VI. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC:
BAN KIỂM TOÁN NỘI BỘ
BỘ P.TGĐ Phát Triển KD Nội Địa P.TGĐ hành chính- nhân sự TGĐ Tân lực Miền Bắc P.TGĐ Phát Triển KD Quốc Tế
Nhận xét:
Từ sơ đồ tổ chức của tập đoàn Thiên Long ta thấy rằng tổ chức nhóm gộp theo tiêu chí công việc, hình thành nơi mà các nhân viên có cùng chức năng tương tự nhau, cùng một tiến trình công việc, chia thành nhiều phòng ban, người chịu trách nhiệm quản lý các phòng ban là GĐ điều hành, các GĐ và PGĐ. Tất cả mọi người cùng hợp tác với nhau để hoàn thành tiến trình công việc, những ai đảm nhận một lĩnh vực chuyên môn thì được nhóm gộp chung lại thành một phòng ban.
Quan hệ quyền hành: Các bộ phận cùng cấp không có quyền ra lệnh cho nhau mà phối hợp với nhau để thực hiện công việc tốt hơn.
Mặt khác, chủ tịch HĐQT là người có quyền lực cao nhất trong ban lãnh đạo của công ty, đảm nhiệm toàn bộ trách nhiệm đối với công ty và chịu trách nhiệm trước các cổ đông, cấp trên ra quyết định trực tiếp xuống cấp dưới, cấp dưới có nghĩa vụ thực hiện và chịu trách nhiệm trước một lãnh đạo trực tiếp như: HĐQT có quan hệ trực tiếp với TGĐ điều hành, TGĐ điều hành quản lý trực tiếp các GĐ và PGĐ phụ thuộc mình, các GĐ và PGĐ phòng ban chỉ phụ thuộc và nhận mệnh lệnh từ TGĐ điều hành.
Bên cạnh đó, Thiên Long là tập đoàn quy mô lớn, nhiều phòng ban đảm nhiệm các chức năng khác nhau mà chỉ có một nhà quản trị (TGĐ điều hành) quản lý toàn bộ các bộ phận chức năng nên các bộ phận chức năng (GĐ+PGĐ) đồng thời cũng đóng vai trò là bộ phận tham mưu cho TGĐ điều hành. GĐ và PGĐ chức năng sẽ được TGĐ điều hành trao quyền quyết định thuộc chuyên môn mình phụ trách.
Tóm lại, cấu trúc của CTCP tập đoàn Thiên Long là cấu trúc “trực tuyến chức năng”
Đây là cấu trúc rất phù hợp với một tập đoàn lớn có tính chất quốc tế như Thiên Long và sự thay đổi nhanh chóng của môi trường như hiện nay.
3. Phân tích các biến số đặc trưng của cấu trúc:
• Nghi thức hóa:
Tính nghi thức hóa liên quan đến các tài liệu trong tổ chức như: các thủ tục, các bản mô tả công việc, các điều lệ cuả công ty và các chính sách mang tính chất hướng dẫn.
CTCP Tập Đoàn Thiên Long là một công ty lớn, giao tiếp ngang là chủ yếu nên các thủ tục, các điều lệ, hay các hướng dẫn cụ thể không cứng nhắc và sẽ được thực hiện bởi các nhà quản trị nên chỉ có những dữ liệu, tài liệu quan trọng mới được ghi chép lại.
Tính nghi thức hóa thấp.
• Chuyên môn hóa :
Với giá trị cốt lõi của công ty là “tiên phong trong công nghệ và sáng tạo để tạo ra những sản phẩm đột phá đến với người tiêu dùng” thì Thiên Long luôn chú trọng kế hoạch phát triển nhân sự tạo môi trường làm việc tốt nhất, an toàn nhất, thân thiện nhất và chuyên nghiệp nhất để đội ngũ nhân viên có cơ hội phát huy tính linh hoạt, đa dạng hóa công việc để tạo ra những sản phẩm có tính đột phá tốt nhất đến với khách hàng.
Bên cạnh đó một trong bốn mục tiêu chiến lược 5 năm 2010-2014 của Thiên Long là: “chuyên môn hóa và tự động hóa sản xuất” nên Tập Đoàn Thiên Long cũng rất chú trọng việc đầu tư các dây chuyền, thiết bị hiện đại, các nguyên liệu cao cấp nhất nhằm tạo ra sản phẩm có chất lượng cao, tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội với các sản phẩm cùng loại trong và ngoài nước.
Tính chuyên môn hóa thấp.
• Hệ thống cấp bậc: Linh hoạt.
Nhưng qua nhiều năm hoạt động cho đến nay công ty đã phát triển mạnh mẽ trở thành tập đoàn lớn với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường như hiện nay nên tổ chức cần có hệ thống cấp bậc linh hoạt. Vì thế tập đoàn Thiên Long đã hình thành các công ty con để dần phù hợp với những thay đổi.
