CHƯƠNG 2 .MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
3.1. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ ĐĂK
Qua quá trình tham khảo hoạt động chúng thực tại UBND xã nơi em thực tập bên cạnh những mặt tích cực, pháp luật về chứng thực cịn bộc lộ một số điểm còn hạn chế, đòi hỏi phải sớm được khắc phục để nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực, góp phần cải cách hành chính, tạo mơi trường pháp lý thuận lợi để người dân thực hiện các quyền, lợi ích hợp pháp của mình trong thời kỳ hội nhập hiện nay, bản thân xin có một số kiến nghị sau:
- Về chứng thực bản sao
Theo quy định của Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP , Phịng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tiếng nước ngồi và song ngữ, cịn Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Quy định này đã gây ra tình trạng quá tải tại các Phòng Tư pháp, bởi hiện nay, rất nhiều giấy tờ, văn bản được cấp dưới dạng song ngữ. Để giải quyết vấn đề này, việc phân định lại thẩm quyền chứng thực giữa Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã một cách hợp lý là rất cần thiết.
Hiện nay, quy định về chứng thực bản sao trong một số trường hợp còn chưa rõ ràng, dẫn đến tùy tiện khi áp dụng, cụ thể như: Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính đã hết hiệu lực pháp luật, chứng thực bản sao từ “phó bản”… do pháp luật chưa có quy định cụ thể có được chứng thực bản sao từ các giấy tờ thuộc trường hợp này hay khơng, do đó đã gây ra tình trạng khơng thống nhất khi áp dụng (có cơ quan vẫn tiếp nhận chứng thực bản sao từ những “bản chính” này, có cơ quan lại từ chối). Bên cạnh đó, đối với bản chính do cơ quan có thẩm quyền của nước ngồi cấp có cần phải hợp pháp hóa lãnh sự trước khi chứng thực bản sao từ bản chính hay khơng; bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngồi có cần phải dịch sang tiếng Việt trước khi thực hiện chứng thực bản sao hay không, hiện nay cũng chưa có quy định cụ thể.
Đặc biệt, tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực đang ngày càng trở nên phổ biến, gây phiền hà cho người dân, lãng phí cho xã hội. Mặc dù Nghị định số Số: 23/2015/NĐ- CP đã quy định cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao khơng có chứng thực có quyền u cầu đương sự xuất trình bản chính để đối chiếu, song quy định này khơng phát huy được hiệu quả trên thực tế, do các cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ không tự nguyện áp dụng quy định này. Do đó, cần có quy định chặt chẽ, cụ thể hơn về việc cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ phải tự tổ chức đối chiếu bản sao với bản chính, khơng được u cầu nộp bản sao có chứng thực (trừ trường hợp bản sao được gửi qua hệ thống bưu chính) để khắc phục tình trạng này.
- Về chứng thực chữ ký
Hiện nay, Nghị định số số: 23/2015/NĐ-CP chưa có quy định cụ thể về những trường hợp khơng được chứng thực chữ ký, nên tình trạng lợi dụng chứng thực chữ ký để hợp
33
pháp hóa hợp đồng, giao dịch cịn diễn ra phổ biến (tức là những việc về bản chất là hợp đồng, giao dịch, phải được chứng thực theo trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch, nhưng các bên đã lợi dụng, yêu cầu chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký nhằm trốn tránh lệ phí chứng thực và đơn giản hóa thủ tục). Mặt khác, đối với trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký mất năng lực hành vi dân sự hoặc văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký có nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội… người thực hiện chứng thực cũng khơng có cơ sở để từ chối. Do đó, để khắc phục tình trạng này, cần quy định cụ thể những trường hợp không được thực hiện chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký để hạn chế tình trạng lợi dụng thủ tục chứng thực chữ ký cũng như tạo thuận lợi cho người thực hiện chứng thực khi thực hiện nhiệm vụ.
- Về chứng thực hợp đồng, giao dịch
Trên thực tế, việc giao cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã chứng thực hợp đồng, giao dịch còn tiềm ẩn nhiều rủi ro, do nhiều cán bộ chứng thực còn chưa được đào tạo chuyên ngành luật, mặt khác cán bộ chứng thực cịn bị phân tán bởi cơng việc quản lý nhà nước, trong khi đó hợp đồng, giao dịch (đặc biệt hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản) là loại việc phức tạp, có giá trị lớn, dễ nảy sinh tranh chấp, đòi hỏi sự chuyên nghiệp của người thực hiện chứng thực. Do đó, cần quy định tách bạch trình tự, thủ tục chứng thực và giá trị pháp lý của văn bản chứng thực với trình tự, thủ tục cơng chứng và giá trị pháp lý của văn bản công chứng, để người dân thực hiện quyền tự định đoạt và tự chịu trách nhiệm về quyền, lợi ích hợp pháp của mình.