CHƯƠNG III : Vận dụng ABC vào kế tốn chi phí và tính giá thành tại
3.2.2. Hoàn thiện phương pháp phân loại chi phí
chi phí một cách hợp lý
Hiện tại cơng ty phân loại chi phí thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung cách phân loại này cho biết được tổng chi phí phát sinh ban đầu để lập kế hoạch nhưng nó khơng phân biệt được chi phí phát sinh ở đâu, cho hoạt động sản xuất kinh doanh nào.
Để áp dụng phương pháp ABC công ty nên phân loại chi phí:
- Theo cách ứng xử của chi phí: phân loại chi phí thành biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp, để từ đó xác định mức độ thay đổi của hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí: chi phí trực tiếp- chi phí gián tiếp. Cách phân loại này sẽ giúp cho việc tập hợp chính xác chi phí trực tiếp vào từng sản phẩm,
đồng thời giúp nhà quản lý nhận dạng được chi phí gián tiếp để có tiêu thức phân bổ thích hợp tạo cơ sở cho việc tính giá thành được chính xác.
- Phân loại chi phí thành chi phí kiểm sốt được và khơng kiểm sốt được nhằm đánh giá thành quả quản lý của từng trung tâm chi phí tại cơng ty. Chỉ có những chi phí kiểm sốt được tại trung tâm chi phí mới được đưa vào báo cáo kiểm soát thành quả quản lý tại trung tâm đó.
Với đề xuất trên, tác giả đề nghị lập bảng phân loại chi phí tại cơng ty như sau:
Bảng 3.1: Bảng phân loại chi phí
TT CÁC KHOẢN CHI PHÍ khoảnTài
Theo cách ứng xử chi phí
Theo mối quan hệ với đối tượng chịu
phí
Chi phí kiểm sốt được–khơng kiểm sốt được tại
XN Biến phí Địnhphí Chi phí trực tiếp Chi phí
gián tiếp Kiểmsốt được
Khơng kiểm
sốt dược
I Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 x x x
II Chi phí nhân cơng trực tiếp 622 x x x
III 1 2 3 4 5 6 7
Chi phí SX chung: (tại đơn vị sản xuất
trực thuộc)
Chi phí nhân viên phục vụ SX Khấu hao TSCĐ
Chi phí sửa chữa bảo dưỡng TSCĐ Chi phí cơng cụ, dụng
cụ, Chi phí th văn phịng
Chi phí dịch vụ mua ngồi: điện,
627 x x 627.1 x 627.2 x 627.3 x 627.4 627.5 x 627.6 x 627.7 x x V 1 2 3 4 5 6 7 8
Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 x x
Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu văn phịng Chi phí thiết bị văn phịng Khấu hao tài sản cố định Thuế, phí Chi phí dự phịng
Chi phí dịch vụ mua ngồi Chi phí bằng tiền khác: đào tạo, trang phục,… 642.1 x 642.2 x 642.3 x 642.4 642.5 x x x 642.6 642.7 642.8 x x
VI 1 2 Chi phí bán hàng Chi phí tiếp khách Quảng cáo, tiếp thị…
641
641.1
641.2 x
x x x
x
Xác lập tiêu thức phân bổ và tính hệ số phân bổ chi phí hoạt động:
Ta sẽ xác định tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động dựa vào các hoạt động chính được nêu ở các trung tâm hoạt động.
- Ở trung tâm chăm sóc cây có ba hoạt động chính đó là trang bị dụng cụ vườn cây, vệ sinh vườn cây và bón phân. Ứng với mỗi hoạt động sẽ lựa chọn một tiêu thức phân bổ chi phí phù hợp và thu thập số lượng của tiêu thức phân bổ đó. Sau đó sẽ chia chi phí gắn liền với từng hoạt động cho số lượng của tiêu thức phân bổ gắn liền với hoạt động đó để tính hệ số phân bổ chi phí hoạt động.
