Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÒNG
3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hốcơng tác văn phịng taịTỉnh đồn Bắc Ninh
3.2.3. Giải pháp về nhân lực
- Thường xuyên tổ chức các buổi hội nghị, tọa đàm nâng cao chất lượng nghiệp vụ về công tác văn phịng và hiện đại hóa cơng tác văn phịng trong phạm vi Tỉnh đoàn và ngoài Tỉnh đoàn.
- Cấp lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa đến đời sống cán bộ, cơng chức, nhân viên. Trong cơng việc thì cần chỉ đạo nhiệt tình với tinh thần cầu tiến là chính, cần động viên và tạo khơng khí thỗi mái để nhân viên có nghị lực phấn đấu.
- Tổ chức bộ máy và nhân sự cần phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn khi tiêu chuẩn đã được xây dựng và áp dụng từ trên xuống dưới, nếu có vấn đề nào xảy ra có thể dễ dàng xác định được phần trách nhiệm của các bên có liên quan.
- Có kế hoạch dài hạn cho nhân sự văn phòng, quy hoạch lại đội ngũ nhân sự giữa các đơn vị trong văn phòng. Phải xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của mỗi cá nhân trong từng cơng việc cụ thể, khơng để tình trạng có việc mà khơng có người làm hoặc có cơ quan mà khơng có việc, thậm chí có một cơng việc mà nhiều đơn vị làm thành ra chồng chéo, không thống nhất. Tránh tình trạng thừa thiếu nhân sự giữa các đơn vị.
- Cần nhìn nhận, phản ánh đúng, đủ chất lượng đội ngũ nhân sự hiện nay, một vấn đề rất khó là bản thân mỗi người cơng chức phải tự đánh giá, nhìn nhận năng lực yếu kém của bản thân, xộc thẳng và phá vỡ những nếp nghĩ lạc hậu, không phù hợp đang ràng buộc.
- Nâng cao năng lực, phẩm chất của đội ngũ cán bộ, công chức bằng công tác giáo dục, cung cấp và bổ sung những kỹ năng, nghiệp vụ cho từng công việc mà mỗi cán bộ, công chức phụ trách.
- Lấy quy luật cạnh tranh (cạnh tranh lành mạnh) trong cơ chế thị trường
104
làm cơ sở để sử dụng cán bộ, cơng chức. Cần có tinh thần; những người vừa làm tốt cơng việc hơm nay lại vừa có kiến thức chun mơn để phát triển ở tương lai thì sẽ được giữ lại làm việc, người nào thụ động khơng hồn thành nhiệm vụ, khơng có tinh thần cầu tiến thì phải kiên quyết loại bỏ. Phải dũng cảm thay những cán bộ, công chức không cịn phù hợp.
- Cần có chế độ tiền lương, thưởng phải đảm bảo là nguồn thu nhập chủ yếu của viên chức, công chức, đảm bảo cuộc sống người lao động trong bộ máy nhà nước để họ yên tâm phục vụ lâu dài. Lương, thưởng phải được gắn bó trực tiếp với vai trị của cán bộ, cơng chức và chất lượng công việc.
3.2.4. Giải pháp về cơng tác văn thư – lưu trữ
Bố trí, tuyển dụng cơng chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ:
Thủ trưởng cơ quan phải bố trí lựa chọn cơng chức kiêm nhiệm công tác văn thư thực hiện các cơng việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu văn bản; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Tỉnh đồn có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ làm cơng tác văn thư, lưu trữ chuyên trách.
Theo thực tế hiện nay, văn thư chuyên trách thuộc văn phịng chỉ có 01 người. Khi công chức văn thư chuyên trách nghỉ phép, nghỉ việc riêng hoặc ốm đau sẽ khơng có cơng chức đủ tiêu chuẩn làm công tác văn thư, dẫn đến để bảo đảm cơng việc thường xun, liên tục, phải bố trí các cơng chức khác khơng có chun mơn nghiệp vụ văn thư làm cơng tác này nên thường dẫn đến sai sót.
Nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:
Cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản phải bảo đảm về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản; phải ký nháy/tắt vào cuối văn bản theo đúng quy định; đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung và thể thức) của văn bản;
105
thường xuyên làm tốt công tác tự đào tạo tại chỗ cho công chức làm công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản.
Lãnh đạo cần nắm rõ được năng lực của từng công chức làm công tác văn thư, lưu trữ để tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với từng người. Việc cử cơng chức đi đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Ngồi trình độ về chun mơn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, công chức cần phải bổ túc thêm về tin học để đáp ứng u cầu cơng việc tốt hơn; cần có chính sách khuyến khích, động viên tinh thần và vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc của công chức kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ. Hằng năm, nên tổ chức cho đội ngũ này đi tiếp cận thực tế tại các cơ quan lưu trữ như Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh.
Tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin:
Hiện nay, ngồi nhiệm vụ bảo quản an tồn thì việc tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là tất yếu của lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành theo xu thế phát triển của xã hội và hội nhập thế giới. Tài liệu lưu trữ được số hóa và bảo quản bằng file điện tử như PDF. Đây cũng là hình thức lưu trữ đang ngày càng phổ biến ở các thư viện và cơ quan lưu trữ trên thế giới.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ sẽ thu hẹp được không gian lưu trữ, đồng thời, công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ hơn, truy xuất nhanh hơn.
Văn phòng cần chủ động lập kế hoạch báo cáo lãnh đạo viện để mua sắm mới và thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa máy photocoppy để đảm bảo công việc sao in, nhân văn bản khơng bị gián đoạn
Bố trí kho lưu trữ kiên cố, đảm bảo diện tích, đúng quy chuẩn:
Về lâu dài, kho lưu trữ phải có hệ thống báo cháy khẩn cấp và có lắp đặt hệ thống phịng cháy tự động, hệ thống điện, hệ thống nước, chế độ nhiệt độ, độ
106
ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thơng gió. Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho cần quan tâm đến những thiết bị: Cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thơng gió, máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí; dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác. Đồng thời, cần có những biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp như chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột... tổ chức lại tài liệu trong kho, xử lý tài liệu trước khi nhập kho, xếp tài liệu trên giá, lập sơ đồ giá trong kho, đưa tài liệu ra sử dụng, kiểm tra tài liệu trong kho. Giải phóng khơng gian lưu trữ định kỳ hàng năm theo hướng thống kê, lựa chọn ra những tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ.
Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ:
Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt, ngoài một số biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản tài liệu lưu trữ có đúng quy định, quy trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đúng hay khơng, nếu khơng đúng thì kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận lưu trữ nói riêng và văn thư nói chung sẽ rút ra những mặt cịn hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa.
Thực hiện chính sách khen thưởng những cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo trong công việc. Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với công chức vi phạm các quy định về văn thư, lưu trữ, đặc biệt việc đảm bảo các tài liệu mật theo quy định của pháp luật.
3.2.5. Giải pháp về công nghệ
Công nghệ thông tin là động lực quan trọng của sự phát triển, ứng dụng công nghệ thơng tin nhằm thúc đẩy cơng cuộc hiện đại hóa cơng tác văn phịng góp phần thúc đẩy cơng cuộc đổi mới, hỗ trợ hội nhập, hiện đại hóa đất nước.
107
Yếu tố công nghệ giúp đặt nền tảng cho sự công khai minh bạch và hiệu quả cho công cuộc cải cách hành chính.
Trong thực tế hiện nay, khơng chỉ đối với Văn phịng Tỉnh đồn, phần mềm tin học văn phịng khơng thể đáp ứng được những yêu cầu quản lý trong lĩnh vực quản lý văn bản, quản lý hồ sơ hiện hành, quản lý email, quản lý nội dung trang thông tin điện tử, quản lý dữ liệu và siêu dữ liệu tại cơ quan…Do thời gian xây dựng cũng khá lâu, ít cập nhật và thay đổi, nhiều phần mềm đã trở nên lạc hậu, khơng cịn phù hợp để sử dụng trong cơ chế hiện nay nữa. Để giải quyết tồn tại này, cần tiếp tục đầu tư nghiên cứu, xây dựng phần mềm theo hướng đơn giản, có khả năng liên kết với các phần mềm khác.
Thứ nhất, đầu tư kinh phí mua mới, nâng cấp các phần mềm ứng dụng
trong cơng tác văn phịng như cơng tác lưu trữ, công tác quản lý tài sản. Đầu tư số hóa tài liệu lưu trữ.
Thứ hai, ứng dụng các phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Phát triển các phần mềm chạy trên nền Web để cán bộ, cơng chức có thể truy cập từ mọi lúc, mọi nơi dựa trên tài khoản cá nhân được cung cấp
Thứ ba, xây dựng hệ thống kiểm sốt ra vào đối với Tỉnh đồn và văn
phịng Tỉnh đồn, ứng dụng các phần mềm kiểm soát an ninh nội bộ, và các trang thiết bị an ninh: như máy camera, máy đọc mã vạch, mắt thần, làm thẻ từ, dấu vân tay.
3.2.6. Giải pháp về tiêu chuẩn quản lý chất lượng
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng nhằm trợ giúp các tổ chức, thuộc mọi loại hình và quy mơ trong việc xây dựng áp dụng và vận hành các hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực. Một số tiêu chuẩn trong Bộ tiêu chuẩn này đã được dịch sang tiếng Việt và ban hành thành các Bộ TCVN 9000 tương ứng. Bộ TCVN ISO 9000 đã được triển khai tại Việt Nam từ
108
những năm 1995, đến nay đã góp phần khơng nhỏ làm thay đổi sự lãnh đạo và quản lý các cơ quan, tổ chức.
