CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB TẠI BIGC VIỆT NAM
2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại BigC Việt Nam
2.2.1.1 Phạm vi khảo sát
Tác giả tiến hành khảo sát cho 12 bộ phận tại văn phịng chính (thuộc Cơng ty TNHH Dịch vụ EB) và 25 siêu thị BigC (thuộc 17 công ty độc lập). Cụ thể các phòng ban khảo sát tại văn phịng chính bao gồm:
+ Trung tâm thu mua;
+ Bộ phận nhân sự;
+ Bộ phận đào tạo;
+ Bộ phận Tổ chức, IT & Chuỗi Cung ứng;
+ Bộ phận Tài chính;
+ Bộ phận Kiểm sốt & Kiểm toán nội bộ;
+ Bộ phận Rủi ro;
+ Bộ phận quản lý Chi phí chung;
+ Bộ phận Quản lý kế tốn;
+ Bộ phận An ninh toàn quốc;
+ Bộ phận Thu ngân toàn quốc;
+ Bộ phận Vệ sinh An toàn thực phẩm.
Hệ thống câu hỏi tiến hành khảo sát được chia theo từng yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 2004, chi tiết tham khảo tại phụ lục số 01 – Kết quả khảo sát thông qua bảng câu hỏi.
2.2.1.2 Đối tượng khảo sát
Đối tượng khảo sát bao gồm:
+ Giám đốc bộ phận;
+ Phó giám đốc bộ phận;
+ Giám đốc cửa hàng;
+ Kế tốn trưởng các cơng ty;
+ Nhân viên kế toán;
+ Chuyên viên kiểm soát kế toán;
+ Chuyên viên kiểm soát nội bộ;
+ Chuyên viên kiểm toán nội bộ;
+ Một số nhân viên quản lý khác.
2.2.1.3 Phương pháp khảo sát
Phương pháp khảo sát được áp dụng kết hợp cả phương pháp định lượng và định tính. Các tài liệu nghiên cứu định tính bao gồm: các quy định, chuẩn mực, nội quy, sơ đồ, cơ cấu tổ chức, chính sách kế tốn cùng với các thơng tin tài chính kế tốn trên các BCTC, báo cáo tập đoàn…Phương pháp định lượng được thể hiện ở kết quả khảo sát thực tế bằng bảng câu hỏi.
Bảng câu hỏi khảo sát được thiết kế cho từng yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo COSO 2004, và được thực hiện khảo sát theo từng phương pháp khác nhau đối với từng đối tượng được khảo sát. Mỗi một nội dung câu hỏi được chọn lựa để gửi đến những đối tượng phù hợp. (Chi tiết số lượng câu mẫu khảo sát gửi đi cho từng
câu hỏi và số lượng kết quả nhận về tại phụ lục 01) Cụ thể, phương pháp gửi bảng
câu hỏi khảo sát như sau:
+ Đối với các giám đốc, phó giám đốc cửa hàng, kế tốn trưởng các cơng ty ngồi Hồ Chí Minh, bảng câu hỏi được gửi qua thư điện tử; và kết quả nhận được thông qua thư điện tử.
+ Đối với các đối tượng khảo sát là các giám đốc, phó giám đốc cửa hàng, kế tốn trưởng các cơng ty tại Hồ Chí Minh, bảng câu hỏi cũng được gửi thông qua thư điện tử nhưng kết quả thu thập được thông qua phỏng vấn bằng điện thoại.
+ Trong trường hợp một số các giám đốc bộ phận, phó giám đốc bộ phận, nhân viên quản lý…tại văn phịng chính, bảng câu hỏi khảo sát được in và ghi nhận kết quả thông qua trao đổi trực tiếp.
Các kết quả khảo sát được tổng hợp, phân tích và đánh giá đề từ đó đưa ra các giải pháp thích hợp
Cụ thể kết quả khảo sát được phân tích từ mục 2.3 dưới đây
2.2.2 Kết quả khảo sát hệ thống KSNB tại BigC Việt Nam2.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 2.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt
Tính trung thực và giá trị đạo đức:
Yếu tố tính trung thực và các giá trị đạo đức tại BigC Việt Nam được nghiên cứu và tìm hiểu thơng qua các tài liệu nội bộ như tài liệu về văn hóa doanh nghiệp, triết lý kinh doanh, các tài liệu về chương trình đào tạo nhân viên mới về hình ảnh BigC, quy định về cam kết nghề nghiệp chung của BigC và quy định về cam kết nghề nghiệp của một số bộ phận như Trung tâm thu mua, Kiểm toán nội bộ. Đồng thời, để đánh giá được thực trạng về yếu tố này, tác giả cũng đã tiến hành khảo sát thông qua bảng câu hỏi với 6 câu hỏi.