+ Hoạt động trang bị dụng cụ vườn cây: tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động là số lượng hóa đơn mua dụng cụ phục vụ việc cạo mủ.
+ Hoạt động vệ sinh vườn cây: Hoạt động này tiêu thức phân bổ hợp lý nhất là số giờ công lao động trực tiếp của công nhân vệ sinh vườn cây.
+ Hoạt động bón phân: hoạt động chăm sóc bao gồm làm cỏ, tưới nước, bón phân, trừ sâu bệnh trong đó chi phí cho việc mua phân bón chiếm tỷ lệ nhiều hơn cả vì thế tiêu thức phân bổ là số hóa đơn mua phân bón.
Viêc tính tốn hệ số phân bổ chi phí hoạt động được minh họa như sau :
Bảng 3.2: Bảng tính tốn hệ số phân bổ ở trung tâm chăm sóc cây
Trang bị dụng cụ vườn cây
Vệ sinh vườn cây Bón phân
Tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động
Số hóa đơn mua dụng cụ
Số lượng giờ cơng nhân trực tiếp lao động
Số hóa đơn mua phân bón
Chi phí hoạt động
(đồng)
50.000.000 50.000.000 150.000.000
Số lượng của tiêu thức phân bổ
Hệ số phân bổ chi phí
100.000 đ/ hóa đơn 50.000 đ/ h 150.000 đ/ hóa đơn
Bên cạnh đó lập bảng theo dõi cho trung tâm chăm sóc vườn cây nhằm thuận tiện cho việc phân bổ chi phí đến từng hoạt động bên trong.
Bảng 3.3: Bảng kê chi phí hoạt động chăm sóc vườn cây
BẢNG KÊ CHI PHÍ
Hoạt động: Chăm sóc vườn cây đvt: ngàn đồng
Số CT thángNgày Nội dung Chi phí
Trong đó Trang bị dung cụ Vệ sinh
vườn cây Bón phân
CS01 02/01/2012 Chi phí lương nhân viên vệ sinh 50,000 50,000
CS02 03/01/2012 Chi phí mua chén,dao cạo mủ 50,000 50,000
CS03 03/01/2012 Mua phân bón, thuốc trừ sâu 150,000,000 150,000,000
…… …… ……. …… …… …… …….
Tổng cộng 150,100,000 50,000 50,000 150,000,000
- Trung tâm Khai thác có ba hoạt động chính là: Khai thác, mua ngồi, và vận chuyển . Hoạt động khai thác và hoạt động mua ngoài nguyên liệu là hoạt động gồm chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp sản xuất. Vì vậy căn cứ vào bảng kê vật liệu xuất, bảng tổng hợp số giờ công cho từng sản phẩm sẽ ghi nhận các chi phí này theo thực tế phát sinh, Cụ thể: Căn cứ vào sản lượng sản xuất trong tháng và định mức lượng cho một sản phẩm cao su khô làm ra mà bộ phận sản xuất sẽ yêu cầu lượng vật liệu cần dùng. Khi có sự gia tăng về lượng sản phẩm cần sản xuất thì chi phí ngun vật liệu trực tiếp tăng theo. Do đó, hoạt động ở cấp độ này không cần phải phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Căn cứ vào bảng tổng hợp số giờ công của từng loại sản phẩm để tổng hợp chi phí nhân cơng trực tiếp cho từng sản phẩm. Chi phí nhân cơng trực tiếp dựa trên mức độ đơn vị sản phẩm được xác định bằng tổng chi phí nhân cơng trực tiếp/ số sản phẩm sản xuất theo từng loại sản phẩm. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
và chi phí nhân cơng trực tiếp sẽ tập hợp theo phương pháp trực tiếp và không phải phân bổ.
