II. CẬP NHẬT SỐ DƯ BAN ĐẦU
3.Nghiệp vụ nhập kho hàng hóa (làm tương tự với nhập kho vật tư)
Như ví dụ một của nghiệp vụ mua hàng hóa.
Thì đồng thời với việc cập nhật vào sổ nhật ký chung, bảng tổng hợp công nợ phải trả thì ta còn phải cập nhật vào phiếu nhập kho hàng hóa và báo cáo nhập xuất tồn.
Trong mỗi lần nhập kho hàng hóa, vật tư ta có thể nhập nhiều loại vật tư hàng hóa cho một phiếu nhập do đó ta phải cập nhật bằng tay số lượng, đơn giá cho từng loại vật tư hàng hóa. Và cập nhật số phiếu nhập sẽ giúp ta tìm được số hóa đơn, ngày nhập cũng như cột “tháng” nhập với công thức sau:
Ngày : =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,2,0),"") Số chứng từ : =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,3,0),"")
Cột đơn vị : =IF($F9<>"",VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,3,0),"") Cột tên : =IF($F9<>"",VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,2,0),"") Với cột thành tiền: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá
Mã vật tư, hàng hóa: bôi đen cả cột mã hàng rồi dùng Data/Validation: xuất hiện cửa sổ chon list và đánh vào phần Source: =M_HH_VT
Cột bên cạnh cột mã hàng: = (mã hàng) & (tháng) Đánh vào ô G9: =F9 & L9
Cột mã hàng hóa vật tư : =IF(VLOOKUP(F9,DM_HH_VT,4,0)=156,"HH","VT") Cột tháng : =IF($C9<>0,MONTH($A9),$L8)
Ở bảng kê nhập ta cũng bôi đen vùng ô A9:Ln và chọn Data/filter/auto filter. Sẽ hiện biểu tượng downlist cho phép chúng ta lọc dữ liệu cho từng tháng, từng kho vật tư hay hàng hóa.
Đối với bảng kê thì ta có thể gộp bảng kê phiếu nhập kho vật tư và hàng hóa làm một biểu nhưng báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa và báo cáo nhập xuất tồn vật tư ta làm riêng thành 2 biểu.
Hai biểu này về cơ bản là giống nhau về các chỉ tiêu nên tôi chỉ trình bày báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa.
Cột STT : Dùng chuột để kéo
Cột mã hàng : Dùng Validation để tạo downlist
Cột bên cạnh mã hàng : =(mã hàng) & (tháng báo cáo), tháng 1: = B9 & 1 Cột tên hàng : =IF($B9<>0,VLOOKUP($B9,DMHH,2,0),"") Cột đơn vị : =IF($B9<>0,VLOOKUP($B9,DMHH,3,0),"")
Cột số lượng, thành tiền đầu kỳ ta đã cập nhật cùng với cập nhật số dưđầu kỳđối với tháng 1 Đối với các tháng tiếp theo trong kỳ ta sẽ dùng công thức để tìm:
Cột đơn giá xuất kho:
Chúng ta tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền: Công thức:
Đơn giá xuất kho = (Thành tiền đầu kỳ + thành tiền nhập trong kỳ)/(số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ).
Công thức nhập vào ô J9: =IF(F9+H9=0,0,(G9+I9)/(F9+H9)), sau đó quét công thức cho cả cột đơn giá xuất kho.
Cột số lượng xuất trong kỳ: =SUMIF(XHH!$G$11:$G$23,NXTHH!$C9,XHH!$H$11:$H$23) Cột thành tiền: Số lượng * Đơn giá.
Ngày 03/01/09, xuất kho bán 1 Đầu báo động DISC, 2 Ổ hitachi 35 HDD 500 GB Sata giá chưa thuế lần lượt là 1.400.000 và 350.000, thuế 10%.
