Bài 1 : Tổng quan về quản trị chuỗi cung ứng
1. Hoạch định trong chuỗi cung ứng
1.1. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) miêu tả một hệ thống phần mềm có khả năng tích hợp các chương trình ứng dụng khác nhau như tài chính, sản xuất, logistics, bán hàng và tiếp thị, nhân sự và các chức năng khác của doanh nghiệp.
Tại hầu hết các doanh nghiệp, ERP cung cấp những thông tin dữ liệu cốt lõi cần thiết cho việc vận hành hàng ngày của công ty. Những hệ thống này hỗ trợ các chức năng hoạch định và kiểm sốt thơng thường, cụ thể như dự báo, hoạch định bán hàng và vận hành, quản trị tồn kho, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, và thiết lập lịch trình cho trung tâm cơng việc.
30 Khái niệm “hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” (ERP) có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau phụ thuộc vào cách nhìn của từng đối tượng. Đứng dưới góc độ của nhà quản lý, trọng tâm của khái niệm này chính là từ “hoạch định”, ERP đại diện cho một giải pháp phần mềm toàn diện nhằm hỗ trợ những quyết định đồng nhất trong công tác lập kế hoạch và kiểm soát doanh nghiệp. Ở góc độ khác, đối với cộng đồng cơng nghệ thơng tin, ERP là cụm từ miêu tả một hệ thống phần mềm có khả năng tích hợp các chương trình ứng dụng khác nhau như tài chính, sản xuất, logistics, bán hàng và tiếp thị, nhân sự và các chức năng khác của doanh nghiệp. Sự tích hợp này đạt được nhờ vào hệ thống cơ sở dữ liệu được chia sẻ giữa các phịng ban và thơng qua các ứng dụng xử lý dữ liệu.
Những hệ thống ERP thông thường rất hiệu quả trong việc xử lý các giao dịch ghi nhận tất cả các hoạt động của công ty. Các hệ thống ERP cho phép việc lên kế hoạch được tích hợp xun suốt các phịng ban chức năng trong một doanh nghiệp. Và có lẽ, quan trọng hơn là ERP cũng hỗ trợ cho việc thực thi các quyết định xuyên suốt toàn doanh nghiệp. Ngày nay, phạm vi đã được mở rộng cho phép việc hoạch định và thực thi xuyên các doanh nghiệp khác nhau; chính các hệ thống ERP đã cho phép các doanh nghiệp làm được điều này.
31 Tuy nhiên, một hệ thống phần mềm ERP được cho là chất lượng cần đáp ứng được 4 điều kiện sau:
Quy mô phần mềm phải mang tính đa chức năng với khả năng theo dõi các kết quả tài chính ứng với đơn vị tiền tệ, hoạt động mua sắm ứng với đơn vị nguyên vật liệu, hoạt động bán hàng ứng với đơn vị sản phẩm và dịch vụ, các quy trình sản xuất hoặc chuyển đổi ứng với đơn vị nguồn lực hoặc con người.
Tóm lại, một phần mềm ERP xuất sắc cần phải cung cấp được những dữ liệu sát thực nhất với nhu cầu của từng nhân viên cần thiết cho công việc hàng ngày của họ.
Phần mềm cần mang tính tích hợp. Khi một giao dịch hay một mẩu dữ liệu thể hiện bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp được nhập vào hệ thống, các thơng số dữ liệu có liên quan đến hoạt động đó cũng phải đồng thời tự động được cập nhật. Tính năng này loại bỏ việc doanh nghiệp phải tự điều chỉnh dữ liệu trong hệ thống. Tính năng tích hợp giúp đảm bảo một tầm nhìn chung cho tồn cơng ty – tính đồng bộ.
Phần mềm cần phải mang cấu trúc module (được xây dựng từ các đơn vị hay kích thức đã được tiêu chuẩn) cho phép việc kết hợp nó vào một hệ thống mở rộng đơn lẻ tập trung vào một chức năng duy nhất, hoặc liên kết với các phần mềm từ các nguồn/ứng dụng khác.
Phần mềm phải hỗ trợ được cho các hoạt động hoạch định và kiểm soát cơ bản, bao gồm việc dự báo, hoạch định sản xuất và quản trị tồn kho.
1.2. Dự báo
Cơng tác dự báo đóng vai trị quan trọng đối với doanh nghiệp và với tất cả các quyết định quản trị. Dự báo cũng là nền tảng cho cơng tác hoạch định và kiểm sốt. Trong mảng chức năng tài chính và kế tốn, những số liệu dự báo là cơ sở cho cơng tác kiểm sốt chi phí và hoạch định ngân sách.
