3. Chương 3:
3.3 Tham vấn ý kiến chuyên gia – hoàn thiện hệ thống Thẻ điểm Cân
3.3.4 Thực hiện tham vấn ý kiến của các chuyên gia về hệ thống Thẻ điểm
bằng tại Cơng ty cho th tài chính quốc tế Chailease
Để thực hiện viêc tham vấn ý kiến các chuyên gia, chúng tôi tiến hành theo các câu hỏi dưới đây nhằm vào 2 vấn đề chính (a) tham vấn ý kiến chuyên gia về hệ thống Thẻ điểm Cân bằng vừa xây dựng như trên; (b) điều kiện để triển khai và thực hiện hiệu quả tại Cơng ty cho th tài chính quốc tế Chailease.
Bảng 3.1 0 : Câu hỏi để tham vấn ý kiến chuyên gia.
Stt Câu hỏi
1 Ơng có biết về hệ thống Thẻ điểm Cân bằng "Balanced Scorecard" không? Hiện nay cơng ty của Ơng có áp dụng hệ thống này chưa?
2 Ơng có thể cho nhận xét về Thẻ điểm Cân bằng mà tơi đã xây dựng cho phịng kinh doanh và phịng thẩm định tín dụng? 3 Ơng có thể cho ý kiến nhận xét về 4 viễn cảnh (có thể gọi là 4 tiêu chí) là Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, và Học hỏi phát triển?
4 Ông đánh giá thế nào về các tỷ trọng phần trăm cho các viễn cảnh trong 2 Thẻ điểm Cân bằng này? 5 Ơng xem những chỉ tiêu KPI có phản ánh đầy đủ nội dung cần thiết để đánhgiá hiệu quả của phịng kinh doanh và phịng thẩm định tín dụng khơng? 6
Nhân viên kinh doanh là người tạo ra thu nhập cho cơng ty nên có quyền làm theo cách của mình, miễn là đạt chỉ tiêu. Ơng nghĩ sao về vấn đề này? Điều này có ảnh hưởng như thế nào đối với việc áp dụng KPI và Thẻ điểm Cân bằng?
7 Theo Ơng thì cần làm gì để hồn thiện các Thẻ điểm Cân bằng này? 8 Ơng có suy nghĩ gì về việc thực hiện áp dụng Thẻ điểm Cân bằng này tại cơng ty Ơng khơng? 9 Nếu áp dụng Thẻ điểm Cân bằng này tại cơng ty, Ơng thấy có những khó
khăn gì khơng?
10 Ơng có thể cho ý kiến về các điều kiện cần thiết nếu áp dụng hệ thống Thẻ điểm Cân bằng tại cơng ty Ơng? 3.3.5. Tổng hợp ý kiến chuyên gia và điều chỉnh Thẻ điểm Cân bằng của Phòng
kinh doanh và Phòng thẩm định
3.3.5.1. Tổng hợp ý kiến chuyên gia
Chúng tôi thực hiện xem xét chọn lọc, loại bỏ những ý kiến trùng lắp của các chuyên gia và sau cùng đưa ra phần tổng hợp sau đây:
+ Hệ thống Thẻ điểm Cân bằng đang là một phương pháp quản lý hiện đại được sử dụng phổ biến trên thế giới, tuy nhiên phương pháp này đang mới bắt đầu được áp dụng dần dần ở Việt Nam.
+ Các chỉ số KPI cần phải rút gọn và xúc tích để vừa thể hiện được mục tiêu chiến lược và là cơ sở đánh giá công việc hằng ngày. Nên nhớ một điều rằng KPI là người phục vụ tốt nhưng lại là ơng chủ tồi, vì một lẽ nếu chỉ chú trọng để đạt các chỉ số KPI thì sẽ giảm bớt sự sáng tạo trong cơng việc và có thể một số nhân viên tìm cách đối phó. Tóm lại, cần giảm bớt KPI, từ 3-4 chỉ số cho một viễn cảnh là hợp lý, nhằm tránh sự mất tập trung và khó quản lý trong q trình thực hiện.
