2 .1T ổng quan về Công ty CP Constrexim
2.2.3 .4Các chỉ tiêu đánh giá thành quả trung tâm đầu tư
Trung tâm đầu tư của Công ty CP Constrexim gắn với cấp quản lý cao nhất là Hội đồng quản trị của Công ty. Nhu cầu thông tin của nhà quản trị ở trung tâm này là tồn bộ thơng tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận và khả năng sinh lời được gắn với các tài sản được sử dụng để tạo ra lợi nhuận cho các cổ đông.
Tuy nhiên, hiện nay ở công ty chỉ sử dụng các chỉ tiêu đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận, mà chưa có chỉ tiêu đánh giá trung tâm đầu tư bằng chỉ tiêu ROI và RI.
2.2.4 Hệ thống báo cáo đánh giá thành quả các trung tâm trách nhiệm
Hệ thống báo cáo đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm tại Công ty gồm phần nội dung và phần mẫu biểu. Trong đó, nội dung của báo cáo thể hiện các thơng tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận giữa số thực tế với dự toán (hoặc định mức), giữa số thực tế năm nay với năm trước và chêch lệch giữa chúng của các trung tâm trách nhiệm. Còn các báo cáo trách nhiệm thường rời rạc (đã được minh họa kèm theotrong mục 2.2.3” Các chỉ tiêu đánh giá thành quả các trung tâm trách nhiệm”).
2.2.4.1Hệ thống báo cáo đánh giá thành quả trung tâm chi phí
Thơng tin từ báo cáo thể hiện chi phí thực tế với chi phí định mức (hoặc dự tốn) và mức chêch lệch tuyệt đối lẫn tương đối giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí dự tốn.
Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí sẽ được kế tốn tổng hợp của công ty tập hợp. Trong đó đối với chi phí thực tế, kế tốn tổng hợp sẽ tổng hợp dữ liệu phát sinh trong kỳ từ phần mềm kế tốn, cịn chi phí định mức (hoặc dự toán) sẽ được các nhà quản trị của trung tâm chi phí khối sản xuất cung cấp.
2.2.4.2Hệ thống báo cáo đánh giá thành quả trung tâm doanh thu
Báo cáo đánh giá thành quả trung tâm doanh thu ở công ty hiện nay chủ yếu là báo cáo so sánh doanh thu bán hàng thực tế với kế hoạch của sản phẩm ngói Ruby, ngói Cpac và của tồn cơng ty. Bằng cách so sánh doanh thu thực tế đạt được với doanh thu kế hoạch đề ra cả về số tuyệt đối và số tương đối, báo cáo sẽ cho các nhà quản trị biết được mức độ hồn thành doanh thu so với kế hoạch và tình hình biến động doanh thu.
Báo cáo này được kế tốn cơng nợ lập bằng cách thu thập thông tin doanh thu của tất cả các khách hàng trên hệ thống phần mềm kết hợp với doanh thu dự toán mà Giám đốc kinh doanh.
2.2.4.3Hệ thống báo cáo đánh giá thành quả trung tâm lợi nhuận
Báo cáo đánh giá thành quả trung tâm lợi nhuận bao gồm các thơng tin về tình hình thực hiện kế hoạch lợi nhuận của sản phẩm Ruby và sản phẩm Cpac và của toàn doanh nghiệp. Ngồi ra, báo cáo cịn phân tích biến động chi phí ảnh hưởng đến lợi nhuận. Từ đó, Ban Giám đốc sẽ đánh giá thành quả và trách nhiệm quản lý của các trưởng bộ phận các trung tâm lợi nhuận.
Báo cáo lợi nhuận sẽ được kế toán trưởng ủy quyền cho kế toán tổng hợp lập. Kế toán tổng hợp sẽ sử dụng số liệu báo cáo của trung tâm chi phí và trung tâm doanh thu để tổng hợp số liệu lập báo cáo của trung tâm lợi nhuận.
2.2.4.4Hệ thống báo cáo đánh giá trung tâm đầu tư
Ngoài các báo cáo sử dụng cho cơng tác kiểm sốt doanh thu, chi phí và lợi nhuận trên, báo cáo đánh giá trung tâm đầu tư của Công ty chưa thể hiện được. Các nhà quản trị chỉ quan tâm đến chiến lược kinh doanh và lợi nhuận mang lại cho tồn cơng ty.
Tồn bộ báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí, doanh thu, lợi nhuận đều được lập thủ cơng, duy chỉ có số liệu thực tế của chi phí, doanh thu, lợi nhuận thực tế là được kết xuất từ phần mềm.
