…..6 4 3.2.3.3 Mua hàng
3.2.4. Giải pháp 4: Hồn thiện cơng tác sản xuất 6
Công ty chƣa xây dựng kế hoạch sản xuất chi tiết, các hệ thống máy sản xuất vẫn còn cũ kỹ, lạc hậu nên hao hụt trong sản xuất là rất lớn. Điều này sẽ làm cho công ty tốn nhiều chi phí, giá thành sản phẩm tăng cao, tính cạnh tranh của sản phẩm sẽ giảm. Do đó, đểể hạn chế các yếu điểểm này, công ty cần phải thực hiện các cơng tác kiểểm sốt sản xuất sau:
+ Dự báo số lƣợng từng loại sản phẩm cần sản xuất trƣớc tối thiểu là 01 tháng đểể công ty chuẩn bị nguồn nguyên liệu phục vụ cho sản xuất, và sắp xếp lịch chạy máy theo kế hoạch liên tục. Tránh tình trạng thay máy giữa chừng sẽ làm tăng chi phí sản xuất.
+ Kiểểm tra năng lực sản xuất khi nhận hợp đồng hay đơn hàng. Khi nhận hợp đồng hay đơn hàng mới, phòng kế hoạch phải kết hợp với các phòng ban đểể kiểểm tra lịch sản sản xuất. Nếu tại thời điểểm đó sản xuất khơng đủ cung cấp thì phải thƣơng lƣợng với khách hàng ngày giao hàng hợp lý, tránh tình trạng giao hàng trễ cho khách hàng, dẫn tới bị phạt và mất uy tín với khách hàng.
+ Nâng cao năng suất của công ty bằng cách đầu tƣ và thay thế dần máy móc thiết bị nhỏ gọn, thiết bị đóng gói tự động, năng suất cao, hoạt động một cách đồng bộ, giảm hao hụt đến mức thấp nhất.
+ Cập nhật thƣờng xun các thơng tin về tình hình sản xuất, chất lƣợng sản phẩm, tiến độ sản xuất thông qua hệ thống phần mềm quản lý kết nối dữ liệu để quản lý theo dõi kip thời tình hình sản xuất. Các bộ phận thƣờng xuyên họp, liên lạc giải quyết các trở ngại phát sinh và hƣớng giải quyết các trở ngại đó. Tránh tình trạng kéo dài làm chậm trễ đơn hàng do những nguyên nhân khách quan.
+ Bộ phận sản xuất ln phải kết nối với phịng kế hoạch cung ứng liên tục để khi 70
có bất kỳ biến động về tình hình ngun vật liệu khơng về kịp để điều chỉnh kế hoạch sản xuất kịp thời.
3.2.5. Giải pháp 5: Hồn thiện cơng tác tính định mức ngun vật liệu
Phịng đảm bảo chất lƣợng (QA- QC) chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc xây dựng định mức cho từng loại nguyên vật liệu và cho từng khâu của quá trình sản xuất.
Thơng thƣờng mục tiêu của các bộ phận trong Cơng ty thƣờng có mâu thuẫn với nhau. Phịng Đảm bảo chất lƣợng và nhà máy sản xuất lấy mục tiêu chất lƣợng làm đầu, còn bộ phận cung ứng lấy mục tiêu chi phí để quyết định phƣơng thức mua nguyên vật liệu. Phòng đảm bảo chất lƣợng sẽ đƣa ra các công thức pha chế cũng nhƣ yêu cầu về chất lƣợng của nguyên vật liệu sản xuất. Với cơng thức đó phịng sản xuất sẽ tiến hành sản xuất sản phẩm. Hiện tại Công ty xây dựng mức tiêu hao nguyên vật liệu dựa trên những quy định GMP- WHO của Bộ Y Tế về đảm bảo chất lƣợng theo dƣợc điển. Chỉ tiêu đặt ra đối với từng khâu sản xuất nguyên vật liệu hao hụt là dƣới 2%. Đây là một mức hao hụt vẫn còn khá cao so với sản xuất trong ngành dƣợc hiện nay. Vì vậy để có thể làm tốt hơn hoạt động chuỗi cung ứng nguyên vật liệu thì việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu phải sát hơn nữa với tiêu hao, hao hụt trong thực tế sản xuất.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, cơng tác tính định mức ngun vật liệu là rất quan trọng. Nó ảnh hƣởng trực tiếp đến việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu và hoạt động cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Vì vậy, định mức phải đƣợc xây dựng phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty và phải đƣợc xây dựng cho mọi khâu có sử dụng nguyên vật liệu. Bộ phận định mức cần phải thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá, hoàn thiện định mức để tiết kiệm tối đa nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.
