Sản phẩm chủ đạo của công ty bao gồm: Máy biến dòng đo lường hạ thế, máy biến dòng đo lường trung thế, tụ điện trung thế, máy biến áp cấp nguồn,…Đây là các dịng sản phẩm mà cơng ty sản xuất với số lượng lớn để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Hình thức sản xuất của cơng ty là sản xuất theo đơn đặt hàng đồng thời cũng linh hoạt trong việc dự báo đơn hàng đến để có thể dự trù nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, kho của cơng ty được phân thành 2 nhà kho chính bao gồm nhà kho chứa thành phẩm và nhà kho chứa các
Giám đốc Phó giám đốc sản xuất Phịng tài chính kế tốn Phịng nhân sự Phịng kế hoạch Phịng vật tư
Phân xưởng bảo trì
Phân xưởng chế tạo và lắp đặt Phân xưởng tủ bảng điện Phó giám đốc kỹ thuật Phịng kỹ thuật Phịng an tồn Phịng thí nghiệm cao áp Phịng thí nghiệm rờ-le
Phịng thí nghiệm đo lường
Phịng thì nghiệm hóa dầu
15
ngun vật tư sản xuất. Sinh viên sẽ tập trung phân tích về hiện trạng trong việc quản lý vật tư của công ty.
3.2 Phân tích hiện trạng
3.2.1 Quy trình nhận đơn hàng
Trên thực tế, cơng ty chưa có quy trình chuẩn cho hoạt động nhận đơn hàng từ khách hàng. Vì hoạt động này liên quan trực tiếp đến nhiều yếu tố như năng lực sản xuất, tồn kho thành phẩm, nguyên vật tư và một vài yếu tố khác. Sinh viên đã vẽ lại quy trình thơng qua việc quan sát các hoạt động chính trong q trình thực tập, quy trình như hình 3.2
Quy trình nhận đơn hàng
Phịng kế hoạch Phịng cung ứng vật tư Phòng sản xuất (gồm kho) Khách hàng Giám đốc Kiểm tra nội dung đơn hàng Gửi đơn hàng Liên hệ kho để hỏi về tồn kho thành phẩm Kiểm tra tồn kho thành phẩm Chấp nhận đơn hàng của khách hàng Còn đủ thành phẩm Liên hệ phòng sản xuất để hỏi về năng lực sản xuất Thiếu thành phẩm Từ chối đơn hàng Đáp ứng được đơn hàng Làm tờ trình đề nghị mua vật tư Đủ vật tư sản xuất Thiếu vật tư sản xuât Kí xác nhận tờ trình A A Kiểm tra tồn kho vật tư sản xất Tiến hành mua hàng Nhập kho B B Khơng đáp ứng được đơn hàng Hình 3.2 Quy trình nhận đơn hàng.
Quy trình này có thể hiểu ngắn gọn thơng qua các bước: Phịng kế hoạch nhận đơn hàng từ khách hàng; Phòng kế hoạch yêu cầu kho kiểm tra lượng tồn kho và yêu cầu phòng sản xuất báo cáo năng lực sản xuất; Phòng kế hoạch chấp nhận hoặc từ chối đơn hàng.
Ở quy trình trên, bộ phận kế hoạch chịu trách nhiệm xác nhận thời gian giao hàng và chi phí đơn hàng. Điều này bắt buộc phòng kế hoạch trước khi nhận đơn hàng phải xác nhận thông tin liên quan là tồn kho thành phẩm, năng lực sản xuất, tồn kho nguyên vật tư.Nhưng nhìn chung, thơng tin là khơng đủ để bộ phận kế hoạch thương lượng với khách hàng về thời gian giao hàng và chi phí đơn hàng sao cho hiệu quả nhất. Vì đối tượng nghiên cứu là một cơng ty sản xuất theo đơn đặt hàng nên việc tồn kho thành phẩm để có thể đáp ứng được đơn hàng tại một thời điểm bât kì là điều ít khi xảy ra. Vì vậy, mấu chốt của quy trình là ở bước “Kiểm tra tồn kho vật tư sản xuất”. Ở bước này, phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào các sản phẩm trong đơn hàng, sau đó liên hệ kho để hỏi về các vật tư cần thiết cho việc sản xuất. Nhưng khi liên hệ với kho để kiểm tra thì thường xảy ra 2 vấn đề. Thứ nhất là tốn nhiều thời gian để truy xuât thông
16
tin vật tư và thơng tin thường khơng chính xác. Thứ hai là tồn kho nguyên vật tư không đủ khả năng đáp ứng việc sản xuất cho đơn hàng tại cùng thời điểm. Để lý giải cho 2 vấn đề này, sinh viên sẽ sử dụng bảng 5-Whys.
