Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÒNG
2.3. Đánh giá chung
2.3.1. Về hiện đại hóa nguồn nhân lực văn phịng
2.3.1.1. Ưu điểm
Cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị có trình độ chun mơn nghiệp vụ phù hợp với cơng việc được giao; có tinh thần đồn kết hỗ trợ lẫn nhau trong giải quyết cơng việc. Cán bộ, cơng chức đều có thâm niên làm việc lâu năm.
2.3.1.2. Hạn chế
87
Qua thống kê đội ngũ nhân sự trong văn phòng hiện nay đang có xu hướng già hóa, khơng có sự năng động, cơng chức với độ tuổi trẻ rất ít và tỷ lệ cơng chức biết ngoại ngữ chiếm tỷ lệ thấp chủ yếu là chứng chỉ A, B, C, là điều kiện để thi vào và trình độ chính trị trung cấp là chiếm đại đa số. Cán bộ, cơng chức có trình độ kỹ thuật và biết ngoại ngữ sẽ là nguồn nhân lực quan trọng, thúc đẩy và hỗ trợ cho q trình hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại TĐBN. Tuy nhiên, một số hạn chế có thể thấy là: Trình độ, năng lực của đội ngũ cơng chức cịn chưa đồng đều; thiếu hụt đội ngũ công chức chuyên trách về cơng nghệ thơng tin với trình độ cao; tác phong làm việc của một số cơng chức cịn chưa nhanh nhẹn và chưa tận tình với cơng việc. Bên cạnh đó, tình trạng “ngồi chơi xơi nước”, sử dụng lãng phí thời gian cho một ngày làm việc còn tương đối phổ biên. Việc bố trí nhân sự giữa các phịng ban chưa hợp lý, có những cơng chức, nhân viên đang trong tình trạng “sáng cắp ô đi, chiều cắp ô về”. Một số đơn vị, phịng ban cịn có sự thừa, thiếu nhân sự.
2.3.1.3. Nguyên nhân
- Do tâm lý, ảnh hưởng của chế độ cũ còn ăn sâu vào tư tưởng người Việt Nam nhất là trong hệ thống cơ quan Nhà nước. Cán bộ, những người lãnh đạo phải là những người lớn tuổi và nhiều kinh nghiệm nên trong bộ máy cơ quan nhân sự với độ tuổi trẻ là rất ít, mặc dù đội ngũ nhân sự ở Việt Nam chúng ta người trẻ và tài giỏi là rất nhiều. Có thể ví đội ngũ nhân sự trong cơ quan Nhà nước của Việt Nam chúng ta như dân số của đất nước Nhật Bản đã và đang có xu hướng già hóa, làm cho bộ máy phần nào chậm chạp, kém linh hoạt và không chịu đổi mới theo xu hướng hiện nay.
- Nhân sự trong văn phịng cịn yếu kém về trình độ tiếng anh và tin học.
- Tâm lý ỷ lại và tiêu cực, có suy nghĩ làm nhiều hay ít cũng đã phân cấp theo thang bậc lương.
88
- Văn phịng Tỉnh đồn chưa quy định chặt chẽ giờ giấc và tác phong làm việc, cịn có tác phong chậm chạp, trì trệ của một số cán bộ, cơng chức, nhân viên. Bắt đầu từ một số lãnh đạo các phòng chưa thật sự nhiệt huyết trong công việc và tiếp nhận sự đổi mới.
2.3.2. Về hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ
2.3.2.1. Ưu điểm
Cơng tác văn thư:
- Bộ phận văn thư đã và đang thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư theo thẩm quyền được giao.
- Bộ phận văn thư có các cán bộ có trình độ chun mơn nghiệp vụ, đúng u cầu của ngạch cơng chức, có kinh nghiệm nên các khâu nghiệp vụ được thực hiện theo quy trình, cẩn trọng, hiệu quả. Hầu hết các cán bộ văn thư đều nhiệt tình, u ngành, u nghề và có trách nhiệm trong cơng việc, biết sắp xếp thời gian hợp lý và phục vụ kịp thời u cầu của các đồng chí lãnh đạo Tỉnh đồn, lãnh đạo Văn phịng cũng như các đơn vị chức năng khi có yêu cầu.
- Văn bản ban hành đã được kiểm tra và quản lý về thể thức và kỹ thuật trình bày đúng theo quy định của nhà nước.
