CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB TẠI BIGC VIỆT NAM
2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại BigC Việt Nam
2.2.2.4 Phân tích rủi ro
Phân tích rủi ro là một yếu tố quan trọng nhằm xác định mức độ tác động cũng như khả năng tác động của rủi ro đối với doanh nghiệp, từ đó đưa ra các biện pháp đối phó rủi ro. Ở BigC, hoạt động phân tích rủi ro được thực hiện một cách riêng lẻ, do các bộ phận phát hiện rủi ro tự thực hiện. Tuy nhiên, chủ yếu các rủi ro được phát hiện khi đã xảy ra một phần hậu quả, và chưa ước tính thiệt hại cho tổng thể nếu rủi ro đó xảy ra trên diện rộng. Bảng khảo sát tiêu chí phân tích rủi ro thể hiện 4 tiêu chí:
Có Khơng
phiếu phiếu
3. NHẬN DẠNG SỰ KIỆN
01. Tập đồn có nhận dạng được các sự kiện tiềm tàng quan trọng có khả năng ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của Tập đồn khơng?
23 43% 31 57%
02. Tập đồn có bộ phận nào chun thu thập các
thơng tin, sự kiện tiềm tàng rủi ro không? 23 43% 31 57% 03. Có quy trình nào cụ thể được xây dựng để
nhận dạng hết các sự kiện tiềm tàng phát sinh rủi
Bảng 2.9: Kết quả khảo sát về phân tích rủi ro
NỘI DUNG Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ
Đối với các bộ phận tại văn phịng chính, các giám đốc bộ phận cũng đã bắt đầu chú ý đến việc phân tích các rủi ro phát sinh từ bộ phận mình, thu thập các thơng tin để đánh giá mức độ ảnh hưởng đối với toàn tập đoàn. Chủ yếu hoạt động phân tích rủi ro được tập trung ở các bộ phận như: Bộ phận tài chính, bộ phận kiểm sốt kế tốn, bộ phận kiểm toán nội bộ, bộ phận IT. Các kết quả phân tích rủi ro từ các bộ phận này đều được thể hiện thành các báo cáo phân tích rủi ro hoặc được thể hiện dưới dạng các thơng báo thông tin rủi ro đến giám đốc bộ phận, CEO và CFO để xem xét. Tất cả các báo cáo phân tích rủi ro này đều được đánh giá ở cấp độ Ban giám đốc để lựa chọn các phương án xử lý thích hợp.
Tuy nhiên, hoạt động phân tích rủi ro chỉ mới tập trung ở các bộ phận quản lý tài chính- kế tốn của BigC, các bộ phận khác chưa thực hiện được hoạt động phân tích rủi ro, đặc biệt là tại các cửa hàng. Các vấn đề rủi ro thường xuyên phát sinh ngay chính từ hoạt động kinh doanh ở các cửa hàng, việc luân chuyển hàng hóa, quản lý hàng hóa, quản lý hoạt động hệ thống bán hàng, IT… nhưng không được thu thập, phân tích hoặc xem xét một cách cụ thể. Hầu như hoạt động chính chỉ tập trung vào các nghiệp vụ bán hàng, các rủi ro đều được phát hiện sau khi đã xảy ra các sự cố theo hướng khắc phục là chính, khơng tìm các biện pháp ngăn chặn để các rủi ro khơng tái diễn. Chính vì vậy, các thơng tin về rủi ro từ cửa hàng không đến được ban Giám đốc Tập đoàn hoặc các bộ phận tại văn phịng chính để tổng hợp, phân tích và nhận dạng sớm nhất các rủi ro có thể phát sinh.
