CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BẾN CẢNG CHÙA VẼ
3.2 Các bước chi tiết khi giao nhận hàng container nhập giao thẳng cho xe chủ hàng tạ
hàng tại bến cảng Chùa Vẽ
3.2.1 Trường hợp giao nguyên container hàng khô DC
Bướ
c Mô tả công việc/Biểu mẫu liên quan
1 2 3 4 5 6 7 Lệnh giao hàng (Bản gốc), Vận đơn ( Bản copy),
Giấy gới thiệu + CMND
Kiểm tra thủ tục. Tính cước, xuất hóa đơn và thu tiền. In phiếu EIR cho khách hàng (BM01).
Giao nhận kiểm tra giấy phép, đăng kiểm, ghi số xe vào EIR, cập nhật số xe, số cont vào MIS, In in phiếu nâng hạ container (BM02), ký xác nhận và cấp cho cho khách hàng. Đóng dấu cổng vào, xác nhận thời gian (Gate In). Bảo vệ (Hoặc giao nhận) mở Barie cho xe vào. Kiểm tra phiếu nâng hạ và tác nghiệp nâng container lên xe chủ hàng. Hoàn thiện và ký xác nhận phiếu nâng hạ (BM02), giao cho lái xe 01 liên xanh, giữ lại liên trắng. Hướng dẫn lái xe ra cổng. Trường hợp nếu có phát sinh hư hỏng, sai chì... hướng dẫn lái xe ra trạm giao nhận bãi để giải quyết.
Tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết container bị sự cố.....
Kiểm tra EIR, ký và đóng dấu cổng ra. Lưu liên xanh EIR (BM01), phiếu nâng hạ (BM02). Cập nhật thông tin vào MIS, xác nhận thời gian Gate Out.
Kiểm tra tải trọng, lưu lại liên vàng. Mở Barie cho xe ra. Khách hàng làm thủ tục Bộ phận thủ tục (Cước, cấp EIR) Giao nhận (Làn vào) Bảo vệ (Làn vào) Cần trục\ Cơ giới
Giao nhận\ Bảo vệ - bãi
Giao nhận cổng (Làn ra) Bảo vệ cổng (Làn ra)
Mô tả
Bước 1. Khách hàng làm thủ tục
Chủ hàng mang các chứng từ hàng hóa hàng đến phịng thủ tục để làm thủ tục giao nhận container tại Cảng
Bước 2.Tại phòng thủ tục:
Bộ phận tính cước kiểm tra lệnh giao hàng (bản gốc) của Đại lý Hãng tàu (D/O), và tác nghiệp yêu cầu phù hợp thì tiến hành tiến hành tính cước, xuất hóa đơn và thu tiền dịch vụ. Sau đó, nhân viên thủ tục kiểm tra thủ tục, việc thanh toán cước và in phiếu giao nhận container (Equipment Interchange Receipt – EIR) theo Biểu mẫu (BM) 01, bao gồm 04 liên, lưu liên trắng tại bộ phận thủ tục, giao 03 liên cho chủ hàng.
Trường hợp, chủ hàng có hợp đồng với cảng, việc thanh toán cước thực hiện theo nội dung quy định của hợp đồng.
Bước 3. Tại cổng giao nhận dành cho làn xe vào:
Lái xe đưa xe vào cổng và dừng xe tại bộ phận giao nhận cổng, xuất trình EIR cho nhân viên giao nhận kiểm tra. Nhân viên giao nhận sẽ nhập số EIR, số xe và số giấy phép lái xe vào hệ thống MIS và ghi số xe vào phiếu EIR, sau đó in phiếu nâng hạ container gồm 02 liên (liên trắng và liên xanh) theo BM 02, ký, giao cho lái xe, đồng thời trả lại 03 liên phiếu EIR cho lái xe vào bãi giao nhận container.
Nhân viên giao nhận chủ động phối hợp cùng bảo vệ mở barie cho xe vào.
