3.2.1. Giải pháp chung bảo đảm thực hiện pháp luật về hộ tịch
3.2.1.1. Tiếp tục rà soát, kiến nghị hoàn thiện hệ thống pháp luật về hộ tịch, tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước
Để thực hiện pháp luật về hộ tịch một cách có hiệu quả, đồng bộ, đi vào thực tiễn của cuộc sống mang tính thiết thực thì nhất thiết các cơ quan chức năng cần bổ sung, hoàn thành việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, các chỉ thị, hướng dẫn thực hiện pháp luật về hộ tịch phù hợp điều kiện thực tiễn của xã hội. Theo Kế hoạch triển khai thi hành Luật Hộ tịch 2014 đến ngày 01 tháng 1 năm 2016 khi Luật Hộ tịch có hiệu lực các Bộ, ngành trình Chính phủ ban hành ba Nghị định và ban hành theo thẩm quyền hai Thông tư, một Thông tư liên tịch. Nhưng cho đến nay chúng ta mới chỉ ban hành được hai Nghị định và hai Thơng tư, đó là: Nghị định số: 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp tiến hành Luật Hộ tịch; Nghị định 87/2020/NĐ-CP về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; Thông tư số: 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 quy định chi tiết một số điều của Nghị định số: 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật hộ tịch; Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28 tháng 5 năm 2020 quy định chi tiết một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi
hành Luật hộ tịch. Để thực hiện Khoản 2 Điều 59 Luật Hộ tịch “Chính phủ quy định sự phối hợp giữa các Bộ, cơ quan ngang Bộ và trách nhiệm của UBND các cấp trong việc quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử”, Bộ Tư pháp cần chủ
trì, phối hợp với các Bộ, ngành, cơ quan xây dựng trình Chính phủ ban hành Nghị định quy định về sự phối hợp giữa các Bộ, cơ quan ngang Bộ và trách nhiệm của UBND các cấp trong việc quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch cần được coi là cơng tác quan trọng của cấp uỷ, chính quyền địa phương, khơng phải nhiệm vụ riêng của ngành Tư pháp. Quan tâm sát sao đến công tác hộ tịch, khắc phục tình trạng bng lỏng quản lý, hoặc hạn chế, yếu kém, sớm có giải pháp phù hợp tháo gỡ khó khăn, vướng mắc của địa phương trong cơng tác hộ tịch.
Kiến nghị cấp trên về quy định trong văn bản quy phạm pháp luật về hộ tịch còn chưa phù hợp thực tiễn, hoặc quy định chưa được hướng dẫn cụ thể (luật dân sự, cư trú, hơn nhân gia đình).
a. Tại Điều 46 của Luật Hộ tịch cần quy định thẩm quyền bổ sung thông tin hộ tịch cho Ủy ban nhân dân cấp huyện để tạo điều kiện cho người dân khi đăng ký hộ tịch, đặc biệt đối với những công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên vừa có nhu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch vừa có nhu cầu bổ sung thơng tin hộ tịch tại UBND cấp huyện.
b. Cần quy định cụ thể về thời hạn, thủ tục thông báo việc đăng ký hộ tịch đến UBND xã nơi cá nhân được đăng ký hộ tịch thường trú nhằm đảm bảo mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền. Luật hộ tịch cũng cần có quy định cụ thể trách nhiệm pháp lý của cơ quan đăng ký hộ tịch - nơi đã đăng ký các sự kiện hộ tịch cho cá nhân nếu như cơ quan này không thông báo việc đăng ký hộ tịch đến UBND cấp xã nơi cá nhân đó thường trú.
c. Cần có quy định việc thực hiện đăng ký giám sát việc giám hộ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, do pháp luật hộ tịch chưa có quy định việc thực hiện đăng ký giám sát việc giám hộ nên Uỷ ban nhân dân cấp xã gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện đăng ký giám sát giám hộ. Vì vậy trong thời gian tới pháp luật hộ tịch cụ thể về việc đăng ký giám sát giám hộ, hồ sơ đăng ký giám sát giám hộ, trình tự thủ tục,
chủ thể thực hiện là ai…. Có như vậy mới đảm bảo tính thống nhất của pháp luật, phù hợp với yêu cầu của bộ luật dân sự năm 2015 về việc thực hiện đăng ký giám sát giám hộ tại UBND cấp xã nơi cư trú của người được giám hộ.
