5. Kết cấu đề tài
3.1. Đàm phán bằng thư
3.1.1. Phân loại và cấu trúc của thư đàm phán trong thương mại
Một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện là đàm phán thông qua thư từ. Cuộc đàm phán bằng thư thơng thường diễn ra theo trình tự sau: hỏi hàng, chào hàng, báo giá, hoàn giá, chấp nhận, đặt hàng, xác nhận (ký kết hợp đồng). Các thư từ này được viết dưới nhiều dạng phong phú, do mỗi dân tộc và mỗi ngơn ngữ thường có một cách thức viết thư khác nhau. Sau đây xin giới thiệu về loại thư thương mại phổ biến nhất hiện nay- thư thương mại viết bằng tiếng Anh.
Cuộc đàm phán bằng thư thương mại (Fax, Email...) thường diễn ra theo trình tự sau: hỏi hàng, báo giá, hoàn giá, chấp nhận, đặt hàng và cuối cùng là xác nhận. Vì vậy chúng ta sẽ có các loại thư trong đàm phán thương mại như sau:
Thư hỏi hàng (The Enquiry)
Thư chào hàng, báo giá (Offer)
Thư hoàn giá(Counter – Offer)
Thư chấp nhận (Acceptance)
Thư đặt hàng (Order)
Thư xác nhận (Confirmation)
3.1.2. Cấu trúc của một bức thư thương mại
Letter head (Phần tiêu đề của công ty: Tên, địa chỉ công ty gửi thư)
File reference (Mã số hồ sơ)
Date line (Ngày, tháng)
Inside address (Tên, địa chỉ người nhận)
Salutation (Chào hỏi: gentlemen, Dear Sirs…)
The opening paragraph (Mở đầu thư)
The body of letter (Nội dung chính của bức thư)
The closing paragraph (Câu kết của bức thư)
Signature (Ký tên)
Stenographic reference (Ký hiệu riêng)
Enclosure (Phần đính kèm)
Carbon copy notation (Nơi gửi bản sao)
Trong đó nội dung của bức thư có những phần cần đặc biệt quan tâm như sau:
Phần chào hỏi cần thể hiện được phép lịch sự đối với người đọc. Nếu bạn có mối quan hệ thân thiết với người nhận, hãy sử dụng kiểu chào hỏi thân mật, như: “Tâm thân mến”. Nếu viêt khác, người nhận sẽ cảm thấy xa lạ. Trong những trường hợp khác, cần phải sử dụng dạng chào hỏi trang trọng, như: “Kính gửi Ngài Tom”. Với phụ nữ nên dùng danh xưng Bà (Ms.) trừ khi họ yêu cầu được gọi khác đi. Nếu người nhận có tước hiệu hay học hàm, học vị, chẳng hạn như giáo sư, tiến sỹ hay đại tá...thì tước hiệu, học hàm, học vị đó được viết ở vị trí ưu tiên thay cho danh xưng chung như Ông hoặc Bà.
Phần nội dung bức thư là nội dung thông điệp của bạn. Một bức thư hiệu quả phải thể hiện được ý định, mong muốn của người viết. Mở đầu thư thường được trình bày bằng những câu ngắn gọn, đơn giản, nêu rõ lý do vì sao mình lại viết thư. Phần trọng tâm của bức thư cần trình bày rõ nhưng mong muốn của minh hoặc phúc đáp nhưng vấn đề đối tác yêu cầu. Phần cuối thư, phải viết lời chào tạm biệt hoặc đư ra tín hiệu rằng bạn ln mong chờ phản hồi từ phía người nhận. Cần lưu ý: khi viết thư, trong mọi trường hợp, hãy cố gắng thể hiện rõ thiện chí của mình.
3.1.3. Các lưu ý khi viết thư điện tử (Email)
Ngoài những ưu điểm đã trình bày ở trên, e-mail cũng có thể gây cho người sử dụng và cơng ty của họ một số phiền tối. Thứ nhất, nhân viên giao dịch đôi khi gửi hoặc nhận những tin nhắn không cần thiết, gây tổn thời gian. Thứ hai, nhiều e-mail được viết một cách cẩu thả, người viết chỉ thuần túy viết những gì chợt nảy ra trong đầu, khơng kịp sắp xếp, trau truốt ý, thậm chí khơng kiểm tra lại thư mà đã gửi. Thứ ba, nhiều thông điệp được gửi đi mang nặng tình cảm riêng tư hoặc người viết vội vã, khơng giữ bình tĩnh xem xét dẫn đến ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các bên. Thứ tư, đôi khi thông điệp được gửi nhầm địa chỉ, đưa lại hậu quả xấu. Thứ năm, ngay cả nội dung xóa đi có thể khơi phục lại để sử dụng trong các vụ kiện tụng. Để khắc phục những nhược điểm nêu trên, khi viết e-mail cần lưu ý các vấn đề sau:
Đưa thơng tin chính lên dịng “Subject” để giảm thiểu khả năng bị người nhận bỏ qua hoặc xóa đi thơng điệp quan trọng
Viết ngắn gọn, cố gắng đưa thơng tin chính lên trang đầu màn hình.
Mỗi e-mail chỉ nên chứa một thơng điệp.
Kiểm tra, chỉnh sửa các lỗi trước khi gửi đi.
Không bao giờ gửi thư trong trạng thái bực bội.
Bước cuối cùng là kiểm tra lại địa chỉ, kiểm tra lại toàn bộ thư trước khi Click “Send”. Việc này giúp bạn tránh được khả năng gửi đi bức thư khơng hồn hảo.