Bảng 3.1 5-Whys cho vấn đề truy xuất thơng tin vật tư lâu và khơng chính xác
Câu hỏi Tại sao kho kiểm tra các loại vật tư theo thành phẩm lâu và khơng chính xác? Trả lời Vì kho phải kiểm tra từng loại vật tư (1 thành phẩm có gần tới 50 vật tư khác
nhau) 1 cách thủ công bằng cách truy xuất từng vật tư. Câu hỏi Tại sao kho phải truy xuất từng loại vật tư?
Trả lời Vì bộ phận vật tư và kho chưa có phần mềm để hỗ trợ cho việc truy xuất nhanh, rộng hơn là chưa có một phần mềm quản lý kho chuyên dụng.
Bảng 3.1 lý giải cho vấn đề thứ nhất với lý do sâu xa là phòng vật tư lẫn kho khơng có phần mềm quản lý kho chuyên dụng để thuận tiện cho việc truy xuất thông tin. Giải pháp cho vấn đề này là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ kho quản lý lưu trữ thông tin nguyên vật tư.
Ở vấn đề thứ 2, theo phỏng vấn và quan sát trong quá trình thực tập ở công ty, các bên liên quan đều cho ý kiến vấn đề thường xuyên xảy ra tình trạng thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất. Để làm rõ vấn đề này hơn sinh viên tiếp tục sử dụng bảng 5 Whys để đưa ra nguyên nhân gốc rễ:
Bảng 3.2. 5-whys cho vấn đề thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất
Câu hỏi Tại sao thường xảy ra tình trạng trễ đơn hàng
Trả lời Vì cơng ty bị thiếu hụt vật tư sản xuất trong quá trình sản xuất Câu hỏi Tại sao công ty bị thiếu hụt vật tư sản xuất trong quá trình sản xuất? Trả lời Vì cơng ty chưa dự trù tốt lượng tồn kho nguyên vật tư sản xuất liên quan Câu hỏi Tại sao công ty chưa dự trù tốt tồn kho nguyên vật tư sản xuất
Trả lời Vì hệ thống quản lí kho hiện tại chưa được tích hợp chức năng dự báo
Bảng 3.2 đưa ra được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thiếu hụt vật tư khi sản xuất là cơng ty chưa có cách dự báo lượng vật tư tồn phù hợp để phục vụ cho việc sản xuất.
Để giải quyết triệt để vấn đề này, sinh viên đề xuất xây dựng một mơ hình dự báo phù hợp để có thể dự trù lượng tồn kho nguyên vật tư sản xuất
17 3.2.2 Quản lý xuất kho và nhập kho
Quy trình nhập kho Kho Đơn vị sản xuất Nhà cung cấp Kế toán Xuất hàng Tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng đơn hàng Nhập hàng về Giao chứng từ hóa đơn Kiểm tra chứng từ hóa đơn Hàng khơng đủ, kém chất lượng Hàng đủ, đạt chất lượng Kiểm tra chứng từ hóa đơn Giao lại chứng từ hóa đơn Sai sót Lập phiếu nhập kho Nhập hàng vào kho Cập nhật thẻ kho Gửi phiếu nhập ko cho phịng kế tốn Lưu hồ sơ Đầy đủ, đúng Hóa đơn Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Hình 3.3 Quy trình nhập kho
Quy trình ở hình 3.3 có thể được hiểu ngắn gọn qua các bước sau: Nhà cung cấp chuyển hàng và hóa đơn đến cơng ty; Kho tiến hành kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng hàng và kiểm tra hóa đơn; Kho tiến hành nhập kho, lập phiếu nhập kho, cập nhật thẻ kho (cập nhật số lượng vật tư); và cuối cùng là chuyển các chứng từ, hồ sơ liên quan cho bộ phận kế toán.
18
Quy trình xuất kho
Kho
Đơn vị sản xuất Kế tốn
Lập phiếu đề nghị cấp vật tư Lập phiếu xuất kho Gửi phiếu nhập ko cho phịng kế tốn Lưu hồ sơ Phiếu xuất kho Phiếu đề nghị cấp vật tư Kiểm tra Phiếu đề nghị cấp vật tư Xuất kho Thiếu hợp lý và
thiếu thông tin
Hợp lý và đầy đủ thông tin
`
Gửi phiếu xuất kho cho đơn vị
yêu cầu cấp Lưu hồ sơ Lưu hồ sơ ` Cập nhật thẻ kho
Hình 3.4 Quy trình xuất kho
Quy trình ở hình 3.4 có thể hiểu ngắn gọn lần lượt qua các cơng đoạn: Đơn vị sản xuất có nhu cầu cần cấp vật tư nên lập phiếu đề nghị cấp vật tư gửi cho kho; Kho kiểm tra tính hợp lệ của phiếu đề nghị và tiến hành xuất kho đồng thời cập nhật lại thẻ kho; Kho lập phiếu xuất kho và gửi cho bên sản xuất 1 bản, bên kế toán 1 bản, và giữ lại 1 bản.