Có Khơng
phiếu phiếu
4. PHÂN TÍCH RỦI RO
01. Có bất kỳ quy trình nào cụ thể để phân tích
rủi ro phát sinh khơng? 10 19% 44 81%
02. Có bộ phận nào chun có nhiệm vụ phân tích
rủi ro khơng? 23 43% 31 57%
03. Kết quả phân tích rủi ro có được thể hiện bằng
văn bản hay khơng? 18 33% 36 67%
04. Kết quả phân tích rủi ro có được Ban giám
2.2.2.5 Đối phó rủi ro
Tại BigC, chỉ những rủi ro nào được nhận dạng, phân tích và báo cáo đến ban Giám đốc mới có các biện pháp đối phó rủi ro thích hợp. Đa số các rủi ro từ các bộ phận đều được phát hiện sau khi đã xảy ra hậu quả, do vậy chủ yếu theo hướng khắc phục hậu quả. Tùy vào từng loại rủi ro khác nhau mà Ban Giám đốc có những phương án đối phó rủi ro khác nhau, thơng thường với các rủi ro đã được phát hiện, báo cáo rủi ro từ các bộ phận như tài chính, kiểm sốt kế tốn, kiểm tốn nội bộ đều bao gồm những phân tích về thiệt hại tài chính cho BigC nếu rủi ro xảy ra, cũng như đề xuất các phương án đối phó để ngăn ngừa rủi ro xảy ra. Từ các đề xuất này, ban Giám đốc thường yêu cầu các bộ phận thực hiện báo cáo xem xét đến vấn đề chi phí để triển khai các phương án đối phó rủi ro, nếu các phương án với chi phí là hợp lý, thấp hơn mức thiệt hại rủi ro có thể xảy ra thì phương án sẽ được triển khai trong thực tế. Tuy nhiên, có một số các phương án với chi phí quá cao so với tổn thất hoặc ảnh hưởng q lớn đến hoạt động của tồn tập đồn, địi hỏi phải có thời gian lâu dài hoặc phải tính đến các phương án thay thế khác, khi đó ban Giám đốc sẽ xem xét theo hướng chấp nhận rủi ro, tìm các phương án khác để hạn chế nó có thể xảy ra…Tuy nhiên, quy trình để đưa ra các biện pháp đối phó rủi ro ở BigC chưa kịp thời, cịn mang tính thủ tục, chậm chạp trong khi các rủi ro xảy ra là cấp thiết. Kết quả khảo sát cho thấy:
Bảng 2.10: Kết quả khảo sát về đối phó rủi ro
NỘI DUNG Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ
Có Khơng
phiếu phiếu
5. ĐỐI PHĨ RỦI RO
01. Ban giám đốc có đề ra các biện pháp để đối
phó rủi ro hay khơng? 18 100% 0 0%
02. Ứng phó rủi ro ở Tập đồn có được thực hiện
kịp thời hay khơng? 3 17% 15 83%
03. Có thực hiện ước tính chi phí để đối phó rủi ro
hay khơng? 3 17% 15 83%
04. Có rủi ro nào ảnh hưởng tới mục tiêu của Tập
Có đến 18/18 câu trả lời có cho mục tiêu số 04, cụ thể một số rủi ro lớn chưa được xử lý kịp thời trong giai đoạn gần đây như: sai lệch trong việc tính tốn giá vốn hàng bán tự động từ hệ thống quản lý hàng tồn kho, sai lệch trong việc đổ dữ liệu giữa hai hệ thống GOLD và SAP, sai lệch trong việc quản lý hệ thống thẻ BigXu, rủi ro từ việc quản lý kho hàng hóa…
2.2.2.6 Hoạt động kiểm sốt
Hoạt động kiểm sốt tại BigC bao gồm chính sách kiểm sốt và các thủ tục kiểm soát, các thủ tục kiểm soát được thực hiện tại tất cả các bộ phận, các cửa hàng thuộc BigC Việt Nam. Kết quả khảo sát tiêu chí hoạt động kiểm soát ở BigC được phân chia theo từng thủ tục kiểm sốt chính, cụ thể như sau:
Quản trị hoạt động
Yếu tố quản trị hoạt động được khảo sát thơng qua 3 tiêu chí, thể hiện việc đánh giá của từng nhà quản trị bộ phận trong BigC đối với việc thực hiện các mục tiêu đề ra, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu chung của BigC Việt Nam. Kết quả khảo sát được thực hiện cho các phó giám đốc bộ phận và phó giám đốc cửa hàng. Kết quả khảo sát như sau:
Bảng 2.11: Kết quả khảo sát về quản trị hoạt động
+ Quản trị hoạt động
01. Có thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát đặc thù cần thiết để kiểm soát cho từng bộ phận khác nhau khơng?
