- Mẹo đầu tiên để kiểm tra tính chính xác của bảng cân đối tài khoản mình làm là tổng số phát sinh bên có phải bằng tổng số phát sinh bên nợ.
Do tổng số dư nợđầu kỳ bằng tổng số dư có đầu kỳ => => Tổng số dư nợ cuối kỳ bằng tổng số dư có cuối kỳ.
- Thứ 2: Các tài khoản loại 1, 2, 3, 4 sẽ có số dưđầu kỳ và cuối kỳ. Tuy nhiên các tài khoản đầu 5 -> 9 sẽ không có số dưđầu kỳ cũng như cuối kỳ.
- Thứ 3: SDĐK, SPS, SDCK ta lọc trên sổ nhật ký chung của từng tài khoản và của tất cả các tài khoản phải khớp với SDĐK, SPS, SDCK trên bảng cân đối tài khoản.
Ta sẽ sẽ có một bảng cân đối tài khoản cho cả kỳ kế toán năm.
Đối với bảng cân đối tài khoản ta nên làm cho mỗi tháng một bảng cân đối tài khoản, vì khi phát sinh chênh lệch ta có thể kiểm tra được phát sinh chênh lêch từ tháng nào và ta đã thu hẹp được phạm vi tìm kiếm và đương nhiên sẽ tiết kiệm thời gian tìm lỗi sai và sửa dễ hơn.
- Số dưđầu kỳ của bảng cân đối tài khoản năm và của tháng 1 ta đã cập nhật khi bắt đầu kỳ kế toán. Và số dưđầu kỳ của các tháng sau, ta copy/ paste special/ value từ số dư cuối kỳ của tháng trước đó.
Hoặc ta có thể dùng công thức để tìm:
Công thức: =vlookup(giá trị tìm kiếm, vùng tìm kiếm, số thứ tự của cột muốn tìm kiếm, 0)
Ví dụ: ta cập nhật số dưđầu kỳ cho tháng 3.
Giá trị tìm kiếm ởđây chính là mã tài khoản của bảng cân đối tài khoản của tháng (111.1, 112.11,….) Vùng tìm kiếm: là các từ cột mã tài khoản -> cột số dư có cuối kỳ.
Lưu ý: ta chỉ tìm kiếm số phát sinh, số dư của các tài khoản tiểu khoản (bé nhất). Ta không dùng công thức để tìm kiếm tài khoản tổng. Đối với tài khoản tổng ta sẽ dùng hàm =sum(vùng tính tổng) để tính tổng số phát sinh, số dư của các tài khoản tiểu khoản ví dụ: 112 = 112.1 + 112.2 + 112.3
Với tài khoản 121 thì các khoản đầu từ tài chính < 3 tháng thì ta cập nhật vào chỉ tiêu 110 – tiền và các khoản tương đương tiền, nếu thời hạn > 3 tháng thì lại cập nhật vào chỉ tiêu 121 – đầu tư tài chính ngắn
hạn
2 tài khoản tổng này đều được dùng để lập chỉ tiêu 110 – tiền và các khoản tương đương tiền trên BCĐ KT nên ta
Cột A: ta sẽđánh số 1 vào các dòng nào có chứa tài khoản cấp 1.
Cột B (cột “Mã”): ta sẽ tạo ra danh sách tất cả các tài khoản từ cấp 1, 2 đến các tài khoản tiều khoản cấp bé hơn ở cột C. Và tương ứng với các tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 ta sẽ gán cho nó một mã tương ứng với các “Mã hiệu” trong bảng cân đối kế toán.
Những tài khoản tổng mà nó được dùng để lập các chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thì ta chỉ cần gắn mã hiệu cho tài khoản tổng mà không cần gắn mã hiệu cho các tài khoản tiểu khoản của nó.
Tuy nhiên có những tài khoản tổng mà các tài khoản tiểu khoản của nó lại được dùng để lập các chỉ tiêu khác nhau trong bảng cân đối kế toán thì ta chỉ gắn mã hiệu cho các tài khoản tiểu khoản mà lại không gắn cho tài khoản tổng.
Cột G – số phát sinh nợ: =SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!I$20:I$2111)
NKC!$G$20:$G$2111: đây là vùng điều kiện chính là cột tài khoản hạch toán bên sổ nhật ký chung. $C137 : đây là điều kiện tính tổng.
Cột H – Số phát sinh có: =SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!J$20:J$2111)
Sau khi đánh xong công thức cho tài khoản tiền mặt ta sẽ copy công thức này cho các tài khoản tiểu khoản khác trong bảng cân đối tài khoản (lưu ý: không paste công thức này cho các tài khoản tổng).
Cột SDNCK và SDCCK: ta cũng chỉ dùng công thức =max(giá trị 1, giá trị 2, giá trị 3,….., giá trị n) – (Hàm max sẽ lấy giá trị lớn nhất) cho các tài khoản tiểu khoản, còn đối với tài khoản tổng ta sẽ dùng hàm =sum().
Khi hoàn tất công việc cập nhật số phát sinh nợ và có ta sẽ lọc ra các tài khoản mà có số liệu phát sinh. Bằng cách bấm vào downlist “X” và chọn X -> ta sẽ có bảng cân đối tài khoản sau khi lọc như sau:
Kích chuột vào downlist và chọn “X”