Ở cả 2 quy trình xuất, nhập kho, việc trao đổi thơng tin giữa các bên liên quan bao gồm: nhà cung cấp, bộ phận sản xuất và bộ phận kho cũng không thống nhất được về 2 yếu tố là mã vật tư và tên vật tư. Trên thực tế, chỉ có bộ phận kho là nắm được mã vật tư, còn bộ phận sản xuất nhớ tên vật tư cần thiết theo kinh nghiệm, thói quen làm việc, về phía nhà cung cấp thì tên vật tư được quy định theo chuẩn riêng của họ. Vì vậy, khi bộ phận sản xuất cần loại vật tư gì
19
thì sẽ ghi vắng tắt các tên gọi và khơng kèm theo mã vật tư. Điều này sẽ làm tốn rất nhiều thời gian kiểm tra của bộ phận kho vì có rất nhiều chủng loại vật tư cùng với bộ quy cách, xuất xứ khác nhau.
Hình 3.5 Phiếu đề nghị cấp vật tư
Bên cạnh đó, việc quản lý tình trạng xuất nhập kho đều phải ghi chép sổ sách thủ công. Điều này mang lại rủi ro lớn về sau như thất lạc bản ghi và hơn hết có nhiều bất lợi lớn trong việc truy xuất thơng tin.
Hình 3.6 Sổ sách ghi chép việc nhập kho
3.2.3 Quản lý đặt hàng và quản lý báo giá
Theo sinh viên ghi nhận từ phía phịng vật tư thì hiện tại khơng có cơng cụ nào để quản lý được thông tin của nhà cung cấp vật tư cũng như việc cập nhật, theo dõi các đơn đặt hàng và danh sách báo giá. Bên phía cơng ty cũng đề xuất với tác giả xây dựng thêm các chức năng này khi thiết kế hệ thống thông tin
3.2.4 Tổng hợp các vấn đề và giải pháp đề xuất
Phần này sẽ tổng hợp các vấn đề đã nêu ở trên kèm theo đó là các giải pháp cho từng vấn đề. Dưới đây là bảng tổng hợp các vấn đề và giải pháp đi kèm:
20
Bảng 3.3. Tổng hợp các vấn đề đã nêu và giải pháp
Vấn đề Giải pháp
Sau khi có đơn hàng, truy xuất từng vật tư theo thành phẩm mất rất nhiều thời gian và thiếu sự chính xác
Thiết kế phần mềm có chức năng truy xuất hàng loạt vật tư và lượng tồn kho đi cùng dựa trên một mã thành phẩm.
Chưa thống nhất về chuẩn thông tin trao đỗi giữa bộ phận sản xuât và bộ phận kho về tên vật tư và mã vật tư
Xây dựng cơ sở dữ liệu về các loại vật tư có thuộc tính khóa là “mã vật tư” cho phép cả bộ phận kho và bộ phận sản xuất có thể tìm mã vật tư hoặc tên vật tư.
Ghi chép bằng sổ sách để quản lý tình hình xuất nhập kho mang rủi ro cao và bất lợi khi truy xuất thông tin
Xây dựng phần mềm quản lý kho hỗ trợ việc quản lý nhập và xuất kho
Chưa có cơng cụ hỗ trợ việc quản lý thông tin đặt hàng, thông tin nhà cung cấp cũng như báo giá.
Tích hợp them chức năng quản lý đặt hàng và quản lý báo giá cũng như lưu trữ danh sách các nhà cung cấp vào phần mềm quản lý nhà kho.
Nhìn chung, các giải pháp có thể được gộp thành bằng 1 giải pháp cụ thể là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho với các tác nhân là phòng sản xuất, kho,
phòng vật tư và nhà cung cấp.Hơn hết, mục tiêu nghiên cứu của luận văn là thiết kế một hệ thống thông tin hỗ trợ việc quản lý kho, nên có một vài chức năng sinh viên chỉ đề xuất ở mức thiết kế, chẳng hạn như dự báo tồn kho.
21
CHƯƠNG 4 : THIẾT KẾ Ý NIỆM
Để thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho bao gồm nhiều bước. Đầu tiên là phân tích nhu cầu, sau đó là thiết kế ý niệm để xác định rõ các chức năng cần thiết của hệ thống mà luận văn hướng tới.
