5. Kết cấu đề tài
2.2. Quá trình đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế
2.2.2. Giai đoạn tiếp xúc
Trong các giai đoạn trước, chúng ta đã tìm hiểu đối tác đàm phán của mình thơng qua các kênh gián tiếp. Giai đoạn tiếp xúc chính là cơ hội để chúng ta tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp.
2.2.2.1. Tạo khơng khí tiếp xúc
Tùy đối tác mà trước khi bước vào cuộc đàm phán, chúng ta có thể dành ra một ít thời gian nói về những vấn đề khơng liên quan gì đến đàm phán khiến đơi bên cảm thấy hứng thú như: về thời tiết, về thể thao, phim ảnh, tin tức trong ngày, v.v…
2.2.2.2. Tạo niềm tin cho đối tác
Chu đáo, tận tình đối với các cơng việc của đối tác và cả những quan hệ cá nhân đều khiến họ tin cậy mình. Nhiều khi chỉ vì một câu nói khơng đúng chỗ, một động tác khơng hợp lễ nghi, một lần sắp đặt khơng suy tính chu đáo mà ảnh hưởng đến niềm tin của họ đối với mình. Điều đó cần phải coi trọng hơn đối với những đối tác mà mình mới có quan hệ làm ăn lần đầu tiên.
2.2.2.3. Thể hiện những thiện chí của chúng ta
- Khi đàm phán với những đối tác mới, việc tỏ rõ thiện chí của mình đối với họ là việc làm hết sức cần thiết. Để thể hiện thiện chí của mình, có thể lợi dụng những trường hợp khơng chính thức nào đó, kể cho họ nghe thí dụ về sự lấy lịng thành đãi người trong những cuộc giao dịch cùng loại trước đây. Cũng có thể trước khi đàm phán bắt đầu, cần phải sắp xếp một số hoạt động có lợi cho việc xây dựng tình cảm tin cậy giữa đôi bên, khiến đối tác nhận thấy mình có thiện chí.
- Cần chú ý làm đối tác tin cậy mình là ở hành động chứ khơng phải ở lời nói. Nên thực hiện những việc đã hứa, đến đúng thời gian như giao ước vì có khi chỉ cần một lần thất hứa thì sự tin cậy giữa hai bên cũng giảm bớt khó lịng mà lấy lại.
- Khi đối tác hỏi phải kịp thời trả lời, không kể trả lời khẳng định hay phủ định, nhưng cần nói cho họ biết. Đối với những việc mà mình khơng thể làm được, nên thành thật giải thích thêm để đối tác thơng cảm và chấp nhận.
2.2.2.4. Thăm dò đối tác
Cần phải thăm dị lại xem đối tác có đáng tin cậy hay khơng, có tn thủ lời hứa hay khơng, họ có thành ý hợp tác đến mức nào. Phải đánh giá về kinh nghiệm thương lượng, tác phong của đối tác, những điểm mạnh, điểm yếu của họ. Phải thăm dò nguyên tắc mà đối tác phải tuân theo và trên vấn đề nào có thể nhượng bộ.
Muốn thực hiện việc thăm dị có hiệu quả, bạn có thể quan sát qua hành vi, cử chỉ, lời nói của họ trên cơ sở thận trọng và tế nhị.
2.2.2.5. Thay đổi kế hoạch nếu cần
- Tiến hành phân tích kỹ lưỡng về những thơng tin đó, chính xác hố những nhận định ban đầu để thẩm tra lại những vấn đề nào đó mà trước đây chưa rõ.
- Phải thay đổi kế hoạch phù hợp với tình hình mới để tranh thủ quyền chủ động trong thương lượng, bảo đảm lợi ích của mình, mà cũng là lợi ích của hai bên. Tiếp tục tìm hiểu, phân tích kỹ để điều chỉnh kịp thời sách lược thương lượng.
- Như vậy, rõ ràng hiểu biết lẫn nhau là cơ sở để đàm phán thành công. Nếu chúng ta che giấu thơng tin của mình thì đối phương cũng e dè cung cấp thông tin của họ. Những câu hỏi vòng vo, gián tiếp cũng khiến đối tác cảnh giác. Vì vậy việc chia sẻ phải làm sao để tạo ra sự tin cậy giữa các bên. Lắng nghe và ghi nhận những nhu cầu của đối tác sẽ thể hiện tinh thần hợp tác của chúng ta. Khơng chỉ trích hoặc trâm trích đối tác và thường xun tóm tắt lại những thơng tin thu thập được.