Việc thu chi ngân sách đều được phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm sốt lẫn nhau. Cụ thể: có sự tách biệt giữa kế tốn thu ngân sách ở điểm và thủ quỹ, kế toán chi tiền và thủ quỹ, kế toán thanh tốn liên kho bạc khơng đồng thời là kế toán viên phụ trách chi ngân sách, kế toán thanh toán vốn đầu tư và chuyên viên phụ trách kiểm soát hồ sơ đầu tư, kế toán nội bộ kho bạc và thủ quỹ, nhân viên kiểm kê tài sản và kế toán nội bộ kho bạc, cán bộ cơng chức giữ dấu kế tốn, kho bạc và kế toán viên làm chứng từ.
2.2.3.2 Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin và nghiệp vụ:
Các chứng từ thu bảo hiểm, tiền gửi đơn vị mở tài khoản tại kho bạc do khách hàng lập, đưa kế toán thu, sau khi kế toán điểm thu thực hiện hạch toán và nhập máy chuyển cho thủ quỹ thu tiền sẽ được chuyển lên phịng kế tốn qua thiết bị vận chuyển nội bộ, chứng từ chuyển cho phó phịng kế tốn hoặc trưởng phịng ký, được đóng dấu kế tốn. Kế tốn thu vào 11 giờ trưa và 4 giờ 30 phút chiều sẽ chuyển cho phó phịng kế tốn duyệt vào chương trình KTKB.
Các chứng từ chi ngân sách do khách hàng lập giao cho kế toán viên phụ trách từng cấp ngân sách. Kế toán viên lập 2 phiếu giao nhận hồ sơ nhận các chứng từ do khách hàng giao, 1 tờ phiếu kế toán trả khách hàng, 1 phiếu kế toán lưu. Kế toán thực hiện kiểm soát, hạch toán và nhập máy chuyển sang trưởng, phó phịng kế tốn kiểm soát và ký. Kế toán viên cầm chứng từ chuyển vào phịng giám đốc hoặc phó giám đốc. Sau khi giám đốc và phó giám đốc ký xong, kế toán viên lấy chứng từ ra chuyển cán bộ cơng chức đóng dấu kế tốn. Sau đó nhập máy vào chương trình KTKB và đưa kế tốn trưởng duyệt. Vào 11 giờ và 1 giờ 30 phút chiều kế toán viên tách chứng từ đi ngân hàng chuyển cho thanh toán viên chấm bảng kê ngân hàng. Nhân viên ngân hàng sang lấy chứng từ cùng bảng kê về và thực hiện thanh toán. Đối với các chứng từ chuyển khoản trong nội bộ kho bạc. Sau khi đã có đủ chữ ký của kế tốn viên, trưởng hoặc phó phịng kế tốn, giám đốc hoặc phó giám đốc và đã đóng dấu kế toán, được kế toán trưởng duyệt trên chương trình KTKB. Kế toán viên chuyển chứng từ cho thanh toán viên ký duyệt chữ ký điện tử trên chương trình liên kho bạc. Sau đó thanh tốn viên chuyển chứng từ sang để kế toán trưởng ký duyệt chữ ký điện tử trên chương trình liên kho bạc. Thanh toán viên in chứng từ điện tử ra ký và chuyển cho kế toán trưởng ký và lưu lại.
trong ngày được thanh toán viên kiểm soát, in 2 liên chứng từ điện tử, ký và chuyển sang cho trưởng phòng kế tốn ký và duyệt, một liên báo có cho kế toán viên giữ tài khoản, 1 liên lưu.
Chứng từ chi từ nguồn vốn đầu tư được khách hàng lập và giao cho chuyên viên phụ trách chi đầu tư của kho bạc. Chuyên viên lập 2 phiếu giao nhận hồ sơ. 1 phiếu trả khách hàng, 1 phiếu chuyên viên lưu lại. Trong thời gian đã hẹn với khách hàng, chuyên viên kiểm sốt đưa trưởng phịng hành chính và chuyển xuống để giám đốc ký duyệt. Sau khi giám đốc ký duyệt được chuyển cho kế toán phụ trách chi đầu tư ký, trưởng phịng kế tốn ký. Chứng từ khi đã có đầy đủ chữ ký được kế tốn viên phụ trách chi đầu tư nhập máy vào chương trình KTKB, chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt. Sau đó kế toán chuyển 1 liên cho thanh toán viên nếu chứng từ đi ngân hàng, các liên cịn lại kế tốn chuyển cho chun viên. Chun viên nhận lại hồ sơ từ kế toán viên phụ trách đầu tư, 1 liên chuyển trả khách hàng, 1 liên lưu vào hồ sơ thanh toán.
