CHƯƠNG 2 .MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
2.2.6. Các loại việc của UBND cấp xã Chứng thực Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn
văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất
Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản:
Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về: - Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;
26
- Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy định của pháp luật về dân sự.
Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn:
Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải chịu trách nhiệm về:
Thời điểm, địa điểm chứng thực;
Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản tại thời điểm chứng thực;
- Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bản không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp: + Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;
+ Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp.
Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn:
a) Thủ tục chứng thực
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 3 I/PYC);
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật Đất đai năm 1987, Luật Đất đai năm 1993, Luật Đất đai năm 2003; Luật đất đai 2013; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của Nghị định số 01/2017/NĐ-CP ngày 06 tháng 01 năm 2017 của Chính phủ; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở (sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất);
Hợp đồng, văn bản về bất động sản.
Ngoài các giấy tờ nêu trên, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu câu chứng thực cịn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây:
- Bản sao Sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất nông nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng đặc dụng, trong khu vực rừng phòng hộ;
- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng đất đối với một phần thửa để;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di sản theo pháp luật;
27
- Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người được hưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc đó khơng xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là người duy nhất; Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và Giấy chứng nhận quyền sở hữu cơng trình xây dựng đối với trường hợp có tài sản gắn liền với đất mà người sở hữu tài sản đó bán, cho thuê, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn;
- Văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã trả khơng có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có quyền sử dụng đất là tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà đã trả trước tiền thuê đất hàng năm cho nhiều năm; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trước ngày 01 tháng 7 năm 2004 mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê hoặc đã trả trước tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất đã được trả tiền cịn lại ít nhất là 5 năm;
Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương lai mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc phải lập dự án đầu tư.
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn khơng được địi hỏi người yêu cầu chứng thực nộp thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên.
b, Trình tự chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực.
Trường hợp người có bất động sản khơng có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà hiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong Giấy chứng nhận quyền sử đụng đất thì cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn phải xác nhận các thông tin về thửa đất. Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất. Thời gian cung cấp thông tin về thửa đất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất khơng tính vào thời hạn chứng thực.
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xã thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản. Trường hợp khơng chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ thì cán bộ tư pháp
28
- hộ tịch xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng thực.
Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát hiện người có bất động sản khơng đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất động sản theo quy định của pháp luật thì cán bộ tú pháp - hộ tịch xã thị trấn trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản thừa kế thì thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế khơng tính vào thời hạn chứng thực.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực khơng q ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.
c, Ký chứng thực
Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người yêu cầu chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực đọc cho họ nghe. Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong họp đồng thì ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực hiện công chứng, chứng thực và ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng.
Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi vào cuối văn bản; văn bản chứng thực có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai.
Người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan chứng chứng thực có thể cho phép người đó ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu, trước khi thực hiện việc chứng thực.
Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký.
Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:
+ Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;
+ Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực, khi xem xét các giấy tờ xuất trình,
nếu xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu chứng thực; người yêu cầu chứng thực ít khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu chứng thực.
Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu khơng thể điểm chỉ bằng ngón trỏ phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp khơng thể điểm chỉ
29
bằng hai ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi điểm chỉ phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.
Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc điểm chỉ của người làm chứng. Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản, bản chính văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực đã xuất trình các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có . Mỗi hồ sớ phải được đánh số theo thứ tự thời giản phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch, bảo đảm dễ tra cứu.
d, Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc
Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ các trường hợp sau đây có thể được thực hiện ngồi trụ sở: việc chứng thực hợp đồng, giao dịch và chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại liệt, người già yếu khơng thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác khơng thể đến trụ sở cơ quan chứng thực.
Đối với mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng thực được thực hiện ngoài giờ làm việc thì phải ghi thêm giờ, phút mà người thực hiện chứng thực ký vào văn bản chứng thực.
e, Việc sửa lỗi kỹ thuật
Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện chứng thực được sửa các lỗi kỹ thuật trong hợp đồng đã được chứng thực mà chưa được thực hiện, với điều kiện việc sửa đó khơng ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên giao kết.
Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản chứng thực. Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực.
Khi sửa lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chú, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của cơ quan.
Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản chứng thực phải là người đã thực hiện việc chứng thực đó. Trong trường hợp người đã thực hiện việc chứng thực khơng cịn làm cơng tác đó nữa thì người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật đó.
Chứng thực hợp đồng, văn bản đó người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp:
Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng.
Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung của hợp đồng trước người thực hiện chứng thực.
Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu chứng thực đã nêu; việc ghi chép có thể là viết tay, đánh máy hoặc đánh bằng vi tính, nhưng phải bảo đảm nội dung người yêu cầu chứng thực đã nêu; nếu nội dung tuyên bố khơng trái pháp luật, đạo đức xã hội thì người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng.
30
➢ Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng
Đối với hợp đồng đã được chứng thực thì việc sửa đổi, bổ sung một phần hoặc toàn bộ hợp đồng đó cũng phải được chứng thực và việc chứng thực đó có thể được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nào, trừ trường hợp việc công chứng hợp đồng liên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt của Phịng Cơng chứng.
Vấn đề trên cũng được áp dụng đối với việc huỷ bỏ hợp đồng, nếu các bên giao kết yêu cầu chứng thực việc huỷ bở họp đồng đó.
➢ Chế độ lưu trữ;
Hồ sơ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi đã thực hiện chứng thực.
Uỷ ban nhân dân xã, phải thực hiện các biện pháp an tồn, phịng chống cháy, ẩm ướt, mối, mọt.
Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng thực và những thơng tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ chứng thực phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử liên quan đến việc đã chứng thực, thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản chứng thực với bản chính chỉ được thực hiện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nơi đang lưu trữ hồ sơ.
➢ Chế độ báo cáo
Uỷ ban nhân dân xã phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê số liệu về chứng thực định kỳ 6 tháng và hàng năm.
Nội dung báo cáo phải thể hiện đầy đủ tình hình tổ chức, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc và kết quả hoạt động chứng thực tại địa phương mình, đồng thời nêu rõ những khó khăn, vướng mắc phát sinh và những kiến nghị (nếu có).
Kèm theo báo cáo có biểu thống kê số liệu về chứng thực. Số liệu thống kê kèm theo báo cáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 31 tháng 3 của năm báo cáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 30 tháng 9 của năm báo cáo.
➢ Giải quyết khiếu nại
Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực không đúng với quy định của pháp luật.
Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với Uỷ ban nhân dân xã như sau: - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn giải quyết khiếu nại lần đầu đối với việc từ chối chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết khiếu nại.