Số lƣợng nhân viên bộ kế hoạch cịn q ít (chỉ có 4 ngƣời), năng lực chƣa cao trong khi các đơn hàng quá nhiều nên việc kết hợp với QA để đƣa ra định mức còn chậm, chƣa đáp ứng q trình sản xuất. Cơng ty cần tuyển dụng thêm nhân viên bổ sung vào bộ phận kế hoạch, đồng thời, Công ty cần thƣờng xuyên kiểm tra và tổ chức các chƣơng trình đào tạo, nâng cao trình độ, năng lực cho cán bộ định mức.
Công ty chƣa xây dựng một định mức chi phí và tiết kiệm nhất. Công ty cần liên tục nghiên cứu, cải tiến cơng tác tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Dựa trên thực tế tình hình sản xuất kinh doanh, nghiên cứu xây dựng những định mức hợp lý hơn, đảm bảo cung cấp sản phẩm đạt yêu cầu với mức sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm nhất.
Bên cạnh đó, Cơng ty cần nâng cấp máy móc thiết bị hiện đại sản xuất đồng bộ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu giảm hao phí do chạy máy. Cơng ty cần tìm các biện pháp thích hợp để giảm tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm tới mức tối thiểu, giảm giá thành và tăng khả năng cạnh tranh cho sản phẩm.
Trong quá trình sản xuất, nhân viên tính định mức cần thƣờng xuyên theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện định mức đối với từng công đoạn, từng phân xƣởng sản xuất để phát hiện những tiêu cực còn tồn tại và nguyên nhân của những tiêu cực đó. Từ đó có giải pháp khắc phục, đồng thời phát huy các thành tích đạt đƣợc.
3.2.6. Giải pháp 6: Hồn thiện cơng tác vận chuyển ngun vật liệu
Với bất cứ một doanh nghiệp nào thì hoạt động vận chuyển đều quan trọng. Ngày nay hoạt động này càng trở lên quan trọng hơn do sự dịch chuyển về thị trƣờng kinh tế đƣợc mở rộng ra khắp nơi trên thế giới. Với các doanh nghiệp sản xuất dƣợc nhƣ Cơng ty dƣợc phẩm 3/2 thì hoạt động này càng có ý nghĩa hơn vì nó ảnh hƣởng trực tiếp tới chi phí vận chuyển, thời gian vận chuyển, và chất lƣợng nguyên vật liệu sau khi vận chuyển.
Công ty phải xây dựng đƣợc các kế hoạch vận chuyển cụ thể, giải quyết nhiệm vụ vận chuyển với chi phí nhỏ nhất, có các kế hoạch bảo dƣỡng, sửa chữa phƣơng tiện vận chuyển. Khi đã xây dựng đƣợc các kế hoạch vận chuyển, Công ty cần thƣờng xuyên giám sát, kiểm tra việc tổ chức thực hiện hoạt động vận chuyển, đảm bảo ăn khớp với nhịp độ sản xuất.
Công ty cần đặt hàng kết hợp nhiều mặt hàng với nhau để giảm bớt chi phí vận chuyển và nhân sự.
Chi phí vận chuyển ln đƣợc xem là yếu tố quan trọng của các chi phí hậu cần trong Cơng ty. Vì vậy, nhân viên làm cơng tác vận chuyển cần phải đƣợc đào tạo thêm để
có hiểu biết sâu sắc về vấn đề vận chuyển nguyên vật liệu, đáp ứng u cầu về trình độ chun mơn, đảm bảo hoạt động vận chuyển hiệu quả với chi phí thấp nhất.
