kho 3.2.3 Quản lý đặt hàng và quản lý báo giá
Theo sinh viên ghi nhận từ phía phịng vật tư thì hiện tại khơng có cơng cụ nào để quản lý được thông tin của nhà cung cấp vật tư cũng như việc cập nhật, theo dõi các đơn đặt hàng và danh sách báo giá. Bên phía cơng ty cũng đề xuất với tác giả xây dựng thêm các chức năng này khi thiết kế hệ thống thông tin
3.2.4 Tổng hợp các vấn đề và giải pháp đề xuất
Phần này sẽ tổng hợp các vấn đề đã nêu ở trên kèm theo đó là các giải pháp cho từng vấn đề. Dưới đây là bảng tổng hợp các vấn đề và giải pháp đi kèm:
Bảng 3.3. Tổng hợp các vấn đề đã nêu và giải pháp
Vấn đề
Sau khi có đơn hàng, truy xuất từng vật tư theo thành phẩm mất rất nhiều thời gian và thiếu sự chính xác
Chưa thống nhất về chuẩn thơng tin trao đỗi giữa bộ phận sản xuât và bộ phận kho về tên vật tư và mã vật tư
Ghi chép bằng sổ sách để quản lý tình hình xuất nhập kho mang rủi ro cao và bất lợi khi truy xuất thơng tin
Chưa có cơng cụ hỗ trợ việc quản lý thông tin đặt hàng, thông tin nhà cung cấp cũng như báo giá.
Nhìn chung, các giải pháp có thể được gộp thành bằng 1 giải pháp cụ thể là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho với các tác nhân là phòng sản xuất, kho,
phòng vật tư và nhà cung cấp.Hơn hết, mục tiêu nghiên cứu của luận văn là thiết kế một hệ thống thông tin hỗ trợ việc quản lý kho, nên có một vài chức năng sinh viên chỉ đề xuất ở mức thiết kế, chẳng hạn như dự báo tồn kho.
CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ Ý NIỆM
Để thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho bao gồm nhiều bước. Đầu tiên là phân tích nhu cầu, sau đó là thiết kế ý niệm để xác định rõ các chức năng cần thiết của hệ thống mà luận văn hướng tới.
4.1 Phân tích nhu cầu:
4.1.1 Xác định Stakeholder
Stakeholders ở đây được sinh viên quy về 3 bộ phận chính liên quan đến hệ thống là: Phịng vật tư (gồm có trưởng phịng vật tư và nhân viên vật tư được sinh viên khảo sát): là phịng chun trách những cơng việc về kiểm sốt vật tư, tìm kiếm nhà cung cấp, mua nguyên vật tư và các vật dụng cần thiết khác và đánh giá chất lượng hàng mua về.
Kho (sinh viên khảo sát nhân viên và thủ kho): là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý việc xuất, nhập các hàng hóa, nguyên vật liệu cũng như kiểm kê, trông coi và bảo quản các vật tư tồn kho.
Phòng sản xuất (sinh viên khảo sát công nhân xưởng): là bộ phận chuyên về sản xuất các sản phẩm của công ty, là bộ phận có quan hệ mật thiết với phịng vật tư và bộ phận kho.
4.1.2 Khảo sát nhu cầu của Stakeholder
Nội dung được sinh viên thực hiện khảo sát tại công ty và tổng kết các nhu cầu chính trong bảng dưới đây:
Bảng 4.1 Bảng nhu cầu được khảo sát từ stakeholders
Stakeholders Trưởng phòng kế hoạch vật tư
Nhân viên phòng vật tư
Nhân viên kho
Thủ kho
Mặc dù các stakeholder khơng có u cầu các chức năng sau, nhưng phần mềm cần phải có những chức năng cần thiết sau:
i. Tính bảo mật thơng tin
ii. Với từng user khác nhau thì chỉ được sử dụng 1 số chức năng nhất định.
4.2 Phân tích vận hành
Tiếp theo, sinh viên phân tích các nhu cầu của các stakeholder ở trên để đưa ra từng chức năng cụ thể thông qua bảng dưới đây
Bảng 4.2 Phân tích vận hành từ như cầu thu thập được
STT Nhu cầu của
stakeholder
1 Quản lý thông tin
báo giá cũng như thông tin NCC
2 Quản lý thông tin
đặt hàng và kiểm soát tiến độ đặt hàng 3 Biết được mức tồn kho thực tế của NVL.
4 Khả năng truy xuất hàng loạt thông tin tồn kho nguyên vật tư dựa trên 1 mã thành phẩm 5 Thơng báo các NVL có số lựợng dưới mức tồn kho an tồn. 6 Cập nhật thơng tin xuất/ nhập kho liên tục.