Hoạt động vận chuyển nguyên liệu từ nông trường về nhà máy chế biến bao gồm nhận nguyên liệu từ nông trường, nhận nguyên liệu thu mua từ vườn cây tiểu điền, và vận chuyển nguyên liệu về nhà máy chế biến
Hoạt động nhận nguyên liệu từ nông trường: tiêu thức phân bổ dựa vào bảng kê của các nông trường mô tả số lượng mủ mà sẽ được chuyển giao cho nhà máy.
Hoạt động nhận nguyên liệu thu mua từ vườn cây tiểu điền: tiêu thức phân bổ dựa vào số hóa đơn mua hàng
Hoạt động chuyển nguyên vật liệu đến nhà máy chế biến: tiêu thức phân bổ dựa vào số đợt sản xuất của từng loại sản phẩm.
Viêc tính tốn hệ số phân bổ chi phí hoạt động được minh họa như sau :
Bảng 3.4: Tính tốn hệ số phân bổ chi phí hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu
Nhận nguyên liệu từ nông trường
Nhận nguyên liệu từ vườn cây tiểu điền
Vận chuyển nguyên liệu về nhà máy chế biến
Tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động
Bảng kê số lượng mủ Số hóa đơn mua nguyên liệu
Số đợt sản xuất
Chi phí hoạt động
(đồng)
7.000.000 3.000.000 10.000.000
Số lượng của tiêu thức phân bổ
120 bảng kê 100 hóa đơn 60 đợt sản xuất
Hệ số phân bổ chi phí
58.000 đ/ bảng kê 30.000 đ/ hóa đơn 166.000 đ/ đợt sản xuất
Bên cạnh đó lập bảng theo dõi cho từng hoạt động trong trung tâm
Bảng 3.5: Bảng kê chi phí hoạt động vận chuyển
BẢNG KÊ CHI PHÍ
Hoạt động: vận chuyển đvt: ngàn đồng
Số CT thángNgày Nội dung Chi phí
Trong đó Nhận NL từ nơng trường Nhận NL từ vườn tiểu điền vận chuyển về nhà máy KT01 02/01/2012 Chi phí bốc xếp mủ lên xe 10,000 3,000 7,000 KT02 03/01/2012 Xăng xe vận chuyển mủ về nhà máy 10,000 10,000 …… …… ……. …… …… …… ……. Tổng cộng 20,000 7,000 3,000 10,000
- Trung tâm chế biến gồm các hoạt động chính: lên kế hoạch chuẩn bị sản xuất, sản xuất, quản lý sản xuất, phục vụ sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Hoạt động chuẩn bị sản xuất: tiêu thức phân bổ sẽ căn cứ vào số lần chuẩn bị máy móc để phân bổ chi phí cho các sản phẩm liên quan.
Hoạt động sản xuất: Hoạt động này chủ yếu dựa vào máy móc nên tiêu thức phân bổ hợp lý nhất là số giờ máy chạy. Tính trực tiếp cho từng sản phẩm chịu chi phí.
Hoạt động quản lý sản xuất: với hoạt động này, tiêu thức phân bổ là số giờ công nhân quản lý phân xưởng làm việc. Hoạt động phục vụ sản xuất: Chi phí của hoạt động này phân bổ cho từng loại sản phẩm theo số lần sản xuất.
Hoạt động phục vụ sản xuất: tiêu thức phân bổ là số lần sản xuất.
Hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm: Theo dõi chi tiết từng lần kiểm tra liên quan đến sản phẩm nào thì tính trực tiếp cho sản phẩm đó. Đối với các chi phí chung thì phân bổ theo số lần kiểm tra.
Bảng 3.6: Bảng tính tốn hệ số phân bổ tại trung tâm chế biến
Chuẩn bị sản
xuất Quản lý sản xuất phục vụ sản xuất Kiểm tra chất lượng sản phẩm Tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động Số lần chuẩn bị máy móc Số giờ làm việc
của công nhân Số lần sản xuất
Số lần kiểm tra chất lượng sản phẩm Chí phí hoạt động (ngàn đồng) 20,000 70,000 35,000 10,000 Số lượng của tiêu thức phân bổ 60 lần 4800 giờ 60 lần 65 lần Hệ số phân bổ chi phí 333.33 ngàn đồng/ lần 14.58 ngàn đồng/ giờ 583.33 ngànđồng/ lần 153.85 ngàn đồng/ lần
Bên cạnh đó lập bảng theo dõi chi phí cho từng hoạt động trong trung tâm chế biến nhằm thuận tiện cho việc phân bổ chi phí.