- Việc quản lý văn bản đi đến được thực hiện nghiêm chỉnh, chưa để xảy ra tình trạng mất mát, thất lạc văn bản, tài liệu góp phần quan trọng trong việc đảm bảo thơng tin trong việc quản lý, điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan và đơn vị thực hiện theo đúng quy định của nhà nước.
- Văn bản có độ mật, tuyệt mật đều có sổ theo dõi riêng và quản lý theo quy định của nhà nước, đảm bảo an tồn khơng để lộ thơng tin của văn bản và bí mật nhà nước.
- Bộ đã tiến hành ứng dụng phần mềm VNPT iOffice vào quản lý văn bản
89
trên máy tính góp phần đảm bảo quản lý văn bản nhanh chóng, thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu và rất tiết kiệm thời gian và công sức lao động.
Công tác lưu trữ:
- Bộ phận lưu trữ duy trì thường xuyên việc hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cho chuyên viên của các đơn vị bằng nhiều hình thức khác nhau như: Lồng ghép vào nội dung của các lớp tập huấn, tổ chức đến từng đơn vị hướng dẫn trực tiếp hoặc hướng dẫn trực tiếp khi có yêu cầu.
- Cán bộ lưu trữ lập kế hoạch thu thập tài liệu một cách khoa học, số lượng tài liệu được đưa về kho lưu trữ ngày một tăng về số lượng và chất lượng hồ sơ.
- Việc giao nhận tài liệu được tiến hành công khai, minh bạch và tiến hành đầy đủ các thủ tục cần thiết theo quy định.
- Công tác chỉnh lý tài liệu tiến hành nghiêm túc. Cán bộ lưu trữ nhiệt tình trong cơng việc, nhận thức được vai trò to lớn và giá trị của tài liệu lưu trữ.
- Việc bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện tương đối tốt, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng trên giá. Đã trang bị các phương tiện bảo quản tài liệu như quạt thơng gió, máy hút bụi, hút ẩm và chống mốc.
- Việc ứng dụng phần mềm trong khai thác sử dụng tài liệu góp phần nâng cao hiệu quả làm việc, giảm đáng kể thời gian và công sức của cán bộ lưu trữ cũng như cán bộ công chức khi đến khai thác tài liệu.
2.3.2.2. Hạn chế
Cơng tác văn thư:
Bên cạnh những thành tích đã đạt được, trong thời gian qua cơng tác văn thư của Tỉnh đồn cịn bộc lộ một số thiếu sót, hạn chế sau:
- Việc tiếp nhận, xử lý văn bản tại một số đơn vị còn chậm, chưa giải quyết kịp thời nên một số trường hợp việc giải quyết văn bản chưa đáp ứng được yêu
90
cầu của lãnh đạo cấp trên.
- Đôi khi cán bộ công chức, viên chức chưa ý thức được đầy đủ vai trị của cơng tác lập hồ sơ trong việc giải quyết công việc được giao khiến cho tài liệu ln trong tình trạng bó gói, gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ.
- Một số cán bộ khi soạn thảo chưa tập trung vào việc rà soát nội dung văn bản để phát hiện sai sót, kịp thời điều chỉnh trước khi trình ký.
- Do trong quá trình soạn thảo các cán bộ công chức, viên chức chưa chú trọng việc viết trích yếu trong soạn thảo cơng văn dẫn tới việc khi làm thủ tục lấy số và đóng dấu lưu hành cịn gặp nhiều khó khăn (Ví dụ như việc viết khơng khớp giữa trích yếu và nội dung cơng văn sẽ gây khó khăn cho việc vào sổ, đăng ký văn bản, khai thác và sử dụng tài liệu).
- Hiện nay Tỉnh đoàn chưa ban hành danh mục hồ sơ hằng năm nên việc lập hồ sơ cơng việc của các chun viên cịn gặp nhiều khó khăn.
- Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ chưa đúng thời gian quy định. Chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan chưa cao, còn nhiều văn bản trùng thừa và cả tài liệu khơng có giá trị cũng được đưa vào hồ sơ công việc.
- Việc đăng ký văn bản đi, đến thực hiện trên mạng giao diện nội bộ hay xảy ra tình trạng quá tải, gây tắc nghẽn nên ảnh hưởng đến tiến trình giải quyết cơng việc.