+ Nhân viên kinh doanh là những người tiên phong, năng động để tìm khách hàng và mang lại lợi nhuận cho cơng ty, đó là điều khơng thể phủ nhận và ln được đánh giá cao. Tuy nhiên, hệ thống Thẻ điểm Cân bằng sẽ trở thành một cơng cụ hữu ích để bộ phận kinh doanh dẫn hoạt động của mình theo đúng hướng. Mặt khác, ban quản trị có thể theo dõi việc thực thi chiến lược một cách liên tục và có sự điều chỉnh kịp thời hợp lý.
+ Hệ thống Thẻ điểm Cân bằng là một hệ thống có chỉ số định lượng, nhưng điều đó chưa đủ. Cần thiết phải xây dựng bảng đánh giá định tính đi kèm thì mới hồn thiện được hệ thống Thẻ điểm Cân bằng.
+ Việc áp dụng hệ thống Thẻ điểm Cân bằng sẽ mất nhiều thời gian. Cần thiết phải có những lớp tập huấn để các nhà quản trị cấp trung hiểu được ích lợi của hệ thống, phải cho họ thấy được hệ thống Thẻ điểm Cân bằng là một cơng cụ hữu ích giúp việc quản lý của họ dễ dàng và hiệu quả. Từ đó, họ sẽ có quyết tâm thực hiện và truyền đạt cho nhân viên của họ. Hơn thế nữa, các nhân viên cũng phải được đào tạo kiến thức về hệ thống Thẻ điểm Cân bằng thì việc áp dụng mới có khả năng thành cơng cao.
3.3.5.2. Phòng kinh doanh - Hệ thống Thẻ điểm Cân bằng – Hoàn thiện
Sau khi xem xét các ý kiến chuyên gia, chúng tôi tiến hành chọn lọc và hồn thiện Thẻ điểm Cân bằng cho Phịng kinh doanh như sau.
Bảng 3.1 1 : Hoàn thiện hệ thống Thẻ điểm Cân bằng – Phòng kinh doanh
Viễn Cảnh Mục tiêu Tỷ trọng Yêu cầu Công Việc (KPI) Đo Lƣờng
TÀI CHÍNH Tăng trưởng lợi nhuận 17% Tỷ số IRR 22% đến 25%/năm.
Giải ngân 10% Giá trị giải ngân cho thuê tài chính trong kỳ 20 triệu USD Kiểm soát rủi
ro 8% Tỷ lệ nợ quá hạn Dưới 2.5% KHÁCH HÀNG Phát triển kênh khách hàng mới 12% Số lượng khách hàng mới 444 Duy trì kênh khách hàng hiện hữu 7% Số lượng khách hàng
hiện hữu sử dụng lại 44
Phát triển kênh khách hàng giới thiệu từ nhà cung cấp 6% Tỷ lệ khách hàng được
nhà cung cấp giới thiệu 67
Số lượng nhà cung cấp
phát triển mới. 12
QUY TRÌNH NỘI BỘ
Hiệu quả trong quy trình tín
dụng 8%
Tỷ lệ hồ sơ thuê tài
chính được duyệt 60%
Tuân thủ quy trình sau cho
thuê
6% Số lần đi kiểm tra tài sản định kỳ 100% thamgia.
Cải tiến quy
trình 6%
Xây dựng mới hoặc sửa đổi quy trình, chính sách nội bộ liên quan đến thị trường, kinh doanh
2 lần/năm.
HỌC HỎI & PHÁT TRIỂN
Nâng cao kiến thức chuyên
môn
5% Số lượng bài học E- learning cho nhân viên
Ít nhất 2 bài/năm.
Số lần hội thảo chun mơn về thiết bị với nhà
cung cấp 4
Nâng cao k
năng 5%
Tỷ lệ tham dự các khóa tập huấn về chuyên mơn
100% tham gia.
