Sản phẩm chủ đạo của cơng ty bao gồm: Máy biến dịng đo lường hạ thế, máy biến dòng đo lường trung thế, tụ điện trung thế, máy biến áp cấp nguồn,…Đây là các dịng sản phẩm mà cơng ty sản xuất với số lượng lớn để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Hình thức sản xuất của cơng ty là sản xuất theo đơn đặt hàng đồng thời cũng linh hoạt trong việc dự báo đơn hàng đến để có thể dự trù nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, kho của cơng ty được phân thành 2 nhà kho chính bao gồm nhà kho chứa thành phẩm và nhà kho chứa các
nguyên vật tư sản xuất. Sinh viên sẽ tập trung phân tích về hiện trạng trong việc quản lý vật tư của cơng ty.
3.2 Phân tích hiện trạng
3.2.1 Quy trình nhận đơn hàng
Trên thực tế, cơng ty chưa có quy trình chuẩn cho hoạt động nhận đơn hàng từ khách hàng. Vì hoạt động này liên quan trực tiếp đến nhiều yếu tố như năng lực sản xuất, tồn kho thành phẩm, nguyên vật tư và một vài yếu tố khác. Sinh viên đã vẽ lại quy trình thơng qua việc quan sát các hoạt động chính trong q trình thực tập, quy trình như hình 3.2
Khách hàng
Gửi đơn
Quy trình này có thể hiểu ngắn gọn thơng qua các bước: Phịng kế hoạch nhận đơn hàng từ khách hàng; Phòng kế hoạch yêu cầu kho kiểm tra lượng tồn kho và yêu cầu phòng sản xuất báo cáo năng lực sản xuất; Phòng kế hoạch chấp nhận hoặc từ chối đơn hàng.
Ở quy trình trên, bộ phận kế hoạch chịu trách nhiệm xác nhận thời gian giao hàng và chi phí đơn hàng. Điều này bắt buộc phòng kế hoạch trước khi nhận đơn hàng phải xác nhận thông tin liên quan là tồn kho thành phẩm, năng lực sản xuất, tồn kho ngun vật tư.Nhưng nhìn chung, thơng tin là khơng đủ để bộ phận kế hoạch thương lượng với khách hàng về thời gian giao hàng và chi phí đơn hàng sao cho hiệu quả nhất. Vì đối tượng nghiên cứu là một công ty sản xuất theo đơn đặt hàng nên việc tồn kho thành phẩm để có thể đáp ứng được đơn hàng tại một thời điểm bât kì là điều ít khi xảy ra. Vì vậy, mấu chốt của quy trình là ở bước “Kiểm tra tồn kho vật tư sản xuất”. Ở bước này, phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào các sản phẩm trong đơn hàng, sau đó liên hệ kho để hỏi về các vật tư cần thiết cho việc sản xuất. Nhưng khi liên hệ với kho để kiểm tra thì thường xảy ra 2 vấn đề. Thứ nhất là tốn nhiều thời gian để truy xuât thông
tin vật tư và thơng tin thường khơng chính xác. Thứ hai là tồn kho ngun vật tư không đủ khả năng đáp ứng việc sản xuất cho đơn hàng tại cùng thời điểm. Để lý giải cho 2 vấn đề này, sinh viên sẽ sử dụng bảng 5-Whys.
Bảng 3.1 5-Whys cho vấn đề truy xuất thơng tin vật tư lâu và khơng chính xác
Câu hỏi Tại sao kho kiểm tra các loại vật tư theo thành phẩm lâu và khơng chính xác?
Trả lời Vì kho phải kiểm tra từng loại vật tư (1 thành phẩm có gần tới 50 vật tư khác
nhau) 1 cách thủ công bằng cách truy xuất từng vật tư.
Câu hỏi Tại sao kho phải truy xuất từng loại vật tư?
Trả lời Vì bộ phận vật tư và kho chưa có phần mềm để hỗ trợ cho việc truy xuất nhanh,
rộng hơn là chưa có một phần mềm quản lý kho chuyên dụng. Bảng 3.1 lý giải cho vấn đề thứ nhất với lý do sâu xa là phòng vật tư lẫn kho khơng có
phần mềm quản lý kho chuyên dụng để thuận tiện cho việc truy xuất thông tin. Giải pháp cho vấn đề này là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ kho quản lý lưu trữ thông tin nguyên vật tư.