3.2.1.2. Đẩy mạnh tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành với nội dung và hình thức phù hợp nhằm nâng cao nhận thức, hiểu biết của người dân
Để Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành thực sự đi vào thực tiễn cuộc sống thì địi hỏi chính quyền các cấp cần tạo mọi điều kiện để bảo đảm quyền được thơng tin, tìm hiểu, học tập pháp luật của cơng dân thơng qua công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, xã hội hóa cơng tác phổ biến, giáo dục pháp luật, khuyến khích và có chính sách để các tổ chức, cá nhân tham gia, đóng góp cho hoạt động phổ biến, giáo dục pháp luật; phát triển các dịch vụ pháp lý hỗ trợ công tác này. Quan tâm xây dựng đội ngũ báo cáo viên, tuyên truyền viên pháp luật vững mạnh cả về số lượng và chất lượng, có phẩm chất chính trị tốt, trình độ chun mơn vững vàng, có kỹ năng truyền đạt, am hiểu pháp luật và kiến thức xã hội, có như vậy mới đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới. Các cấp uỷ, chính quyền địa phương cần phải xác định những nội dung cần tuyên truyền, phổ biến, giáo dục với những hình thức và thời gian phù hợp cho từng loại đối tượng; bên cạnh việc khai thác có hiệu quả các hình thức phổ biến, giáo dục pháp luật trên các phương tiện thông tin đại chúng cũng cần quan tâm đến việc tổ chức những hình thức phù hợp với đặc thù các đối tượng là người đồng bào dân tộc thiểu số, đặc biệt nội dung tuyên truyền phải cụ thể thiết thực, dễ hiểu. Tăng cường đẩy mạnh các hình thức tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật như: Tổ chức các hình thức tuyên truyền, in phát tờ rơi, tờ gấp; tổ chức lồng ghép hoạt động các câu lạc bộ hội phụ nữ, nông dân...
3.2.1.3. Kiện tồn, nâng cao tính chun nghiệp, nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ của đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ
Hiệu quả việc thực hiện pháp luật về hộ tịch phụ thuộc rất lớn vào năng lực hoạt động cuả hệ thống cơ quan quản lý và đăng ký hộ tịch, trong đó đặc biệt là hệ thống UBND cấp xã và đội ngũ cán bộ tư pháp - hộ tịch chuyên trách.
Hiệu quả hoạt động hộ tịch ở cấp xã khơng cao vì cán một số cơng chức tư pháp - hộ tịch phải kiêm nhiệm cùng lúc rất nhiều công việc thuộc lĩnh vực hoạt động tư pháp. Vì vậy cơng chức tư pháp - hộ tịch khơng có điều kiện tập trung thực hiện việc đăng ký và quản lý hộ tịch một cách chủ động theo đúng các yêu cầu nghiệp vụ mà pháp luật quy định. Do việc tiếp nhận thêm nhiều việc, cũng như những quy định về tạo điều kiện cho người dân được lựa chọn cơ quan đăng ký hộ tịch, thời hạn giải quyết rút ngắn… nên không thể tránh khỏi yêu cầu về tăng cường số lượng công chức tư pháp - hộ tịch. Tuy nhiên, theo quy định cần phải tinh giản biên chế như hiện nay, việc bổ sung thêm biên chế là rất khó khăn. Trong khi cơng chức tư pháp - hộ tich ngồi thực hiện cơng tác tư pháp, có khi cịn phải kiêm nhiệm thêm nhiều cơng việc khác nữa. Điều này dễ dẫn đến tình trạng quá tải trong công việc gây ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng của công việc và cũng sẽ cản trở việc học tập, trau dồi nâng cao kiến thức của các công chức. Một nguyên nhân nữa là do thiếu nguồn công chức có trình độ Đại học chun ngành Luật nên các địa phương khó sắp xếp, kiện tồn nhân sự cho các Phịng Tư pháp và bố trí cơng chức tư pháp - hộ tịch cho các xã.
