Đại diện chi trả (01)
(Nguồn: tổng hợp của tác giá)
Sơ đồ 2.2: Quy trình chi chế độ trợ cấp BHXH hàng tháng
Quy trình chi trả các chế độ BHXH hàng tháng được thực hiện như sau:
(1) Hàng tháng, đại diện chi trả lập bảng thanh toán chi trả các chế độ
theo mẫu số C74-HD và căn cứ vào số người, số tiền chưa trả để lập mẫu số 7- CBH kèm theo, chuyển cho BHXH các huyện để quyết toán số tiền đã chi trả. BHXH các huyện căn cứ danh sách người chưa nhận chế độ hàng tháng do đại diện chi trả gửi để lập mẫu số 7-CBH và lập các mẫu tăng, giảm điều chỉnh mức hưởng các chế độ (mẫu 9b, 9c, 10-CBH) gửi BHXH tỉnh làm căn cứ lập danh sách chi trả của tháng tiếp theo (các biểu mẫu
(2) Phòng Chế độ căn cứ các mẫu: 7-CBH, 9b-CBH, 9c- CBH, 10-
CBH của huyện chuyển đến; số người tăng, giảm, điều chỉnh mức hưởng do BHXH tỉnh giải quyết; kết quả giải quyết hưởng chế độ hàng tháng của người hưởng mới hoặc tỉnh khác chuyển đến để lập: Danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp hàng tháng(mẫu số C72a-HD hoặc C72c-HD, C72b-HD); Tổng hợp kinh phí chi trả các chế độ hàng tháng (mẫu số 2-CBH); Báo cáo tăng, giảm hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng (mẫu số 3-CBH); Danh sách báo tăng, điều chỉnh hưởng, giảm các chế độ hàng tháng (mẫu số 11- CBH, 12-CBH, 13-
CBH); Phiếu truy lĩnh số tiền chưa nhận chế độ hàng tháng (mẫu số 17-CBH) chuyển cho BHXH các huyện, thành phố trực thuộc tỉnh, đại diện chi trả để chi trả kịp thời cho người hưởng hoặc chi trả tại BHXH tỉnh theo nhu cầu của người hưởng. Đồng thời, chuyển Phịng Kế hoạch Tài chính mẫu Tổng hợp kinh phí chi trả các chế độ hàng tháng (mẫu số 2-CBH) để Phòng Kế hoạch Tài chính chuyển kinh phí cho đại diện chi trả.
(3) Đại diện chi trả thực hiện chi trả lương hưu và trợ cấp hàng tháng cho người hưởng trong vòng 10 ngày đầu tháng. Sau đó thực hiện quyết tốn theo quan hệ (1).
- Chi trả chế độ BHXH ngắn hạn (ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe) thuộc Đơn vị sử dụng LĐ và người lao động (03) Người lao động (Nguồn: tác giả tổng hợp)
Sơ đồ 2.3: Quy trình chi trả các chế độ BHXH ngắn hạn
Đối với chế độ BHXH ngắn hạn (ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe) thì quy trình chi trả được miêu tả theo sơ đồ 2.3. Theo đó đơn vị sử dụng lao động lập danh sách đề nghị thanh toán gửi cho BHXH huyện, thị, thành phố trực thuộc. Bộ phận Chế độ cùng với bộ phận Kế toán của BHXH huyện, thị, thành phố chuyển số tiền xét duyệt cho đơn vị sử dụng lao động, sau đó đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm chi trả các chế độ theo quy định cho người lao động.
Chế độ BHXH 1 lần gồm có BHXH 1 lần, trợ cấp một lần khi nghỉ hưu, trợ cấp mai táng, trợ cấp tuất một lần, trợ cấp TNLĐ-BNN (trừ đối tượng đủ điều kiện hưởng thường xuyên), trợ cấp một lần khi chết do TNLĐ-BNN, phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình và các chế độ một lần khác.