Tiêu chuẩn ISO 9001 đưa ra các yêu cầu được sử dụng như một khuôn khổ cho một Hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn này cũng được sử dụng cho việc đánh giá chứng nhận phù hợp với Hệ thống chất lượng của một cơ quan, tổ chức. Phiên bản ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001.
Thực hiện Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chỉnh phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của các cơ quan, nhà nước thuộc Hệ thống hành chính nhà nước, Tỉnh đồn đã triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan. Tuy nhiên, cơ quan Tỉnh đoàn chưa áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:20015 vào nghiệp vụ cơng tác văn phịng. Vì vậy, để nâng cao chất lượng và hiệu quả cơng tác văn phịng, theo tác giả cần áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào cơng tác văn phịng tại cơ quan Tỉnh đoàn. Mặt khác, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9002:2015 vào công tác văn phịng cũng là góp phần thực hiện nhiệm vụ của Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước, đó là: “Thực hiện có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng trong các cơ quan hành chính nhà nước”. Do vậy, việc áp dụng tiêu chuẩn mới nhất ISO 9001:2015 vào trong cơng tác văn phịng khơng chỉ nhận được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo mà còn nhận được sự hưởng ứng và đồng thuận của cán bộ, cơng chức, viên chức nói chung và cơng chức làm cơng tác văn phịng nói riêng.
Với cơng tác văn phòng, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thực chất là áp dụng một hình thức rà sốt thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy trình quản lý khoa học, hợp lý hơn, trong đó xác định rõ việc, rõ người, rõ cách làm... đảm bảo các cơ sở pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm sốt được q trình giải quyết cơng việc của nội bộ cơ quan. Việc áp dụng ISO 9001:2015 trong
109
cơng tác văn phịng của cơ quan Tỉnh đồn cũng hạn chế được tình trạng làm việc theo thói quen, tùy tiện, kinh nghiệm, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học để nâng cao năng suất, chất lượng của cơng tác văn phịng là hồn toàn phù hợp với chủ trương của Nhà nước trong việc phát triển cơng tác văn phịng, nhằm phục vụ hiệu quả hoạt động thực tiễn cũng như bảo vệ phát huy giá trị đối với các mặt hoạt động của cơ quan Tỉnh đồn.
Bên cạnh đó, việc áp dụng ISO 9001:2015 vào cơng tác văn phịng của cơ quan Tỉnh đồn có những lợi ích sau:
- ISO 9001:2015 giúp loại trừ những điểm không phù hợp do trách nhiệm, quyền hạn của mỗi vị trí cơng tác được xác định rõ ràng, năng lực cán bộ, công chức, viên chức được xác định và nâng cao. Từ đó kiểm sốt được cơng việc, tạo môi trường làm việc năng động và thoải mái hơn.
- Hệ thống tài liệu, văn bản được kiểm soát chặt chẽ, tạo đủ điều kiện để xác định và thực hiện đúng phương pháp, giảm thủ tục phiền hà cho đối tượng đến khai thác hồ sơ tài liệu.
- Tạo cơ sở nâng cao sự thỏa mãn của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Tỉnh đồn với cơng chức làm văn phịng của cơ quan qua việc đáp ứng và nỗ lực vượt qua sự mong đợi của họ.
- Tạo cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn phòng một phong cách làm việc mới khi áp dụng CNTT và truyền thơng, nâng cao tốc độ và độ chính xác khi giải quyết công việc.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ tại cơ quan Tỉnh đoàn cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Ban hành những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về việc áp dụng ISO 9001:2015 trong cơng tác văn phịng.
110
- Đào tạo nguồn nhân lực để chuẩn bị sẵn sàng cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
- Bố trí kinh phí cho tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trình, đánh giá, cấp chứng chỉ và cho mua sắm các máy móc trang thiết bị cần thiết cho áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
3.2.7. Giải pháp về tài chính
Đây được coi là giải pháp quan trọng mang tính bước ngoặc khi muốn cơng cuộc hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại cơ quan Tỉnh đồn thành cơng. Bởi kinh phí là nguồn lực vật chất to lớn mà tất cả các cơ quan, tổ chức bắt buộc phải có để vận hành trơn tru mọi mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong công tác văn phịng có rất nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí để thực hiện như:
- Đầu tư kinh phí để trang bị các trang thiết bị kỹ thuật cần thiết phục vụ cho hiện đại hóa cơng tác văn phịng: Tại cơ quan Tỉnh đoàn, việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật trước hết cần chú trọng ở đầu tư thiết bị tin học với 03 mục tiêu cơ bản sau: trang bị thêm cho đủ theo nhu cầu làm việc; trang bị để thay thế các