2.2.5 Một số nội dung liên quan đến Kế toán trách nhiệm 2.2.5.1Cơng tác phân loại chi phí
Tại Cơng ty CP Constrexim hiện nay, công tác phân loại chi phí cụ thể là phân loại chi phí kiểm sốt được và khơng kiểm sốt được; phân loại biến phí và định phí vẫn chưa được hệ thống kế tốn trách nhiệm tại cơng ty quan tâm. Công ty chủ yếu tập hợp và phân loại chi phí theo chức năng hoạt động: chi phí sản xuất (giá vốn hàng bán) và chi phí ngồi sản xuất (chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp).
2.2.5.2Cơng tác lập dự tốn có liên quan đến các trung tâm trách nhiệm
Định kỳ vào cuối quý 3 hàng năm, công ty sẽ căn cứ vào báo cáo tổng kết tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của năm trước, kết hợp với báo cáo tình hình hoạt động của 6 tháng đầu năm và 3 tháng liền kề của quý 3. Căn cứ vào các chỉ tiêu đạt được so với kế hoạch được giao của năm trước và 9 tháng đầu năm để tiến hành lập dự toán cho năm kế tiếp như: dự toán kết quả kinh doanh, dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất.
Dự toán kết quả kinh doanh
Vào cuối quý 3 hàng năm, Hội đồng quản trị, Tổng GĐ, Phó tổng GĐ, GĐ kinh doanh, GĐ nhà máy và GĐ nhân sự sẽ mở cuộc họp để lập dự toán về kết quả hoạt động kinh doanh cho năm tới.
Kết quả kinh doanh dự toán của năm tới sẽ được lập dựa trên kết quả kinh doanh của năm trước, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch kinh doanh năm trước và 9 tháng đã qua của năm nay. Với mục tiêu lợi nhuận năm sau phải ln cao hơn năm trước. Từ đó Ban giám đốc sẽ ấn định một tỷ lệ gia tăng về doanh thu và lợi nhuận để tính tốn mức doanh thu và lợi nhuận dự toán cho năm kế tiếp.
Qua cuộc họp nêu trên, kế toán trưởng sẽ hệ thống lại và lập dự toán kết quả kinh doanh cho tồn cơng ty.
Dự toán tiêu thụ
Căn cứ vào doanh thu dự toán đã được Ban giám đốc đưa ra, Giám đốc kinh doanh sẽ phân bổ doanh thu cho 4 nhóm quản lý 4 khu vực khách hàng và dự toán cơ cấu doanh thu cho từng loại sản phẩm Ruby và Cpac. Mức phân bổ dự tốn doanh thu cho từng nhóm và hai loại sản phẩm dựa vào báo cáo tổng kết thực hiện và mức hoàn thành kế hoạch chỉ tiêu doanh thu bán hàng của năm trước và 9 tháng
đầu năm; đồng thời dựa vào sản lượng tiêu thụ của năm trước và 9 tháng đầu năm ở từng khu vực làm cơ sở phân bổ doanh thu cho các nhóm nhân viên sale quản lý từng khu vực.
Dự tốn tiêu thụ của 4 nhóm quản lý 4 khu vực khách hàng sẽ do GĐ kinh doanh lập vào đầu tháng (quý).
Dự toán sản xuất
Căn cứ vào dự toán sản lượng tiêu thụ của Ban giám đốc đưa ra và kế hoạch hàng tồn kho đầu kỳ của năm tới do bộ phận kinh doanh cung cấp. GĐ nhà máy sẽ lên kế hoạch chuẩn bị lượng nguyên vật liệu đầu vào và nguồn nhân lực để sản xuất các sản phẩm theo dự toán đã định. Dự toán sản xuất sẽ do kế toán nhà máy phối hợp với GĐ nhà máy, và quản đốc phân xưởng lập sau đó gửi lên phịng kế tốn của cơng ty vào đầu tháng (quý) liền kề.
Dự tốn chi phí NVL trực tiếp
Dự tốn chi phí NVL trực tiếp sẽ được tính dựa trên dự tốn về lượng với dự tốn về giá. Trong đó, tổng lượng vật tư được dự toán như sau:
Tổng lượng vật tư sản
xuất sản phẩm RB = Số lượng SP RB
X
Định mức tiêu hao NVL/1đvsp RB
(RB: là một trong những sản phẩm ngói Ruby do nhà máy sản xuất).
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu trên từng đơn vị sản phẩm sẽ do bộ phận kỹ thuật xây dựng theo quy định tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng.
Dựa vào kế hoạch sản xuất từ Giám đốc nhà máy, cùng với định mức tiêu hao NVL trực tiếp từ bộ phận kỹ thuật, nhân viên kế toán tại nhà máy sẽ cập nhật mức giá NVL theo hợp đồng hoặc giá thị trường sẽ tính được giá trị NLV ước tính.