BHXH tỉnh Đại diện chi
trả
Đối tượng hưởng
(Nguồn: tác giả tự tổng hợp)
Sơ đồ 2.4: Quy trình chi trả chế độ BHXH 1 lần
Đối với chế độ BHXH 1 lần, BHXH tỉnh phân cấp cho BHXH huyện để trực tiếp chi trả cho đối tượng thụ hưởng. Hàng tháng, bộ phận Kế toán của BHXH huyện lập Báo cáo nguồn để BHXH tỉnh cấp kinh phí chi BHXH trong tháng. Phòng Chế độ BHXH lập Danh sách hưởng chế độ một lần (mẫu số 21A-HSB, 21B-HSB) theo nội dung chi được phân cấp, người hưởng chế độ hưu trí hàng tháng từ tỉnh khác chuyển đến; nhận các quyết định hỗ trợ kinh phí từ Sở Thương binh & Xã hội về chuyển đổi nghề nghiệp cho người TNLĐ-BNN khi đi làm lại, khám bệnh nghề nghiệp, chữa bệnh nghề nghiệp, … đối chiếu về điều kiện hỗ trợ, mức hỗ trợ sau đó chuyển cho BHXH huyện thực hiện chi trả cho người hưởng.
BHXH huyện tiếp nhận dữ liệu các mẫu 21A-HSB, 21B-HSB và các quyết định hưởng chế độ một lần, phiếu điều chỉnh hưởng trợ cấp khu vực một lần từ BHXH tỉnh, thực hiện chi trả trực tiếp bằng tiền mặt ngay trong ngày khi người hưởng đến nhận tiền hoặc chuyển khoản ngay vào tài khoản cá nhân của người hưởng ngay khi nhận được danh sách từ BHXH tỉnh.
2.3.2.3 Quản lý thực hiện chi trả các chế độ BHXH
Tổ chức chi trả các chế độ BHXH cho người thụ hưởng là việc rất quan trọng vì liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người thụ hưởng. Tùy thuộc vào
địa phương lựa chọn cách thức tổ chức chi trả phù hợp trên từng địa bàn cụ thể sao cho chi phí tiết kiệm nhất nhưng vẫn đảm bảo được chi trả kịp thời, đúng kỳ, đủ số và an toàn đến tay đối tượng hưởng các chế độ BHXH.
Đối với BHXH tỉnh: vào ngày 25 hàng tháng căn cứ vào quyết định hưởng chế độ BHXH hàng tháng và một lần do Phòng Chế độ BHXH xét duyệt và tiếp nhận hồ sơ chuyển đến, danh sách đối tượng giảm do BHXH các huyện, thành phố, thị xã chuyển lên Phòng Chế độ BHXH tổng hợp lập danh sách chi trả lương hưu của tháng tới chuyển cho Phòng Kế hoạch tài chính trước ngày 28 hàng tháng để kiểm tra số liệu và cấp kinh phí cho BHXH các huyện.
BHXH tỉnh trực tiếp chi trả cho các đối tượng là người lao động đang làm việc tại các đơn vị sử dụng lao động do BHXH tỉnh quản lý.
Đối với BHXH Huyện: Hàng tháng căn cứ vào danh sách chi trả do BHXH tỉnh chuyển xuống để thực hiện chi trả trực tiếp hoặc uỷ quyền cho đại diện chi trả xã, ngân hàng cung ứng dịch vụ chi trả qua tài khoản thẻ ATM chi trả cho đối tượng.
Trường hợp nếu uỷ quyền cho đại diện chi trả xã: Ký hợp đồng trực tiếp với Ủy ban nhân dân (UBND) xã để UBND xã cử người làm đại diện chi trả xã. Trường hợp không ký hợp đồng trực tiếp với UBND xã thì ký hợp đồng với người làm đại diện chi trả xã do UBND xã giới thiệu, có sự chứng kiến của UBND xã cả hai trường hợp trên đều ký hợp đồng .
Uỷ quyền cho đơn vị sử dụng lao động chi trả trợ cấp ốm đau, thai sản: hàng quý đơn vị sử dụng lao động căn cứ vào hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản của người lao động đang công tác tại đơn vị và lập hồ sơ hưởng chế độ.
Với đối tượng chi trả ngày càng nhiều, lượng tiền chi trả ngày càng lớn, hơn nữa BHXH tỉnh Đắk Lắk luôn thực hiện tốt các bước trong quy trình chi
nhưng BHXH tỉnh Đăk Lăk ln đảm bảo chi đúng, chi đủ, an tồn và kịp thời và tới tận tay đối tượng thụ hưởng. Kết quả chi trả các chế độ BHXH được thể hiện qua các bảng số liệu 2.7.