Bộ phận tiếp thị dựa vào những dự báo bán hàng để lên kế hoạch cho sản phẩm mới, bố trí nhân sự bán hàng và đưa ra những quyết định trọng yếu. Bộ phận sản xuất và vận hành sử dụng những số liệu dự báo để đưa ra những quyết định định kỳ trong việc lựa chọn nhà cung ứng, lựa chọn quy trình, hoạch định năng lực, bố trí cơ sở, cũng như những quyết định liên tục về mua hàng, hoạch định sản xuất, lên thời khóa biểu và kiểm sốt tồn kho.
Khi cân nhắc chọn lựa phương thức dự báo, doanh nghiệp cần xem xét mục đích dự báo của mình là gì. Có nhiều loại dự báo phục vụ cho việc phân
32 tích nhu cầu cấp cao, ví dụ như dự báo nhu cầu cho một nhóm các sản phẩm năm sau như thế nào? Nhiều số liệu dự báo khác phục vụ cho việc xây dựng chiến lược đáp ứng nhu cầu thị trường, được gọi là các công cụ dự báo chiến lược. Công cụ dự báo chiến lược này thường được sử dụng hiệu quả nhất trong công tác: xây dựng chiến lược tổng thể, năng lực sản xuất, thiết kế quy trình sản xuất, thiết kế địa điểm và phân phối, hoạch định bán hàng và vận hành.
Thông thường, những dự báo trong quản lý chuỗi cung ứng nhằm: - Xác định số lượng sản phẩm yêu cầu,
- Cần sản xuất bao nhiêu sản phẩm? - Khi nào cần sản phẩm này?
Dự báo nhu cầu trở thành yếu tố căn bản nhất cho các công ty để định ra kế hoạch hành động riêng nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường. Có 4 biến chính để tiến hành dự báo:
Nhu cầu
Liên quan đến tổng nhu cầu của thị trường của nhóm sản phẩm/dịch vụ, về sự tăng trưởng hay suy thoái của nhu cầu thị trường, tỉ lệ tăng trưởng, suy thoái theo năm hay quý? Thị trường đang ở mức bảo hòa hay nhu cầu ổn định có thể suy đốn được trong thời gian nào đó trong năm? Hay sản phẩm có nhu cầu theo mùa? Thị trường đang giai đoạn phát triển- những sản phẩm/dịch vụ vừa mới giới thiệu đến khách hàng nên khơng có nhiều dữ liệu quá khứ về nhu cầu khách hàng nên rất khó khăn khi dự báo.
Cung ứng
Cung ứng được xác định thông qua số lượng nhà sản xuất và thời gian sản xuất ra sản phẩm đó. Khi có nhiều nhà sản xuất sản phẩm hay thời gian sản xuất ngắn thì khả năng dự báo của biến này càng lớn. Khi có ít nhà cung cấp hay thời gian sản xuất dài thì khả năng tìm ẩn về sự không chắc chắn lớn. Tương tự như tính biến đổi của nhu cầu, sự khơng chắc chắn trong thị trường rất khó để dự báo.
Do đó, thời gian sản xuất sản phẩm và thời gian yêu cầu của một sản phẩm càng dài thì dự báo nên được thực hiện. Dự báo chuỗi cung ứng phải bao quát được tại một thời điểm nào đó có sự liên kết thời gian thực hiện của tất cả các thành phần để tạo nên thành phẩm.
33 Đặc tính sản phẩm bao gồm những đặc điểm của một sản phẩm ảnh hưởng đến nhu cầu của khách hàng. Dự báo sản phẩm bảo hịa có thể bao qt trong khoản thời gian dài hơn là dự báo những sản phẩm phát triển nhanh chóng. Một điều quan trọng cần biết là một sản phẩm có hay khơng có nhu cầu thay thế sản phẩm khác? Hay là sẽ sử dụng sản phẩm này để bổ sung cho một sản phẩm khác liên quan? Những sản phẩm hoặc là cần hay không cần một sản phẩm khác bổ sung đều phải dự báo như nhau.
Môi trường cạnh tranh
Môi trường cạnh tranh liên quan đến những hoạt động của công ty và của đối thủ cạnh tranh của cơng ty đó. Thị phần của cơng ty? Thị phần của đối thủ cạnh tranh? Những cuộc chiến tranh về giá và những hoạt động khuyến mãi ảnh hưởng đến thị phần như thế nào? Dự báo phải đồng thời giải thích những hành động khuyến mãi và cuộc chiến tranh về giá mà đối thủ cạnh tranh sẽ phát động.