Tính trung thực và các giá trị đạo đức trong hoạt động kinh doanh được phát triển thành yếu tố cơ bản trong văn hóa cơng ty, được thể hiện qua năm (5) giá trị siêu thị BigC:
Sự hài lòng của khách hàng- Customer Satisfaction
Trách nhiệm- Responsibility: thể hiện trách nhiệm với khách hàng, với nhân viên, với đối tác và với cộng đồng.
Tương trợ- Solidarity Minh bạch- Transparency Đổi mới- Innovation
Kết quả khảo sát cũng chỉ ra rằng BigC đã thực hiện rất tốt việc xây dựng một văn hóa doanh nghiệp, phổ biến văn hóa đó đến tồn thể nhân viên, quản lý và theo dõi việc thực hiện văn hóa doanh nghiệp thơng qua các cam kết chung về đạo đức nghề nghiệp. Kết quả khảo sát như sau:
Bảng 2.1: Kết quả khảo sát về tính trung thực và giá trị đạo đức
NỘI DUNG Số Tỷ lệ Số Tỷ
Các chỉ tiêu 1,3,4 và 5 đều có kết quả khảo sát thực hiện tốt 74/74 phiếu, bộ quy chuẩn đạo đức chung của BigC Việt Nam đều được tất cả các nhân viên ký cam kết hàng năm và được áp dụng thực hiện để xử lý các hành vi vi phạm những nguyên tắc đạo đức chung. Ngoài ra, hoạt động của một số phịng ban tại văn phịng chính mang tính nhạy cảm về thơng tin, dễ phát sinh các gian lận cũng như đòi hỏi những nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp cụ thể, như: Trung tâm thu mua, phịng kiểm tốn nội bộ, phịng IT, phịng an tồn chất lượng sản phẩm…Do vậy yêu cầu đặt ra là ngoài các quy chuẩn đạo đức chung này, địi hỏi phải có những bộ quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp cụ thể cho các phịng ban có tính nhạy cảm cao. Bộ các quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp này sẽ là kim chỉ nam làm việc cho nhân viên các phòng ban. Hiện nay BigC chỉ mới xây dựng được bộ quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp cụ thể cho một số ít các phịng ban như: Trung tâm thu mua, bộ phận kiểm tốn nội bộ. Vì
Có Khơng
phiếu phiếu lệ
1. MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT + Tính trung trực và giá trị đạo đức
01. Tập đồn có ban hành các quy định chung về đạo đức nghề nghiệp cho tồn bộ nhân viên khơng?
74 100% 0 0%
02. Tập đồn có ban hành các quy định cụ thể về đạo đức nghề nghiệp cho một số bộ phận nhạy cảm không (như TTTM, KTNB, Vệ sinh an toàn thực phẩm, PR…)?
7 39% 11 61%
03. Tập đồn có quy định các hình thức xử lý những
vi phạm đạo đức nghề nghiệp hay không ? 74 100% 0 0% 04. Các biện pháp xử lý vi phạm đạo đức (nếu có)
có được thực hiện đúng trong thực tế hay
không? 74 100% 0 0%
05. Tập đồn có truyền đạt và hướng dẫn đến tồn thể nhân viên các quy tắc phân biệt hành vi vi
phạm đạo đức và hành vi được phép hay không? 74 100% 0 0% 06. Để đạt được các mục tiêu đề ra, có tồn tại các áp
lực và cơ hội nào cho nhân viên trong tập đoàn
vậy, chỉ tiêu 02 cho kết quả khơng có các quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp cụ thể ở mức 11/74 phiếu thăm dò.
Quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp của các chuyên viên thu mua nhấn mạnh đến các yếu tố: trung thực, liêm chính, cơng bằng và vì lợi ích của cơng ty. Bảng quy chuẩn đạo đức này là yêu cầu bắt buộc các chuyên viên thu mua cam kết hằng năm với công ty và được phổ biến rộng rãi cho tất cả các nhà cung cấp giao dịch với BigC được biết, từ đó tạo ra một kênh giám sát việc thực hiện đạo đức nghề nghiệp của các chuyên viên thu mua. Trong khi đó, bộ phận kiểm toán nội bộ của BigC chịu sự chi phối của cam kết đạo đức nghề nghiệp riêng theo chuẩn của bộ phận kiểm tốn tập đồn Casino, trong đó nhấn mạnh đến yếu tố: bí mật và trung thực, khơng vì lợi ích cá nhân….