Văn hóa trao quyền và liên kết
5% Phát triển nhân viên lên cấp độ quản lý/giám sát
1 quản lý (tối thiểu)
Động viên 5% Tỷ lệ giữ nhân viên 80%
Cộng 100%
3.3.5.3. Phịng thẩm định tín dụng - Hệ thống Thẻ điểm Cân bằng – Hoàn thiện
Tương tự như trên, sau khi xem xét các ý kiến chuyên gia, chúng tôi tiến hành chọn lọc và hoàn thiện Thẻ điểm Cân bằng cho Phịng thẩm định tín dụng như sau.
Bảng 3.1 2 : Hoàn thiện hệ thống Thẻ điểm Cân bằng – Phịng thẩm định tín dụng.
Viễn Cảnh Mục tiêu Tỷ trọng u cầu Cơng Việc
(KPI) Đo Lƣờng TÀI CHÍNH Tăng trưởng hoạt động 20% Số lượng hồ sơ thẩm định 560
Số lượng hồ sơ th tài
chính được duyệt 330
Kiểm sốt rủi
ro 10% Tỷ lệ nợ quá hạn Dưới 2% KHÁCH HÀNG Nâng cao sự hài lòng khách hàng 20%
Thời gian giải quyết hồ sơ thuê tài chính thiết bị (TAT: Turn Around Time)
Thời gian giải quyết hồ sơ thuê tài chính phương tiện là xe (TAT: Turn Around Time)
2-3 ngày
Tỷ lệ hồ sơ thuê tài
chính được duyệt 60% Khai thác hiệu quả quan hệ khách hàng 10% Thẩm định chất lượng các hồ sơ nhà cung cấp giới thiệu. 10 báo cáo/năm QUY TRÌNH NỘI BỘ Tuân thủ định
hướng đầu tư 8%
Số báo cáo định kỳ phân tích rủi ro danh mục đầu từ thuê tài chính 1 báo cáo/tháng. Tuân thủ quy trình sau cho thuê
6% Số lần đi kiểm tra tài sản định kỳ với nhân viên kinh doanh
100% tham gia.
Cải tiến quy
trình 6%
Xây dựng mới hoặc sửa đổi quy trình, chính sách nội bộ liên quan đến kiểm sốt rủi ro tín dụng và thị trường
2 lần/năm.
HỌC HỎI & PHÁT TRIỂN
Nâng cao kiến thức chuyên
môn
8%
Số lượng bài học E- learning cho nhân viên tín dụng
Ít nhất 2 bài/năm.
Tỷ lệ tham dự các khóa tập huấn về chun mơn
100% tham gia.
Văn hóa trao quyền và liên
kết 6%
Phát triển nhân viên lên cấp độ quản lý/giám sát
1 quản lý (tối thiểu)
Động viên 6% Tỷ lệ giữ nhân viên 80%
3.3.6. Điều kiện thực hiện và các giải pháp
3.3.6.1. Điều kiện thực hiện
+ Theo ý kiến của các chuyên gia, điều kiện cần đầu tiên là lãnh đạo doanh nghiệp cần phải hiểu rõ cả lợi ích và thách thức trong việc ứng dụng hệ thống Thẻ điểm Cân bằng, cần có thuật lãnh đạo (leadership) cũng như mong muốn theo đuổi việc ứng dụng hệ thống Thẻ điểm Cân bằng. Điền kiện thứ hai là doanh nghiệp phải đảm bảo tính sẵn có của dữ liệu đo lường (data), nhất là trong các doanh nghiệp hay tổ chức nhỏ. Cuối cùng là khả năng (kiến thức) về hệ thống Thẻ điểm Cân bằng của lãnh đạo, ban giám đốc, các trưởng bộ phận để có thể hiệu chỉnh hệ thống Thẻ điểm Cân bằng vào bối cảnh cũng như đặc trưng của doanh nghiệp mình.
