3. Chương 3:
3.2.3 Xây dựng hệ thống chỉ số kết quả thực hiện chủ yếu KPI:
là chỉ số KPI”) cho Phòng kinh doanh và Phòng thẩm định tín dụng
Nhắc lại khái niệm về hệ thống chỉ số kết quả thực hiện chủ yếu KPI: đây là hệ thống chỉ số kết quả thực hiện chủ yếu KPI là những thước đo có thể lượng hóa được. Chỉ số KPI sẽ gắn với mục tiêu của công ty và đồng thời gắn với mục tiêu phát triển của từng đơn vị chức năng là Phòng kinh doanh và Phòng thẩm định tín dụng. Chỉ số KPI phải bảo đảm được nguyên tắc là (i) specific: cụ thể; (ii) measurable: có thể đo lượng được; và (iii) acchievable: có thể đạt được.
3.2.3.1. Phòng kinh doanh - hệ thống chỉ số kết quả thực hiện chủ yếu KPI
Đến đây, chúng ta sẽ tiến hành xây dựng hệ thống chỉ số KPI cho phòng chức năng quan trọng là Phịng kinh doanh. Mục đích chính của việc xây dựng hệ thống KPI cho Phòng kinh doanh là thể hiện các công việc và trách nhiệm của Phòng kinh doanh thành những thước đo có thể lượng hóa được, từ đó giúp cho nhà quản trị cấp trung và
quản trị cấp cao thấy được hoạt động của Phòng kinh doanh là đúng hướng theo chiến lược của công ty đề ra.
Trên cơ sở bảng hệ thống quản lý hoạt động của Phòng kinh doanh, chúng ta phát triển thành hệ thống KPI ban đầu như bảng sau:
Bảng 3. 2 : Hệ thống KPI – Phòng kinh doanh
Chỉ Tiêu Diễn Giải Phát triển thànhTiêu đề KPI
Nhiệm vụ của Phịng Kinh Doanh
+ Thực hiện cơng việc tìm kiếm khách hàng.
+ Xây dựng và duy trì cơ sở khách hàng.
+ Tăng trưởng lợi nhuận ổn định. + Thực hiện các nghiệp vụ cho th tài chính được phép.
+ Duy trì tốt cơ sở khách hàng hiện hữu.
+ Phát triển và gia tăng số lượng khách hàng thuê tài chính.
+ Phát triển hệ thống nhà cung cấp thiết bị "Dealership".
+ Thẩm định sơ bộ tình hình tài chính của khách hàng.
+ Theo dõi việc thanh toán tiền thuê của khách hàng.
+ Đào tạo phát triển nhân viên.
+ Tỷ số IRR; + Giá trị NPV; + Tỷ lệ lãi (Margin); Cơng việc chính + Số lượng phát triển nhà cung cấp; + Số lượng khách hàng mới; + Số lượng khách hàng hiện hữu sử dụng lại; + Số lượng cuộc gọi cho khách hàng; + Số lượng bài học E- learning cho nhân viên;
Cho th tài chính; Bán và tái th; Bao thanh tốn;
Tư vấn bảo lãnh th tài chính.
Tìm kiếm, đánh giá, xây dựng, duy trì và phát triển hệ thống khách hàng. Kiểm sốt thơng tin khách hàng.
Theo dõi tình hình tài chính.
Các tài liệu phục vụ cơng việc
+ Quy trình thực hiện dịch vụ th tài chính.
+ Quy trình bán hàng "SPIN Selling". + Quy trình xây dựng hệ thống nhà cùng cấp thiết bị "Dealership".
+ Quy trình thu hồi cơng nợ tiền th tài chính.
Trách nhiệm chính
Thực hiện nghiệp vụ cho thuê tài chính
Xây dựng hệ thống khách hàng th tài chính
Kiểm sốt và theo dõi tình hình trả tiền th tài chính của khách hàng. Đốc thúc khách hàng trả tiền thuê đúng hạn.
Tiến hành kiểm tra tài sản thuê đối với khách hàng chậm trả.
