7. Bố cục luận văn
1.1.3. Công tác văn thư
Công tác văn thư giữ vai trị quan trọng trong việc duy trì hệ thống trao đổi thơng tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của mọi cơ quan, tổ chức nói chung cũng như các cơ quan nhà nước nói riêng để đáp ứng kịp thời, xuyên suổt yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội.
Trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước, cơng tác văn thư - lưu trữ nói chung, cơng tác văn thư nói riêng góp phần quan trọng trong đảm bảo thơng
tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hố, xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý cơ quan; giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân; tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực của các cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức, cá nhân được trao quyền; góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát, bảo vệ bí mật những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia,… Cơng tác văn thư - lưu trữ là hoạt động soạn thảo văn bản, quản lý, lưu trữ, sắp xếp, sử dụng khai thác một cách khoa học các tài liệu của cơ quan, tổ chức hay cá nhân. Đây luôn là công tác, nghiệp vụ cần thiết của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Thực hiện cơng tác văn thư có hiệu quả tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ, góp phần đẩy nhanh mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước, giảm bớt thủ tục giấy tờ, tiết kiệm được thời gian làm việc; giữ gìn, bảo mật thơng tin và đảm bảo tính thống nhất thơng suốt trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức.
Hiểu theo nghĩa khái quát, văn thư là công văn, giấy tờ. Tác giả Vũ Thị Tuyết Mai quan niệm “Công tác văn thư là tất cả các cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ, bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận văn bản (đối với tài liệu đến) cho đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ (thường là kho, phịng, tủ kín…)
[23].Các nội dung này thường có mối liên hệ chặt chẽ với nhau giúp đạt được
mục tiêu của nhà quản lý.
Về nội dung chính cơng tác văn thư, tại điều 1, Nghị định số 30/2020/NĐ- CP quy định rõ: “Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm:
Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư”[7] .
Từ các quan niệm trên có thể hiểu khái niệm về cơng tác văn thư như sau: Công tác văn thư được hiểu là q trình thực hiện các cơng việc liên
quan đến soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và các dạng tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư nhằm đem lại hiệu quả làm việc cho tổ chức, cơ quan.