập Dự tốn chi phí cho bộ phận mình phụ trách căn cứ vào số liệu chi phí thực tế trong quá khứ và Kế hoạch kinh doanh trong kỳ Dự tốn.
• Trưởng phịng Tài chính Kế tốn có trách nhiệm cung cấp các số liệu và thông tin cần thiết về chi phí thực tế trong quá khứ cho các bộ phận để làm căn cứ cho việc lập Dự tốn chi phí.
• Dự tốn chi phí của các bộ phận phải được nộp cho Phó Tổng Giám đốc phụ trách Tài chính và Trưởng phịng Tài chính Kế tốn chậm nhất là vào tuần thứ hai của năm tài chính tiếp theo.
• Trưởng phịng Tài chính Kế tốn có trách nhiệm đóng góp ý kiến cho Phó Tổng Giám Đốc phụ trách Tài chính và Trưởng các bộ phận về Dự tốn chi phí của các bộ phận ngay sau khi nhận được bản Dự tốn dự tốn nhưng khơng muộn hơn thời gian Ban Tổng Giám Đốc xem xét kế hoạch kinh doanh của bộ phận.
• Dự tốn Dự tốn chi phí của mỗi bộ phận phải được Trưởng bộ phận trình bày và được bảo vệ trước Ban Tổng Giám Đốc cùng với bảo vệ Kế hoạch kinh doanh của bộ phận đó theo lịch bảo vệ kế hoạch kinh doanh của công ty (Tuần thứ 3 tháng 1 của năm Tài chính). Dự tốn chi phí sau khi bảo vệ sẽ được Ban Tổng Giám Đốc phê duyệt sẽ trở thành Dự tốn chi phí chính thức và là chỉ tiêu kế hoạch bắt buộc các bộ phận phải thực hiện trong suốt năm tài chính.
• Trưởng phịng Tài chính Kế tốn có trách nhiệm tham gia phản biện Dự tốn chi phí của các bộ phận trong buổi bảo vệ Dự tốn chi phí của các bộ phận và tổng hợp Dự tốn chi phí đã được phê duyệt của tất cả các bộ phận thành Dự tốn chi phí của tồn Cơng ty.
b. Quản lý thực hiện Dự tốn chi phí
• Dự tốn chi phí được quản lý theo mức tổng Dự tốn chi phí: Có thể được bù trừ giữa các khoản mục chi phí trong tổng số Dự tốn được duyệt nếu có xác nhận của Trưởng phịng Tài chính Kế tốn. Các khoản chi phí do Nhà nước khống chế như chi phí bảo hành, chi phí lương, chi phí tiếp khách quà biếu, chi hoa hồng môi giới, quảng cáo, khuyến mại khơng được bù trừ cho các khoản mục chi phí khác.
• Tất cả các bộ phận khơng được quyền chi khi đã hết Dự tốn chi phí và Kiểm sốt Tài chính có trách nhiệm đảm bảo rằng khơng có một khoản chi phí nào của các bộ phận được chi ra khi đã hết Dự tốn chi phí. Kiểm sốt Tài chính có trách nhiệm thơng báo cho các Trưởng bộ phận khi Dự tốn chi phí của các bộ phận chỉ cịn 10%.
• Dự tốn chi phí của các năm là độc lập. Dự tốn chi phí hàng năm nếu khơng chi hết khơng được kết chuyển sang năm sau.
• Trong tổng Dự tốn chi phí, Trưởng các bộ phận được toàn quyền quyết định chi phí tại bộ phận mình trên cơ sở tiết kiệm chi phí tối đa.
• Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám Đốc về việc thực hiện Dự tốn chi phí của bộ phận mình.
c. Sửa đổi Dự tốn chi phí:
• Dự tốn chi phí của các bộ phận có thể được sửa đổi trên sơ sở: Tình hình kinh doanh thực tế của các bộ phận và đề nghị của Trưởng các bộ phận. • Dự tốn chi phí bất thường có thể được cấp bổ sung cho các bộ phận trong
các trường hợp đặc biệt để phục vụ việc thực hiện các dự án đột xuất quan trọng trên cơ sở đề nghị của các Trưởng bộ phận.
• Đề nghị xin cấp Dự tốn chi phí bất thường phải nêu rõ giá trị tổng Dự toán bất thường, giải trình các khoản mục chi phí xin cấp bất thường và ngày dự kiến sửa đổi Dự toán hoặc Dự toán bất thường có hiệu lực áp dụng. Đề nghị này phải được gửi cho Phó Tổng Giám đốc phụ trách Tài chính và Kiểm sốt Tài chính muộn nhất là 02 ngày trước ngày dự kiến xin cấp Dự tốn bất thường có hiệu lực áp dụng.