Kế tốn điểm thu nhận thơng báo nộp thuế của khách hàng nhập máy vào chương trình TCS, in 2 liên giấy nộp tiền vào ngân sách ký tên, chuyển cho thủ quỹ thu tiền và ký tên, thủ quỹ chuyển lại cho kế tốn, kế tốn đóng dấu điểm giao dịch, 1 liên giữ lại để lưu, liên còn lại chuyển cho khách hàng. Vào 4 giờ 30 phút buổi chiều kế toán điểm thu lưu dữ liệu vào USB chuyển cho kế toán thu ngân sách, kế toán thu ngân sách kiểm tra và nhận dữ liệu và đẩy dữ liệu để phó phịng kế tốn ký duyệt các bút tốn từ chương trình TCS. Sau khi phó phịng kế tốn ký duyệt các bút tốn ở chương trình TCS phần mềm sẽ tạo bút tốn ở chương trình KTKB.
Cuối ngày phịng kho quỹ in sổ quỹ tiền mặt, phịng kế tốn in sổ chi tiết tiền mặt đối chiếu khớp đúng, kế toán trưởng kiểm quỹ.
Ngày làm việc tiếp theo, chứng từ báo có, thư tra soát được nhân viên ngân hàng mang sang kho bạc. Kế toán viên kho bạc hạch toán và nhập máy vào chương trình KTKB, kế tốn thu nhận dữ liệu thu ngân sách do ngân hàng thu hộ, kiểm tra trên chương trình TCS, phó phịng kế tốn ký duyệt. Kế tốn thanh tốn trái phiếu nếu khơng có chứng từ báo nợ gốc và lãi do kho bạc khác thanh toán hộ kho bạc quận 10 sẽ lập chứng từ chuyển nguồn, thanh toán viên in sổ chi tiết liên kho bạc, sổ chi tiết ngân hàng, kế toán trưởng kiểm tra đối chiếu với sổ phụ ngân hàng, nếu khớp đúng, kế toán trưởng thực hiện khóa sổ ngày, các chứng từ nhập sai trước khi kế tốn trưởng khóa sổ, kế tốn viên sẽ đưa chứng từ nhập máy sai để kế tốn trưởng xóa. Sau đó kế tốn viên thực hiện nhập máy lại các yếu tố cho đúng và đưa kế toán trưởng duyệt lại. Sau khi kế tốn trưởng khóa sổ các bút tốn kế tốn viên nhập sai sẽ phải thực hiện điều chỉnh. Chứng từ báo có được kế tốn viên chuyển trả cho khách hàng, thư tra soát kế toán viên yêu cầu khách hàng trả lời.
Hàng ngày sau khi hồn thiện hết các chứng từ trong ngày, kế tốn viên sẽ in liệt kê chứng từ trong bảng, ngoại bảng, dự toán để chấm lại với chứng từ gốc, qua đó so sánh giữa việc nhập máy và chứng từ gốc nếu có sai sót sẽ thực
hiện điều chỉnh. Kế toán viên ký tên, và chuyển kế tốn trưởng hoặc phó phịng kế tốn ký, đóng dấu và chuyển cho kế tốn viên phụ trách đóng và lưu chứng từ để đóng thành các tập chứng từ trong ngày. Các tập chứng từ được đóng lại theo mã nhân viên đánh số và chuyển lên kho chứng từ. Các tập chứng từ được sắp xếp có thứ tự theo ngày, tháng, năm trên kho. Hệ thống chứng từ của Kho bạc được quy định đầy đủ về biểu mẫu và cách ghi chép theo quyết định 120/2008/QĐ-BTC.
Kế toán thực hiện đối chiếu với khách hàng: hàng tháng, hàng quý và 11 tháng về số liệu thu chi ngân sách, phát hiện sai sót và thực hiện điều chỉnh vào ngày kéo dài 32, được mở trong khoảng thời gian từ ngày mùng 1 đến ngày mùng 5 của tháng kế tiếp. Sau khi kế tốn trưởng khóa sổ tháng vào ngày mùng 5 hàng tháng, số liệu sai sót trong tháng sẽ khơng được điều chỉnh trong tháng nên báo cáo tài chính của tháng đó sẽ khơng được trình bày đúng. Kế tốn viên in sổ chi tiết ký và chuyển cho kế toán trưởng ký. Các báo cáo hàng tháng và báo cáo quyết tốn kế tốn viên có trách nhiệm lập, kế tốn viên in từ chương trình khai thác báo cáo hoặc lập bằng Excel, kiểm tra số liệu, ký và chuyển cho kế tốn trưởng hoặc phó phịng, giám đốc và phó giám đốc ký, đóng dấu kho bạc, chuyển cho các đơn vị có liên quan và lưu. Đối với đối chiếu của khách hàng sau khi thực hiện đối chiếu và có đầy đủ chữ ký của các thành viên liên quan, kế toán lưu lại một bản và chuyển trả khách hàng một bản. Cuối năm các mẫu đối chiếu, bảng lương được duyệt, quy chế chi tiêu nội bộ, phiếu giao nhận hồ sơ giữa kho bạc và khách hàng, sổ chi tiết, báo cáo… được kế toán viên, thanh tốn viên, chun viên, thủ quỹ đóng thành từng tập và đánh số. Sau đó viết vào sổ chứng từ lưu kho và chuyển lên kho.
