Bảng 3 .1 5-Whys cho vấn đề truy xuất thông tin vật tư lâu và không chính xác
Bảng 3.2 5-whys cho vấn đề thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất
Câu hỏi Tại sao thường xảy ra tình trạng trễ đơn hàng
Trả lời Vì cơng ty bị thiếu hụt vật tư sản xuất trong quá trình sản xuất Câu hỏi Tại sao công ty bị thiếu hụt vật tư sản xuất trong quá trình sản xuất? Trả lời Vì cơng ty chưa dự trù tốt lượng tồn kho nguyên vật tư sản xuất liên quan Câu hỏi Tại sao công ty chưa dự trù tốt tồn kho nguyên vật tư sản xuất
Trả lời Vì hệ thống quản lí kho hiện tại chưa được tích hợp chức năng dự báo
Bảng 3.2 đưa ra được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thiếu hụt vật tư khi sản xuất là công ty chưa có cách dự báo lượng vật tư tồn phù hợp để phục vụ cho việc sản xuất.
Để giải quyết triệt để vấn đề này, sinh viên đề xuất xây dựng một mơ hình dự báo phù hợp để có thể dự trù lượng tồn kho nguyên vật tư sản xuất
17 3.2.2 Quản lý xuất kho và nhập kho
Quy trình nhập kho Kho Đơn vị sản xuất Nhà cung cấp Kế toán Xuất hàng Tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng đơn hàng Nhập hàng về Giao chứng từ hóa đơn Kiểm tra chứng từ hóa đơn Hàng khơng đủ, kém chất lượng Hàng đủ, đạt chất lượng Kiểm tra chứng từ hóa đơn Giao lại chứng từ hóa đơn Sai sót Lập phiếu nhập kho Nhập hàng vào kho Cập nhật thẻ kho Gửi phiếu nhập ko cho phịng kế tốn Lưu hồ sơ Đầy đủ, đúng Hóa đơn Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Hình 3.3 Quy trình nhập kho
Quy trình ở hình 3.3 có thể được hiểu ngắn gọn qua các bước sau: Nhà cung cấp chuyển hàng và hóa đơn đến cơng ty; Kho tiến hành kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng hàng và kiểm tra hóa đơn; Kho tiến hành nhập kho, lập phiếu nhập kho, cập nhật thẻ kho (cập nhật số lượng vật tư); và cuối cùng là chuyển các chứng từ, hồ sơ liên quan cho bộ phận kế tốn.
18
Quy trình xuất kho
Kho
Đơn vị sản xuất Kế toán
Lập phiếu đề nghị cấp vật tư Lập phiếu xuất kho Gửi phiếu nhập ko cho phịng kế tốn Lưu hồ sơ Phiếu xuất kho Phiếu đề nghị cấp vật tư Kiểm tra Phiếu đề nghị cấp vật tư Xuất kho Thiếu hợp lý và
thiếu thông tin
Hợp lý và đầy đủ thông tin
`
Gửi phiếu xuất kho cho đơn vị
yêu cầu cấp Lưu hồ sơ Lưu hồ sơ ` Cập nhật thẻ kho
Hình 3.4 Quy trình xuất kho
Quy trình ở hình 3.4 có thể hiểu ngắn gọn lần lượt qua các cơng đoạn: Đơn vị sản xuất có nhu cầu cần cấp vật tư nên lập phiếu đề nghị cấp vật tư gửi cho kho; Kho kiểm tra tính hợp lệ của phiếu đề nghị và tiến hành xuất kho đồng thời cập nhật lại thẻ kho; Kho lập phiếu xuất kho và gửi cho bên sản xuất 1 bản, bên kế toán 1 bản, và giữ lại 1 bản.
Ở cả 2 quy trình xuất, nhập kho, việc trao đổi thơng tin giữa các bên liên quan bao gồm: nhà cung cấp, bộ phận sản xuất và bộ phận kho cũng không thống nhất được về 2 yếu tố là mã vật tư và tên vật tư. Trên thực tế, chỉ có bộ phận kho là nắm được mã vật tư, còn bộ phận sản xuất nhớ tên vật tư cần thiết theo kinh nghiệm, thói quen làm việc, về phía nhà cung cấp thì tên vật tư được quy định theo chuẩn riêng của họ. Vì vậy, khi bộ phận sản xuất cần loại vật tư gì
19
thì sẽ ghi vắng tắt các tên gọi và khơng kèm theo mã vật tư. Điều này sẽ làm tốn rất nhiều thời gian kiểm tra của bộ phận kho vì có rất nhiều chủng loại vật tư cùng với bộ quy cách, xuất xứ khác nhau.