Bảng 3.7: Bảng kê chi phí hoạt động chuẩn bị sản xuất
BẢNG KÊ CHI PHÍ
Hoạt động: chuẩn bị sản xuất đvt: ngàn đồng
Số CT
Ngày
tháng Nội dung Chi phí
Trong đó Kiểm tra máy móc Vận hành máy Tập trung NVL
KH01 02/01/2012 Tra dầu mỡ, lau chùi máy móc 10,000 10,000
KH02 03/01/2012
Tiền lương cơng nhân vận hành máy 50,000 50,000 KH03 03/01/2012 Chi phí vận chuyển NVL đến máy 10,000 10,000 …… …… ……. …… …… …… ……. Tổng cộng 70,000 10,000 50,000 10,000
Bảng 3.8: Bảng kê chi phí hoạt đơng quản lý sản xuất
BẢNG KÊ CHI PHÍ
Hoạt động: Quản lý sản xuất đvt: ngàn đồng
Số CT thángNgày Nội dung Chi phí
Trong đó Chung sản phẩm SVR 3L sản phẩm SVR 5 sản phẩm SVR 10L sản phẩm SVR 20L
QLSX01 02/01/2012 Lương nhân viên quản lý 124,000 62,000 31,000 16,000 15,000
QLSX02 03/01/2012 Chi phí quản lý chung 50,000 50,000
QLSX03 03/01/2012 Chi phí Khấu hao TSCĐ 177,094 44,273 59,031 44,274 19,677 9,839
QLSX04 04/01/2012 Chi phí bảo trì sửa máy 1 4,000 2,500 1,500
…… …… ……. …… …… ……
Tổng cộng 355,094 94,273 123,531 76,774 35,677 24,839
Bảng 3.9: Bảng kê chi phí hoạt động phục vụ sản xuất
BẢNG KÊ CHI PHÍ
Hoạt động: Phục vụ sản xuất đvt: ngàn đồng
Số CT Ngày
tháng Nội dung Chi phí
Trong đó
Điện Nước Xăng
PVSX01 02/01/2012 Tiền điện phục vụ
sản xuất 10,000
10,000
PVSX02 03/01/2012 Tiền nước phục vụ sản xuất 2,000 2,000
PVSX03 03/01/2012 Tiền xăng dầu chạy máy 20,000 20,000
…… …… ……. …… …… …… …….
Bảng 3.10: Bảng kê chi phí hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm
BẢNG KÊ CHI PHÍ
Hoạt động: Kiểm tra chất lượng sản phẩm đvt: ngàn đồng
Số CT
Ngày
tháng Nội dung Chi phí
Trong đó sản phẩm
SVR 3L sản phẩm SVR 5 sản phẩm SVR 10L sản phẩmSVR 20L
KT01 02/01/2012 Lấy mẫu kiểm tra 1,000 400 300 150 150
KT02 03/01/2012 Chạy máy kiểm tra 2,000 700 500 450 350
KT03 03/01/2012 Lương nhân viên kiể tra 4,000 1,100 1,100 900 900
…… …… ……. …… ……
Tổng cộng 7,000 2,200 1,900 1,500 1,400
- Trung tâm phân phối: Bởi vì đây là cơng ty trực thuộc tập đoàn Cao su Việt Nam nên toàn bộ sản phẩm chế biến xong sẽ được bán cho tổng cơng ty. Vì thế hoạt động bán hàng của cơng ty chỉ phát sinh chi phí đóng gói bao bì và vận chuyển hàng hóa.