Trong thời gian qua, UBND thị xã tích cực thực hiện lộ trình tinh giản biên chế, chủ trương sắp xếp các đơn vị hành chính cấp xã và chính sách đưa Cơng an chính quy về cơng tác tại cấp xã, vì vậy, số lượng cơng chức tư pháp - hộ tịch của thị xã trong nhiều thời điểm có sự biến động mạnh (tăng hoặc giảm) và không đáp ứng được chuẩn về chuyên ngành đào tạo. [17], [29].
Để nâng cao tính hiệu quả làm việc của cơng chức tư pháp - hộ tịch cần tập trung vào các giải pháp sau:
Thứ nhất, cần tiêu chuẩn hố cơng chức tư pháp - hộ tịch tương xứng với tính chất công việc, chức năng, nhiệm vụ mà họ đảm nhiệm cũng như yêu cầu, đòi hỏi của xu thế phát triển xã hội. Bên cạnh đó, cần xây dựng quy trình tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, quy hoạch tạo nguồn thống nhất trên địa bàn thị xã với chức danh này. Kiên quyết khơng tuyển dụng, bố trí cơng chức tư pháp - hộ tịch không đúng quy định.
Thứ hai, xây dựng 100% đơn vị hành chính cấp xã có cơng chức tư pháp - hộ tịch chuyên trách, đồng thời thực hiên việc quy hoạch, tạo nguồn cán bộ kế cận bảo đảm sự phát triển ổn định của đội ngũ này ở các địa phương. Đối với khu vực đơng dân cư thì phải bố trí đủ số lượng cán bộ và không kiêm nhiệm các công tác tư pháp khác. Để nâng cao hiệu lực, hiệu quả của cơng tác hộ tịch thì cần thiết phải ổn định, chun nghiệp hóa đội ngũ cơng chức thực hiện công tác hộ tịch thông qua việc xây dựng chức danh Hộ tịch viên. Việc xây dựng chức danh Hộ tịch viên bảo đảm tính chun nghiệp cho đội ngũ cơng chức này đồng thời cũng là điều kiện cần thiết để Ủy ban nhân dân cấp xã nhận chuyển giao những công việc phức tạp từ Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Thứ ba thường xuyên rà sốt, đánh giá trình độ, năng lực, kỹ năng, sở trường của đội ngũ cơng chức tư pháp hiện có để thực hiện điều động, luân chuyển công chức tư pháp đảm bảo đúng quy định, cân đối, phù hợp vị trí việc làm; ưu tiên bố trí đủ số lượng công chức tư pháp - hộ tịch đối với các xã, phường loại 1 và loại 2. Tạo điều kiện cho đội ngũ công chức tư pháp tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng; nâng cao trách nhiệm, kiến thức, đạo đức và kỹ năng nghề nghiệp, đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Thứ tư tăng cường công tác hướng dẫn nghiệp vụ; thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công vụ của đội ngũ công chức tư pháp, nhằm kịp thời phát hiện những cơng chức có năng lực chun mơn yếu, thiếu tinh thần trách nhiệm, xem xét đưa ra khỏi vị trí cơng tác.