3.2.7. Giải pháp 7: Hoàn thiện hoạt động tại kho nguyên vật liệu
3.2.7.1. Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu
Kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng nguyên vật liệu theo từng chủng loại, kiểm tra chất lƣợng nguyên liệu đầu vào bằng các thiết bị phịng thí nghiệm, máy sắc ký lỏng hiện đại với độ chính xác cao. Quy trình kiểm tra chất lƣợng nguyên vật liệu nhập về cần có sự tham gia của các dƣợc sĩ, kỹ sƣ xét nghiệm, thủ kho đánh giá chất lƣợng nguyên vật liệu dựa trên các tiêu chuẩn kỹ thuật ngành dƣợc. Nếu nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn, khơng có sai sót gì thì thủ kho sẽ nhập kho nguyên vật liệu theo các thủ tục quy định của Công ty. Nếu nguyên vật liệu không đúng số lƣợng, không đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, bộ phận QA cần phải làm rõ nguyên nhân sai sót từ khâu nào, sau đó sẽ báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty để xử lý kịp thời. Trƣờng hợp sai sót có ngun nhân từ phía nhà cung ứng, Công ty sẽ thông báo cho nhà cung ứng để giải quyết.
Việc chuẩn bị kho bãi cần đƣợc chú trọng hơn nữa, cần đổi mới, hoàn thiện hệ thống máy móc thiết bị kiểm tra nguyên vật liệu, đảm bảo độ chính xác. Tránh tình trạng lộn xộn trong việc tìm kiếm ngun vật liệu.
Ngun vật liệu của Cơng ty bao gồm nhiều chủng loại với chất lƣợng khác nhau. Điều đó địi hỏi cán bộ kho phải có đủ trình độ năng lực để có thể đánh giá chính xác chất lƣợng nguyên vật liệu để quyết định có tiếp nhận hay không. Công ty cần thƣờng xuyên tổ chức các chƣơng trình, kiểm tra, đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ kho.
Q trình nhập kho bắt đầu từ phịng cung ứng mua hàng. Thủ kho chuẩn bị sắp xếp chỗ cho nguyên vật liệu vào và chuyển mẫu cho kiểm nghiệm kiểm. Nếu không đạt sẽ chuyển cho kế hoạch cung ứng đổi hàng mới. Nếu mẫu đạt sẽ kiểm tra số lƣợng và quy cách hàng. Sau đó tiến hành nhập kho nguyên vật liệu để bảo quản chờ đƣa vào sản xuất.
Cơng ty nên có các quy chế xử phạt với các cá nhân, bộ phận mua và nhập kho nguyên vật liệu khơng đạt u cầu, đồng thời cần có hình thức khen thƣởng khuyến khích bằng vật chất và tinh thần cho cá nhân, bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Nguyên Vật Liệu Nhập Không đạt KT chủng loại Trả lại Không đạt KT chất lƣợng Không đạt KT số lƣợng Đạt Kho
Nhân viên kho cần tuân theo quy trình tiếp nhận nguyên liệu nhƣ sau
Sơ đồ Trách nhiệm Phòng kế hoạch cung ứng Thủ kho Kiểm nghiệm Đạt Kiểm nghiệm Trả lại Đạt Phòng kỹ thuật, thủ kho, Xử lý Thủ kho
Hình 3.4. Quy trình tiếp nhận nguyên liệu
3.2.7.2. Cấp phát và sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu
Trong bối cảnh hiện nay, giá nguyên vật liệu ngày càng tăng. Việc thực hiện hàng loạt các biện pháp quản lý để tiết kiệm vật tƣ nguyên liệu, đáp ứng đúng nguyên phụ liệu trong quá trình sản xuất là rất cần thiết và quan trọng. Công ty cần chú trọng vấn đề đầu tƣ đổi mới thiết bị, cơng nghệ nhằm giảm hao phí, tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả sản xuất.