7 Tra cứu thông tin
về NVL nhanh 8 Cập nhật, truy xuất dữ liệu từ hệ thống dễ dàng 9 Theo dõi tình hình xuất nhập kho theo ngày hoặc tháng
10 Nắm được giá trị
hàng tồn kho, giá trị xuất và nhập kho
11 Tính bảo mật thơng tin
12 Kiểm kê tồn kho thực tế
13 Phân cấp user với từng chức năng phụ thuộc theo cấp user
Dựa vào các thơng tin phân tích từ bảng 4.2, kèm theo đó là một số chức năng được tác giả đề xuất với stakeholders trong quá trình thực tập và đã được các stakeholders đồng ý. Vì vậy, tác giả liệt kê lại những chức năng cần thiết cho cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho:
1. Kiểm kê tồn kho thực tế
2. Tra cứu thông tin vật tư
3. Cập nhật tồn kho thực tế
4. Kiểm tra thông tin đơn hàng
5. Tạo phiếu nhập
6. Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
7. Cập nhật đơn giá vật tư
8. Chỉnh sửa phiếu nhập
9. Tạo phiếu xuất
10. Kiểm tra lượng vật tư tồn kho
11. Lưu thông tin phiếu ĐNCVT
12. Chỉnh sửa phiếu xuất
13. Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
15. Thống kê vật tư nhập kho
16. Thống kê vật tư xuất kho
17. Tạo báo giá
18. Chỉnh sửa báo giá
19. Tạo đơn đặt hàng
20. Chỉnh sửa thông tin đơn đặt hàng
21. Cập nhật tiến độ đơn hàng
Từ 21 chứ năng được liệt kê ở trên sinh viên sẽ tổng hợp thành bảng Functional Baseline (gộp các chức năng con thành các chức năng lớn hơn) như dưới đây:
Bảng 4.3 Functional Baseline của hệ thống quản lý vật tư và nhà kho
Kiểm kê tồn kho thực tế Tra cứu thông tin vật tư Cập nhật tồn kho thực tế Kiểm tra thông tin đơn hàng Tạo phiếu nhập
Cập nhật số lượng vật tư tồn kho Cập nhật đơn giá vật tư
Chỉnh sửa phiếu nhập Tạo phiếu xuất
Kiểm tra lượng vật tư tồn kho Lưu thông tin phiếu ĐNCVT Chỉnh sửa phiếu xuất
Cập nhật số lượng vật tư tồn kho Thống kê vật tư tồn kho
Thống kê vật tư nhập kho Thống kê vật tư xuất kho Tạo báo giá
Chỉnh sửa báo giá Tạo đơn đặt hàng
Chỉnh sửa thông tin đơn đặt hàng Cập nhật tiến độ đơn hàng
CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ SƠ KHỞI
Trong chương này, dựa vào thông tin tổng hợp từ Functional baseline, sinh viên sẽ thiết kế lại tổng quát chức năng của hệ thống theo hướng đi từ cao xuống thấp thơng qua các mơ hình phân cấp chức năng BFD, mơ hình luồng dữ liệu DFD (mơ tả sự trao đổi thông tin trong hệ thống) và cuối cùng là mơ hình Use case (dung để mơ tả các viễn cảnh bắt buộc và có thể xảy ra khi người dùng tương tác với hệ thống.
5.1 Mơ hình phân cấp chức năng BFD
Dựa vào Functional Baseline được tổng kết từ chương 4 Thiết kế ý niệm, sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống được sinh viên mơ tả như hình:
Quản lý vật tư và nhà kho
1. Quản lý nhập kho 1.1 Kiểm tra
thông tin đơn hàng 1.2 Tạo phiếu nhập 1.3 Cập nhật số lượng vật tư tồn kho 1.4 Cập nhật đơn giá vật tư
tồn kho 1.5 Chỉnh sửa phiếu nhập 2.1 Kiểm tra lượng vật tư tồn kho 2.2 Lưu thông tin phiếu ĐNCVT 2.3 Tạo phiếu xuất 2.4 Cập nhật số lượng vật tư tồn kho 2.5 Chỉnh sửa phiếu xuất 3.1 Tra cứu thông tin vật tư 3. 2 Kiểm kê tồn kho thực tế 3.3 Cập nhật tồn kho thực tế 4.1 Tạo báo giá 4.2 Chỉnh sửa báo giá 5.1 Tạo đơn đặt hàng 5.2Cập nhật tiến độ đơn hàng 5.3 Chỉnh sửa thông tin đặt hàng 6.1 Thống kê lượng vật tư tồn kho 6.2 Thống kê phiếu nhập 6.3 Thống kê phiếu xuất