sản thì số liệu này sẽ khơng thay đổi trong năm. Bộ phận kế tốn sẽ có trách nhiệm cung cấp danh mục tài sản đang sử dụng tại các bộ phận vào thời điểm cuối năm trước và chi phí khấu hao dự kiến cho từng tháng, quý cho năm tiếp theo. Nếu có phát sinh các khoản tăng, giảm tài sản bộ phận kế toán sẽ giúp Trưởng bộ phận điều chỉnh tăng giảm khấu hao theo chính sách khấu hao chung của cơng ty.
Chi phí kiểm tốn: chi phí này có thể tính được chính xác vì cơng ty chọn và ký hợp đồng kiểm tốn cho năm tài chính tiếp theo trước 31/12 năm cũ.
Chi phí thuê mặt bằng: tính đơn giá theo hợp đồng thuê x diện tích sử
dụng tại thời điểm cuối năm và dự kiến số người tăng thêm, mỗi người tăng thêm sẽ sử dụng diện tích trung bình 4m2/ người.
Bảng 2.7: Dự tốn chi phí trước khi bảo vệ của bộ phận FAD năm 2009
Số chi phí tối đa (tăng trưởng cận trên theo tỷ lệ tăng doanh thu) 117,888 Danh mục Q1 Q2 Q3 Q4 Y 2009 Doanh số (DS) - 0.00% Lãi gộp (LG) - Tổng chi phí (CP) 27,778 27,778 27,778 27,778 111,110 111,110 Lợi nhuận (27,778) (27,778) (27,778) (27,778) (111,110) -111,110 Số người (Trung bình) 13 13 13 Tỷ lệ CP/DS Tỷ lệ CP/LG Tỷ lệ CP/Người 2,137 8,547 Chi phí Bán hàng - - - - - - CPBH: Nhân viên - - CPBH: Khấu hao TSCĐ - -
CPBH: Chi phí nghiên cứu & phát
triển - -
CPBH: Chi phí vận chuyển - -
CPBH: Quảng cáo-triển lãm - -
CPBH: Tiếp thị-khuyến mại - -
CPBH: Đấu thầu-nghiên cứu thị
trường - -
CPBH: Linh kiện-vật tư bảo hành - -
CPBH: Triển khai hợp đồng - -
CPBH: Hoa hồng-uỷ thác-môi giới - -
CPBH: Tiếp khách-quà biếu - -
CPBH: Khác - - Chi phí Quản lý 27,778 27,778 27,778 27,778 111,110 111,110 CPQL: Nhân viên 18,000 18,000 18,000 18,000 72,000 72,000 CPQL: Đồ dùng văn phòng 1,140 1,140 1,140 1,140 4,559 4,559 CPQL: Khấu hao TSCĐ 1,125 1,125 1,125 1,125 4,500 4,500 CPQL: Thuế-phí-lệ phí - - CPQL: Phí bảo hiểm 6 6 6 6 25 25 CPQL: Dự phòng - - CPQL: Đ/thoại-Fax-Nhắn tin 540 540 540 540 2,160 2,160
CPQL: Thuê nhà, Điện - nước 3,969 3,969 3,969 3,969 15,876 15,876
CPQL: Sửa chữa tài sản 600 600 600 600 2,400 2,400
CPQL: Chi phí hành chính 1,125 1,125 1,125 1,125 4,500 4,500
CPQL: Cơng tác phí-vé máy bay 250 250 250 250 1,000 1,000
CPQL: Chi phí xe 445 445 445 445 1,780 1,780
CPQL: Phí ngân hàng - -
CPQL: Đào tạo cán bộ 78 78 78 78 310 310
CPQL: Chi phí tư vấn Kiểm tốn - -
CPQL: Tiếp khách- quà biếu 500 500 500 500 2,000 2,000
CPQL: Lãi tiền vay - -
CPQL: Lãi tiền vay đối tượng khác - -
CPQL: Chi phí QL khác - -
Số liệu của dự toán này sẽ được chuyển qua Kế tốn trưởng cơng ty để góp ý kiến trước khi chính thức được bảo vệ trước Ban giám đốc công ty theo quy trình
lập dự tốn đã được ban hành tại Quyết định số 0109010QĐTC/FAF/FPT ngày 09/01/2001.
Sau khi bảo vệ và được góp ý bởi Ban giám đốc, nếu có chỉnh sửa dự tốn thì Trưởng bộ phận có trách nhiệm điều chỉnh và chuyển cho Kế tốn trưởng cơng ty xác nhận và trình Ban giám đốc phê duyệt để đưa vào theo dõi và thực hiện.