Bảng 2.7: Tình hình chi trả các chế độ BHXH giai đoạn 2017-2020 Đơn vị tính: Triệu đồng TT Loại chế độ 1 Chế độ ốm đau 2 Chế độ thai sản 3 Chế độ dưỡng sức 4 Chế độ TNLĐ- BNN 5 Chế độ hưu trí 6 Chế độ trợ cấp CBX 7 Chế độ MSLĐ 8 BHXH tự nguyện 9 Chế độ khác
Từ phân tích ở phần trên cho thấy số người hưởng BHXH từ nguồn NSNN có xu hướng giảm do chết, hết hạn hưởng, chuyển nơi cư trú nhưng số tiền chi BHXH do Ngân sách nhà nước đảm bảo vẫn tăng mạnh qua các năm do sự điều chỉnh tăng mức hưởng qua các năm của nhà nước cũng như điều chỉnh tăng lương tối thiểu hàng năm, điều chỉnh hưởng trợ cấp khu vực một lần…Bên cạnh đó, số chi BHXH do quỹ BHXH đảm bảo cũng luôn tăng qua các năm. Nếu số chi BHXH do quỹ BHXH đảm bảo năm 2017 là 1.283.578 triệu đồng thì con số này năm 2020 là 1.929.830 triệu đồng. Số tiền chi BHXH tăng qua các năm đã góp phần ổn định cuộc sống cho người thụ hưởng, từ đó đảm bảo an sinh xã hội và tạo cơ hội phát triển kinh tế xã hội của địa phương.
Ngoài ra, tỷ trọng chi do nguồn NSNN đảm bảo so với tổng số chi của cả 2 nguồn (NSNN và quỹ BHXH) đang có xu hướng thay đổi: nếu năm 2017 tỷ lệ này là 77,5%, năm 2018 là 79,1%, năm 2019 là 80,3% thì tỷ lệ này đến năm 2020 là 81,6%. Điều đó cho thấy chi BHXH từ quỹ BHXH chiếm tỷ trọng ngày càng cao trong tổng chi, từ đó mà làm giảm gánh nặng cho NSNN.
2.3.2.4. Quản lý phương thức chi trả
BHXH tỉnh Đắk Lắk đã áp dụng cả hai phương thức chi trả, qua mỗi phương thức đều có những ưu điểm và nhược điểm.
- Phương thức chi trả trực tiếp:
Là hình thức các chế độ BHXH được chi trả trực tiếp tại BHXH tỉnh Đăk Lăk, cán bộ viên chức BHXH tỉnh chuẩn bị mọi cơng việc có liên quan từ khâu nhận danh sách, tạm ứng tiền đến thanh quyết tốn. Hình thức này chi trả cả các chế độ BHXH dài hạn cho đối tượng chậm lĩnh và chi trả các chế độ BHXH ngắn hạn.
Phương thức chi trả này có ưu điểm: giúp cho cơ quan BHXH quản lý chặt chẽ đối tượng, nắm bắt được tình hình tăng, giảm và kịp thời điều chỉnh những trường hợp hưởng khơng đúng chế độ, hưởng trùng, hưởng hộ mà khơng có giấy uỷ quyền; chi trả nhanh gọn, chính xác, đầy đủ, đảm bảo quyền lợi cho người thụ hưởng. Mặt khác cán bộ BHXH trực tiếp đi chi trả do am hiểu về chế độ chính sách BHXH nên có thể giải thích được thắc mắc tạo lịng tin cho đối tượng và khuyến khích người dân tham gia BHXH.
Áp dụng phương pháp này cịn có những hạn chế: Khơng thể tiến hành chi trả cho đối tượng hưởng đồng thời ở tất cả các thơn, bn, xã trên địa bàn vì cán bộ chi trả có hạn mà đối tượng hưởng lại nhiều; Đăk Lăk là một tỉnh Tây nguyên, địa bàn rộng, đối tượng phần lớn là dân di cư tự do và dân tộc thiểu số nên thường sống vùng sâu vùng xa và rải rác nên gặp nhiều khó khăn về phương tiện đi lại, vận chuyển cũng như an toàn tiền mặt.
- Phương thức chi trả gián tiếp.
Phương thức này có ưu điểm: Trong cùng một thời gian có thể tiến hành chi trả cho đối tượng hưởng ở tất cả các xã trong toàn tỉnh; Đại lý chi trả là người của địa phương nên sẽ nắm bắt kịp thời và chính xác đối tượng chết, đi khỏi địa phương để phản ánh kịp thời với cơ quan BHXH.