- Có những văn bản gửi đến khơng qua văn thư Tỉnh đoàn xử lý mà lại chuyển trực tiếp lên các phòng ban dẫn đến việc văn bản khơng được kiểm sốt.
- Phần mềm quản lý công tác văn thư cần nghiên cứu, nâng cấp và ứng dụng để đưa lại hiệu quả và tính năng nhiều hơn.
- Cịn thiếu những văn bản của Tỉnh đoàn hướng dẫn các đơn vị thực hiện tốt hơn công tác lưu trữ như: danh mục hồ sơ; hướng dẫn chỉnh lý tài liệu; bảng
91
thời hạn bảo quản tài liệu riêng của Tỉnh đoàn chưa được xây dựng.
- Công tác thu thập tài liệu cịn nhiều khó khăn do phụ thuộc vào các đơn vị giao nộp.
- Chất lượng hồ sơ tài còn nhiều hạn chế, quá nhiều tài liệu trùng thừa và khơng có giá trị, khơng chỉ làm mất diện tích kho mà cịn lãng phí một khoảng thời gian lớn để phân loại tài liệu trong khi chỉnh lý.
- Công tác bảo quản tài liệu chưa đảm bảo, diện tích kho lưu trữ chưa đáp ứng được nhu cầu giải quyết công việc: Tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý hết đã nhập tài liệu mới về dẫn đến khơng có chỗ để tài liệu mới, nhiều khi phải xếp đống trong phòng làm việc của cán bộ lưu trữ; chưa trang bị được các phương tiện và kỹ thuật hiện đại trong việc bảo quản tài liệu.
- Chưa thực hiện số hóa tồn diện tài liệu lưu trữ.
2.3.2.3. Nguyên nhân
- Việc thực hiện quy chế quản lý và ban hành văn bản chưa thật sát sao. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đơi khi vẫn chưa tạo được sự thống nhất trong Cơ quan.
- Công tác văn thư do nhiều cán bộ đảm nhiệm mỗi người làm một mảng riêng biệt nên nếu như có người ốm hay bận việc, cơng việc sẽ khó khăn và gây tồn đọng, hơn nữa nhân lực của Phòng văn thư bị thiếu.
- Số lượng văn bản đi và đến trong ngày là tương đối lớn vì vậy khơng thể tránh khỏi việc giải quyết văn bản cịn chậm.
- Cán bộ văn thư có nhiều năm cơng tác tuy nhiên trình độ áp dụng khoa học công nghệ mới vào công tác văn thư cịn gặp nhiều khó khăn. Trình độ ngoại ngữ của nhân viên văn thư cịn yếu.
- Chưa áp dụng cơng nghệ cao vào công tác văn thư. Như hệ thống băng chuyền tự động, máy đăng ký cơng văn, máy bóc phong bì tự động, truy cập,
92
giải quyết văn bản từ xa thông qua thiết bị thông minh.
- Cán bộ lưu trữ đa phần là nữ nên gặp nhiều khó khăn trong việc di chuyển tài
liệu.
- Tài liệu đa phần là bị bó gói, diện tích kho chật hẹp, chưa ứng dụng cơng nghệ thông tin nhiều vào lưu trữ.
- Cán bộ lưu trữ còn thiếu, ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của bộ phận lưu trữ cơ quan
- Thiếu nguồn kinh phí thường xuyên cho hoạt động lưu trữ.
2.3.3. Về hiện đại hóa cơng tác tổ chức cuộc họp, hội nghị
2.3.3.1. Ưu điểm
- Văn phịng Tỉnh đồn đã đưa vào sử dụng và nâng cấp hệ thống mạng Lan cho tồn bộ các phịng, đơn vị trong cơ quan với mục tiêu: Mở rộng băng thông và tăng tốc độ kết nối điện tử, tăng độ bảo mật và bảo đảm an tồn thơng tin đáp ứng yêu cầu công việc, thực hiện nhanh hơn, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và tăng hiệu quả công tác.
- Đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản VNPT iOffice giúp cho việc quản lý văn bản được dễ dàng, thuận tiện và ít tốn thời gian hơn.
- Ứng dụng phần mềm kế toán trong cơng tác kế tốn – tài chính của văn phịng và của cơ quan.