1.2.1. Các phương pháp dự báo Có 4 phương pháp cơ bản được sử dụng để tiến hành dự báo:
a. Phương pháp định tính
Phương pháp định tính dựa vào trực giác, khả năng quan sát hay ý kiến chủ quan về thị trường. Phương pháp này sử dụng thích hợp khi có rất ít dữ liệu q khứ để tiến hành dự báo. Khi có một dịng sản phẩm tung ra thị trường, cơng ty có thể dự báo dựa vào so sánh giữa các sản phẩm hay vị thế của sản phẩm mà công ty cho rằng có sự giống nhau giữa sản phẩm này với sản phẩm mà công ty sản xuất ra.
Phương pháp này thường sử dụng kiến thức của người quản trị và địi hỏi nhiều suy đốn. Đặc thù của phương pháp này là bao gồm những câu lệnh, quy trình đã được định sẵn cho những yếu tố tham gia vào q trình dự báo.
Ví dụ như khi dự báo nhu cầu về một mặt hàng thời trang mới trong một cửa hàng bán lẻ, nhà sản xuất có thể sử dụng sự kết hợp các yếu tố đầu vào từ những khách hàng tiêu biểu và từ những nhà quản lý cửa hàng – người nắm được các gói sản phẩm hỗn hợp và quy mơ cửa hàng của mình.
Họ sẽ có cái nhìn tổng quan về chuỗi hàng hóa và sẽ áp dụng những phương thức khác nhau nhằm đưa ra những dự đốn đồng thuận. Đây khơng chỉ là những suy đốn đơn thuần về nhu cầu kì vọng, mà trên hết cịn là cách tiếp cận quyết sách một cách thấu đáo và bài bản.
Tuy nhiên những phương pháp này chỉ thực sự hữu ích đối với một sản phẩm mới hoặc một mặt hàng vừa mới thâm nhập vào thị trường. Việc ước tính
34 nhu cầu có chính xác hay khơng phụ thuộc vào những thông tin như kiến thức về sản phẩm, thói quen của người tiêu dùng trong khu vực và cách thức quảng cáo và sản xuất sản phẩm. Trong một vài trường hợp việc xem xét các dữ liệu của ngành và đối thủ cạnh tranh cũng không kém phần quan trọng. Sau đây là một số loại phương pháp dự báo định tính:
a1. Phương pháp chuyên gia: Phương pháp này cho rằng một nhóm người đến từ nhiều vị trí khác nhau có thể hỗ trợ đưa ra những dự báo đáng tin cậy hơn là một nhóm nhỏ. Cụ thể, các dự báo sẽ được đưa ra thông qua những cuộc họp mở cùng với việc tự do trao đổi ý kiến giữa các cấp độ quản lý cũng như cá nhân. Tuy nhiên, phương pháp này gặp phải khó khăn đó là những nhân viên cấp thấp thường bị chi phối bởi những nhà quản lý cấp cao.
Ví dụ một nhân viên bán hàng trong dịng sản phẩm nào đó cho dù có dự đốn về nhu cầu sản phẩm trong tương lai tốt cũng sẽ không bác bỏ được dự báo của một người quản lý cấp cao hơn. Phương pháp Delphi (sẽ được đề cập sau) đã được phát triển để hoàn thiện những nhược điểm của phương pháp này.
a2. Phương pháp ngoại suy: Trong quá trình dự báo nhu cầu cho một sản phẩm mới, một tình huống được gọi là lý tưởng nếu như sản phẩm hiện tại hoặc sản phẩm tương tự có thể được dùng làm mẫu. Có nhiều cách để phân loại những phép ngoại suy này, ví dụ sản phẩm bổ sung, sản phẩm thay thế hay sản phẩm cạnh tranh. Nếu bạn mua một đĩa DVD thông qua thư điện tử thì bạn sẽ nhận thêm mail giới thiệu về những đĩa DVD mới và cả sản phẩm đầu đĩa DVD. Quan hệ nhân quả cho thấy lượng nhu cầu cho đĩa DVD được tạo ra bởi lượng nhu cầu cho đầu đĩa DVD.