35 100% 0 0%
02. Có thường xun đánh giá tính hữu hiệu
của hoạt động kiểm sốt khơng? 35 100% 0 0%
03. Các nhà lãnh đạo có đưa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp khi các thủ tục
kiểm sốt khơng cịn hiệu quả không? 35 100% 0 0% Mỗi bộ phận tại văn phịng chính của BigC Việt Nam lẫn từng BigC đều thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm sốt đặc thù cần thiết cho bộ phận, cửa hàng mình. Đồng thời, các thủ tục kiểm soát này cũng được đánh giá tính hữu hiệu và điều chỉnh định kỳ nếu khơng cịn phù hợp với thực tế tại bộ phận/cửa hàng. Thông qua xem xét nguồn tài liệu là các báo cáo kiểm toán nội bộ, kết hợp với tìm hiểu một số các văn bản quy định nội bộ ở một số bộ phận, tác giả cũng ghi nhận rằng một số
thủ tục kiểm sốt đặc thù hiện có như thủ tục kiểm soát lưu trữ hồ sơ mua hàng từ NCC ở TTTM, hay thủ tục phê duyệt của các nhà lãnh đạo ở TTTM liên quan đến hợp đồng, phụ lục hợp đồng, chiết khấu..., hoặc các thủ tục nhằm quản lý việc khởi tạo các mã sản phẩm, mã NCC trên hệ thống quản lý hàng tồn kho…
Soát xét của nhà quản lý cấp cao:
Chỉ tiêu soát xét của nhà quản lý cấp cao được khảo sát thơng qua 4 tiêu chí,, cụ thể:
Bảng 2.12: Kết quả khảo sát về soát xét của nhà quản lý cấp cao
NỘI DUNG Có Khơng Số phiếu Tỷ lệ Số phiếu Tỷ lệ 6. HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT
Sốt xét của nhà quản lý cấp cao
01. Có thực hiện so sánh kết quả thực hiện với kết
quả năm trước hay không? 54 100% 0 0%
02. Có thực hiện so sánh kết quả thực hiện với
ngân sách đề ra mỗi năm không? 54 100% 0 0%
03. Có phân tích định kỳ số liệu phát triển đặc trưng của ngành so với đối thủ cạnh tranh hay
không? 37 100% 0 0%
04. Các sáng kiến quản lý mới có được Ban giám
đốc xem xét một cách nghiêm túc khơng? 29 83% 6 17% Hoạt động sốt xét của nhà quản lý cấp cao tại BigC được thực hiện khá tốt, tất cả các bộ phận, cửa hàng đều hoạt động dựa vào ngân sách năm, và việc kiểm soát thực hiện ngân sách này được thực hiện hàng tháng, các loại chi phí đều được phê duyệt dựa trên ngân sách. Hàng tháng, bộ phận tài chính đều gửi các kết quả lợi nhuận được tổng hợp cho từng bộ phận, từng cửa hàng đến các giám đốc bộ phận, giám đốc cửa hàng để kiểm tra, so sánh với kế hoạch ngân sách năm. Mặt khác, các kết quả này đều được so sánh với kết quả của cùng kỳ năm trước, từ đó xem xét các yếu tố thay đổi, tăng hoặc giảm để tìm nguyên nhân điều chỉnh.
Tại BigC, hoạt động phân tích số liệu cạnh tranh thị trường được thực hiện bởi một nhóm phân tích riêng biệt, thuộc trung tâm thu mua. Nhóm này thực hiện phân tích số liệu của BigC hàng tháng so với thị trường bán lẻ, đối thủ cạnh tranh. Vì vậy
kết quả khảo sát cho thấy 100% các giám đốc bộ phận đều biết đến hoạt động của nhóm này. Các sáng kiến mới trong quản lý cũng được ban Giám đốc xem xét một cách nghiêm túc, một số các sáng kiến chỉ được giải quyết, xem xét ở cấp giám đốc bộ phận hoặc khơng có ý nghĩa áp dụng đều được xử lý ở cấp bộ phận.
Phân chia trách nhiệm hợp lý
Thủ tục kiểm soát hữu hiệu và hiệu quả phải đảm bảo khơng có tình trạng kiêm nhiệm của các chức năng vừa phê duyệt, vừa thực hiện; vừa ghi chép vừa quản lý tài sản. Tiêu chí này được khảo sát qua 5 tiêu chí cụ thể về bất kiêm nhiệm và phân quyền trên hệ thống IT.
