Bài 6 : Xây dựng hệ thống chuỗi cung ứng
2.Thiết kế hệ thống chuỗi cung ứng
Mục tiêu của bước thiết kế là tạo ra một thiết kế hệ thống cơ bản và các tiêu chuẩn hệ thống chi tiết. Bước này cũng tạo ra kế hoạch và ngân sách dự án chi tiết cần thiết để xây dựng hệ thống. Đây cũng là thời điểm mà những người sắp thực hiện biết được nhà quản lý muốn gì và bản thân họ tự đề ra phải làm như thế nào. Đây cũng là thời điểm nhà quản lý thực hiện các điều chỉnh và hoàn thiện mục tiêu dự án, những người sắp thực hiện dự án xem xét những cơng việc trước đó đã hồn thành hay chưa.
Ở cuối bước thiết kế có thể dự đốn khả năng thành cơng hay thất bại của dự án. Nếu những người thực hiện dự án hoàn thành bước này với kết quả tiêu chuẩn thiết kế hệ thống rõ ràng và hoàn toàn tự tin vào khả năng xây dựng hệ thống theo các tiêu chuẩn này thì dự án sẽ thành cơng. Trong trường hợp ngược lại, nếu các tiêu chuẩn được xây dựng cịn q mơ hồ, chưa hồn chỉnh hay khó hiểu, và những người thực hiện dự án không chắc về khả năng thành cơng thì dự án sẽ bị thất bại.
Bước này bắt đầu với việc nhà quản lý dự án xem xét lại mục đích dự án, các thiết kế hệ thống cơ bản và mục tiêu của từng nhóm dự án. Cơng việc của nhóm được tổ chức bởi những người có kiến thức về kinh doanh, kỹ thuật và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện các thiết kế hệ thống cơ bản.
Những người thực hiện dự án cần biết rõ định hướng của nhà quản lý cấp cao và mục đích của dự án. Các vấn đề cụ thể về mục tiêu và ngân sách dự án cần được xác định rõ vào thời điểm này. Nếu cần, có thể thực hiện điều chỉnh các vấn đề được phát hiện trong giai đoạn này.
Trong bước này, chỉ khi nào những thành viên trong nhóm dự án hiểu được mục đích và mục tiêu của dự án, thì họ mới có thể tham gia xây dựng kế hoạch chi tiết công việc với nhà quản lý dự án. Có 2 việc chính cần làm trong quá trình thiết kế:
- Xây dựng quy trình chi tiết cho hệ thống mới. - Xây dựng và thử nghiệm hệ thống mẫu.
Thiết lập bảng tiến độ cơng việc đảm bảo hồn thành theo tiến độ đó. Chia thời gian cịn lại từ bước thiết kế sau cùng thành 2 hoạt động thiết kế chính. Tách từng hoạt động thành một bộ gồm nhiều công tác. Sau đó xác định thời gian cần thiết để thực hiện từng công tác một cách hợp lý. Đừng tốn thời gian quá nhiều vào việc phân tích, kiểm tra và kiểm tra lại kết quả của từng hoạt động.
112 Bước thiết kế nên hồn thành trong vịng từ 1 đến 3 tháng. Trong hầu hết các cơng đoạn, cơng việc của 2 hoạt động chính này có thể được thực hiện đồng thời hay song song với nhau. Trong một vài trường hợp, cơng việc có thể được hồn thành ít hơn 1 tháng. Khơng nên để cơng việc nào kéo dài quá 3 tháng. Nếu việc thiết kế kéo dài hơn 3 tháng, nó thể hiện việc thiếu tập trung vào một vấn đề cụ thể hoặc thiếu sự tổ chức hiệu quả của dự án.
2.1. Xây dựng quy trình chi tiết cho hệ thống mới
Nhóm dự án nên xem lại các tiêu chuẩn hệ thống được mô tả trong giai đoạn xác định. Các tiêu chuẩn này có thể là sự phối hợp mục tiêu của 4 yếu tố:
- Dịch vụ khách hàng - Hiệu quả làm việc nội bộ - Tính linh động của nhu cầu - Phát triển sản phẩm
Trước khi mô tả khái quát quy trình chi tiết cho hệ thống mới, nhà quản lý dự án phải hướng dẫn thành viên nhóm dự án động não nhóm để đưa ra các tiêu chuẩn này. Nhà quản lý dự án phải động viên nhóm đưa ra ý tưởng tự do và giúp nhóm dự án tránh rơi vào tình trạng phê bình và bàn luận quá sớm về những việc khơng nên làm.
Thay vì như vậy, hãy tập trung nói về cách thức thực hiện công việc như thế nào. Đưa ra các ý tưởng để đạt được các tiêu chuẩn trên càng nhiều càng tốt. Những ý tưởng này là các ngun liệu thơ có thể kết hợp với nhau để tạo ra thiết kế quy trình của hệ thống mới.
2.2. Xây dựng và thử nghiệm hệ thống mẫu
Khi quy trình chi tiết cho hệ thống mới được thiết kế xong, bước tiếp theo là thử nghiệm hệ thống. Thử nghiệm hệ thống là kỹ thuật dùng để thiết kế một hệ thống mới, hỗ trợ hiệu quả cho quy trình mới. Lưu đồ quy trình sẽ cung cấp tính logic và trình tự thực hiện quy trình được dùng, chỉ ra lượng thơng tin và loại thơng tin mà hệ thống mới cần có. Có 2 loại thử nghiệm hệ thống:
- Thử nghiệm giao diện người sử dụng. - Thử nghiệm kết cấu kỹ thuật.
Điều này tương tự như việc thiết kế một tòa nhà. Nếu bạn đang thiết kế một tòa nhà, bạn phải tạo ra 2 loại bản thiết kế. Bản thiết kế thứ nhất thể hiện cấu trúc các tầng nhà và mặt tiền nhà nhằm xác định xem nó như thế nào. Loại thứ hai là thiết kế các thành phần khác như đường dây điện, hệ thống dẫn nước để tạo nên cấu trúc cho tầng nhà và mặt tiền nhà ở. Thiết kế này cho thấy cách thức xây dựng hệ thống.
Trong quá trình thiết kế hệ thống, giao diện người sử dụng xem như bảng thiết kế các tầng và mặt tiền nhà vì nó thể hiện ngoại cảnh hệ thống và cách thức một người nào đó phải làm xuyên suốt hệ thống. Tương tự với cấu
113 trúc kỹ thuật của tòa nhà là kết cấu kỹ thuật của một hệ thống: phần cứng, hệ điều hành và phần mềm cơ sở dữ liệu. Những phần này được dùng hỗ trợ cho giao diện người sử dụng.
Giao diện người sử dụng và kết cấu kỹ thuật được thiết kế song song với nhau. Đây là một quy trình lặp nhằm tạo ra sự cân đối giữa giao diện người sử dụng, chức năng hệ thống và kết cấu kỹ thuật hạ tầng. Mục đích là xác định thiết kế tổng thể nhằm cung cấp một sự cân bằng hoàn hảo giữa chức năng hệ thống và tính dễ dàng khi sử dụng.