Tại nhà máy, quản đốc phân xưởng (đồng thời là trưởng bộ phận kỹ thuật) là người trực tiếp lên kế hoạch và liên hệ với nhà cung cấp để mua vật tư (như cát, xi măng, bột đá, sơn…) dưới sự kiểm soát và phê duyệt của Giám đốc nhà máy.
Dự tốn chi phí nhân cơng
thưởng lễ hàng năm của công ty, Giám đốc nhân sự sẽ phê duyệt kế hoạch chi tiết về nhân lực, tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT và các khoản phúc lợi khác của nhân công ở mỗi bộ phận theo từng tháng trong năm.
Khi tính định mức chi phí nhân cơng phục vụ cho sản xuất, kế toán nhà máy sẽ dựa vào thời gian định mức để sản xuất ra các sản phẩm. Cụ thể:
Số giờ cần thiết sản xuất sản phẩm RB
=
Số lượng SP RB
Hao phí lao động cho
x
1 đvsp RB (giờ)
Hao phí lao động cho 1 đơn vị sản phẩm được xây dựng bằng cách thống kê, đo lường thực tế do Quản lý bộ phận kỹ thuật – đồng thời là quản đốc phân xưởng cung cấp.
Sau đó, để tính chi phí nhân cơng dự tính để sản xuất một lượng sản phẩm ngói ta tính như sau:
Chi phí nhân cơng dự tính để sx sp RB
=
Đơn giá nhân công
x
Số giờ cần thiết sản xuất sản phẩm RB
Dự tốn chi phí sản xuất chung:
Các khoản chi phí gián tiếp, chi phí sản xuất chung được lập bởi các bộ phận căn cứ vào mục tiêu sử dụng hiệu quả chi phí năm sau so với năm hiện tại. Trưởng mỗi bộ phận sẽ tiến hành lên kế hoạch chi phí hoạt động của bộ phận mình theo từng tháng/q/năm, sau đó gửi báo cáo về chi phí dự tốn lên kế tốn trưởng. Kế tốn trưởng sẽ dựa vào tình hình sử dụng chi phí năm trước và 9 tháng trong năm để xem xét và ký duyệt dự toán.
Dự toán giá thành sản phẩm:
Kế toán tổng hợp của nhà máy sẽ dựa vào dự toán định mức tiêu hao nguyên vật trên một sản phẩm sau đó cộng với tỷ lệ phân bổ chi phí nhân cơng và chi phí sản xuấtchung.Tại Cơng ty, kế tốn áp dụng hình thức phân bổ chi phí để tính giá thành theo phương pháp hệ số. Hệ số phân bổ được xây dựng mỗi năm một lần nhằm thích ứng với sự thay đổi của những chi phí phát sinh liên quan trong cơng tác tính giá thành. Việc xây dựng hệ số phân bổ do bộ phận kế toán phối hợp với bộ phận kỹ thuật tại nhà máy xây dựng.
Dự tốn đầu tư
Tại cơng ty, cơng tác lập dự tốn vốn đầu tư được dựa vào khả năng sản xuất và tốc độ tiêu thụ hàng trong năm trước và 9 tháng năm hiện hành mà Ban giám đốc sẽ tiến hành đầu tư thêm máy móc thiết bị hoặc mở rộng quy mơ nhà máy. Sau khi Tổng giám đốc ký duyệt đầu tư, bảng kế hoạch này sẽ được chuyển cho bộ phận quản lý tài chính để chuẩn bị ngân sách tiến hành theo kế hoạch đã được Tổng giám đốc phê duyệt.
2.2.5.3Phân bổ chi phí
Cơng tác phân bổ chi phí tại Cơng ty sẽ được phân bổ như sau:
- Khối sản xuất : Chi phí phát sinh ở dây chuyền nào sẽ được tập hợp cho dây chuyền
đó, tương tự đối với phân xưởng cũng vậy. Đối với những chi phí chung của nhà máy sẽ được tổng hợp lại rồi tiến hành phân bổ 50% cho phân xưởng 1 và 50% cho phân xưởng 2 (vì hai phân xưởng có quy mơ hoạt động như nhau).
- Khối kinh doanh: Chi phí phát sinh đối với sản phẩm Ruby và Cpac, chi phí phát sinh cho sản phẩm nào sẽ được tính riêng cho sản phẩm đó. Cịn chi phí chung của hai loại sản phẩm thì được phân bổ theo doanh thu.