Theo số liệu của dự tốn chi phí năm 2009 tại cơng ty FPT của bộ phận FAD thì các con số của dự tốn trên được Ban giám đốc thông qua và đưa vào theo dõi thực hiện từ ngày 01/01/2009.
B. Năm 2010:
Quan sát trình tự và phương pháp lập dự toán năm 2010 cho kết luận sau:
Trình tự lập: khơng thay đổi.
Các tỷ lệ: cũng sử dụng các tỷ lệ cũ và phương pháp cũ
Các khoản mục chi phí: khơng thay đổi
Mẫu: sử dụng mẫu mới như bảng 2.8
Bảng 2.8: Dự toán chi phí bộ phận FAD năm 2010
Dự tốn chi phí bộ phận FAD 2010
Tham chiếu Tổng TB
lịch sử Adj. Norm2010 Budget2010
Số nhân viên trung bình - Ban (tính lương) 49 10
Số nhân viên trung bình - Ban (tính CP khác) 10
Số nhân viên ngành dọc (người) 400
Chi phí teambuilding + ngành dọc (định mức/người) 1
Số nhân viên trung bình - HCM 10
I-Nhóm chi phí theo số người 1,213
Chi phí nhân viên 92 99 108 1,105
Chi phí đồ dùng văn phịng 3 1 1 15
Chi phí điện thoại-internet 2 2 29
Chi phí hành chính 2 2 2 38
Điện nước (HCM) 3 3 26
II-Nhóm chi phí khác Y09 trưởngTăng 5,096
Chi phí xe 73 0 6
Chi phí cơng tác phí- vé máy bay 22 0 6
Chi phí khấu hao 8,282 4,970
Chi phí sửa chữa TSCĐ 36 36
Chi phí điện thoại-internet (cố định) 5 10
Chi phí hành chính (cố định) 284 78
III- Chương trình hoạt động - Bộ phận 502 2. FAD - HCM
Quản trị Văn Phòng 105 VPP, in ấn Bảo vệ 20 Vệ sinh văn phòng 40 Hoạt động nghành dọc 45 Họp định kỳ 3
Ngày hội hành chính Miền nam 40
Đào tạo ngành dọc 1
Họp ngành dọc, khen thưởng 1
Thi ảnh 1
Quản lý tòa nhà và đảm bảo SCVC 364
Quản lý tòa nhà và đảm bảo csvc FHO 364
- Trang bị video conference phòng họp lớn lầu 8
- Lắp thêm camera, đèn halogen chống rộm, đèn cao áp, gia cố hàng rào, bình PCCC, bóng đèn dự bị thay hỏng hóc,.. - Làm cantin phục vụ CBNV TN 153 ăn uống
95
Đào tạo 33
Đào tạo nội bộ 13
Đào tạo quy trình Đảm bảo CSVC tại
HCM 3
Chia sẻ thực tế triển khai áp dụng quy
trình mua sắm tại 2 miền 3
Đào tạo excel/word/PPT cho nhân viên
Văn phòng 3
Tổ chức event, sự kiện 3
Đào tạo quản lý nhà thầu phụ 3
Đào tạo bên ngoài 20
Đào tạo lễ tân tại 2 miền + học hỏi tìm
anh Cù 5
Đào tạo văn thư lưu trữ tại HCM 10
Đào tạo kỹ năng mềm cho CVP:
cách manage và motivate nhân viên 5
TỔNG NGÂN SÁCH - BAN 6,811
Ngân sách TSCĐ 95
Total Ngân sách 6,906
TSCĐ & CPKH
Về chi tiết thì dự tốn chi phí năm 2010 có chi tiết thêm phần liên quan
đến chức năng của bộ phận bao gồm các hoạt động mà bộ phận chịu trách nhiệm đảm nhận và tổ chức trong năm. Đây cũng là tiền đề cho việc phân tích chức năng của bộ phận thành các hoạt động và trên cơ sở đó dự tốn các khoản chi phí và nguồn lực cho các hoạt động được thiết lập tương ứng.
2.3.5 Đánh giá thực trạng về công tác lập dự tốn tại cơng ty cổ phần FPT
Qua khảo sát về hệ thống dự tốn tại FPT dưới các góc độ về các quy định và trình tự, phương pháp lập, mẫu dự tốn chi phí trong năm 2009 và 2010, tác giả rút ra các kết luận sau:
2.3.5.1 Các mặt đã đạt được:
Quy định về dự toán tại FPT khá đầy đủ và đã được ban hành dưới các
quy định nội bộ có hiệu lực trong tồn hệ thống từ công ty mẹ đến các cơng ty thành viên.
Quy trình lập, trách nhiệm và phương pháp lập được công ty quy định
rõ ràng.