+ Cơng ty cần xây dựng thêm hệ thống theo dõi và cập nhật kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI. Hệ thống theo dõi có thể xây dựng để nhập liệu một cách thủ công, đơn giản (nhập số liệu cập nhật của từng chỉ tiêu tại những thời điểm nhất định như cuối tháng), bán thủ công (xây dựng dựa trên các cơng cụ bảng tính như Excel, nhập liệu định kỳ tùy theo chỉ tiêu.
+ Có thể xây dựng dashboard (bảng theo dõi) thể hiện những kết quả chỉ tiêu chính yếu nhất dưới hình thức đồ thị, hình ảnh trực quan. Dashboard có thể xây dựng một cách thủ công nhưng một hệ thống dashboard dựa trên phần mềm tính tốn tự động sẽ hữu ích và tạo động lực tốt hơn cho cán bộ quản lý và nhân viên các bộ phận.
+ Xác định được các chương trình đầu tư và hành động cũng như kế hoạch phân bổ nguồn lực cần thiết. Tích hợp tồn bộ quá trình hoạch định chiến lược với quá trình xác định chương trình đầu tư, kế hoạch hành động, lập kế hoạch ngân sách cùng nhau để đảm bảo các mục tiêu có thể được thực hiện.
+ Một hệ thống đãi ngộ (lương, thưởng) dựa trên thành tích là nhân tố quan trọng để triển khai thành công hệ thống Thẻ điểm Cân bằng trong Cơng ty cho th tài chính quốc tế Chailease. Việc ứng dụng thành công hệ thống Thẻ điểm Cân bằng đều gắn kết quy trình quản trị thành tích với hệ thống Thẻ điểm Cân bằng. Trong quá trình thiết lập mục tiêu, các mục tiêu của các tổ đội và cá nhân, đặc biệt là của đội ngũ quản lý, phải bao gồm hoặc gắn kết với các mục tiêu trong hệ thống Thẻ điểm Cân bằng. Cơ chế lương, thưởng được điều chỉnh theo hướng việc tăng lương, phân bổ tiền thưởng dựa trên mức độ hoàn thành các mục tiêu cá nhân và tổ đội. Tỷ lệ thu nhập biến đổi (tiền lương và tiền thưởng) phụ thuộc vào tính chất công việc và trách nhiệm của họ đổi với các mục tiêu chiến lược. Một hệ thống đãi ngộ dựa trên thành tích là cơng cụ vơ cùng quan trọng để hướng sự nỗ lực của các tổ đội và nhân viên vào việc thực hiện các mục tiêu của hệ thống Thẻ điểm Cân bằng.
3.3.6.2. Đề xuất giải pháp và điều kiện thực hiện tại Cơng ty cho th tài chính quốc tế Chailease
Theo như sự tổng kết từ việc tham vấn ý kiến của các chuyên gia về các giải pháp và điều kiện thực hiện nhằm áp dụng tại Công ty cho thuê tài chính quốc tế Chailease, chúng tôi đúc kết ra những nhận định sau đây.
+ Kiên trì thực hiện: để thực hiện được hệ thống Thẻ điểm Cân bằng thì ban quản trị của Cơng ty cho th tài chính quốc tế Chailease cần phải có sự kiên trì và bền bỉ của tập thể ban quản trị và tồn thể nhân viên trong cơng ty. Đây là một q trình địi hỏi các nỗ lực khơng ngừng đồng thời phải quyết liệt để tạo ra một thói quen, tạo ra một văn hóa để thực hiện và tuân thủ hệ thống Thẻ điểm Cân bằng. + Nhất quán trong tổ chức: đây chính là sự thống nhất và xuyên suốt trong tư tưởng
Cân bằng thì nhất thiết phải có kiến thức và sự am hiểu về phương pháp quản lý này, hơn thế nữa để đạt hiệu quả của phương pháp quản lý thì cần phải thực hiện một cách nhất quán trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
+ Công bố thông tin rộng rãi và ghi nhận đầy đủ các kết quả: để đánh giá việc thực hiện các mục tiêu đề ra theo hệ thống Thẻ điểm Cân bằng thì nhất thiết thơng tin về các mục tiêu của từng nhân viên trong bộ phận phải được thông tin cho các nhân viên một cách rõ ràng và được sự ủng hộ của họ. Hơn nữa, việc đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu cũng như năng lực nhân viên chỉ được tiến hành khi có sự ghi nhận kết quả của các một tiêu một cách đầy đủ và liên tục.