Bước 4. Tại cầu tàu:
Lái xe kiểm tra vị trí xếp container trên phiếu giao nhận EIR và phiếu nâng hạ và đưa xe vào khu vực lấy container ở tại cầu tàu. Cơng nhân tín hiệu phương tiện hướng dẫn cho lái xe đến khu vực lấy container tại tàu
Lái xe đưa 02 liên phiếu nâng hạ container cho cơng nhân tín hiệu lái xe nâng hàng/ RTG để được xếp container lên xe. Tín hiệu phương tiện sẽ kiểm tra số container cần lấy trên phiếu nâng hạ container và báo cho phương tiện nâng container lên xe chủ hàng, xác nhận tên xe nâng/RTG thực tế làm, ca sản xuất, thời gian nâng/hạ, số container đảo chuyển thực tế vào phiếu nâng hạ container, giao cho lái xe liên xanh phiếu nâng hạ và lưu lại liên trắng phiếu nâng hạ container để tính sản lượng.
Trường hợp phát sinh tranh chấp trong việc xác nhận tình trạng thực tế của container so với tình trạng đã thể hiện trên EIR thì CN tín hiệu hướng dẫn lái xe chủ
hàng ra khu vực trạm giao nhận tại bãi để xử lý.
Giao nhận tại bãi phối kết hợp cùng bảo vệ bãi giải quyết và xác nhận trên EIR hoặc các chứng từ giải quyết (Biên bản xác nhận…..). Đóng dấu xác nhận hồn thành vào EIR.
Bước 5. Tại cổng giao nhận dành cho làn xe ra:
Sau khi container được xếp lên xe, Lái xe đưa xe ra ngồi cổng (làn ra), xuất trình cho giao nhận cổng 01 liên xanh của phiếu nâng hạ container và 03 liên phiếu EIR. Bộ phận giao nhận cổng sẽ kiểm tra và xác nhận tình trạng thực tế container vào phiếu EIR, ký và đóng dấu giao nhận cổng, hồn tất việc cập nhật dữ liệu EIR và vị trí container đảo chuyển vào hệ thống MIS, lưu phiếu EIR liên xanh và phiếu nâng hạ container liên xanh, giao lại cho lái xe liên hồng và liên vàng của phiếu EIR.
Bước 6: Tại cổng bảo vệ.
Sau khi lái xe xuất trình phiếu EIR đã có xác nhận và đóng dấu của nhân viên giao nhận cổng, nhân viên bảo vệ sẽ kiểm tra số container và số xe thực tế với phiếu EIR, lưu lại liên vàng của phiếu EIR và mở barie cho xe ra.
* Ghi chú: Các ghi chú, ký và đóng dấu của nhân viên giao nhận cổng mới là cơ sở pháp lý để Cảng hoàn thành việc giao, nhận container với khách hàng.
3.2.2 Trường hợp giao nguyên container hàng lạnh RF
Bướ
c Mô tả công việc/Biểu mẫu liên quan
1 2 3 4 5 6 Lệnh giao hàng ( Bản gốc), Vận đơn ( Bản copy)
Giấy gới thiệu + CMND
Kiểm tra thủ tục. Tính cước, xuất hóa đơn và thu tiền. In phiếu EIR cho khách hàng (BM01)
Giao nhận kiểm tra giấy phép; EIR, ghi số xe vào EIR, cập nhật số xe, số cont vào MIS. In in phiếu nâng hạ container (BM02), ký xác nhận và cấp cho cho khách hàng. Đóng dấu cổng vào, xác nhận thời gian (Gate In).
Bảo vệ (Hoặc giao nhận) mở Barie cho xe vào.
Điện lạnh kiểm tra EIR, xác nhận nhiệt độ, tình trạng máy lạnh, thời gian rút điện, tình trạng vỏ phát sinh (Nếu có). Báo phương tiện nâng cont lên xe chủ hàng. Ký đóng dấu xác nhận giao hàng, giữ lại liên xanh EIR (BM 01).
CN tín hiệu hồn thiện phiếu nâng hạ (BM02) và ký xác nhận, giao cho lái xe 01 liên (xanh), giữ lại liên (trắng). Hướng dẫn lái xe ra cổng làn ra.