Báo cáo doanh số giải ngân. Báo cáo kiểm tra tài sản thuê.
Báo cáo tình hình thu tiền thuê và nợ quá hạn.
+ Tỷ lệ nợ quá hạn;
+ Tỷ lệ báo cáo nộp đúng thời hạn;
Việc xây dựng các tiêu đề KPI như bảng trên là bước đầu tiên để quy đổi các công việc và trách nhiệm của Phòng kinh doanh thành các chỉ tiêu có thể đo lường được.
Tiếp theo, chúng ta phải tiến hành xác định rõ về các chỉ tiêu KPI này nhằm tạo sự thống nhất trong toàn thể nhân viên và các cấp quản trị của Cơng ty cho th tài chính quốc tế Chailease. Hơn nữa, để cho Phịng kinh doanh và các nhân viên trong phòng chức năng này hiểu được và thực hiện được hệ thống KPI đã đề ra, thì chúng ta cần phải xác định cách thức đo lường cũng như mục tiêu định lượng cho từng KPI.
Bảng sau đây xác định chính xác cho từng KPI của Phòng kinh doanh, như sau:
Bảng 3. 3 : Định nghĩa chỉ tiêu KPI – Phịng kinh doanh
Kiểm sốt việc thu tiền thuê
Báo cáo
STT Tiêu đề KPI Định Nghĩa Đo Lƣờng (Parameters)Chỉ tiêu
1 Tỷ số IRR
Tỷ số hoàn vốn nội bộ trên vốn đầu tư thuê tài chính (Internal Rate of Return).
Theo số liệu trên hệ thống.
22% đến 25%/năm.
2 Giá trị NPV Giá trị hiện tại ròng của khoản đầu tư thuê tài chính.
Theo số liệu trên
hệ thống. 4,8 triệu USD
3 Tỷ lệ lãi
(Margin) Tỷ lệ lãi lề (margin)
Tỷ lệ lãi lề (margin) = Lãi suất thông báo cho KH - Chi phí vốn do hệ thống quy định. 6% đến 8%/năm. 4 Số lượng nhàcung cấp phát triển mới. Hệ thống nhà cung cấp thiết bị trong các ngành như nhựa, bao bì, in ấn, thực phẩm, xây dựng, v.v. Hợp đồng hợp tác ký với nhà cung cấp thiết bị. 12 5 Số lượng khách hàng mới Khách hàng mới thuê tài chính lần đầu tại cơng ty (NTL: New To Lease). Lập consultation và chuyển lên hệ thống. 444 6 Số lượng khách hàng hiện hữu sử dụng lại Khách hàng hiện hữu thuê tài chính lần 2 trở đi. Lập consultation và chuyển lên hệ thống. 44 7 Số lượng cuộc gọi cho khách hàng Gọi khách hàng giới thiệu dịch vụ cho thuê tài chính và khách đồng ý sử dụng dịch vụ.
Nhân viên gọi xong và ghi nhận
8 Số lượng bài học E-learning cho nhân viên
Giám đốc khối và các nhân viên quản lý sẽ xây dựng những slide về nghiệp vụ chuyên môn về bán hàng, k năng thuyết phục, quan lý khách hàng, v.v. sau đó tích hợp việc ghi âm thành một bài giảng Elearning.
Có thể xây dựng bài giảng mới và cải tiến các bài giảng Elearning hiện có. Ít nhất 2 bài/năm. 9 Phát triển nhân viên lên cấp độ quản lý/giám sát
Đào tạo và phát triển nhân viên lên cấp độ quản lý/giám sát.
Trao quyền quản lý theo từng mức độ hợp lý. 1 quản lý (tối thiểu) 10 Tỷ lệ tham dự các khóa tập huấn về chuyên môn Công ty sẽ tiến hành liên kết với các tổ chức tập huấn chuyên nghiệp như Dales Carnegies, v.v., để đào tào nhân viên về các k năng quan trọng.