Tuy nhiên, hiện nay tại BigC Việt Nam việc ký cam kết các quy định đạo đức nghề nghiệp này vẫn cịn mang tính hình thức, đa phần các nhân viên không đọc hoặc không hiểu hết ý nghĩa của các quy định trong đạo đức nghề nghiệp này, chỉ một số nhân viên thuộc các bộ phận tại văn phịng chính ý thức được các quy định về đạo đức nghề nghiệp trong quá trình làm việc của mình, phần đơng các nhân viên ở cửa hàng chưa có ý thức tuân thủ các quy định này, chỉ xem các quy định này như những thủ tục hành chính cần phải thực hiện đối với bộ phận nhân sự.
Thông qua kết quả khảo sát cũng nhận thấy một thực trạng rằng vẫn còn tồn tại các áp lực cũng như các cơ hội cho nhân viên thực hiện trái với quy định của đạo đức nghề nghiệp. Chỉ tiêu 06 thể hiện rõ kết quả này, với 52/52 phiếu trả lời “có tồn tại áp lực và cơ hội”. Cụ thể, trung tâm thu mua và các cửa hàng ln bị áp lực về mặt doanh số, địi hỏi tất cả các nhân viên ln ở trong tình trạng chạy theo doanh thu để hưởng lợi từ các khoản tiền thưởng. Mặt khác, vấn đề chiết khấu đối với chuyên viên thu mua cũng là một cơ hội cho các gian lận xảy ra.
Cam kết về năng lực
Yếu tố cam kết về năng lực được tìm hiểu thơng qua bảng câu hỏi khảo sát là chủ yếu, đồng thời có sự kết hợp từ kết quả thu thập và tổng hợp được từ các báo cáo kiểm toán nội bộ thường niên cho hệ thống các cửa hàng BigC Việt Nam.
Kết quả khảo sát cho thấy các quy định về năng lực nhân viên ở BigC có hiện hữu nhưng chưa mang tính tồn diện và hiệu quả.
Bảng 2.2: Kết quả khảo sát về cam kết năng lực
NỘI DUNG
Có Khơng
Số
phiếu Tỷlệ phiếuSố Tỷlệ 1.MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT
+ Cam kết về năng lực
01. Tập đồn có lập bảng mơ tả cơng việc cho từng
vị trí chức danh cụ thể hay khơng 46 62% 28 38% 02. Đối với từng vị trí làm việc cụ thể, Tập đồn có
nêu rõ các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và trình độ chun mơn cần thiết hay khơng?
52 100% 0 0% 03. Nhân viên có đủ kỹ năng, trình độ thực hiện
nhiệm vụ cơng việc hay khơng 24 44% 30 56% 04. Tập đồn có các quy định xử lý trong trường
hợp nhân viên không đáp ứng đủ năng lực hay không?
32 62% 20 38% 05. Có thực hiện sa thải hoặc thun chuyển cơng
việc đối với những nhân viên không đủ năng lực trên thực tế hay khơng?
52 100% 0 0% 06. Có tiến hành đánh giá công việc định kỳ hay
không? 52 100% 0 0%
Chỉ tiêu 01 nhấn mạnh đến việc phân chia công việc, trách nhiệm cho từng nhân viên BigC, kết quả khảo sát cho thấy có 28/74 ý kiến khơng có bảng mơ tả cơng việc cụ thể cho từng chức danh, trong khi có 44/74 ý kiến khẳng định có bảng mơ tả này. Chủ yếu kết quả cho thấy, các vị trí nhân sự tại các bộ phận hỗ trợ hoạt động cửa hàng như: IT, nhân sự, tài chính, kế tốn, trung tâm thu mua… đều có bảng mơ tả cơng việc cụ thể, trách nhiệm, giới hạn công việc tương ứng. Trong khi đó, tại các cửa hàng BigC, hầu như các vị trí nhân sự khơng có bảng mơ tả cơng việc cụ thể, giới hạn công việc…. Các phân công công việc chủ yếu bằng thỏa thuận giữa BigC và nhân viên khi tuyển dụng và làm việc theo thói quen từ trước. Tình trạng này dẫn đến việc né tránh trách nhiệm, đùn đẩy cơng việc giữa các vị trí nhân viên trong cửa hàng khi có sự cố phát sinh. Đồng thời, việc phân chia giới hạn công việc, trách nhiệm giải quyết các vấn đề giữa nhân sự các cửa hàng và nhân sự các
bộ phận hỗ trợ chưa rõ ràng, chẳng hạn như trách nhiệm giải quyết các khiếu nại của khách hàng liên quan chưa được phân định rạch ròi thuộc về trách nhiệm của bộ phận dịch vụ khách hàng cửa hàng hay bộ phận dịch vụ khách hàng toàn hệ thống, dẫn đến việc xử lý các khiếu nại chậm trễ làm mất hình ảnh BigC trong mắt khách hàng.