Ta cũng cập nhật nghiệp vụ ghi nhận giá vốn (riêng bút toán giá vốn ta làm vào cuối kỳ kế toán – thường là cuối tháng) và doanh thu bình thường lên sổ nhật ký chung như các nghiệp vụ khác, đồng thời ta cập nhật vào bảng kê xuất kho và báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa.
- Bảng kê phiếu xuất kho ta chưa cập nhật cột đơn giá xuất kho và cột thành tiền. Cột ngày tháng chứng từ : =IF($C11<>"",VLOOKUP($C11,nkc,2,0),"") Cột số hóa đơn : =IF($C11<>"",VLOOKUP($C11,nkc,3,0),"")
Cột phiếu xuất : ta nhập tay – đồng thời cũng phải cập nhật vào sổ nhật ký chung theo bút toán ghi nhận doanh thu.
Cột mã hàng : Dùng validation để tạo downlist Cột tên hàng : =IF($F11<>"",VLOOKUP($F11,DM_HH,2,0),"") Cột đơn vị : =IF($F11<>"",VLOOKUP($F11,DM_HH,3,0),"") Cột số lượng : Ta sẽ tự cập nhật bằng tay Cột mã vật tư hàng hóa : =IF(F11<>0,IF(VLOOKUP(F11,DM_HH_VT,4,0)=156,"HH","VT"),"") Cột tháng : =IF(F11<>0,IF(C11<>0,MONTH(A11),N10),"")
Bôi đen vùng dữ liệu của bảng kê xuất và dùng filter: data/filter/auto filter sẽ giúp chúng là lọc dữ liệu theo các chỉ tiêu khác nhau.
Lưu ý: Đối với những hàng hóa mà chưa có trong danh mục, thì khi phát sinh ta phải cập nhật thêm vào danh mục hàng hóa, vật tư, và báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa. Còn trong trường hợp đã có trong danh mục hàng hóa và trong báo cáo nhập xuất tồn thì khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến nó như nhập hay xuất thì ta chỉ cập nhật vào bảng kê nhập hay bảng kê xuất mà không phải cập nhật vào báo cáo nhập xuất tồn vì nó sẽ tựđộng lấy số liệu trên 2 bảng kê này để tính toán các số liệu trong BCNXT. Như vậy các công thức trong báo cáo nhập xuất tồn ta chỉ cần cập nhật một lần trong kỳ và nếu phát sinh thêm thì bổ sung không thì không phải làm tới
Lập phiếu nhập xuất kho
Tính giá XK theo PP bình quân gia quyền nên ta chỉ
có thể tính được giá xuất kho vào thời điểm cuối kỳ kế toán khi mà biết hết lượng hàng nhập trong kỳ. 1. Danh sách các phiếu nhập, xuất đã có trong kỳ 2. Số phiếu nhập, xuất dùng làm cơ sởđể điền các dữ liệu khác trong phiếu NX 3. Dùng công thức để tìm ra số thứ tự dòng của các hàng hóa có trong phiếu nhập, xuất.
Bước 1: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ta cập nhật các phiếu nhập, xuất đã thực hiện trong kỳ bằng tay như (1), và đặt tên cho vùng số phiếu nhập để phục vụ tạo downlist.
- Ta dùng validation để tạo downlist số phiếu nhập xuất như (2) Bước 2: (quan trọng nhất)
- Ta nhập công thức vào ô I15 như sau: =MATCH(E6,NHH!$C$9:$C$29,0) - Tiếp đến nhập công thức vào ô I16:
=IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,"",TYPE(MATCH($E$6,OFF SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15)
Và copy công thức này xuống các ô còn lại của cột I.
- match (giá trị muốn tham chiếu, vùng để tham chiếu, kiểu tham chiếu )
Giá trị muốn tham chiếu ởđây là số phiếu NX
Vùng tham chiếu là một vùng chỉở một cột hoặc ở một dòng. Kiểu tham chiếu: 0 – chính xác.