- Khối quản lý: Khi tính lợi nhuận riêng cho các sản phẩm, chi phí chung của khối quản lý cũng được phân bổ theo tỷ lệ doanh thu theo hai loại sản phẩm Ruby và Cpac.
2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty 2.3.1 Ưu điểm của hệ thống kế toán trách nhiệm
Về phân cấp quản lý: Cơng ty đã có sự phân cấp quản lý tương đối hồn thiện, điều đó giúp Ban giám đốc quản lý các bộ phận một cách dễ dàng và hiệu quả. Đây là một trong những điều kiện đầu tiên để có thể thực hiện tốt cơng tác kế tốn trách nhiệm.
Các công cụ đánh giá thành quả quản lý: Công ty đã xây dựng được một số
công cụ đánh giá trách nhiệm và thành quả quản lý của các bộ phận chủ yếu như: hệ thống dự toán, hệ thống báo cáo so sánh giữa thực hiện với kế hoạch của các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí, lợi nhuận,…đây là ưu điểm đặc biệt của hệ thống kế toán
trách nhiệm tại Cơng ty giúp Ban Giám đốc có cơ sở xem xét và đánh giá thành quả hoạt động và trách nhiệm của từng cấp quản lý.
Ứng dụng công nghệ thông tin: Phần mềm kế tốn CADS hỗ trợ rất tích cực
cho cơng tác kế tốn. Hệ thống tài khoản rất chi tiết, mỗi loại chi phí phát sinh đều có một số hiệu tài khoản riêng biệt, thuận lợi cho việc trích lọc dữ liệu. Ngồi những mẫu biểu chuẩn được phần mềm tạo sẵn thì phần mềm này cịn cho phép người sử dụng phát triển thêm các mẫu biểu báo cáo để trích lọc dữ liệu theo mục đích sử dụng của mình. Đây là cơ sở thuận lợi để xây dựng thêm các báo cáo theo yêu cầu của kế toán trách nhiệm.
2.3.2 Hạn chế của hệ thống kế tốn trách nhiệm
Về cơng tác phân cấp quản lý:
- Mặc dù Công ty đã phân chia các cấp quản lý và thành lập các trung tâm trách nhiệm
với những nhiệm vụ cụ thể. Tuy nhiên, việc phân cấp trách nhiệm và sự liên kết giữa các cấp quản lý trong Công ty vẫn chưa thật sự chặt chẽ, chưa hướng các bộ phận tới mục tiêu chung của tổ chức: cụ thể như ở bộ phận kinh doanh của công ty, trách nhiệm của họ được đánh giá thông qua việc hồn thành chỉ tiêu doanh thu dự tốn đặt ra do đó họ chỉ chú trọng đến doanh thu chứ không chú trọng đến khả năng bộ phận kế tốn có thu được hết công nợ của khách hàng hay không, và đơi khi vì mục tiêu đạt được mức tiêu thụ theo kế hoạch mà họ có thể giảm giá bán để tăng doanh thu hoặc đẩy mạnh tiêu thụ những mặt hàng có doanh thu lớn nhưng lợi nhuận thấp làm ảnh hưởng mức lợi nhuận của tồn cơng ty.
- Tại Cơng ty CP Constexim, Phó tổng giám đốc điều hành tài chính tại cơng ty, đồng
thời là kế tốn trưởng phịng kế toán. Bà vừa phải tập trung điều hành, kiểm soát và thực hiện chức năng kế tốn tài chính, đồng thời đảm nhiệm chức vụ của một GĐ tài chính– người được giao thực hiện và điều hành cơng tác kế tốn quản trị tại công ty như: theo dõi biến động doanh thu, chi phí, lợi nhuận; phân tích tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty; phối hợp với cơng tác phân tích đầu tư, quản lý danh mục đầu tư của Công ty …. Tác giả nhận thấy GĐ tài chính phải khiêm nhiệm rất nhiều cơng việc như vậy, điều này dẫn đến quỹ thời
gian để thực hiện công tác quản trị của doanh nghiệp ít đi làm ảnh hưởng đến hiệu quả của việc phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hệ thống các chỉ tiêu đánh giá:
- Tại trung tâm lợi nhuận: công ty chưa sử dụng chỉ tiêu số dư đảm phí, lợi nhuận trên chi phí, chỉ tiêu doanh thu trên chi phí và mức chêch lệch của chúng với số dự toán để đánh giá được hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Tại trung tâm đầu tư: của Công ty vẫn chưa sử dụng công cụ ROI, RI để đánh giá thành quả và trách nhiệm quản lý của người đứng đầu trung tâm đầu tư cũng như chưa đánh giá được hiệu quả của việc sử dụng vốn.