Các mẫu biểu sử dụng trong lập dự toán cũng được nhất quán trong từng năm giữa các bộ phận
Cơng ty đã áp dụng kế tốn trách nhiệm quản lý cụ thể là doanh thu và
chi phí được tập hợp theo các bộ phận cụ thể. Khi phân bổ chi phí đã bước đầu áp dụng ABC trong phân bổ các chi phí dùng chung. Vì vậy việc lập dự toán được tiến hành chi tiết theo từng bộ phận và trên cơ sở đó kiểm sốt được các chỉ tiêu về thực hiện và dự toán theo từng bộ phận đồng thời góp phần cho việc lập các báo cáo trách nhiệm quản lý được chi tiết và chính xác.
Việc theo dõi và kiểm sốt dự tốn bước đầu đã có những ngun tắc,
cơng cụ theo dõi và đánh giá hiệu quả theo kỳ báo cáo tháng, quý, 6 tháng và hàng năm. Trên cơ sở đó người quản lý cũng đưa ra được những điều chỉnh, bổ sung hoặc tiến hành ra quyết định một cách hợp lý.
2.3.5.2 Các hạn chế cần bổ sung và hoàn chỉnh:
- Các quy định, hướng dẫn chưa được xây dựng thành một hệ thống để có thể đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên:
Mặc dù các quy định về dự toán là khá đầy đủ tuy nhiên có những quy
kho, Quy định về lập và quản lý ngân sách chi phí đã ban hành từ năm
2001 và đến thời điểm hiện tại vẫn áp dụng nên có rất nhiều nội dung không cập nhật dẫn đến việc lập dự tốn khơng chính xác.
Các quy định về lập dự tốn mang tính rời rạc do ban hành tại các thời
điểm khác nhau nên khả năng tham chiếu một cách tồn diện cho người thực hiện là khó khăn.
Phương pháp lập dự toán đã được hướng dẫn nhưng chưa phổ biến
thơng qua đào tạo, hướng dẫn chính thức mà chủ yếu người sau học hỏi theo những cách thức người trước đã làm.
• Cơng ty bước đầu đã đưa được các hoạt động, chức năng của bộ phận vào quy trình lập dự tốn, nhưng vẫn chưa áp dụng được tồn diện phương pháp lập dự tốn dựa trên cơ sở hoạt động
Các thông số sử dụng cho việc lập dự tốn cịn ít và chưa dựa trên những báo cáo thống kê, phân tích, dự báo khoa học của các tổ chức cung cấp thơng tin có uy tín như Cục thống kê, Business Monitor International, Ngân hàng thế giới …
Việc phân bổ các chi phí dùng chung cho các bộ phận đơi khi làm việc
dự tốn khơng chính xác hoặc người lập dự tốn khơng có cơ sở để dự đốn.
Theo các Quy định về lập dự tốn có đề cập đến dự tốn các báo cáo tài
chính tuy nhiên trong thực tế chỉ dừng lại ở các dự toán chức năng là dự tốn doanh thu, chi phí, hàng tồn kho…
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương này tác giả trình bày các kết quả khảo sát về các nội dung liên quan đến hệ thống dự tốn tại cơng ty cổ phần FPT, từ các văn bản quy định về lập dự tốn, quy trình lập dự tốn cho đến các mẫu biểu được áp dụng trong q trình lập dự tốn. Các kết quả khảo sát cho thấy những hạn chế trong việc lập dự tốn như sau:
• Các quy định về lập dự tốn cịn chồng chéo, chưa hệ thống thành một cẩm nang dự toán duy nhất.
• Việc đào tạo và hướng dẫn quy trình lập dự tốn cịn chưa thống nhất, chưa có những hướng dẫn chi tiết cho từng bộ phận, phịng ban.
• Các mẫu biểu cịn sơ sài, chưa thống nhất.
• Việc kiểm sốt dự tốn cịn chưa hiệu quả do chưa có cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu.
• Phương pháp lập dự tốn cũng theo cách truyền thống chưa phân tích được các chức năng của các bộ phận với hoạt động để từ đó áp dụng dự tốn trên cơ sở hoạt động
Với những kết quả thu được từ những khảo sát đã tiến hành cộng với những nghiên cứu về vai trị, lợi ích của việc lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động, tác giả sẽ thấy rằng có sự cần thiết cho việc chuyển đổi phương pháp lập dự toán từ phương pháp truyền thống sang phương pháp lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động. Bên cạnh đó cũng cần có sự thống nhất về mặt nội dung của các văn bản quy định của công ty liên quan đến việc lập dự toán tại FPT thành một cẩm nang dự toán duy nhất. Trên cơ sở đó tác giả sẽ tiến hành đề xuất các giải pháp về thống nhất nội dung quy định về lập dự toán và các giải pháp nhằm chuyển hệ thống dự toán hiện tại sang mơ hình hệ thống dự tốn dựa trên cơ sở hoạt động tại công ty cổ phần FPT trong Chương 3.