Nhân viên tham dự và được cấp chứng chỉ khi hồn thành khóa học. 100% tham gia. 11 Tỷ lệ giữ nhân viên Khuyến khích, động viên nhân viên làm việc và đóng góp cho cơng ty. Tạo sự gắn bó giữa cơng ty và nhân viên.
Tỷ lệ = Số lượng nhân viên cuối năm/(Số lượng đầu năm + tuyển dụng trong năm) 80% 12 Tỷ lệ hồ sơ thuê tài chính được duyệt Tỷ lệ hồ sơ được duyệt bởi Hội đồng tín dụng. Tỷ lệ = Số lượng hồ sơ được duyệt/Tổng số hồ sơ consultation. 60%
13 Số lần gởi báo giá khách hàng
Lập báo giá
(pricing) về thuê tài chính gởi cho khách hàng mới.
Nhân viên nhập báo giá vào hệ thống và in ra, sau đó gởi cho khách hàng. Hệ thống ghi nhận lại số lần gởi.
2,778
14 Số hồ sơ gởi đi thẩm định
Lập consultation để gởi sang phịng thẩm định tín dụng. Nhân viên lập Consultation vào hệ thống và in ra, sau đó gởi cho phịng thẩm định tín dụng. Hệ thống ghi nhận lại số consultation. 556 15 Số lần đi thăm khách hàng trong kỳ
Sau khi gởi báo giá cho khách hàng, thì hẹn gặp để thuyết phục khách hàng gởi hồ sơ thuê tài chính.
Đặt lịch hẹn gặp khách trên hệ
thống 2,083
16
Giá trị giải ngân cho thuê tài chính trong kỳ
Số tiền giải ngân mua thiết bị cho khách hàng thuê tài chính.
Theo số liệu trên
hệ thống. 20 triệu USD 17 Tỷ lệ khách hàng được nhà cung cấp giới thiệu Số khách hàng mua thiết bị của nhà cung cấp và giới thiệu đi thuê tài chính. Hệ thống ghi nhận từ bộ phần quản lý nhà cung cấp. 67.00 18 Số lần hội thảo chuyên môn về thiết bị với nhà cung cấp Hợp tác với nhà cung bị để giới thiệu về đặc tính và kiến thức chuyên môn về thiết bị. Hệ thống ghi nhận từ bộ phần quản lý nhà cung cấp. 4
19
Số lần đi kiểm tra tài sản định kỳ
Đi kiểm tra và chụp hình tài sản thuê tại cơ sở đi thuê tài chính.
Mỗi tài sản thuê phải được kiểm tra định kỳ tối thiểu 6 tháng / lần. Sau đó, nhân viên kinh doanh lập báo cáo kiểm tra.
100% tham gia.
20
Tỷ lệ tài sản Mua bảo hiểm tài Ghi nhận trên hệ
100% tham gia.
thuê được mua
bảo hiểm đúng sản thuê tại công ty bảo hiểm được chỉ thống bởi Phịng quản lý hồ sơ tín thời hạn định bởi Chailease. dụng.
21
Xây dựng mới hoặc sửa đổi quy trình, chính sách nội bộ liên quan đến thị trường, kinh doanh Xây dựng và điều chỉnh chính sách cho phù hợp từng thời kỳ. Chính sách được trình Hội đồng quản trị phê chuẩn. 2 lần/năm. 22 Tỷ lệ nợ quá hạn Là những khách hàng chậm trả nợ và bị xếp vào nhóm 2 đến nhóm 5. Tổng số nợ quá hạn chưa xử lý được / Tổng dư nợ. Dưới 2.5% 23 Tỷ lệ báo cáo nộp đúng thời hạn Thực hiện các loại báo cáo theo quy định.
Báo cáo gởi theo hệ thống quy
định. 100% đạt.
Ghi chú: Các Chỉ tiêu (Parameters) chỉ là ước lượng thử nghiệm.