Hình 3.5 Phiếu đề nghị cấp vật tư
Bên cạnh đó, việc quản lý tình trạng xuất nhập kho đều phải ghi chép sổ sách thủ công. Điều này mang lại rủi ro lớn về sau như thất lạc bản ghi và hơn hết có nhiều bất lợi lớn trong việc truy xuất thơng tin.
Hình 3.6 Sổ sách ghi chép việc nhập kho
3.2.3 Quản lý đặt hàng và quản lý báo giá
Theo sinh viên ghi nhận từ phía phịng vật tư thì hiện tại khơng có cơng cụ nào để quản lý được thông tin của nhà cung cấp vật tư cũng như việc cập nhật, theo dõi các đơn đặt hàng và danh sách báo giá. Bên phía cơng ty cũng đề xuất với tác giả xây dựng thêm các chức năng này khi thiết kế hệ thống thông tin
3.2.4 Tổng hợp các vấn đề và giải pháp đề xuất
Phần này sẽ tổng hợp các vấn đề đã nêu ở trên kèm theo đó là các giải pháp cho từng vấn đề. Dưới đây là bảng tổng hợp các vấn đề và giải pháp đi kèm:
20
Bảng 3.3. Tổng hợp các vấn đề đã nêu và giải pháp
Vấn đề Giải pháp
Sau khi có đơn hàng, truy xuất từng vật tư theo thành phẩm mất rất nhiều thời gian và thiếu sự chính xác
Thiết kế phần mềm có chức năng truy xuất hàng loạt vật tư và lượng tồn kho đi cùng dựa trên một mã thành phẩm.
Chưa thống nhất về chuẩn thông tin trao đỗi giữa bộ phận sản xuât và bộ phận kho về tên vật tư và mã vật tư
Xây dựng cơ sở dữ liệu về các loại vật tư có thuộc tính khóa là “mã vật tư” cho phép cả bộ phận kho và bộ phận sản xuất có thể tìm mã vật tư hoặc tên vật tư.
Ghi chép bằng sổ sách để quản lý tình hình xuất nhập kho mang rủi ro cao và bất lợi khi truy xuất thông tin
Xây dựng phần mềm quản lý kho hỗ trợ việc quản lý nhập và xuất kho
Chưa có cơng cụ hỗ trợ việc quản lý thông tin đặt hàng, thông tin nhà cung cấp cũng như báo giá.
Tích hợp them chức năng quản lý đặt hàng và quản lý báo giá cũng như lưu trữ danh sách các nhà cung cấp vào phần mềm quản lý nhà kho.
Nhìn chung, các giải pháp có thể được gộp thành bằng 1 giải pháp cụ thể là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho với các tác nhân là phòng sản xuất, kho,
phòng vật tư và nhà cung cấp.Hơn hết, mục tiêu nghiên cứu của luận văn là thiết kế một hệ thống thông tin hỗ trợ việc quản lý kho, nên có một vài chức năng sinh viên chỉ đề xuất ở mức thiết kế, chẳng hạn như dự báo tồn kho.
21
CHƯƠNG 4 : THIẾT KẾ Ý NIỆM
Để thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho bao gồm nhiều bước. Đầu tiên là phân tích nhu cầu, sau đó là thiết kế ý niệm để xác định rõ các chức năng cần thiết của hệ thống mà luận văn hướng tới.
4.1 Phân tích nhu cầu: 4.1.1 Xác định Stakeholder 4.1.1 Xác định Stakeholder
Stakeholders ở đây được sinh viên quy về 3 bộ phận chính liên quan đến hệ thống là: Phịng vật tư (gồm có trưởng phịng vật tư và nhân viên vật tư được sinh viên khảo sát): là phòng chun trách những cơng việc về kiểm sốt vật tư, tìm kiếm nhà cung cấp, mua nguyên vật tư và các vật dụng cần thiết khác và đánh giá chất lượng hàng mua về.
Kho (sinh viên khảo sát nhân viên và thủ kho): là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý việc xuất, nhập các hàng hóa, nguyên vật liệu cũng như kiểm kê, trông coi và bảo quản các vật tư tồn kho.
Phòng sản xuất (sinh viên khảo sát công nhân xưởng): là bộ phận chuyên về sản xuất các sản phẩm của cơng ty, là bộ phận có quan hệ mật thiết với phòng vật tư và bộ phận kho.
4.1.2 Khảo sát nhu cầu của Stakeholder
Nội dung được sinh viên thực hiện khảo sát tại cơng ty và tổng kết các nhu cầu chính trong bảng dưới đây:
Bảng 4.1 Bảng nhu cầu được khảo sát từ stakeholders
Stakeholders Nhu cầu
Trưởng phòng kế hoạch vật tư
- Nắm rõ được tình hình việc xuất nhập NVL (thời gian, số lượng, mã vật tư, lý do xuất nhập, stakeholders liên quan đến thao tác xuất nhập trên hệ thống)
- Nắm được giá trị tồn kho ở một thời điểm bất kì.