2.2.3.3 Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động:
Các nghiệp vụ chi ngân sách đều được phê chuẩn bởi kế tốn trưởng hoặc phó phịng kế tốn và ban giám đốc. Thu ngân sách, thu phạt được phê chuẩn bởi kế tốn trưởng hoặc phó phịng kế tốn phụ trách phần hành này. Thu từ tài khoản tiền gửi được phê chuẩn bởi kế tốn trưởng hoặc phó phịng kế tốn. Các đối chiếu tiền gửi, dự toán tháng, quý được phê chuẩn bởi kế tốn trưởng hoặc phó phịng kế tốn. Đối chiếu thu, chi ngân sách phường; các báo cáo, văn bản kho bạc quận 10 gửi cho khách hàng hoặc kho bạc cấp trên được phê chuẩn bởi kế toán trưởng và Ban giám đốc. Một số trường hợp đặc biệt do Giám đốc trực tiếp phê chuẩn như: lệnh điều chuyển vốn, bảng kê chứng từ đi ngân hàng, sổ chi tiết tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, liên kho bạc, đối chiếu tài khoản đầu tư.
2.2.3.4 Kiểm sốt vật chất:
Máy chủ và các chương trình tin học được giao cho cán bộ phụ trách tin học trong việc mở, tắt, sao lưu, cập nhật. Các chương trình tin học được phân quyền trong việc truy cập, mỗi nhân viên thuộc từng phòng sử dụng các chương trình khác nhau: chương trình kho quỹ, chương trình thu phạt, chương trình trái phiếu, chương trình TCS – nhập các chứng từ thu ngân sách, chương trình KTKB, chương trình KTĐT, chương trình liên kho bạc, chương trình kế
tốn nội bộ. Trong mỗi chương trình, khi từng nhân viên truy cập vào, một số chức năng kiểm soát: duyệt chứng từ, cấu trúc tài khoản… cũng được phân quyền, chỉ kế tốn trưởng mới có các chức năng này, cịn các nhân viên chỉ được phân quyền xem, khơng được sửa, xóa. Chỉ có cán bộ tin học, trưởng phó phịng kế tốn được phân quyền bật, tắt máy chủ. Các tài sản, văn phòng phẩm chưa sử dụng được cất trong tủ, kho chỉ có cán bộ phụ trách bảo quản tài sản được mở và xuất kho khi có sự chấp thuận của giám đốc. Các tài sản đang sử dụng được các cán bộ cơng chức từng phịng có trách nhiệm bảo quản, mọi sự hư hỏng do chủ quan cán bộ công chức được giao tài sản đó sẽ chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định. Các thiết bị điện nước, văn phịng phẩm… được cán bộ cơng chức sử dụng tiết kiệm, các tài sản máy lạnh, máy nóng lạnh, máy tính… được sử dụng và bảo quản cẩn thận. Việc kiểm kê tài sản giữa sổ sách và thực tế được thực hiện định kỳ sáu tháng một lần và đột xuất khi có yêu cầu.
2.2.3.5 Kiểm tra độc lập việc thực hiện:
Định kỳ hàng quý, tổ kiểm tra do Ban giám đốc thành lập sẽ lấy các tập chứng từ đã được hoàn thành của năm cũ được mang từ kho xuống và giao cho mỗi thành viên các tập bất kỳ để kiểm tra lại, nếu phát hiện sai sót: sai ngày tháng đánh lên chứng từ, đánh dấu thực chi, tạm ứng, định khoản kế tốn, đóng dấu đầy đủ… do cán bộ cơng chức đã làm chứng từ đó khơng phát hiện ra. Các sai sót này được ghi lại, sau đó giao lại cho trưởng phịng kế tốn để báo cáo Ban giám đốc. Qua đó Ban giám đốc chấn chỉnh lại công tác cùa từng phịng, từng cán bộ cơng chức có liên quan để các sai sót khơng bị lặp lại và cán bộ công chức cẩn thận hơn tránh mắc lại sai sót trong cơng tác ở thời gian tới.