Hàm match sẽ trả về số thứ tự của giá trị muốn tham chiếu trong cột hoặc dòng được chọn.
- Offset (ô để tham chiếu, số dòng lệch lên/ xuống tính từ ô tham chiếu, số cột lệch sang trái/ phải từ ô tham chiếu).
Ta nhìn vào hình vẽ trên.
Công thức trên có thểđược hiểu là: Offset( NHH!$C$9, 1, 0)
Giá trịđược trả về: PN01 Tức là giá trịở ô C10
- Type (value) : hàm này sẽ cho ta kiểu/ loại của giá trị.
Value Kêt quả trả về Ví dụ Kết quả Kiểu số 1 =type(2007 – 5 + 6) 1 Kiểu văn bản 2 = type(“excel”) 2 Kiểu logic 4 = type(1>2) 4 Lỗi 16 = type(giải pháp excel) 16 Mảng 64 = type({1,2,3,4}) 64
Ta tiếp tục phân tích công thức sau:
=IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,"",TYPE(MATCH($E$6,OFF SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15)
Khi ta dùng hàm offset để tham chiếu tới sheet NHH và có ô để tham chiếu là C9 (thuộc cột mã phiếu nhập) với số dòng lệch xuống là I15, số cột lệch là 0.
Một là: sẽ trả về cho ta giá trị giống hệt với Số phiếu nhập xuất ta cần tìm (2). Hai là:
- Không tìm được giá trị nào
- Tìm được một giá trị khác ví dụ PN02, PN03.
Eror in value! – không tìm thấy giá trị vì cột không có số dòng lệch để tham chiếu dẫn đến công thức match không hoạt động, với ô K16 và K17: =match(PN01, PN01, 0) sẽ trả về kết quả của giá trị tìm kiếm là 1, tuy nhiên với các ô K18 : =match(PN01, PN02, 0) thì sẽ hàm match sẽ ko tìm được số thứ tự của PN01 mà bị #NA tức là trong vùng đó giá trị không có nên ko tìm được. còn đối với các ô tiếp theo:
=match(PN01, #value!, 0), vùng tham chiếu đã bị lỗi nên kết quả trả về cũng bị lỗi: #value!.
Ta có thể nhìn thấy, mỗi một mặt hàng có một số thứ tự khác nhau trong cột tính từ mặt hàng đầu tiên, nên ta dùng công thức trên để tìm ra trong một phiếu nhập thì thứ tự của các mặt hàng của phiếu nhập đó là bao nhiêu. Ta có thể thấy thông qua các hình vẽ sau:
Bước 3:
Ta sẽđiền các thông số còn lại trong phiếu nhập.
- Cột số thứ tự: =IF(I15="","",COUNTA($B$15:B15)) và copy xuống các ô còn lại. - Cột tên nhãn hiệu, …: =IF(I15="","",INDEX(NHH!$D$9:$D$29,PNXHH!I15,0)) Index(vùng tham chiếu, số thứ tự dòng, số thứ tự cột)
Hàm index sẽ tham chiếu và trả về giá trị cần tìm theo số cột và số dòng mà mình đặt trong công thức. Trong trường hợp PN03: index(cột tên hàng, số thứ tự của mặt hàng thứ nhất trong PN03 là 6 trong cột tên hàng, số thứ tự cột là 0): giá trị trả về là tên của mặt hàng trong phiếu nhập 06 và có số thứ tự trong cột tên hàng là 06.
Tương tự với các cột còn lại.
- Với ô ngày tháng: =IF($I$1<>"",VLOOKUP($I$1,nkc,2,0),"") Ta vào Cells format đểđịnh dạng như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 4:
Với các thông tin như họ và tên người giao ta có thể dùng hàm vlookup(giá trị tìm kiếm, vùng tìm kiếm, số thứ của cột chứa giá trị tìm kiếm trong vùng tìm kiếm, 0).
Ta có thể them các thông tin khác tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.