- Nắm được giá trị nhập kho cũng như giá trị xuất kho tại một thời điểm bất kì
- Đảm bảo tính chính xác thơng tin trao đổi giữa tồn kho thực tế và phần mềm nội bộ liên tục.
- Đo lường, xác định và thống kê được các mã vật tư quan trọng cần phải tồn kho an toàn.
- Duyệt yêu cầu mua vật tư nhanh chóng, dễ dàng - Có thể in báo cáo thẻ kho theo mã vật tư.
Nhân viên phòng vật tư
- Nắm được thông tin tồn kho của từng nguyên vật liệu
- Thơng báo các NVL có số lựợng dưới mức tồn kho dưới mức an toàn - Cập nhật được dữ liệu về các NVL cần tồn kho an toàn.
- Cập nhật thông tin xuất/ nhập kho liên tục.
- Lưu thông tin đơn hàng đặt trực tiếp trên hệ thống - Lưu thông tin báo giá của NCC trên hệ thống
22
Nhân viên kho - Thao tác đơn giản, giao diện thân thiện và ưa nhìn. - Cập nhật, truy xuất dữ liệu vào hệ thống dễ dàng. - Có chức năng in hóa đơn xuất kho để làm xác nhận.
- Tra cứu thông tin về NVL nhanh, được hệ thống đề xuất khi nhập vài kí tự đầu.
Thủ kho - Thao tác đơn giản, giao diện thân thiện và ưa nhìn. - Cập nhật dữ liệu vào hệ thống dễ dàng
- Tra cứu thông tin về NVL nhanh, được hệ thống đề xuất khi nhập vài kí tự đầu.
- Truy xuất được hàng loạt thông tin vật tư dựa trên 1 mã thành phẩm. - Thống kê được tình hình tồn kho và có thể in ra báo cáo
Mặc dù các stakeholder khơng có u cầu các chức năng sau, nhưng phần mềm cần phải có những chức năng cần thiết sau:
i. Tính bảo mật thơng tin
ii. Với từng user khác nhau thì chỉ được sử dụng 1 số chức năng nhất định.
4.2 Phân tích vận hành
Tiếp theo, sinh viên phân tích các nhu cầu của các stakeholder ở trên để đưa ra từng chức năng cụ thể thông qua bảng dưới đây
Bảng 4.2 Phân tích vận hành từ như cầu thu thập được
STT Nhu cầu của stakeholder
Yêu cầu của hệ thống thông tin
Chi tiết yêu cầu
1 Quản lý thông tin báo giá cũng như thông tin NCC
Có chức năng quản lý báo giá
- Tạo CSDL báo giá, chức năng quản
lý báo giá dễ sử dụng
- Tạo CSDL NCC và chức năng quản
lý NCC 2 Quản lý thông tin
đặt hàng và kiểm soát tiến độ đặt hàng
Có chức năng quản lý đặt hàng
Tạo CSDL gồm thông tin các đơn hàng đặt mua NVL. Chức năng quản lý đặt hàng dễ sử dụng. 3 Biết được mức tồn kho thực tế của NVL. Có sheet “Tồn kho thực tế” chứa các thông tin về hàng tồn kho, đặc biệt quan trọng là thông tin về số lượng thực tế có trong kho.
- Sẽ tự động truy xuất dữ liệu từ lịch
sử trong CSDL “nhập hàng” và CSDL “xuất hàng” để tính tồn kho thực tế
- Từng loại vật tư sẽ có thêm quy
cách riêng về cách tính đơn vị: cái, thùng, mét, lít, kg,...
- Có phân loại hàng tồn kho theo 2
dạng “nguyên vật tư” và “thành phẩm”. Người dùng có thể truy cập và tìm kiếm dựa trên phân loại
23
“filter” theo nguyên vật liệu hay thành phẩm.
4 Khả năng truy
xuất hàng loạt thông tin tồn kho nguyên vật tư dựa trên 1 mã thành phẩm
Có chức năng truy xuất lượng tồn kho thực tế theo từng thành phẩm
Có chức năng truy xuất ra 1 file báo cáo về lượng vật tư tồn kho theo 1 mã thành phẩm (BOM). 5 Thơng báo các NVL có số lựợng dưới mức tồn kho an tồn. Có chức năng thơng báo, làm nổi bật các mặt hàng đang có mức báo động về thiếu tồn kho an toàn - Những mặt hàng đang có lượng tồn
kho dưới mức tồn kho an tồn sẽ được tô màu đậm ô “số lượng” để người dùng dễ tiếp cận.