Ởvấn đề thứ 2, theo phỏng vấn và quan sát trong q trình thực tập ở cơng ty, các bên liên quan đều cho ý kiến vấn đề thường xuyên xảy ra tình trạng thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất. Để làm rõ vấn đề này hơn sinh viên tiếp tục sử dụng bảng 5 Whys để đưa ra nguyên nhân gốc rễ:
Bảng 3.2. 5-whys cho vấn đề thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất
Câu hỏi Tại sao thường xảy ra tình trạng trễ đơn hàng
Trả lời Vì cơng ty bị thiếu hụt vật tư sản xuất trong q trình sản xuất
Câu hỏi Tại sao cơng ty bị thiếu hụt vật tư sản xuất trong quá trình sản xuất?
Trả lời Vì cơng ty chưa dự trù tốt lượng tồn kho nguyên vật tư sản xuất liên quan
Câu hỏi Tại sao công ty chưa dự trù tốt tồn kho nguyên vật tư sản xuất
Trả lời Vì hệ thống quản lí kho hiện tại chưa được tích hợp chức năng dự báo
Bảng 3.2 đưa ra được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thiếu hụt vật tư khi sản xuất là cơng ty chưa có cách dự báo lượng vật tư tồn phù hợp để phục vụ cho việc sản xuất.
Để giải quyết triệt để vấn đề này, sinh viên đề xuất xây dựng một mơ hình dự báo phù hợp để có thể dự trù lượng tồn kho nguyên vật tư sản xuất
3.2.2 Quản lý xuất kho và nhập kho Nhà cung cấp Nhà cung cấp Xuất hàng Nhập hàng về Giao chứng từ hóa đơn Hóa đơn Kiểm tra chứng từ hóa đơn Giao lại chứng từ hóa đơn
Quy trình ở hình 3.3 có thể được hiểu ngắn gọn qua các bước sau: Nhà cung cấp chuyển hàng và hóa đơn đến cơng ty; Kho tiến hành kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng hàng và kiểm tra hóa đơn; Kho tiến hành nhập kho, lập phiếu nhập kho, cập nhật thẻ kho (cập nhật số lượng vật tư); và cuối cùng là chuyển các chứng từ, hồ sơ liên quan cho bộ phận kế toán.
Đơn vị sản xuất Phiếu đề nghị cấp vật tư Lập phiếu đề nghị cấp vật tư Lưu hồ sơ
Quy trình ở hình 3.4 có thể hiểu ngắn gọn lần lượt qua các cơng đoạn: Đơn vị sản xuất có nhu cầu cần cấp vật tư nên lập phiếu đề nghị cấp vật tư gửi cho kho; Kho kiểm tra tính hợp lệ của phiếu đề nghị và tiến hành xuất kho đồng thời cập nhật lại thẻ kho; Kho lập phiếu xuất kho và gửi cho bên sản xuất 1 bản, bên kế toán 1 bản, và giữ lại 1 bản.
Ở cả 2 quy trình xuất, nhập kho, việc trao đổi thơng tin giữa các bên liên quan bao gồm: nhà cung cấp, bộ phận sản xuất và bộ phận kho cũng không thống nhất được về 2 yếu tố là mã vật tư và tên vật tư. Trên thực tế, chỉ có bộ phận kho là nắm được mã vật tư, còn bộ phận sản xuất nhớ tên vật tư cần thiết theo kinh nghiệm, thói quen làm việc, về phía nhà cung cấp thì tên vật tư được quy định theo chuẩn riêng của họ. Vì vậy, khi bộ phận sản xuất cần loại vật tư gì
thì sẽ ghi vắng tắt các tên gọi và khơng kèm theo mã vật tư. Điều này sẽ làm tốn rất nhiều thời gian kiểm tra của bộ phận kho vì có rất nhiều chủng loại vật tư cùng với bộ quy cách, xuất xứ khác nhau.
Hình 3.5 Phiếu đề nghị cấp vật tư
Bên cạnh đó, việc quản lý tình trạng xuất nhập kho đều phải ghi chép sổ sách thủ công. Điều này mang lại rủi ro lớn về sau như thất lạc bản ghi và hơn hết có nhiều bất lợi lớn trong việc truy xuất thơng tin.