Bên cạnh đó khi áp dụng phương pháp này cịn có những hạn chế như: Cán bộ đại lý khơng giải thích được những thắc mắc của đối tượng về chế độ chính sách, quyền lợi BHXH mà đối tượng được hưởng; nhiều đại lý cố tình làm sai các quy định của ngành về quản lý tài chính như danh sách nhận tiền khơng có chữ ký của đối tượng mà người đại lý ký, bao che cho đối tượng hưởng như khi đối tượng chết không báo cho cơ quan BHXH giảm mà để đối tượng hưởng thêm, việc thanh tốn kinh phí chi BHXH với cơ quan BHXH thường bị chậm.
2.3.2.5 Tình hình quản lý kinh phí chi trả
Cùng với việc quản lý đối tượng thụ hưởng BHXH, thực hiện tốt các khâu trong quy trình chi trả cũng như áp dụng các phương thức chi trả hợp lý cần phải chú trọng đến quản lý nguồn kinh phí chi BHXH cho đối tượng thụ hưởng. Đây là nội dung quản lý tài chính quan trọng trong q trình chi trả các chế độ BHXH cho đối tượng thụ hưởng. Trong quá trình chi trả trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk đều được thực hiện bằng tiền mặt. Khối lượng tiền mặt tồn quỹ là rất lớn và thường kéo dài trong suốt thời gian chi trả, do vậy cần phải tăng cường quản lý chặt chẽ. Trách nhiệm quản lý nguồn kinh phí chi BHXH là thủ trưởng cơ quan, kế toán, thủ quỹ, cán bộ trực tiếp chi trả hoặc đại diện chi trả và thực hiện tốt những quy định về quản lý an toàn tiền mặt như lập kế hoạch tiền mặt cần thiết đủ cho chi trả, bảo đảm quỹ tiền mặt được quản lý an toàn, thực hiện kiểm đếm quỹ tiền mặt, thường xuyên kiểm tra quỹ tiền mặt.
Để đạt được mục tiêu chi trả kịp thời, đầy đủ cho đối tượng thụ hưởng các chế độ BHXH, một yêu cầu đặt ra là phải đảm bảo đủ nguồn kinh phí, nguồn kinh phí được phân bổ và điều hành một cách khoa học, kế hoạch chi trả phải phù hợp với nhu cầu kinh phí của từng đơn vị do đó cơng tác lập kế hoạch chi trả phải được đặt lên hàng đầu để vừa đảm bảo nhu cầu của người được hưởng vừa tránh được những thất thốt khơng đáng có của nguồn kinh phí chi trả.
Hàng tháng căn cứ vào nguồn kinh phí do BHXH Việt Nam cấp về để BHXH tỉnh thực hiện chi trả các chế độ cho người thụ hưởng. Trên cơ sở kế hoạch nguồn kinh phí được BHXH tỉnh và các đơn vị thống nhất, hàng tháng nguồn kinh phí được cấp phát trực tiếp từ BHXH tỉnh xuống BHXH các huyện, thị xã, thành phố trong tồn tỉnh, sau đó nguồn kinh phí này được cấp trực tiếp cho đại lý chi trả hoặc cán bộ chi trả rồi chi trả đến các đối tượng thụ
chóng kịp thời, chi trả cho đối tượng được đầy đủ, chính xác, kịp thời, phần nào kiểm tra giám sát được nguồn kinh phí.
Tuy nhiên, do số đối tượng hưởng BHXH ngày càng nhiều, số tiền chi trả càng lớn nên không tránh được những tình trạng lạm dụng quỹ BHXH, làm thất thoát quỹ BHXH do đối tượng hưởng sai phải thu hồi, đối tượng cắt chậm, hưởng trùng thể hiện qua bảng số liệu sau:
Bảng 2.8: Số tiền thu hồi do chi sai qua các năm
Đơn vị tính: triệu đồng
Chỉ tiêu
Số tiền chi
Số tiền phải thu hồi Tỷ lệ (%)
Qua bảng số liệu ta thấy, tỷ lệ số tiền thu hồi do chi sai qua các năm so với tổng số tiền chi đã giảm điều này nói lên cơng tác quản lý nguồn kinh phí tại tỉnh ngày càng chặt chẽ, nhưng bên cạnh đó số tiền thu hồi trong năm vẫn còn cao, năm 2020 số tiền thu hồi lên tới 4.887,3 triệu, nói lên cơng tác quản lý, chi trả cho đối tượng hưởng còn sơ hở nên số tiền phải thu hồi do hưởng sai cịn cao, làm thất thốt nguồn kinh phí ảnh hưởng đến nguồn tài chính chi BHXH.