• Mọi đề nghị xin cấp Dự tốn chi phí bất thường bổ sung, sửa đổi Dự tốn chỉ có giá trị khi được sự phê duyệt của Phó Tổng Giám Đốc phụ trách Tài chính.
• Theo thực tế tình hình kinh doanh của các bộ phận và của tồn Cơng ty hoặc theo đề nghị của Trưởng phịng Tài chính Kế tốn, Phó Tổng Giám Đốc phụ trách Tài chính có thể ra quyết định cắt giảm Dự tốn chi phí các bộ phận và yêu cầu các bộ phận áp dụng các biện pháp tiết kiệm chi phí đối với tổng chi phí hay từng khoản mục chi phí cụ thể.
d. Báo cáo thực hiện dự tốn chi phí:
• Kiểm sốt Tài chính Kế tốn có trách nhiệm thường xuyên theo dõi tình hình thực hiện Dự tốn chi phí tại tất cả các bộ phận và cập nhật hàng ngày
tình hình thực hiện Dự tốn chi phí và báo cáo hàng tuần trên Hệ thống thơng tin tài chính FIFA, MIS của Cơng ty.
• Trưởng phịng Tài chính Kế tốn có trách nhiệm hàng tháng thơng báo và dự báo tình hình thực hiện dự tốn chi phí của các bộ phận và của tồn Cơng ty cho Ban Tổng Giám Đốc và Trưởng các bộ phận.
• Các khoản mục chi phí khơng được phép bù trừ cho các khoản mục khác, bao gồm: chi phí lương; chi phí đấu thầu, nghiên cứu thị trường; cơng tác phí, vé máy bay, tầu xe; các khoản chi phí do Nhà nước khống chế như chi phí bảo hành, chi phí tiếp khách quà biếu, chi hoa hồng môi giới, quảng cáo, khuyến mại.
• Các khoản mục chi phí cịn lại: có thể được bù trừ giữa các khoản mục chi phí trong tổng số Dự toán được duyệt nếu có xác nhận của Trưởng Ban/Phịng kế hoạch Tài chính.
• Sửa đổi dự tốn chi phí trong trường hợp vượt chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận kế hoạch:
Đối với các chi phí bán hàng trực tiếp liên quan đến doanh thu được tự
động điều chỉnh tăng khi doanh thu và lợi nhuận tăng, đảm bảo tỷ lệ tăng không vượt quá tỷ lệ tăng lợi nhuận của kỳ và lũy kế. Trường hợp này Trưởng bộ phận FAF có trách nhiệm lập điều chỉnh lại dự toán vào cuối kỳ tháng gần nhất.
Đối với các chi phí cịn lại cần được xem xét phê duyệt theo trình tự sửa đổi dự tốn trước khi thực hiện.
• Trong mọi trường hợp, việc sửa đổi Kế hoạch phải được cập nhật cho Ban tài chính FPT để theo dõi và kiểm sốt thực hiện.
• Chi phí thực tế của đơn vị khơng được vượt dự tốn, nhưng khơng có nghĩa đơn vị phải chi hết dự tốn đã hoạch định.
• Dự tốn chi phí của các năm là độc lập. Dự tốn chi phí hàng năm nếu không chi hết không được kết chuyển sang năm sau.
• Trong tổng Dự tốn chi phí, Trưởng các bộ phận được tồn quyền quyết định chi phí tại bộ phận mình trên cơ sở tiết kiệm chi phí tối đa.
