…..6 4 3.2.3.3 Mua hàng
3.2.7. Giải pháp 7: Hoàn thiện hoạt động tại kho nguyên vật liệu
3.2.7.1. Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu
Kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng nguyên vật liệu theo từng chủng loại, kiểm tra chất lƣợng nguyên liệu đầu vào bằng các thiết bị phịng thí nghiệm, máy sắc ký lỏng hiện đại với độ chính xác cao. Quy trình kiểm tra chất lƣợng nguyên vật liệu nhập về cần có sự tham gia của các dƣợc sĩ, kỹ sƣ xét nghiệm, thủ kho đánh giá chất lƣợng nguyên vật liệu dựa trên các tiêu chuẩn kỹ thuật ngành dƣợc. Nếu nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn, khơng có sai sót gì thì thủ kho sẽ nhập kho nguyên vật liệu theo các thủ tục quy định của Công ty. Nếu nguyên vật liệu không đúng số lƣợng, không đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, bộ phận QA cần phải làm rõ nguyên nhân sai sót từ khâu nào, sau đó sẽ báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty để xử lý kịp thời. Trƣờng hợp sai sót có ngun nhân từ phía nhà cung ứng, Công ty sẽ thông báo cho nhà cung ứng để giải quyết.
Việc chuẩn bị kho bãi cần đƣợc chú trọng hơn nữa, cần đổi mới, hoàn thiện hệ thống máy móc thiết bị kiểm tra nguyên vật liệu, đảm bảo độ chính xác. Tránh tình trạng lộn xộn trong việc tìm kiếm nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều chủng loại với chất lƣợng khác nhau. Điều đó địi hỏi cán bộ kho phải có đủ trình độ năng lực để có thể đánh giá chính xác chất lƣợng nguyên vật liệu để quyết định có tiếp nhận hay khơng. Cơng ty cần thƣờng xun tổ chức các chƣơng trình, kiểm tra, đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ kho.
Q trình nhập kho bắt đầu từ phịng cung ứng mua hàng. Thủ kho chuẩn bị sắp xếp chỗ cho nguyên vật liệu vào và chuyển mẫu cho kiểm nghiệm kiểm. Nếu không đạt sẽ chuyển cho kế hoạch cung ứng đổi hàng mới. Nếu mẫu đạt sẽ kiểm tra số lƣợng và quy cách hàng. Sau đó tiến hành nhập kho nguyên vật liệu để bảo quản chờ đƣa vào sản xuất.
Cơng ty nên có các quy chế xử phạt với các cá nhân, bộ phận mua và nhập kho nguyên vật liệu khơng đạt u cầu, đồng thời cần có hình thức khen thƣởng khuyến khích bằng vật chất và tinh thần cho cá nhân, bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Nguyên Vật Liệu Nhập Không đạt KT chủng loại Trả lại Không đạt KT chất lƣợng Không đạt KT số lƣợng Đạt Kho
Nhân viên kho cần tuân theo quy trình tiếp nhận nguyên liệu nhƣ sau
Sơ đồ Trách nhiệm Phòng kế hoạch cung ứng Thủ kho Kiểm nghiệm Đạt Kiểm nghiệm Trả lại Đạt Phòng kỹ thuật, thủ kho, Xử lý Thủ kho
Hình 3.4. Quy trình tiếp nhận nguyên liệu