+ Hoạt động phân phối hàng hóa sẽ được phân bổ dựa trên số lần vận chuyển hàng đi tiêu thụ.
Việc tính tốn hệ số phân bổ chi phí hoạt động được minh họa như sau :
Bảng 3.11: Bảng tính tốn hệ số phân bổ hoạt động phân phối hàng hóa
Phân phối
Tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động Số lần vận chuyển hàng hóa
Chí phí hoạt động (ngàn đồng) 60,000
Số lượng của tiêu thức phân bổ 02 lần
Hệ số phân bổ chi phí 30,000 ngàn đồng/ lần
Bên cạnh đó lập bảng theo dõi chi phí cho hoạt động phân phối nhằm thuận tiện cho việc phân bổ chi phí.
Bảng 3.12: Bảng kê chi phí hoạt động phân phối
BẢNG KÊ CHI PHÍ
Hoạt động: Phân phối đvt: ngàn đồng
Số CT Ngày tháng Nội dung Chi phí
PP01 02/01/2012 Xăng dầu 10,000
PP02 03/01/2012 Phí lệ phí cầu đường 200
PP03 03/01/2012 chi phí bốc xếp. Chuyển hàng 5,000
…… …… ……. ……
Tổng cộng 15,200
+ Trung tâm quản lý: các hoạt động trong trung tâm quản lý gồm: Chi lương cho nhân viên quản lý, vật liệu quản lý, đồ dùng văn phòng, … các hoạt động này sẽ được phân bổ theo lĩnh vực kinh doanh và sau đó phân bổ cho từng sản phẩm.
Bên cạnh đó lập bảng theo dõi chi phí cho hoạt động quản lý nhằm thuận tiện cho việc phân bổ chi phí.
Bảng 3.13: Bảng kê chi phí hoạt động quản lý
BẢNG KÊ CHI PHÍ
Hoạt động: Quản lý đvt: ngàn đồng
Số
CT Ngày tháng Nội dung Chi phí
QL01 02/01/2012 chi lương nhân viên quản lý 2,026,960
QL02 03/01/2012 chi phí đào tạo 328,183
QL03 03/01/2012 chi phí cước điện thoại,internet 5,000
…… …… ……. ……
Tổng cộng 2,360,143
3.2.3.Hồn thiện quy trình tập hợp chi phí, tổng hợp tính giá thành
Sau khi đã xác định được tiêu thức phân bổ chi phí và hệ số phân bổ chi phí. Giai đoạn này sẽ tập hợp các chi phí có liên quan vào từng sản phẩm theo mức độ hoạt động để xác định chi phí cho từng sản phẩm.
Ví dụ: Sản phẩm cao su SVR 3L là loại sản phẩm chất lượng cao địi hỏi tốn nhiều chi phí từ khâu chọn nguyên liệu , vận chuyển, đến khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm. Trong tháng, để sản xuất ra 5,9697.48 kg mủ khơ thì cần nhận 1 lượng ngun liệu từ nơng trường là 19,488.33 kg mủ tươi với 600 bảng kê và thu mua từ tiểu điền là 6,548.08kg mủ tươi với 200 hóa đơn mua hàng. Và có 30 lần vận chuyển nguyên liệu về nhà máy chế biến. Việc phân bổ chi phí vận chuyển đến sản phẩm cao su SVR 3L thông qua những tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động như sau:
Bảng 3.14: Bảng tính tốn chi phí hoạt động cho sản phẩm SVR3L
Hoạt động Số lượng của tiêu thức phân bổ Hệ số phân bổ chi phíhoạt động Chi phí hoạt động
Nhận nguyên liệu từ
nông trường 90 bảng kê 58,000đ/ bảmg kê 5,220,000 Nhận nguyên liệu từ
vườn tiểu điền 35 hóa đơn 30,000đ/ hóa đơn 1,050,000 Vận chuyển nguyên