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG DỰ TỐN CHI PHÍ CHO CÁC BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN FPT THEO ĐỊNH HƯỚNG XÂY DỰNG
HỆ THỐNG DỰ TOÁN DỰA TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG
3.1 Các điều kiện cần thiết để áp dụng lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động
Trong chương này, dựa trên sự kết hợp giữa các nội dung lý thuyết đã trình bày trong chương 1 và kết quả khảo sát thực trạng lập dự tốn chi phí tại Cơng ty cổ phần FPT ở chương 2, tác giả sẽ trình bày các kiến nghị và giải pháp nhằm xây dựng và hồn thiện hệ thống dự tốn dựa trên cơ sở hoạt động tại Công ty cổ phần FPT với các quan điểm như sau:
3.1.1 Tăng cường áp dụng công nghệ
Công nghệ, đặc biệt là cơng nghệ tin học, đã góp phần làm thay đổi hồn tồn q trình xử lý dữ liệu trong kế tốn từ xử lý thủ cơng trước đây trở thành tự động hóa, bên cạnh đó nhờ sức mạnh cơng nghệ đã mang thông tin đi xa, nhanh và rộng hơn. Vì vậy yếu tố cơng nghệ là một trong các giải pháp sẽ mang lại tính đột phá và khả thi cho các kiến nghị, giải pháp có liên quan đến sự nhanh chóng, thuận tiện và phức tạp của quá trình truyền đạt thông tin. Đặc biệt trong môi trường là doanh nghiệp công nghệ nên khả năng triển khai và ứng dụng công nghệ trong quản lý tại Công ty cổ phần FPT là rất khả thi. Do đó khi triển khai hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động tại Công ty cổ phần FPT phải đồng bộ với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tập hợp, quản lý và phân tích các dữ liệu và thơng tin của dự tốn.
3.1.2 Phù hợp với trình độ quản lý
Từ năm 2010, Công ty cổ phần FPT đã đầu tư cho cấp quản lý của công ty được theo học các mơn học thuộc chương trình Mini MBA được thiết kế riêng cho Công ty cổ phần FPT bao gồm việc kết hợp lý thuyết và thực tế tại Công ty cổ phần FPT được chia sẻ bởi chính các nhà quản lý của cơng ty. Do đó, hầu hết các thế hệ,
cấp quản lý tại Công ty cổ phần FPT đều tiếp cận được với những khái niệm, mơ hình và cơng cụ quản lý tiên tiến. Do đó, việc áp dụng dự tốn dựa trên cơ sở hoạt động là bước kế tiếp trong việc thực hiện quản lý dựa trên cơ sở hoạt động, và thực tế đã áp dụng ABC trong phân bổ chi phí bộ phận.
3.1.3 Quan hệ chi phí - lợi ích
Mặc dù dự tốn có vai trị rất quan trọng trong hoạt động quản lý tại các tổ chức, tuy nhiên một hệ thống dự tốn hồn hảo đơi khi sẽ tốn nhiều cơng sức, thời gian để triển khai và có thể khơng mang lại lợi ích tương xứng với các chi phí đã bỏ ra. Vì vậy, tùy theo từng giai đoạn phát triển của tổ chức và nhu cầu quản lý, việc xây dựng và triển khai hệ thống dự tốn ln phải đảm bảo tương xứng mối quan hệ chi phí – lợi ích. Trong giai đoạn hiện tại do ảnh hưởng của suy thối kinh tế nên chi phí đầu tư để triển khai đồng bộ và trên diện rộng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động đến tất cả các đơn vị thành viên trong Công ty cổ phần FPT là không khả thi, nên khi đề xuất giải pháp về xây dựng và hồn thiện hệ thống dự tốn dựa trên cơ sở hoạt động chỉ nên thí điểm tại văn phịng Cơng ty cổ phần FPT và chỉ thí điểm cho các bộ phận chức năng không kinh doanh.
3.2 Các đề xuất xây dựng dự tốn tại cơng ty cổ phần FPT theo định hướng xây dựng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động.
3.2.1 Cẩm nang dự toán
Là một tập hợp các hướng dẫn chi phối trách nhiệm của cá nhân, các qui trình, mẫu biểu, và chi tiết liên quan đến việc lập và sử dụng dữ liệu dự toán. Để đảm bảo