Hình 3.6 Sổ sách ghi chép việc nhập kho 3.2.3 Quản lý đặt hàng và quản lý báo giá kho 3.2.3 Quản lý đặt hàng và quản lý báo giá
Theo sinh viên ghi nhận từ phía phịng vật tư thì hiện tại khơng có cơng cụ nào để quản lý được thông tin của nhà cung cấp vật tư cũng như việc cập nhật, theo dõi các đơn đặt hàng và danh sách báo giá. Bên phía cơng ty cũng đề xuất với tác giả xây dựng thêm các chức năng này khi thiết kế hệ thống thông tin
3.2.4 Tổng hợp các vấn đề và giải pháp đề xuất
Phần này sẽ tổng hợp các vấn đề đã nêu ở trên kèm theo đó là các giải pháp cho từng vấn đề. Dưới đây là bảng tổng hợp các vấn đề và giải pháp đi kèm:
Bảng 3.3. Tổng hợp các vấn đề đã nêu và giải pháp
Vấn đề
Sau khi có đơn hàng, truy xuất từng vật tư theo thành phẩm mất rất nhiều thời gian và thiếu sự chính xác
Chưa thống nhất về chuẩn thông tin trao đỗi giữa bộ phận sản xuât và bộ phận kho về tên vật tư và mã vật tư
Ghi chép bằng sổ sách để quản lý tình hình xuất nhập kho mang rủi ro cao và bất lợi khi truy xuất thơng tin
Chưa có cơng cụ hỗ trợ việc quản lý thông tin đặt hàng, thông tin nhà cung cấp cũng như báo giá.
Nhìn chung, các giải pháp có thể được gộp thành bằng 1 giải pháp cụ thể là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho với các tác nhân là phòng sản xuất, kho,
phòng vật tư và nhà cung cấp.Hơn hết, mục tiêu nghiên cứu của luận văn là thiết kế một hệ thống thông tin hỗ trợ việc quản lý kho, nên có một vài chức năng sinh viên chỉ đề xuất ở mức thiết kế, chẳng hạn như dự báo tồn kho.
CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ Ý NIỆM
Để thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho bao gồm nhiều bước. Đầu tiên là phân tích nhu cầu, sau đó là thiết kế ý niệm để xác định rõ các chức năng cần thiết của hệ thống mà luận văn hướng tới.
4.1 Phân tích nhu cầu:
4.1.1 Xác định Stakeholder
Stakeholders ở đây được sinh viên quy về 3 bộ phận chính liên quan đến hệ thống là: Phịng vật tư (gồm có trưởng phịng vật tư và nhân viên vật tư được sinh viên khảo sát): là phịng chun trách những cơng việc về kiểm sốt vật tư, tìm kiếm nhà cung cấp, mua nguyên vật tư và các vật dụng cần thiết khác và đánh giá chất lượng hàng mua về.
Kho (sinh viên khảo sát nhân viên và thủ kho): là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý việc xuất, nhập các hàng hóa, nguyên vật liệu cũng như kiểm kê, trơng coi và bảo quản các vật tư tồn kho.
Phịng sản xuất (sinh viên khảo sát công nhân xưởng): là bộ phận chuyên về sản xuất các sản phẩm của công ty, là bộ phận có quan hệ mật thiết với phịng vật tư và bộ phận kho.
4.1.2 Khảo sát nhu cầu của Stakeholder
Nội dung được sinh viên thực hiện khảo sát tại cơng ty và tổng kết các nhu cầu chính trong bảng dưới đây:
Bảng 4.1 Bảng nhu cầu được khảo sát từ stakeholders
Stakeholders Trưởng phòng kế hoạch vật tư
Nhân viên phòng vật tư
Nhân viên kho
Thủ kho
Mặc dù các stakeholder khơng có u cầu các chức năng sau, nhưng phần mềm cần phải có những chức năng cần thiết sau:
i. Tính bảo mật thơng tin
ii. Với từng user khác nhau thì chỉ được sử dụng 1 số chức năng nhất định.
4.2 Phân tích vận hành
Tiếp theo, sinh viên phân tích các nhu cầu của các stakeholder ở trên để đưa ra từng chức năng cụ thể thơng qua bảng dưới đây
Bảng 4.2 Phân tích vận hành từ như cầu thu thập được
STT Nhu cầu của
stakeholder
1 Quản lý thông tin
báo giá cũng như thông tin NCC
2 Quản lý thơng tin
đặt hàng và kiểm sốt tiến độ đặt hàng 3 Biết được mức tồn kho thực tế của NVL.
4 Khả năng truy xuất hàng loạt thông tin tồn kho nguyên vật tư dựa trên 1 mã thành phẩm 5 Thông báo các NVL có số lựợng dưới mức tồn kho an tồn. 6 Cập nhật thông tin xuất/ nhập kho liên tục.