2.3.4.2Mẫu dự tốn chi phí
Mẫu dự tốn chi phí của các bộ phận chức năng thuộc văn phịng Cơng ty cổ phần FPT là giống nhau, bao gồm 4 phần:
• Phần 1: Tổng hợp số liệu
• Phần 2: Chi tiết dự tốn các khoản mục chi phí bán hàng • Phần 2: Chi tiết dự tốn các khoản mục chi phí quản lý • Phần 2: Chi tiết dự tốn tăng giảm tài sản cố
định Mẫu dự tốn chi phí được thể hiện trong bảng 2.4 Bảng 2.4: Mẫu dự tốn chi phí (Đơn vị tính: USD) Danh mục Q1 Q2 Q3 Q4 Y 2009 Doanh số (DS) - Lãi gộp (LG) - - - - - Tổng chi phí (CP) 434,994 434,739 439,505 448,238 1,757,477 Lợi nhuận (434,994) (434,739) (439,505) (448,238) (1,757,477) Số người (Trung bình) 78 Tỷ lệ CP/DS Tỷ lệ CP/LG Tỷ lệ CP/Người 22,532 Chi phí Bán hàng 130,063 130,063 130,063 130,063 520,250 CPBH: Nhân viên - - - - - CPBH: Khấu hao TSCĐ - - - - - CPBH: Chi phí R&D - - - - - CPBH: Chi phí vận chuyển 130,000 130,000 130,000 130,000 520,000 CPBH: Quảng cáo-triển lãm 63 63 63 63 250
CPBH: Tiếp thị-khuyến mại - - - - -
CPBH: Đấu thầu-nghiên cứu thị
trường - - - - -
CPBH: Triển khai hợp đồng - - - - -
CPBH: Hoa hồng-uỷ thác-môi giới - - - - -
CPBH: Tiếp khách-quà biếu - - - - -
CPBH: Khác - - - - - Chi phí Quản lý 304,932 304,677 309,443 318,176 1,237,227 CPQL: Nhân viên 156,403 156,753 162,569 172,037 647,761 CPQL: Đồ dùng văn phòng 8,760 8,715 8,715 8,715 34,903 CPQL: Khấu hao TSCĐ 13,856 13,856 13,856 13,856 55,424 CPQL: Thuế-phí-lệ phí 275 275 275 275 1,100 CPQL: Phí bảo hiểm 7,606 7,606 7,606 7,606 30,425 CPQL: Dự phòng - - - - - CPQL: Đ/thoại-Fax-Nhắn tin 7,151 7,151 7,151 7,151 28,604
CPQL: Thuê nhà, Điện - nước 64,454 64,454 64,454 64,454 257,814
CPQL: Sửa chữa tài sản 2,920 1,630 1,630 1,530 7,710
CPQL: Chi phí hành chính 12,613 13,313 12,613 12,628 51,165
CPQL: Cơng tác phí-vé máy bay 7,105 6,955 7,105 6,955 28,120
CPQL: Chi phí xe 2,938 2,938 2,938 2,938 11,750
CPQL: Phí ngân hàng 8,125 8,125 8,125 8,125 32,500
CPQL: Đào tạo cán bộ 6,128 6,328 5,828 5,328 23,610
CPQL: Chi phí tư vấn Kiểm tốn - - - - -
CPQL: Tiếp khách- quà biếu 6,600 6,580 6,580 6,580 26,340
CPQL: Lãi tiền vay - - - - -
CPQL: Lãi tiền vay đối tượng khác - - - - -
CPQL: Chi phí QL khác - - - - -
KẾ HOẠCH TSCĐ
Khoản mục Q1 Q2 Q3 Q4 Y2009
Tài sản cố định tăng 2,700 0 0 0 2,700
Tài sản cố định giảm 0 0 0 0 0
Tăng giảm tài sản thuần 2,700 0 0 0 2,700
2.3.4.3Trình tự lập chi tiết (lấy ví dụ lập dự tốn chi phí Bộ phận FAD năm 2009 và 2010)
A. Năm 2009:
Bộ phận kế toán sẽ cung cấp số liệu 3 năm gần nhất (2006, 2007, 2008) để lập dự toán cho năm 2009. Bảng số liệu sẽ trình bày đồng nhất với mẫu trên, đơn vị tính là USD. Bảng số liệu được thể hiện tại bảng 2.5:
Bảng 2.5: Dự tốn chi phí bộ phận FAD năm 2009
Danh mục Y2006 Y2007 Y2008
Loại trừ T.hợp Đ.biệt Y2008 sau điều chỉnh Doanh số (DS) Lãi gộp (LG) Tổng chi phí (CP) 68,341 91,116 117,888 (308) 117,580 Lợi nhuận (68,341) (91,116) (117,888) 308 (117,580) Số người (Trung bình) 12 15 14 14 Tỷ lệ CP/DS 0.01% Tỷ lệ CP/LG Tỷ lệ CP/Người 5,695 6,074 8,225 8,225 Chi phí Bán hàng - - 308 - 0 CPBH: Nhân viên 119 (119) 0 CPBH: Khấu hao TSCĐ - -
CPBH: Chi phí nghiên cứu & phát
triển - -
CPBH: Chi phí vận chuyển - -