+ Đánh giá và động viên đúng lúc: một trong những mục đích của hệ thống Thẻ điểm Cân bằng là quản lý cơng việc và đánh giá nhân viên. Vì vậy, việc đánh giá và động viên nhân viên phải được thực hiện đúng lúc và thường xuyên nhằm tạo ra động lực ngày càng mạnh mẽ hơn để nhân viên đóng góp vào sự phát triển và thành công của tổ chức.
PHẦN KẾT LUẬN
Qua phần trình bày ở trên, chúng ta đã đi từ cơ sở những lý thuyết về quản lý hoạt động nói chung và chi tiết về hệ thống Thẻ điểm Cân bằng, từ đó chúng ta thấy được tính chiến lược cũng như tích thực tiễn của hệ thống quản lý này.
Thực tế đã chứng minh rằng hệ thống Thẻ điểm Cân bằng đã trở thành hệ thống xây dựng kế hoạch và quản trị chiến lược, xuất phát từ mơ hình đánh giá hiệu quả hoạt động doanh nghiệp đơn giản. Hệ thống này giúp doanh nghiệp triển khai những chiến lược trên giấy thành những “mệnh lệnh hành động” cho hoạt động hàng ngày của mình.
Hơn thế nữa, hệ thống Thẻ điểm Cân bằng giúp tạo ra các mơ hình khơng chỉ đo lường hiệu quả hoạt động mà còn giúp hoạch định những công việc cần phải thực hiện và đánh giá.
Để thực hiện được hệ thống Thẻ điểm Cân bằng thì nhất thiết phải chú trọng việc xây dựng chỉ số kết quả thực hiện chủ yếu KPI. Chỉ số này phải mang tính chỉ đạo và định hướng cho công việc hoạt động hằng ngày.
Việc ứng dụng hệ thống Thẻ điểm Cân bằng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được những vấn đề sau:
+ Hệ thống quản lý nhất quán và xuyên suốt từ chiến lược đến hành động. hệ thống quản lý này sẽ giúp doanh nghiệp biến chiến lược chung của công ty thành mục tiêu hành động riêng của mỗi nhân viên. Nói cách khác, hệ thống Thẻ điểm Cân bằng giúp cho việc thực thi chiến lược trở thành một quá trình liên tục.
+ Hệ thống truyền thơng hiệu quả vì thơng qua đó nhà quản trị có thể truyền tải thơng điệp về chiến lược và định hướng của cơng ty đến tồn thể nhân viên một cách rõ ràng, minh bạch, nhất quan. Từ đó, mỗi nhân viên trong cơng ty nắm rõ được cơng việc cụ thể của mình là gì, hướng đi cho kinh doanh, lên kế hoạch
hành động, theo đúng đường lối và chiến lược của ban quản trị đã đề ra. Hệ thống Thẻ điểm Cân bằng giúp cho cơng việc hàng ngày của mỗi nhân viên có tính chiến lược.
+ Hệ thống đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên. Với công cụ quản lý này, tổ chức thông qua hệ thống Thẻ điểm Cân bằng sẽ đánh giá được chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra những biện pháp động viên
thích đáng.
+ Hệ thống quản lý “cân bằng” tạo sự phát triển bền vững. Đó chính là sự tác động mật thiết giữa 4 viễn cảnh là Tài chính (Finance); Khách hàng (Customer); Quy