Chỉ tiêu 02, 03 đề cập đến yêu cầu, kỹ năng trong công việc của nhân viên cũng như thực trạng năng lực của nhân viên so với yêu cầu công việc. Hiện nay, khi tuyển dụng tất cả các vị trí đều kèm theo các yêu cầu về trình độ chun mơn, trình độ học vấn, kỹ năng công việc. Tuy nhiên các yêu cầu này chỉ cụ thể cho các vị trí nhân sự tại các bộ phận hỗ trợ thuộc văn phịng chính, cịn tại các cửa hàng những yêu cầu này chỉ mang tính chung chung về trình độ học vấn, khơng đề cập đến trình độ chuyên mơn, kỹ năng…Trong khi đó, kết quả về sự phù hợp giữa năng lực của nhân viên với u cầu cơng việc thể hiện chỉ có 24/54 phiếu khẳng định nhân viên đủ năng lực thực hiện yêu cầu công việc, trong khi có đến 30/54 phiếu (chiếm 56% tổng số phiếu thăm dị được gửi đi) khẳng định nhân viên khơng đủ năng lực thực hiện các u cầu về cơng việc. Trình độ năng lực của nhân viên hạn chế chủ yếu ở các kỹ năng ngoại ngữ và tin học. Phần lớn các nhân viên cửa hàng không thể sử dụng được tiếng anh để giao tiếp, ngay cả một số bộ phận tại văn phịng chính số lượng các nhân viên khơng thể sử dụng tiếng anh thành thạo cũng khá lớn.
Chỉ tiêu 04 nhằm đánh giá việc quản lý năng lực nhân viên, xử lý các trường hợp nhân viên không đáp ứng được năng lực. Kết quả khảo sát chỉ ra rằng có 38% tương ứng với 20/52 phiếu trả lời khẳng định khơng có các quy định cụ thể về việc xử lý các nhân viên không đáp ứng đủ năng lực, trong khi có 62% ý kiến khẳng định điều này. Trong thực tế, các quy định về xử lý nhân viên không đáp ứng được năng lực không được thể hiện bằng văn bản cụ thể, phổ biến chung cho toàn tập đoàn, tại từng bộ phận tùy theo cách quản lý của từng lãnh đạo sẽ tự xây dựng cho bộ phận đó những tiêu chí để so sánh về năng lực nhân viên so với tiêu chuẩn đặt ra.
Chỉ tiêu 05, 06 chú trọng đến việc đánh giá năng lực định kỳ của nhân viên. Từ kết quả đánh giá định kỳ sẽ tiến hành thuyên chuyển hoặc sa thải các nhân viên không đảm bảo năng lực. Kết quả cho thấy, các nhân viên không đủ năng lực qua đánh giá định kỳ sẽ bị thuyên chuyển hoặc sa thải, tuy nhiên thực trạng tại BigC cho thấy, có sự chênh lệch thơng tin về trình độ nhân viên khi tiến hành thuyên chuyển nội bộ đối với những nhân viên không đủ năng lực. Bộ phận nhân viên chuyển đi ln tìm cách nâng hình ảnh của bộ phận mình, nhận xét tốt hơn năng lực của nhân viên chuyển đi so với năng lực thực tế, trong khi bộ phận nhân viên chuyển đến không kiểm tra đầu vào trình độ nhân viên, chủ yếu dựa vào các nhận xét của bộ phận chuyển đi. Và hệ quả tất yếu là năng lực của nhân viên vẫn yếu kém so với yêu cầu công việc đòi hỏi.
Hội đồng thành viên và Ban Kiểm soát:
Cơ cấu tổ chức của BigC về mặt pháp lý là các công ty con riêng biệt, do đó khơng tồn tại khái niệm Hội đồng thành viên như các công ty cổ phần, tập đoàn mẹ- con khác. Hội đồng thành viên ở BigC được hiểu là ban điều hành, là những đại diện điều hành của Tập đoàn Casino tại Việt Nam. Ban điều hành gồm 5 thành viên là những giám đốc các bộ phận chính tại BigC: Tổng giám đốc BigC Việt Nam, Giám đốc bộ phận Tổ chức- Chuỗi cung ứng- IT, giám đốc trung tâm thu mua, Giám đốc hoạt động cửa hàng và giám đốc tài chính. Hội đồng thành viên họp định kỳ 3 tháng để xem xét kết quả kinh doanh trong quý, giải quyết các vấn đề quan trọng của tập đoàn và xem xét các định hướng phát triển, kế hoạch