CPBH: Quảng cáo-triển lãm 189 (189) 0
CPBH: Tiếp thị-khuyến mại - -
CPBH: Đấu thầu-nghiên cứu thị trường - -
CPBH: Linh kiện-vật tư bảo hành - -
CPBH: Triển khai hợp đồng - -
CPBH: Hoa hồng-uỷ thác-môi giới - -
CPBH: Tiếp khách-quà biếu - -
CPBH: Khác - - Chi phí Quản lý 68,341 91,116 117,580 - 117,580 CPQL: Nhân viên 48,252 67,261 76,491 76,491 CPQL: Đồ dùng văn phòng 2,800 972 2,619 2,619 CPQL: Khấu hao TSCĐ 7,049 9,992 5,333 5,333 CPQL: Thuế-phí-lệ phí - 4 4 CPQL: Phí bảo hiểm - 21 21 CPQL: Dự phịng - 27 27 CPQL: Đ/thoại-Fax-Nhắn tin 2,442 2,759 2,723 2,723
CPQL: Thuê nhà, Điện - nước 1,138 1,816 7,363 7,363
CPQL: Sửa chữa tài sản 26 769 2,473 2,473
CPQL: Chi phí hành chính 1,388 2,578 13,945 13,945
CPQL: Cơng tác phí-vé máy bay 2,018 970 2,275 2,275
CPQL: Chi phí xe - 1,785 1,785
CPQL: Phí ngân hàng - - -
CPQL: Đào tạo cán bộ 2,209 2,679 884 884
CPQL: Chi phí tư vấn Kiểm tốn 38 - -
CPQL: Tiếp khách- quà biếu 981 262 1,637 1,637
CPQL: Lãi tiền vay - - -
CPQL: Lãi tiền vay đối tượng khác - -
• Bước 2: Loại trừ các khoản đặc biệt trong các khoản mục chi phí của năm gần nhất nhằm làm căn cứ tính tốn cho năm nay.
• Bước 3: Chuẩn bị các tỷ lệ làm căn cứ tính ra số dự toán năm nay, bao gồm
T1: % tăng trưởng cận trên của các khoản mục chi phí: được tính bằng
80% tỷ lệ tăng trưởng doanh số (Năm 2009 FPT dự kiến tăng trưởng doanh số 1.62%), do đó T1 = 1.3%.
T2: Tốc độ tăng trưởng trung bình của các khoản mục chi phí qua các
năm trung bình từ 2006-2008 là: 30%
T3: Tỷ lệ chi phí/ người năm 2008: 8.225 USD/ người
T4: Tỷ lệ lạm phát 7%
• Bước 4: Tính tốn ra số liệu dự tốn thơ
Số liệu thơ tính cho 1 quý của các khoản chi phí được tính bằng Mid của các số liệu sau:
Trung bình chi phí 4 q 2008 x T2
Trung bình chi phí 4 q 2008 x T4
Số người dự kiến từng quý 2009 x T3
Ràng buộc của tổng các chi phí tính của một quý theo các công thức trên khơng được vượt q Trung bình chi phí 4 q năm 2008 x T1. Có nghĩa là tốc độ tăng chi phí khơng được vượt quá 80% tốc độ tăng trưởng doanh số hàng năm.
Số liệu của phần dự tốn tăng, giảm tài sản cố định được tính:
Tài sản tăng theo nhân sự: 500 USD/ Người
Tài sản tăng khác: theo đề xuất riêng
Tài sản giảm, thanh lý: theo đề xuất riêng
Theo các số liệu tính tốn thì tổng chi phí theo phương án:
Trung bình chi phí 4 quý 2008 x T2 = 153.254 USD
Trung bình chi phí 4 q 2008 x T4 = 126.140 USD
Như vậy, tỷ lệ lạm phát sẽ được chọn là tỷ lệ tăng của các khoản mục chi phí năm 2009 so với năm 2008 và như vậy dự tốn chi phí trước khi điều chỉnh của năm 2009 như bảng 2.6:
Bảng 2.6: Dự tốn chi phí trước khi điều chỉnh của bộ phận FAD năm 2009
Danh mục Q1 Q2 Q3 Q4 Y 2009 Doanh số (DS) - Lãi gộp (LG) - Tổng chi phí (CP) 31,453 31,453 31,453 31,453 125,811 Lợi nhuận (31,453) (31,453) (31,453) (31,453) (125,811) Số người (Trung bình) 13 13 Tỷ lệ CP/DS Tỷ lệ CP/LG Tỷ lệ CP/Người 2,419 9,678 Chi phí Bán hàng - - - - - CPBH: Nhân viên - CPBH: Khấu hao TSCĐ -
CPBH: Chi phí nghiên cứu & phát
triển -
CPBH: Chi phí vận chuyển -
CPBH: Quảng cáo-triển lãm -
CPBH: Tiếp thị-khuyến mại -
CPBH: Đấu thầu-nghiên cứu thị
trường -
CPBH: Linh kiện-vật tư bảo hành -