CHƯƠNG 2 .MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
2.2. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
2.1.1. Khái niệm chung
Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có những thuật ngữ như sau:
20
"Bản chính" là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.
"Bản sao" là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
"Sổ gốc" là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
"Cấp bản sao từ sổ gốc" là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc.
Trong Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
“Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
“Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo quy định của Nghị định này.
“Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phịng, Phó Trưởng Phịng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, công chứng viên của Phịng cơng chứng, Văn phịng cơng chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
"Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính
21
phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
"Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
2.2.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực bản chính, chữ ký được chứng thực
Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Trong các giao dịch, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ, bản chính khơng được u cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh.
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chủ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ văn bản.
Giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật (Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP):
- Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký khơng đúng quy định thì khơng có giá trị pháp lý.
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực.
Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng khơng có giá trị pháp lý lên Cổng thơng tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngồi có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực và đăng tải thơng tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng khơng có giá trị pháp lý lên Trang thơng tin điện tử của cơ quan mình.
- Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực khơng đúng quy định pháp luật.
2.2.3. Thẩm quyền chứng thực.
22
Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngồi (Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngồi, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài...).
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu của cơng dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngồi... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài).
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:
+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân phải có chứng
thức của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của cơng chứng nhà nước ;
+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của cơng chứng
nhà nước; trường hợp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của cơng chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà nước;
trường hợp hợp đồng thuê quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của cơng chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam
định cư ở nước ngồi phải có chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của công chứng nhà nước.
+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của cơng chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của cơng chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của cơng chứng
nhà nước; trường hợp hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn nơi có đất.
Các bên trực tiếp hoặc thông qua người đại diện thoả thuận về mua bán, thuê, thuê mua, tặng cho, đổi, thế chấp, cho mượn, cho ở nhờ, uỷ quyền quản lý nhà ở (sau đây gọi chung là hợp đồng về nhà ở). Hợp đồng về nhà ở phải có chứng nhận của cơng chứng hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện đối với nhà ở tại đô thị, chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã đối với nhà ở tại nông thôn, trừ các trường hợp sau đây:
+ Cá nhân cho thuê nhà ở dưới sáu tháng;
+ Bên bán, bên cho thuê nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở; + Thuê mua nhà ở xã hội;
23
Ngày 19 tháng 10 năm 2009, Chính phủ ban hành Nghị định số 88/2009/NĐ-CP về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Tại điểm b khoản 4 Điều 26 Nghị định số 88/2009/NĐ-CP quy định: "Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm: Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứng yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất; xem xét, quyết định chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng ở địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công chứng.... Như vậy, ở những địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu cơng chứng và có quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về việc chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề cơng chứng thì Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã nơi đó khơng thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch.
- Theo Bộ luật Dân sự năm 2015 thì người lập di chúc có thể u cầu cơng chứng hoặc chứng thực bản di chúc.
2.2.4. Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực. Công chức Tư pháp - Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.
2.2.5. Thủ tục chứng thực
Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Tuy nhiên, trong thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng... ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại... Những bản chính cấp lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu. Do vậy, bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm:
Bản chính cấp lần đầu;
Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại;
Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
Chứng thực bản sạo từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính:
- Có quyền u cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào: Phịng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện việc chứng thực, không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
24
- Trong trường hợp bị từ chối chứng thực người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, nếu khơng đồng ý với lý do đó thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ mà họ xuất trình khi yêu cầu chứng thực.
Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã:
Thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác; đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.
Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thơng tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực.
Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo.
- Trong trường hợp từ chối chứng thực, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực; nếu việc chứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác có thẩm quyền.
Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính:
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình các giấy tờ sau đây: - Bản chính;
- Bản sao cần chứng thực;
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải kiểm tra tính hợp pháp của bản chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh; nếu khơng chứng minh được thì từ chối chứng thực.
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã đối chiếu bản sao với bản chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực. Khi chứng thực bản sao từ bản chính Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ "chứng thực bản sao đúng với bản chính", ngày, tháng, năm chứng thực, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Chú ý: trường hợp bản chính có một số chữ bị mờ mà tơ lại nhưng không làm thay đổi nội dung thì cũng được chứng thực
Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ "BẢN SAO" vào chỗ trống phía trên