4.1 Phân tích nhu cầu: 4.1.1 Xác định Stakeholder 4.1.1 Xác định Stakeholder
Stakeholders ở đây được sinh viên quy về 3 bộ phận chính liên quan đến hệ thống là: Phịng vật tư (gồm có trưởng phòng vật tư và nhân viên vật tư được sinh viên khảo sát): là phòng chun trách những cơng việc về kiểm sốt vật tư, tìm kiếm nhà cung cấp, mua nguyên vật tư và các vật dụng cần thiết khác và đánh giá chất lượng hàng mua về.
Kho (sinh viên khảo sát nhân viên và thủ kho): là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý việc xuất, nhập các hàng hóa, nguyên vật liệu cũng như kiểm kê, trông coi và bảo quản các vật tư tồn kho.
Phịng sản xuất (sinh viên khảo sát cơng nhân xưởng): là bộ phận chuyên về sản xuất các sản phẩm của cơng ty, là bộ phận có quan hệ mật thiết với phòng vật tư và bộ phận kho.
4.1.2 Khảo sát nhu cầu của Stakeholder
Nội dung được sinh viên thực hiện khảo sát tại cơng ty và tổng kết các nhu cầu chính trong bảng dưới đây:
Bảng 4.1 Bảng nhu cầu được khảo sát từ stakeholders
Stakeholders Nhu cầu
Trưởng phòng kế hoạch vật tư
- Nắm rõ được tình hình việc xuất nhập NVL (thời gian, số lượng, mã vật tư, lý do xuất nhập, stakeholders liên quan đến thao tác xuất nhập trên hệ thống)
- Nắm được giá trị tồn kho ở một thời điểm bất kì.
- Nắm được giá trị nhập kho cũng như giá trị xuất kho tại một thời điểm bất kì
- Đảm bảo tính chính xác thơng tin trao đổi giữa tồn kho thực tế và phần mềm nội bộ liên tục.
- Đo lường, xác định và thống kê được các mã vật tư quan trọng cần phải tồn kho an toàn.
- Duyệt yêu cầu mua vật tư nhanh chóng, dễ dàng - Có thể in báo cáo thẻ kho theo mã vật tư.
Nhân viên phịng vật tư
- Nắm được thơng tin tồn kho của từng nguyên vật liệu
- Thơng báo các NVL có số lựợng dưới mức tồn kho dưới mức an toàn - Cập nhật được dữ liệu về các NVL cần tồn kho an toàn.
- Cập nhật thông tin xuất/ nhập kho liên tục.
- Lưu thông tin đơn hàng đặt trực tiếp trên hệ thống - Lưu thông tin báo giá của NCC trên hệ thống
22
Nhân viên kho - Thao tác đơn giản, giao diện thân thiện và ưa nhìn. - Cập nhật, truy xuất dữ liệu vào hệ thống dễ dàng. - Có chức năng in hóa đơn xuất kho để làm xác nhận.
- Tra cứu thông tin về NVL nhanh, được hệ thống đề xuất khi nhập vài kí tự đầu.
Thủ kho - Thao tác đơn giản, giao diện thân thiện và ưa nhìn. - Cập nhật dữ liệu vào hệ thống dễ dàng
- Tra cứu thông tin về NVL nhanh, được hệ thống đề xuất khi nhập vài kí tự đầu.
- Truy xuất được hàng loạt thông tin vật tư dựa trên 1 mã thành phẩm. - Thống kê được tình hình tồn kho và có thể in ra báo cáo
Mặc dù các stakeholder khơng có u cầu các chức năng sau, nhưng phần mềm cần phải có những chức năng cần thiết sau:
i. Tính bảo mật thơng tin
ii. Với từng user khác nhau thì chỉ được sử dụng 1 số chức năng nhất định.
4.2 Phân tích vận hành
Tiếp theo, sinh viên phân tích các nhu cầu của các stakeholder ở trên để đưa ra từng chức năng cụ thể thông qua bảng dưới đây
Bảng 4.2 Phân tích vận hành từ như cầu thu thập được
STT Nhu cầu của stakeholder
Yêu cầu của hệ thống thông tin
Chi tiết yêu cầu
1 Quản lý thơng tin báo giá cũng như thơng tin NCC
Có chức năng quản lý báo giá
- Tạo CSDL báo giá, chức năng quản
lý báo giá dễ sử dụng
- Tạo CSDL NCC và chức năng quản
lý NCC 2 Quản lý thông tin
đặt hàng và kiểm sốt tiến độ đặt hàng
Có chức năng quản lý