Phép ngoại suy sẽ dự báo được lượng nhu cầu đầu đĩa DVD bằng cách phân tích lượng nhu cầu truyền thống của VCR (đầu máy video). Các sản phẩm ở cùng gian hàng điện tử nói chung có thể được tiêu thụ ở một tỷ lệ tương đối giống nhau. Một ví dụ đơn giản hơn là lị nướng và ấm cafe.
a3. Phương pháp Delphi: Như đã đề cập ở phương pháp chuyên gia, một phát ngôn hay ý kiến của một người lãnh đạo cấp cao hầu như có trọng lượng hơn của một nhân viên cấp thấp hơn. Trường hợp xấu nhất có thể xảy ra là nhân viên đó cảm thấy bị đe dọa và khơng cịn niềm tin. Để ngăn chặn vấn đề này, phương pháp Delphi không cho phép tiết lộ danh tính của các cá nhân tham gia vào cuộc nghiên cứu. Mọi người đều có quyền bình đẳng như nhau. Một người trung gian sẽ tạo ra một mẫu hỏi và phát nó đến từng người tham gia sau đó sẽ tổng hợp lại các phản hồi và phát lại cho cả nhóm. Các bước được thực hiện như sau:
35 - Chọn các thành viên tham gia từ nhiều lĩnh vực khác nhau.
- Thu thập dự báo của các thành viên thông qua mẫu hỏi hoặc email
- Tổng hợp kết quả và phát lại cho các thành viên cùng với những câu hỏi mới thích hợp.
- Tổng hợp lần nữa, lọc các điều kiện và dự báo rồi lại tạo sẽ những câu hỏi mới một lần nữa.
- Lặp lại bước 4 nếu cần thiết. Phát kết quả cuối cùng đến các thành viên. Phương pháp Delphi có thể đạt được kết quả như ý trong 3 vòng. Thời gian cần để hồn thành đƣợc tính bằng một hàm gồm số thành viên, lượng công việc và tốc độ phản hồi của họ.
b. Phương pháp nhân quả
Phương pháp nhân quả được sử dụng với giả thiết là nhu cầu có liên quan mạnh đến yếu tố mơi trường cạnh tranh hay các yếu tố của thị trường.
Ví dụ như nhu cầu vay vốn có liên quan mạnh đến tỉ lệ lãi suất. Vì thế nếu kỳ vọng lãi suất sẽ giảm vào thời gian tới, chúng ta có thể dự báo được nhu cầu vay vốn có mối liên hệ với lãi suất thơng qua phương pháp nhân quả này.
Một ví dụ khác là giá cả và nhu cầu. Cả hai yếu tố này có mối liên hệ nhân quả rõ rệt. Nếu giá thấp thì nhu cầu có thể được kỳ vọng là tăng; ngược lại nếu giá tăng thì nhu cầu có thể được kỳ vọng là thấp.
c. Phương pháp chuỗi thời gian
Phương pháp chuỗi thời gian là một phương pháp sử dụng rất phổ biến trong dự báo. Phương pháp này sử dụng giả thiết dữ liệu ở quá khứ là cơ sở để dự báo nhu cầu trong tương lai. Đây là một phương pháp tốt khi dữ liệu ở quá khứ đáng tin cậy.
d. Phương pháp mô phỏng
Phương pháp mô phỏng là sự kết hợp của hai phương pháp nhân quả và chuỗi thời gian để mô phỏng hành vi của người tiêu dùng dưới các điều kiện và hoàn cảnh khác nhau.
Phương pháp này sử dụng để trả lời các câu hỏi như:
- Chuyện gì sẽ xảy ra đối với doanh thu nếu như giá của một sản phẩm nào đó thấp?
36 - Chuyện gì sẽ xảy ra với thị phần khi đối thủ cạnh tranh giới thiệu một sản phẩm mới hay mở một cửa hàng ngay bên cạnh chúng ta?
Hầu hết các công ty đều sử dụng nhiều phương pháp để dự báo. Sau đó liên kết các kết quả của từng phương pháp khác nhau để đưa ra một dự báo chính xác để cơng ty có thể lập một kế hoạch hành động cụ thể.
Các kết quả nghiên cứu cho thấy rằng với cách làm như thế sẽ cho ra các kết quả dự báo chính xác hơn là sử dụng duy nhất một phương pháp để dự báo. Khi sử dụng 4 phương pháp trên để dự báo và đánh giá kết quả, một điều rất quan trọng cần lưu ý là: Dự báo trong ngắn hạn bao giờ cũng cho kết quả chính xác hơn trong dài hạn. Dự báo tổng hợp bao giờ cũng cho kết quả chính xác hơn là dự báo cho những sản phẩm đơn lẻ hay những phân khúc thị trường nhỏ. Dự