13 Quy chế ứng xử giữa Tư vấn, Chủ đầu tư và Nhà thầu
13.6 Nội dung Quy chế
13.6.1 Trao đổi, lưu trữ và xử lý thông tin giữa Narime và các
các Bên
Mỗi bên phải bố trí văn phịng làm việc tại cơng trường và cắt cử nhân viên chịu trách nhiệm trao đổi thông tin (tiếp nhận, phản hồi
thông tin của mỗi Bên). Đối với Narime, nhân viên chịu trách nhiệm này là trợ lý tư vấn.
Tại văn phòng làm việc tại công trường của mỗi bên phải được trang bị bàn ghế, máy điện thoại cố định, máy Fax, máy tính kết nối Internet và các thiết bị văn phòng cần thiết khác phục vụ cho việc gặp gỡ, họp hành, trao đổi công việc, trao đổi thơng tin được nhanh chóng, thuận tiện. Nhân viên trao đổi thông tin phải được trang bị máy điện thoại di động, có khả năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phịng, có đầy đủ kỹ năng tin học văn phịng và ngoại ngữ (tiếng Anh).
Vì lý do nào đó, phải thay đổi nhân viên trao đổi thơng tin, mỗi Bên cần thông báo ngay bằng văn bản cho các Bên liên quan biết.
Mỗi bên khi nhận được thông tin phải có trách nhiệm xác nhận thơng tin đến, xử lý thông tin và phản hồi trong thời gian sớm nhất. Tùy theo mức độ cần thiết và khối lượng của thông tin phải xử lý, khi trao đổi thơng tin Mỗi Bên có thể quy định thời gian phản hồi thơng tin với mục đích khơng làm ảnh hưởng đến tiến độ cơng việc chung của hai bên.
Các hình thức trao đổi thơng tin giữa các Bên bao gồm: trao đổi qua điện thoại, Internet, fax, chuyển phát trực tiếp và chuyển phát qua bưu điện.
Các cuộc họp liên quan đến các Bên phải được ghi thành biên bản.
Giao nhận tài liệu giữa các Bên phải lập sổ hoặc biên bản giao nhận tài liệu.
Narime không gửi trực tiếp các văn bản đến nhà thầu, mọi thông tin liên quan đến nhà thầu EPC, nhà thầu phụ sẽ được xử lý thông qua BQLDA.
Các tài liệu lên quan đến dự án phải được mỗi Bên lưu trữ cẩn thận tại Văn phòng tại hiện trường của mỗi Bên, tiện lợi cho việc tra cứu, sử dụng.
13.6.2 Văn bản hợp lệ do Narime phát hành
Các văn bản, tài liệu sẽ được trình bày theo biểu mẫu đã được Ban QLDA phê duyệt, nội dung khơng tẩy xóa, có đầy đủ chữ ký và/hoặc dấu của người có thẩm quyển của Narime.
Các loại văn bản khi bàn giao đều phải có biên bản xác nhận bàn giao tài liệu.