Việc cấp phát nguyên vật liệu cần đƣợc thực hiện theo đúng định mức và kế hoạch đề ra nhằm hạn chế thất thoát nguyên vật liệu. Cần nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm của cán bộ cấp phát, có các hình thức thƣởng phạt cơng bằng. Ngồi ra cơng ty cần theo dõi tiến độ và tình hình sản xuất, đối chiếu số lƣợng nguyên vật liệu xuất kho với các chỉ số kỹ thuật để có căn cứ cho cơng tác xuất ngun vật liệu. Đồng thời, Công ty cần quản lý các chứng từ giao nhận nguyên vật liệu và thƣờng xuyên kiểm kê giá trị nguyên vật liệu trong kho để đảm bảo đúng tiến độ cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất.
Cơng ty cần tích cực nghiên cứu tìm ra các nguồn nguyên vật liệu đảm bảo chất lƣợng với chi phí thấp nhất, nhằm sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu một cách tiết kiệm nhất.
3.2.7.3. Tồn kho
Đối với cơng tác quản lý hàng dự trữ, Cơng ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu đƣợc dự trữ trong kho. Để bảo quản tốt, Công ty cần phân loại nguyên vật liệu một cách hợp lý, giảm hao hụt, mất mát nguyên vật liệu. Hiện nay, hệ thống kho của Công ty đã đủ diện tích sử dụng, các điều kiện bảo quản cũng đƣợc đảm bảo.
Tuy nhiên, việc phân loại nguyên vật liệu mới chỉ dựa trên chủng loại hàng hoá. Cơng ty có thể áp dụng phƣơng pháp phân loại ABC để quản lý nguyên vật liệu lƣu kho hiệu quả hơn. Theo phƣơng pháp này, nguyên vật liệu trong kho có thể chia ra làm 3 loại dựa trên tỷ lệ về số lƣợng và giá trị. Công thức cụ thể nhƣ sau:
Tổng số nguyên vật liệu loại i
% về số lƣợng = x 100% Tổng số loại nguyên vật liệu
Tổng giá trị nguyên vật liệu loại i
% về giá trị = x 100%
Tổng giá trị nguyên vật liệu trong kho Trong đó I = A, B, C
Dựa trên tính tốn số lƣợng và giá trị nguyên vật liệu dự trữ, ta thu đƣợc bảng sau:
Bảng 3.1. Phân loại hàng dự trữ tại Công ty
Mã HH Tên HH Đvt lƣợng% số Số tiền tồn giá trị% Phânloại
N1S007CN Spiramicin KG
21.8%
926,564,391
63.1% A
N1L002DE Lactose monohydrat KG 862,100,732
N1N016RO Nystatin KG 488,457,278 N1D010CN Dexamethason acetat G 382,186,286 N1E006IN Etodolac KG 374,904,000 N1D012DE Digoxin KG 345,349,526 N1A011CN Azithromycin ( hạt ) KG 297,985,119 N1C009CN Cimetidin KG 265,454,639 N1T004CN Theophylin KG 239,262,376 N1C010ES Chloramphenicol G 237,219,406
N1N006NZ Natri clorua (sodium clorid) KG 234,731,571
N1G001JP Gelatin KG 217,987,069
N1C003CN extract )Cao bạch quả (ginko bilota KG
33.5%
186,416,531
23.9% B
N3C003VN Cineol KG 161,368,214
N2C001GB Codein base G 149,901,436
N1L019TW Loxoprofen natri hydrat KG 148,043,341
N1D011FR Dexamethason natri phosphat G 146,026,517 N1V004DE Vineatrol 30 grapevine extract G 130,654,012
N1P001CN Paracetamol KG 113,753,061
N3T002VN Tinh dầu đinh hƣơng KG 110,694,230
N1C011IN Clorpheniramin maleat KG 110,033,967