3.2.3.2. Phịng thẩm định tín dụng - hệ thống chỉ số kết quả thực hiện chủ yếu KPI
Tương tự như việc xây dựng hệ thống KPI cho Phòng kinh doanh, chúng ta cũng sử dụng cơ sở là bảng hệ thống quản lý hoạt động của Phòng thẩm định tín dụng để phát triển thành hệ thống KPI ban đầu như bảng sau:
Bảng 3. 4 : Hệ thống KPI – Phịng thẩm định tín dụng
Chỉ Tiêu Diễn Giải Phát triển thành Tiêu đề KPI
Nhiệm vụ của Phịng Thẩm Định Tín Dụng + Thực hiện thẩm định tín dụng hồ sơ khách hàng thuê tài chính. + Xây dựng và quản lý danh mục đầu tư thuê tài chính.
+ Thực hiện thẩm định tín dụng. + Đảm bảo kiểm sốt rủi ro tín dụng đối với khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện hữu.
+ Thẩm định tài chính của hệ thống nhà cung cấp thiết bị "Dealership". + Đào tạo phát triển nhân viên.
+ Số lượng hồ sơ thẩm định;
+ Số báo cáo định kỳ phân tích rủi ro danh mục đầu từ th tài chính;
Cơng việc chính
+ Số lượng hồ sơ thuê tài chính được duyệt;
+ Tỷ lệ nợ quá hạn; + Thời gian giải quyết hồ sơ thuê tài chính thiết bị (TAT: Turn Around Time);
+ Thời gian giải quyết hồ sơ thuê tài chính phương tiện là xe (TAT: Turn Around Time);
+ Thẩm định chất lượng các hồ sơ nhà cung cấp giới thiệu;
+ Số lượng bài học E- learning cho nhân viên tín dụng;
+ Phát triển nhân viên lên cấp độ quản lý/giám sát; + Tỷ lệ giữ nhân viên;
+ Quy trình thẩm định tín dụng.
+ Quy trình thực hiện dịch vụ th tài chính. + Quy trình đánh giá tài sản th tài chính.
+ Quy trình quản lý danh mục đầu tư th tài chính. Các tài liệu phục vụ cơng việc
+ Tỷ lệ tham dự các khóa tập huấn về chun mơn;
Thẩm định tài chính tín dụng; Thẩm định tài sản thuê; Đánh giá định tính;
Xếp hạng tín dụng khách hàng.+ Tỷ lệ hồ sơ thuê tài chính được duyệt; + Đánh giá xếp hạng khách hàng "VIP" Thực hiện nghiệp vụ thẩm định tín dụng
Trách nhiệm chính
Kiểm sốt và đánh giá định kỳ tài sản thuê của khách hàng. Kiểm tra tình trạng bảo
hiểm tài sản thuê định kỳ.
+ Số lần đi kiểm tra tài sản định kỳ với nhân viên kinh doanh; Đánh giá tài sản thuê
Thu thập, đánh giá, phân tích và phản hồi thơng tin rủi ro thị trường, rủi ro ngành, v.v. Xây dựng chính sách quản lý danh mục đầu tư hợp lý cho từng thời kỳ.
+ Xây dựng mới hoặc sửa đổi quy trình, chính sách nội bộ liên quan đến kiểm sốt rủi ro tín dụng và thị trường; Tìm hiểu, thu thập thơng tin thị trường
Báo cáo doanh số hồ sơ được duyệt;
Báo cáo cho trung tâm thơng tin tín dụng (CIC).
Báo cáo thống kê. + Tỷ lệ báo cáo về tín dụng, thống kế, CIC, nộp đúng thời hạn; Báo cáo (tuần/tháng/quý)
Sau khi đã xây dựng bước đầu được hệ thống các tiêu đề KPI, chúng ta phải tiến hành xác định rõ về các chỉ tiêu KPI này nhằm tạo sự thống nhất trong toàn thể nhân viên và các cấp quản trị của Cơng ty cho th tài chính quốc tế Chailease. Hơn nữa, để cho Phịng thẩm định tín dụng và các nhân viên trong phịng chức năng này hiểu được và thực hiện được hệ thống KPI đã đề ra, thì chúng ta cần phải xác định cách thức đo lường cũng như mục tiêu định lượng cho từng KPI.