7 Tra cứu thông tin
về NVL nhanh 8 Cập nhật, truy xuất dữ liệu từ hệ thống dễ dàng 9 Theo dõi tình hình xuất nhập kho theo ngày hoặc tháng
10 Nắm được giá trị
hàng tồn kho, giá trị xuất và nhập kho
11 Tính bảo mật thông tin
12 Kiểm kê tồn kho thực tế
13 Phân cấp user với từng chức năng phụ thuộc theo cấp user
Dựa vào các thơng tin phân tích từ bảng 4.2, kèm theo đó là một số chức năng được tác giả đề xuất với stakeholders trong quá trình thực tập và đã được các stakeholders đồng ý. Vì vậy, tác giả liệt kê lại những chức năng cần thiết cho cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho:
1. Kiểm kê tồn kho thực tế
2. Tra cứu thông tin vật tư
3. Cập nhật tồn kho thực tế
4. Kiểm tra thông tin đơn hàng
5. Tạo phiếu nhập
6. Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
7. Cập nhật đơn giá vật tư
8. Chỉnh sửa phiếu nhập
9. Tạo phiếu xuất
10. Kiểm tra lượng vật tư tồn kho
11. Lưu thông tin phiếu ĐNCVT
12. Chỉnh sửa phiếu xuất
13. Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
15. Thống kê vật tư nhập kho
16. Thống kê vật tư xuất kho
17. Tạo báo giá
18. Chỉnh sửa báo giá
19. Tạo đơn đặt hàng
20. Chỉnh sửa thông tin đơn đặt hàng
21. Cập nhật tiến độ đơn hàng
Từ 21 chứ năng được liệt kê ở trên sinh viên sẽ tổng hợp thành bảng Functional Baseline (gộp các chức năng con thành các chức năng lớn hơn) như dưới đây:
Bảng 4.3 Functional Baseline của hệ thống quản lý vật tư và nhà kho
Kiểm kê tồn kho thực tế Tra cứu thông tin vật tư Cập nhật tồn kho thực tế Kiểm tra thông tin đơn hàng Tạo phiếu nhập
Cập nhật số lượng vật tư tồn kho Cập nhật đơn giá vật tư
Chỉnh sửa phiếu nhập Tạo phiếu xuất
Kiểm tra lượng vật tư tồn kho Lưu thông tin phiếu ĐNCVT Chỉnh sửa phiếu xuất
Cập nhật số lượng vật tư tồn kho Thống kê vật tư tồn kho
Thống kê vật tư nhập kho Thống kê vật tư xuất kho Tạo báo giá
Chỉnh sửa báo giá Tạo đơn đặt hàng
Chỉnh sửa thông tin đơn đặt hàng Cập nhật tiến độ đơn hàng
CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ SƠ KHỞI
Trong chương này, dựa vào thông tin tổng hợp từ Functional baseline, sinh viên sẽ thiết kế lại tổng quát chức năng của hệ thống theo hướng đi từ cao xuống thấp thông qua các mơ hình phân cấp chức năng BFD, mơ hình luồng dữ liệu DFD (mơ tả sự trao đổi thông tin trong hệ thống) và cuối cùng là mơ hình Use case (dung để mơ tả các viễn cảnh bắt buộc và có thể xảy ra khi người dùng tương tác với hệ thống.
5.1 Mơ hình phân cấp chức năng BFD
Dựa vào Functional Baseline được tổng kết từ chương 4 Thiết kế ý niệm, sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống được sinh viên mơ tả như hình:
Quản lý vật tư và nhà kho
1. Quản lý nhập kho 1.1 Kiểm tra
thông tin đơn hàng 1.2 Tạo phiếu nhập 1.3 Cập nhật số lượng vật tư tồn kho 1.4 Cập nhật đơn giá vật tư
tồn kho 1.5 Chỉnh sửa phiếu nhập 2.1 Kiểm tra lượng vật tư tồn kho 2.2 Lưu thông tin phiếu ĐNCVT 2.3 Tạo phiếu xuất 2.4 Cập nhật số lượng vật tư tồn kho 2.5 Chỉnh sửa phiếu xuất 3.1 Tra cứu thông tin vật tư 3. 2 Kiểm kê tồn kho thực tế 3.3 Cập nhật tồn kho thực tế 4.1 Tạo báo giá 4.2 Chỉnh sửa báo giá 5.1 Tạo đơn đặt hàng 5.2Cập nhật tiến độ đơn hàng 5.3 Chỉnh sửa thông tin đặt hàng 6.1 Thống kê lượng vật tư tồn kho 6.2 Thống kê phiếu nhập 6.3 Thống kê phiếu xuất
Hình 5.1 Mơ hình phân rã chức năng BFD Dưới đây là mô tả bằng lời từng chức năng của hệ thống: BFD Dưới đây là mô tả bằng lời từng chức năng của hệ thống:
1. Quản lý nhập kho: Cho phép người dùng tạo, sửa hoặc xóa một phiếu nhập kho cùng các thông tin liên quan phiếu nhập là mã phiếu nhập, mã vật tư nhập, số