3.2.1.4. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát xử lý vi phạm pháp luật trong thực hiện pháp luật hộ tịch
Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc chấp hành trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch nhằm giúp Ủy ban nhân dân các cấp có thể nắm bắt, điều chỉnh và làm đúng những nguyên tắc, quy định về lĩnh vực hộ tịch, ngăn chặn kịp thời những việc làm sai phạm, kiến nghị sửa đổi, bổ sung những quy định bất cập, không phù hợp với thực tiễn. Kiên quyết xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm, sai phạm trong công tác hộ tịch được phát hiện qua công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc kiến nghị, phản ánh.
Nghị định 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hơn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã đã đưa ra phạm vi điều chỉnh; đối tượng bị xử phạt; hình thức xử phạt chính; hình thức xử phạt bổ sung; biện pháp khắc phục hậu quả; hành vi vi phạm; thẩm quyền lập biên bản, thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính... rất cụ thể với mức phạt cao hơn so với Nghị định 110/2013/NĐ-CP là công cụ hữu hiệu trong việc tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra tại địa phương.[21].
3.2.1.5. Đẩy mạnh thực hiện cơng tác cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả ứng dụng khoa học công nghệ trong đăng ký và quản lý hộ tịch
- Tiếp tục hoàn thiện thể chế cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch, mục tiêu vừa thuận tiện cho người dân, vừa theo quy định của pháp luật, vừa bảo đảm hiệu quả quản lý nhà nước, cũng qua đó khơng để xảy ra tình trạng dễ dãi, dẫn đến buông lỏng quản lý, hoặc kiểm sốt q chặt chẽ, cứng nhắc, sẽ dẫn đến khơng hiệu quả. Triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu liên quan đến quản lý dân cư, bảo đảm các thông tin cơ bản của tất cả công dân sẽ được nhập, cập nhật vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và mỗi công dân đều có số định danh cá nhân. Cơng khai đầy đủ quy trình, thủ tục, lệ phí, thời gian giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả dán tại trụ sở Ủy ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn. Đảm bảo hồ sơ yêu cầu đăng ký hộ tịch của công dân được giải quyết đúng thời hạn, cần chú trọng triệt để cải cách thủ tục hành chính, cơng khai, minh bạch, đơn giản hóa về thủ tục. [21], [40].
- Tiếp tục thực hiện việc cải cách thủ tục đăng ký hộ tịch theo hướng đơn giản hố giấy tờ, rà sốt, rút ngắn quy trình giải quyết thủ tục hành chính đối với cả việc đăng ký hộ tịch trong nước và đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngồi. Đồng thời tăng cường tính chủ động, sáng tạo của cơ quan đăng ký hộ tịch và người có thẩm quyền đăng ký hộ tịch.
- Nâng cao tính phục vụ của hoạt động đăng ký hộ tịch với tính chất là một loại hình dịch vụ cơng, bảo đảm người dân được phục vụ thuận tiện, nhanh chóng
khi họ thực hiện quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của mình. Nâng mức độ cung cấp dịch vụ công trực tuyến ở mức độ 3, mức độ 4; cung cấp đầy đủ thông tin trên Cổng thông tin điện tử theo quy định.
- Tiếp tục triển khai có hiệu quả Đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch”, có giải pháp kết nối thơng tin giữa cơ sở dữ liệu hộ tịch, bảo hiểm xã hội tạo thuận lợi cho người dân. Sau khi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được hoàn thành và đưa vào sử dụng, các thông tin hộ tịch của công dân sẽ được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, nên khi có yêu cầu thực hiện các thủ tục hành chính tiếp theo, các công dân chỉ cần cung cấp số định danh cá nhân, mà khơng cần phải xuất trình tất cả các giấy tờ cá nhân như hiện nay. Các thủ tục hành chính, đặc biệt là thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch được đơn giản hóa về thành phần hồ sơ, rút gọn về trình tự, thời hạn giải quyết và do đó chi phí thực hiện thủ tục hành chính (bao gồm cả lệ phí) sẽ giảm. Bên cạnh đó, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu đăng ký hộ tịch; cơng dân có thể u cầu