Bảng 3. 5 : Định nghĩa chỉ tiêu KPI – Phịng thẩm định tín dụng.
STT Tiêu đề KPI Định Nghĩa Đo Lƣờng Mục Tiêu
1 Số lượng hồ sơ thẩm định
Số lượng hồ sơ tiếp nhận từ Phòng kinh doanh được gọi là số lượng Consultation. Hệ thống sẽ cung cấp số lượng Consultation theo từng kỳ báo cáo. 560 2 Số báo cáo định kỳ phân tích rủi ro danh mục đầu từ thuê tài chính
Là báo cáo phân tích danh mục đầu tư cho thuê tài chính. Tùy theo tình hình rủi ro thị trường và rủi ro ngành nghệ thì sẽ điều chỉnh tỷ trọng danh mục đầu tư vào các ngành nghề khác nhau.
Báo cáo sẽ do Giám đốc khối tín dụng thực hiện và tải lên hệ thống. 1 báo cáo/tháng. 3 Số lượng hồ sơ thuê tài chính được duyệt
Đây là hồ sơ được trình Hội đồng tín dụng và được Hội đồng phê duyệt. Hệ thống ghi nhận hồ sơ được duyệt. 330 4 Tỷ lệ nợ quá hạn Là những khách hàng chậm trả nợ và bị xếp vào nhóm 2 đến nhóm 5. Tổng số nợ quá hạn chưa xử lý được / Tổng dư nợ. Dưới 2% 5
Thời gian giải quyết hồ sơ thuê tài chính thiết bị (TAT: Turn Around Time)
TAT: Turn Around Time; Thời gian bình quân cho hồ sơ thuê thiết bị là 3-5 ngày; Trường hợp giá thuê trị lớn là 10 ngày. Hệ thống ghi nhận hồ sơ được duyệt. 3-5 ngày
6
Thời gian giải quyết hồ sơ thuê tài chính phương tiện là xe (TAT: Turn Around Time)
TAT: Turn Around Time; Thời gian bình quân cho hồ sơ thuê phương tiện xe là 2-3 ngày; Trường hợp giá thuê trị lớn là 7 ngày. Hệ thống ghi nhận hồ sơ được duyệt. 2-3 ngày 7 Thẩm định chất lượng các hồ sơ nhà cung cấp giới thiệu. Đánh giá những hồ sơ thuê tài chính mà nhà cung cấp giới thiệu. Xếp hạng những nhà cung cấp theo uy tín chất lượng hồ sơ, số lượng khách được giới thiệu, khả năng tài chính của nhà cung cấp, v.v. Từ đó, có những ưu tiên nhất định cho nhà cung cấp uy tín.
Báo cáo đánh giá 10 báo cáo/năm
8
Số lượng bài học E-learning cho nhân viên tín dụng
Giám đốc khối và các nhân viên quản lý sẽ xây dựng những slide về nghiệp vụ chun mơn tín dụng, quản trị rủi ro, v.v. sau đó tích hợp việc ghi âm thành một bài giảng Elearning.
Có thể xây dựng bài giảng mới và cải tiến các bài giảng Elearning hiện có. Ít nhất 2 bài/năm. 9 Phát triển nhân viên lên cấp độ quản lý/giám sát
Đào tạo và phát triển nhân viên lên cấp độ quản lý/giám sát.
Trao quyền quản lý theo từng mức độ hợp lý.
1 quản lý (tối thiểu)
10 Tỷ lệ giữ nhân viên
Khuyến khích, động viên nhân viên làm việc và đóng góp cho cơng ty. Tạo sự gắn bó giữa cơng ty và nhân viên.
Tỷ lệ = Số lượng nhân viên cuối năm/(Số lượng đầu năm + tuyển dụng trong năm) 80% 11 Tỷ lệ tham dự