Bảng 2.13: Kết quả khảo sát về phân chia trách nhiệm hợp lý
NỘI DUNG Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ
Tình trạng kiêm nhiệm vẫn xảy ra ở một số các bơ phận của văn phịng chính, đặc biệt tập trung tại các cửa hàng BigC, kết quả khảo sát ở chỉ tiêu 01 cho thấy có đến 42/74 đối tượng khảo sát khẳng định có hiện tượng người chịu trách nhiệm xét duyệt kiêm bảo quản tài sản. Cụ thể, tại một số bộ phận, các giám đốc bộ phận trực tiếp phê duyệt việc chuyển giao các tài sản phục vụ cơng việc cho mình từ cửa hàng như: máy ảnh, chuột máy tính, máy in, máy ghi âm…và trực tiếp giữ các thiết bị này, dẫn đến tình trạng biển thủ tài sản cho mục đích cá nhân khi các giám đốc nghỉ việc hoặc chuyển vị trí cơng tác sang bộ phận khác. Hoặc một tình trạng kiêm nhiệm thường xuyên xảy ra là hiện tượng các giám đốc bộ phận tự phê duyệt các
Có Khơng
phiếu phiếu
6. HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT Phân chia trách nhiệm hợp lý
01. Người chịu trách nhiệm xét duyệt có kiêm bảo
quản tài sản, sử dụng dịch vụ khơng 32 43% 42 57% 02. Bộ phận nghiệp vụ có kiêm ghi chép kế tốn
không? 16 25% 49 75%
03. Các hệ thống IT có được phân quyền rõ ràng
không? 72 100% 0 0%
04. Việc ủy quyền có được thể hiện bằng văn bản
khơng? 72 100% 0 0%
05. Có phân chia trách nhiệm quản lý đối với các
hệ thống IT khác nhau hay không? 12 100% 0 0% 66
chi phí đi đào tạo các chương trình bên ngồi như tiếng anh, kỹ năng mềm… cho chính bản thân mình, xảy ra các rủi ro việc đào tạo thực tế không được thực hiện nhưng các giám đốc sử dụng tiền của cơng ty cho mục đích cá nhân.
Chỉ tiêu 02 cho thấy vẫn cịn có 75% các trường hợp bộ phận nghiệp vụ kiêm ghi chép kế toán, chủ yếu xảy ra ở khu vực thu ngân, quỹ trung tâm của các cửa hàng, khu vực dịch vụ khách hàng của các cửa hàng. Các phụ trách quỹ trung tâm vừa kiêm nhiệm vụ thu các khoản phí làm thẻ BigXu, tiền bán thẻ điện thoại…vừa chịu trách nhiệm giữ các khoản tiền này; hay trường hợp các phiếu mua hàng phục vụ cho mục đích giải quyết các cam kết với khách hàng được phụ trách dịch vụ khách hàng giữ, đồng thời phụ trách dịch vụ khách hàng cũng là người giải quyết các cam kết này cho khách hàng…Tất cả các trường hợp trên đều tạo cơ hội cho việc biển thủ tiền, gian lận, kê khai khống để biển thủ tiền của BigC.
Riêng đối với việc phân quyền trên hệ thống IT, BigC đang thực hiện hoạt động phân quyền rất tốt, tất cả các hệ thống đều được phân quyền quản lý, sử dụng theo từng tên sử dụng khác nhau. Kết quả khảo sát về phân chia trách nhiệm trên hệ thống được thể hiện ở tiêu chí 03, 04, 05 đều đạt mức 100% câu trả lời có thực hiện phân chia quyền, ủy quyền bằng văn bản và trách nhiệm quản lý hệ thống IT rõ ràng. Tất cả các nhân viên muốn sử dụng một chức năng trên các hệ thống IT của BigC như: VLP, VLL, GOLD, SAP, BigC Nego…đều phải được đào tạo và làm bài kiểm tra đạt kết quả của IT Trung tâm, và chỉ mở tên sử dụng cho đúng các chức năng được đào tạo. Tất cả các yêu cầu sử dụng phần mềm, mở tên sử dụng mới đều phải được phê duyệt bởi Giám đốc bộ phận quản lý trực tiếp nhân viên, CFO, giám đốc IT trước khi thực hiện mở tên sử dụng mới.
Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
BigC hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ với số lượng các sản phẩm đa dạng, số lượng khách hàng lớn, đòi hỏi các hoạt động xử lý thông tin phải diễn ra nhanh, chính xác và kịp thời, hệ thống thông tin trở thành yếu tố then chốt trong hoạt động của BigC. Vì vậy kiểm sốt q trình xử lý thơng tin là điểm mấu chốt trong các
thủ tục kiểm sốt tại BigC. Tiêu chí kiểm sốt q trình xử lý thơng tin được khảo sát thơng qua 17 tiêu chí khác nhau. Cụ thể kết quả khảo sát như sau:
Bảng 2.14: Kết quả khảo sát về kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
NỘI DUNG Số Tỷ lệ
Số Tỷ lệ
Có Khơng
phiếu phiếu
6. HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
01. Chứng từ có được kiểm tra một cách chặt chẽ (sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ, phê duyệt, quyền
hạn và trách nhiệm liên quan…) không? 50 68% 24 32% 02. Chứng từ kế tốn có được lưu trữ đầy đủ,
khoa học và theo thứ tự hay không? 44 100% 0 0% 03. Các dữ liệu trên hệ thống IT có thể được
chỉnh sửa, xóa mà khơng để lại dấu vết hay không?
0 0% 74 100%