- Văn phòng đã đi vào triển khai nghiên cứu số hóa tài liệu lưu trữ để giúp cho việc lưu trữ được tốt hơn.
Như vậy, Văn phịng Tỉnh đồn đã biết tiếp cận gần hơn với việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng của mình.
2.3.3.2. Hạn chế
- Các phần mềm Văn phịng Tỉnh đồn đang sử dụng chưa có tính năng ưu việt, Mạng Lan đang trong quá trình cải tạo, nâng cấp nên đường truyền chưa
93
thật ổn định.
- Cán bộ, cơng chức trong Văn phịng vẫn đang cịn yếu kém về tin học và cơng nghệ thông tin, về tiếng anh nên việc đưa vào áp dụng các phần mềm hiện đại gặp khó khăn, nếu có áp dụng phải đào tạo cơng chức, nhân viên trong thời gian dài và phải có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ.
2.3.3.3. Nguyên nhân
- Lãnh đạo chưa thật nghiêm túc và chỉ đạo quyết liệt trong việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng
- Đội ngũ nhân sự trong văn phòng chưa giỏi về tin học và tiếng anh nên hạn chế trong việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin.
- Nguồn kinh phí đầu tư cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế, và các hạng mục đầu tư chưa hợp lý.
2.3.4. Về ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng
2.3.4.1. Ưu điểm
- Văn phịng Tỉnh đồn đã xây dựng và ban hành hệ thống tài liệu ISO 9001:2008 theo tiêu chuẩn Việt Nam có danh mục kèm theo.
- 100% lãnh đạo văn phịng Tỉnh đồn đã nắm rõ các u cầu nguyên tắc và những điều khoản quy định trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cũng như chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
- Các phần mềm chuyên dùng hiện đại và mang lại hiệu quả 2.3.4.2. Hạn chế
- Hệ thống tài liệu xây dựng nhưng hầu như khi áp dụng đều bỏ qua, chưa thật sự sát sao tuân thủ và đánh giá lại kết quả áp dụng trong khi đó bỏ ra một số tiền rất lớn để tư vấn và xây dựng hệ thống tài liệu ISO 9001:2008.
- Có tới 83% ý kiến trả lời của các cơng chức, nhân viên cần có một hệ thống ISO hiện đại hơn (tổng hợp qua các phiếu khảo sát).
94
2.3.4.3. Nguyên nhân
- Lãnh đạo và nhân viên trong văn phịng vẫn chưa thật sự chú trọng những lợi ích mà ISO mang lại cịn có thái độ thờ ơ và phó mặc khi áp dụng.
- Có một số cơng chức, nhân viên chưa thật sự hiểu rõ về ISO 9001:2008 bằng chứng là có tới 60% ý kiến cho rằng không ứng dụng ISO 9001:2008 vào công việc hàng ngày (tổng hợp qua các phiếu khảo sát).
- Chưa thật sự có sự chuẩn bị tốt nhất về nguồn lực, lãnh đạo Tỉnh đoàn muốn kéo dài thời gian cho giai đoạn chuẩn bị về nguồn lực.
Tiểu kết Chương 2
Tỉnh Đoàn là cơ quan chun trách của Đồn TNCS Hồ Chí Minh tỉnh Bắc Ninh, hoạt động theo pháp luật của nhà nước và nguyên tắc Điều lệ Đồn. Văn phịng Tỉnh đồn có chức năng tham mưu cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ và Thường trực Tỉnh đồn về cơng tác thơng tin, tổng hợp, phân tích và đánh giá tình hình cơng tác Đồn và phong trào thanh thiếu nhi trong phạm vi tồn tỉnh; cơng tác thi đua khen thưởng của Đoàn; quản lý các trang thiết bị tại cơ quan Tỉnh đoàn. Sự phối hợp của Tỉnh đồn và các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh được thể hiện trên nhiều phương diện.
Dựa trên kết quả khảo sát thực trạng hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Tỉnh đồn trên bốn nội dung cơ bản: (1) Hiện đại hóa nguồn nhân lực văn phịng; (2) Hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ; (3) Hiện đại hóa cơng tác tổ chức cuộc họp, hội nghị; (4) Ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng, Chương 2 đã nêu lên được thực trạng hiện đại hố cơng tác văn phịng tại