2.2.3.6 Phân tích sốt xét lại việc thực hiện:
Ban giám đốc thơng qua báo cáo tài chính, báo cáo quản trị hàng tháng cũng như phản ánh của khách hàng, bảng chấm điểm thi đua của cán bộ cơng chức, nhận xét của Trưởng phịng chức năng xem xét lại q trình thực hiện cơng việc của từng phịng, từng cán bộ cơng chức để xem xét việc thực hiện mục tiêu của đơn vị. Chấn chỉnh kịp thời những sai sót, yếu kém để đạt được mục tiêu đề ra từ đầu năm.
2.2.4 Thông tin và truyền thông:
Hiện tại mọi dữ liệu, thơng tin kế tốn của Kho bạc nhà nước quận 10 đều được nhập liệu vào các chương trình ứng dụng của từng phần hành: thu ngân sách, chi thường xuyên, chi đầu tư, thu phạt, phát hành và thanh toán trái phiếu. Hàng ngày các kế toán viên, thủ quỹ, chuyên viên nhập vào các chương trình ứng dụng KTKB, TCS, thanh toán trái phiếu, liên kho bạc, KTĐT, thu phạt. Từ các bút tốn nhập vào chương trình được trưởng phịng duyệt, dữ liệu sẽ được cập nhật vào các sổ chi tiết và các báo cáo có liên quan. Các báo cáo có trên chương trình KTKB: Bảng cân đối kế toán, báo cáo chi ngân sách, báo cáo thu ngân sách, bảng liệt kê chứng từ trong bảng, ngoại bảng, dự toán. Hệ
thống sổ gồm: sổ chi tiết tài khoản, sổ cái tài khoản, sổ theo dõi tổng hợp dự toán, sổ chi tiết dự tốn.
Các cán bộ cơng chức thuộc từng phịng được giao nhiệm vụ đều hiểu rõ cơng việc thuộc phần hành của mình, ln phối hợp với các đồng nghiệp trong công tác để giải quyết chứng từ của khách hàng được nhanh chóng, thuận lợi. Cụ thể: khách hàng khi đến giao dịch, được bảo vệ của cơ quan hướng dẫn đến nơi làm việc của từng phịng, nếu có khách hàng đến giao dịch nhầm phịng đều được cán bộ cơng chức tận tình hướng dẫn đến đúng phịng cần đến, các cán bộ công chức liên lạc với nhau qua hệ thống mạng nội bộ để nhờ lấy chứng từ trong phịng phó giám đốc hoặc đẩy chứng từ tiền mặt từ phòng kế tốn xuống phịng kho quỹ để trả hoặc chi tiền cho khách hàng tránh để khách hàng chờ lâu, việc giải quyết chứng từ tiền mặt là 1 giờ nhưng cán bộ cơng chức ln hồn thành sớm hơn thời gian quy định, chứng từ chuyển khoản giải quyết trong 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ cũng luôn được cán bộ cơng chức phụ trách hồn thành với thời gian nhanh nhất, khơng có chứng từ trả khách hàng trễ so với thời gian ghi trong phiếu giao nhận hồ sơ. Điều này khiến cho khách hàng ln hài lịng với chất lượng phục vụ của dịch vụ công mà kho bạc cung cấp. Bằng chứng thể hiện rất rõ qua việc khơng hề có đơn thư phản ánh, khiếu nại về cán bộ công chức kho bạc quận 10 trong thùng thư góp ý trong 2 năm 2009 -2010.
Kho bạc quận 10 được công nhận danh hiệu là kho bạc mẫu của thành phố Hồ Chí Minh và ln giữ vững danh hiệu này. Thông tin từ kho bạc thành phố Hồ Chí Minh thơng báo các hoạt động Đoàn, Đảng, Cơng đồn và về nghiệp vụ kế toán, kho quỹ, thanh toán vốn đầu tư, chi tiêu nội bộ được ban quản trị và các thành viên thông báo trên diễn đàn, mỗi cán bộ công chức của kho bạc đều đăng ký là một thành viên trên diễn đàn. Do đó việc báo cáo về tình hình hoạt động, các vướng mắc trong cơng tác từ kho bạc nhà nước quận lên kho bạc nhà nước thành phố rất nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả, giúp giảm chi phí chuyển phát nhanh, giảm lượng giấy tờ lưu trữ và in ấn.
Các văn bản quy phạm pháp luật như Luật, Nghị định, Thông tư, Thông tư liên tịch, Quyết định, Công văn của cấp có thẩm quyền ban hành được phổ biến đến khách hàng giao dịch ngay khi văn bản đó được cán bộ cơng chức kho bạc cập nhật trên chuyên trang của bộ tài chính, diễn đàn kho bạc nhà nước trung ương, diễn đàn kho bạc nhà nước thành phố Hồ Chí Minh. Trong quá trình giao dịch những vấn đề vướng mắc của khách hàng được từng kế