Kiểm tra EIR (Đã đóng dấu điện lạnh) và ký đóng dấu cổng ra, lưu phiếu nâng hạ (BM02). Cập nhật thông tin vào MIS, xác nhận thời gian Gate Out.
Kết thúc Bộ phận thủ tục (Cước, cấp EIR) Bảo vệ (Làn ra) Giao nhận (Làn ra) Bảo vệ (Làn vào) Giao nhận (Làn vào) Bộ phận điện lạnh Bộ phận cần
Truc/ Cơ gới
Kiểm tra đối chiếu số cont, số xe, giữ lại liên vàng và mở Barie cho xe ra.
Mô tả
Bước 1. Khách hàng làm thủ tục
Khách mang các chứng từ hàng hóa hàng đến phịng thủ tục để làm thủ tục giao nhận container tại Cảng
Bước 2. Tại phịng thủ tục:
Bộ phận tính cước kiểm tra lệnh giao hàng (bản gốc) của Đại lý Hãng tàu (D/O), và tác nghiệp yêu cầu phù hợp thì tiến hành tiến hành tính cước, xuất hóa đơn và thu tiền dịch vụ. Sau đó, nhân viên thủ tục kiểm tra thủ tục, việc thanh toán cước và in phiếu giao nhận container (Equipment Interchange Receipt – EIR) theo Biểu mẫu (BM) 01, bao gồm 04 liên, lưu liên trắng tại bộ phận thủ tục, giao 03 liên cho chủ hàng.
Bước 3. Tại cổng giao nhận cổng dành cho làn xe vào:
Nhân viên giao nhận cổng kiểm tra EIR, đăng kiểm, cập nhật số container, số xe, số giấy lái xe vào hệ thống MIS và ghi số xe vào phiếu EIR, sau đó in phiếu nâng hạ container (BM02) gồm 02 liên (02 liên Xanh + trắng). Trả 03 liên EIR và hướng dẫn lái xe vào khu vực nhận hàng.
Bước 4. Tại cầu tàu- Bộ phận giao nhận điện lạnh và Cơ giới/ Cần trục
Nhân viên giao nhận điện lạnh kiểm tra số container trên phiếu giao nhận EIR, xác nhận tình trạng vỏ, thời gian rút điện, tình trạng và số M dây điện và nhiệt độ thực tế của container vào phiếu giao nhận EIR. Báo cho tín hiệu phương tiện nâng container lên xe chủ hàng. Trao cho chủ hàng 02 liên EIR ( Hồng + Vàng). Giữ lại liên xanh EIR.
Tín hiệu phương tiện thu phiếu nâng hạ (BM02) từ lái xe, kiểm tra số cont và tín hiệu cho phương tiện nâng Container lên xe chủ hàng, xác nhận tên xe nâng/RTG thực tế làm, ca sản xuất, thời gian nâng, số container đảo chuyển thực tế vào phiếu nâng hạ container, giao cho lái xe liên xanh phiếu nâng hạ và lưu lại liên trắng phiếu nâng hạ container để tính sản lượng.
Bước 5. Tại cổng giao nhận dành cho làn xe ra:
Lái xe xuất trình cho giao nhận cổng 02 liên EIR (Liên hồng + vàng), phiếu nâng hạ container (Liên xanh). Giao nhận cổng sẽ kiểm tra số container thực tế cần giao với
số container trên phiếu EIR và phiếu nâng hạ container, ký và đóng dấu giao nhận cổng, hồn tất việc cập nhật dữ liệu EIR và vị trí container đảo chuyển vào hệ thống MIS. Lưu liên xanh phiếu nâng hạ và liên xanh EIR ( Nhận bàn giao sau từ giao nhận điện lạnh), giao lại cho lái xe liên hồng và liên vàng của phiếu EIR.
Bước 6: Tại cổng bảo vệ:
Sau khi lái xe xuất trình phiếu EIR đã có xác nhận và đóng dấu của nhân viên giao nhận cổng, nhân viên bảo vệ sẽ kiểm tra số container và số xe thực tế với phiếu EIR và lưu lại liên vàng của phiếu EIR. Mở barie và cho xe ra.