N1C016FR b12)Cyanocobalamin (vitamin G 104,880,201 N1T017BG Tobramycin G 90,685,607 N1D008VN Đƣờng trắng KG 87,062,901 N1C023IN Celecoxib G 82,209,597 N1R002CN Roxithromycin KG 76,304,532 N1T007FR Tinh bột bắp KG 74,965,211 N1B012CN Biphenyl dimethyl d KG 72,789,578 N1D004IN Dextromethorphan KG 44.7% 66,093,094 13% C N1H002JP Hydroxypropyl methyl.615 KG 65,888,074 N1P009CN Pyridoxin hydroclorid KG 65,386,986 N1M011CN Metyl prednisolone KG 64,647,798 N1V002CN1 Vitamin e KG 64,566,800 N6B200VN Nang số 0 hồng – trắng CÁI 64,410,581 N1T020CS Tetra hydrozoline G 63,650,000 N3T008VN Tinh dầu tần KG 60,430,360 N1C021CN Colchicin G 57,277,000 N1D002VN Dầu đậu nành KG 57,034,692 N1E002TH Era-gel KG 55,699,031 N3T010VN Tinh dầu tràm úc KG 55,299,948 N1C016CN Cyanocobalamin G 55,175,463 N1A014CN Acarbose KG 53,873,705 N1T016CN Thiamin mononitrat KG 53,031,297
N5E001VN Ethanol 96% LIT 51,358,249
N1A002GB acid ascorbic KG 50,959,814
(Nguồn: Báo cáo tồn kho phịng Tài chính kế tốn) Các loại ngun vật liệu thuộc nhóm A chiếm phần trăm mặt hàng rất ít nhƣng tỷ lệ giá trị của chúng lại rất cao. Do đó, mức tác động của các nguyên vật liệu loại này đến chi phí sản xuất kinh doanh là rất lớn. Vì vậy, việc quản lý chúng cần đƣợc chú trọng và cần có các biện pháp kỹ thuật hỗ trợ trong việc bảo quản. Công ty cần thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá lại nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời những sai sót để có những điều chỉnh hợp lý.
Đối với nguyên vật liệu loại C, mặc dù chiếm tỷ lệ phần trăm mặt hàng lớn nhƣng giá trị của chúng lại tƣơng đối thấp nên ảnh hƣởng của chúng đến chi phí sản xuất kinh doanh khơng nhiều, Cơng ty không cần tập trung nhiều vào việc quản lý những nguyên vật liệu loại này.
Ngoài ra đối với những mặt hàng phải nhập khẩu về phải tính tốn thời gian nhập hàng và trữ tồn kho dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh.
3.2.8. Giải pháp 8: hồn thiện hệ thống thơng tin
Để hồn thiện hệ thống thơng tin, công ty cần:
- Nâng cấp máy móc thiết bị, mạng nội bộ để có thể truyền tải và chia sẻ thơng tin.
- Do 03 bộ phận nhà máy sản xuất, kinh doanh, và kế hoạch cung ứng nằm ở ba địa điểm khác nhau và xa nhau nên việc xây dựng một phần mềm để tập trung mọi dữ liệu nhƣ tồn kho nguyên vật liệu, định mức dữ liệu, xuất kho, thành phẩm, giá, thông tin nhà cung cấp là hết sức cần thiết… Về công tác này công ty đã chuẩn bị phần mềm pharmasolf để phục vụ cho công việc này. Hiện nay đang trong giai đoạn nhập liệu và sử dụng thử nghiệm. Dự kiến 2014 sẽ ứng dụng vào thực tiễn sản xuất kinh doanh. Điều quan trọng nhất ở đây là cần phải nâng cấp tốc độ truyền của mạng. Tránh trƣờng hợp khi đƣa vào ứng dụng sẽ xảy ra tình trạng kẹt mạng hay nghẽn mạng, gây gián đoạn thông tin và các hoạt động trong chuỗi cung ứng.
- Khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, cố gắng thu thập nhiều nhất lƣợng thông tin cần thiết. Việc sử dụng tối đa thông tin nhằm đạt hiệu quả tối ƣu từ các tác nhân thúc đẩy khác, đạt đƣợc thị phần lớn nhất và lợi nhuận cao nhất để giảm mức tồn kho cho