4 Quản lý kho chứa thư viện tài liệu
2.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, sử dụng con dấu
Ngày 19 tháng 12 năm 2017, Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT về quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước. Tại Khoản 1, Điều 2 quy định đối tượng áp dụng: “Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức (bao gồm: các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp, các đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước) và tổ chức, cá nhân liên quan sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử của cơ quan nhà nước”.
Thực thi quy định của cơ quan nhà nước cấp trên, UBND phường thuộc quận Đống Đa đã thực hiện kết hợp cả quản lý, sử dụng con dấu trong cơng tác văn thư bằng hình thức quản lý truyền thống và hiện đại. Công tác quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu của cơ quan, tổ chức được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; Khơng được đóng dấu khống chỉ. Về việc đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định; khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Việc sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước hiện nay nhằm đảm bảo phù hợp với sự thay đổi của khoa học công nghệ, tạo nền tảng pháp lý cho các cơ quan, tổ chức nói chung và UBND phường nói riêng áp dụng chữ ký số cho văn bản điện tử, tài liệu điện tử. Qua đó thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của chính phủ điện tử. Quá trình sử dụng chữ ký số phải gắn kèm văn bản điện tử sau khi ký số; văn bản điện tử được ký số phải đảm bảo tính xác thực, tính tồn vẹn xun suốt q trình trao đổi, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử được ký số.
Điều tra khảo sát đội ngũ công chức thực hiện nhiệm vụ liên quan đến văn thư cho thấy hiện nay UBND phường có sử dụng, quản lý con dấu điện tử, chữ ký số trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Tuy nhiên, theo khảo sát số lượng thường xuyên sử dụng con dấu điện tử, chữ ký số cịn ít. Hơn 80% là sử dụng con dấu và chữ ký tươi trong ban hành, lưu trữ văn bản.kết quả điều tra thu được tại Bảng 2.6.
Qua bảng số liệu 2.6 cho thấy thực trạng sử dụng chữ ký số, văn bản điện tử trong thực hiện công tác văn thư của công chức UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa cịn ở tình trạng thỉnh thoảng sử dụng, có những lĩnh vực cịn khơng được sử dụng thường xuyên. Trong đó có một số nội dung được đánh giá ở mức độ thường xuyên cao hơn một số nội dung cịn lại. Đó là nội dung “Sử dụng chữ ký số và con dấu điện tử trong các văn bản chỉ đạo điều hành” với giá trị TB cao nhất là 2,29. Song tỷ lệ thỉnh thoảng sử dụng cịn khá cao 62.5% và khơng bao giờ 8.3%. Như vậy, cho thấy cơ quan vẫn cịn rất ít sử dụng phần mềm chữ ký số và con dấu điện tử trong thực thi nhiệm vụ của mình.
Bảng 2.6: Mức độ đánh giá thường xuyên sử dụng phần mềm CloudOffice trong quản lý và sử dụng con dấu (N=120)
STT Nội dung
Sử dụng chữ ký 1 số và con dấuđiện tử trong các
văn bản chỉ đạo điều hành Sử dụng chữ ký 2 số và con dấu
điện tử trong các loại báo cáo Sử dụng chữ ký 3 số và con dấu
điện tử trong thư mời
Sử dụng chữ ký 4
số và con dấu điện tử trong thư mời họp, hội nghị, hội thảo Sử dụng chữ ký 5 số và con dấu
điện tử trong lưu trữ hồ sơ
Sử dụng chữ ký 6 số và con dấuđiện tử trong
quản lý văn bản đi, đến cơ quan
Bên cạnh đó có những nội dung được đánh giá thấp về việc áp dựng chữ ký số và con dấu điện tử, nội dung “Sử dụng chữ ký số và con dấu điện tử trong lưu trữ hồ sơ” với giá trị TB thấp 1,92 và “Sử dụng chữ ký số và con dấu điện
tử trong quản lý văn bản đi, đến cơ quan” với giá trị TB 2.10. Có thể thấy rằng, vấn đề sử dụng phần mềm công nghệ trong soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đi đến, lập hồ sơ thì được cơng chức sử dụng rất thường xuyên và hiệu quả cao. Tuy nhiên, đến khi khảo sát việc sử dụng phần mềm trong quản lý và sử dụng con dấu có tới trên 80% cho rằng vẫn sử dụng cách truyển thống là:bảo quản con dấu trong hộp đựng có khố, có mực để đóng dấu, chữ ký tươi và con dấu đỏ. Theo kết quả phỏng vấn sâu một số đội ngũ cán bộ UBND phường, có tới 87,8% cho rằng ít sử dụng con dấu điện tử và chữ ký số trong quá trình quản lý. Trước những ưu việt mà chữ ký số và con dấu điện tử mang lại, UBND phường cần thay đổi cách thức sử dụng để mang lại hiệu quả cao hơn. Bởi việc sử dụng phần mềm trong chữ ký và con dấu sẽ giúp cơ quan, tổ chức thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng hơn. Tạo nền tảng pháp lý cho các cơ quan, tổ chức áp dụng chữ ký số cho văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong cơ quan nhà nước, thúc đẩy mạnh mẽ việc phát triển Chính phủ điện tử; đồng thời tạo thuận lợi và khuyến khích sáng tạo trong việc cung cấp giải pháp phần mềm liên quan đến chữ ký số, tạo sự thuận lợi, tiện dụng và thân thiện trong sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử, tài liệu điện tử.