- Có chức năng hiển thị thông báo cho
người dùng phụ trách việc kiểm kê tồn kho biết khi họ đăng nhập vào hệ thống - Có thể tổng hợp được các mặt hàng có mức tồn kho thực tế thấp hơn mức tồn kho an tồn. 6 Cập nhật thơng tin xuất/ nhập kho liên tục.
Dữ liệu về thông tin nhập kho, xuất kho được cập nhật liên tục
Dữ liệu nhập kho, xuất kho (ngày tạo, lý do, số lượng, mã vật tư, người tạo, người yêu cầu,...) sẽ được lưu lại vào 2 sheet “nhập kho” và “xuất kho” ngay sau khi người dùng tạo yêu cầu xuất, nhập kho.
7 Tra cứu thơng tin về NVL nhanh
Có chức năng tìm kiếm
Thiết kế chức năng tìm kiếm nhanh, gần đúng theo tên vật tư.
8 Cập nhật, truy xuất dữ liệu từ hệ thống dễ dàng
Có chức năng cập nhật dữ liệu, truy xuất dữ liệu
Sau khi tìm được dữ liệu từ hệ thống thơng qua form tìm kiếm, kết quả sẽ bao gồm thơng tin được tìm kiếm kèm theo các chức năng: cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu, truy xuất lần xem, thao tác trên hệ thống gần nhất đối với dữ liệu tìm kiếm.
9 Theo dõi tình hình xuất nhập kho theo ngày hoặc tháng
Có chức năng truy xuất dữ liệu theo yêu cầu người dùng dễ dễ theo dõi
Có thể tổng hợp dữ liệu theo từng mã vật tư, theo thời đoạn, theo người dùng đã thao tác. 10 Nắm được giá trị hàng tồn kho, giá trị xuất và nhập kho Có thể quan sát, thống
kê được giá trị tồn kho - Trong bảng “tồn kho thực tế” sẽ chứa cột “Giá trị” thể hiện giá thành của các loại vật tư, thành phẩm. Bộ lọc theo từng thời đoạn, theo kí tự,
24
để dễ theo dõi giá trị tồn kho theo thời đoạn cho người dùng.
- Có chức năng truy xuất báo cáo về tổng giá trị nhập kho, xuất kho, và giá trị tồn kho.
11 Tính bảo mật thơng tin
- Có hệ thống đăng
nhập tài khoản.
- Có thể tạo tài khoản
mới
- Có chức năng thơng báo nhập sai tên
tài khoản, mật khẩu.
- Chỉ khi nhập đúng tài khoản và mật
khẩu thì mới có thể mở được thư mục.
- Có chức năng tạo tài khoản đăng
nhập. 12 Kiểm kê tồn kho
thực tế
Cuối mỗi tháng kiểm kê lại lượng tồn kho thực tế so với lượng tồn kho trên hệ thống
Vào cuối mỗi tháng, nhân viên kho sẽ truy xuất thông tin tồn kho trên hệ thống để dựa vào đó mà thực hiện kiểm kê kho thưc tế
13 Phân cấp user với từng chức năng phụ thuộc theo cấp user
Phân cấp chức năng dựa trên cấp độ của người dùng
- Người dùng cấp 1: Chỉ được tra cứu, xem các dữ liệu trong hệ thống - Người dùng cấp 2: Được xem, nhập, chỉnh sửa và truy xuất dữ liệu trong hệ thống.
- Người dùng cấp 3: Được toàn quyền quản trị các tài khoản của người dùng thấp hơn, bao gồm các chức năng được cấp cho các người dùng cấp 1 và cấp 2.
Dựa vào các thơng tin phân tích từ bảng 4.2, kèm theo đó là một số chức năng được tác giả đề xuất với stakeholders trong quá trình thực tập và đã được các stakeholders đồng ý. Vì vậy, tác giả liệt kê lại những chức năng cần thiết cho cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho:
1. Kiểm kê tồn kho thực tế 2. Tra cứu thông tin vật tư 3. Cập nhật tồn kho thực tế 4. Kiểm tra thông tin đơn hàng 5. Tạo phiếu nhập
6. Cập nhật số lượng vật tư tồn kho 7. Cập nhật đơn giá vật tư
8. Chỉnh sửa phiếu nhập 9. Tạo phiếu xuất
10. Kiểm tra lượng vật tư tồn kho 11. Lưu thông tin phiếu ĐNCVT 12. Chỉnh sửa phiếu xuất
13. Cập nhật số lượng vật tư tồn kho 14. Thống kê vật tư tồn kho
25
15. Thống kê vật tư nhập kho