• Tính phức tạp cao:
Hệ thống cấu trúc của tập đoàn Thiên long nhiều cấp bậc, nhiều phòng ban khác nhau thực hiện những mục tiêu khác nhau cộng với quy mô của Tập Đoàn khá là lớn, công ty thành lập nhiều cơ sở hoạt động trên nhiều địa bàn khác nhau nó tạo nên tính phức tạp cao.
• Tính tập trung hóa :
Là một tập đoàn lớn, kinh doanh đa sản phẩm nên các nhà quản trị cấp cao của công ty sẽ phân quyền cho các GĐ và PGĐ chức năng toàn quyền quyết định đối với bộ phận chức mà họ nắm giữ. Qua đó nhân viên trong các bộ phận chức năng cũng phát huy được tính sáng tạo,mềm dẻo của mình.
Tính tập trung hóa thấp.
Chính thức ở đây có nghĩa là các kế hoạch, các quy định, quyết định hay các yêu cầu của ban lãnh đạo được truyền xuống cấp dưới bằng văn bản hay có thể tổ chức họp để đảm bảo thông tin chính xác, không bị sai lệch, hay các báo cáo của cấp dưới thì cũng đòi hỏi thông tin ở đây là chính thức.
Phi chính thức: Thiên Long luôn khuyến khích sự phối hợp tác nghiệp giữa các bộ phận để thúc đẩy tính sáng tạo, tạo môi trường làm việc thân thiện cho nhân viên nên quan hệ phi chính thức ắc sẽ tự hình thành trong tổ chức => thông tin phi chính thức ở đây là tất yếu.
• Kiểm soát theo chiều ngang:trao quyền tự kiểm soát cho nhân viên.
Là một tập đoàn quy mô lớn, tính đến nay Tập đoàn đã có 6 công ty trực thuộc, hơn 100 nhà phân phối và hơn 40.000 điểm bán sỉ, lẻ văn phòng phẩm trên toàn quốc với giá trị cốt lõi là tạo ra sản phẩm đột phá phục vụ tốt nhất cho người sử dụng thì rất cần tính sáng tạo, linh hoạt, và tinh thần tự nguyện hợp tác giữa các công ty của Tập đoàn cũng như giữa các nhân viên trong cùng một công ty nên việc trao quyền kiểm soát cho nhân viên là rất cần thiết.
Ngoài ra, để tổ chức đi vào ổn định cũng như tránh các trường hợp lạm dụng công quyền trong tổ chức thì Thiên Long cũng đã lập nên các ban kiểm soát để kiểm tra, giám soát các công việc của tổ chức.
• Giao tiếp: ở đây chủ yếu bằng lời nói, đôi khi có sử dụng các văn bản nhưng ít.
Do các thủ tục, các chính sách của công ty không cứng nhắc, các nhà quản trị sẽ có những hướng dẫn nhân viên trực tiếp để nhân viên hiểu hơn và biết rõ những công việc mình làm, ngược lại thì những thắc mắc của nhân viên sẽ được hỗ trợ trực tiếp.
Giao tiếp bằng lời nói là chủ yếu.
Nhận xét: Nhìn chung, CTCP tập đoàn Thiên Long là một tập đoàn kinh doanh đa
sản phẩm mang tính chất toàn cầu có hệ thống cấp bậc linh hoạt, các nhà quản trị cùng cấp không có quyền ra lệnh cho nhau, nhưng họ có thể phối hợp với nhau để thực hiện công việc tốt hơn, nhân viên được trao quyền và tự kiểm soát công việc của mình, được tạo cơ hội phát triển cá nhân, nhân viên các bộ phận có thể tham mưu phối hợp với nhau khi cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất…
CTCP Thiên Long tổ chức theo “mô hình hữu cơ”.
4. Thuận lợi-Khó khăn:
• Thuận lợi:
Trong điều kiện môi trường thay đổi nhanh chóng như hiện nay yêu cầu sự phối hợp giữa các phòng ban là rất cần thiết, cũng như hệ thống quản lý của công ty phải thay
đổi theo nên việc Thiên Long cấu trúc theo trực tuyến_chức năng sẽ giúp công ty thích ứng nhanh với những thay đổi.
Nhân viên phát huy được tính sáng tạo, mềm dẻo trong công việc đem lại những thành công lớn cho công ty.
Sự kết hợp tốt hơn giữa mục tiêu chức năng lẫn mục tiêu chung của tổ chức.
Là cấu trúc thích hợp dễ dàng đào tạo nhà quản trị cấp cao
Khai thác được khả năng của chuyên gia.
• Khó khăn:
Mất nhiều thời gian làm việc với tham mưu nhưng lại có ít thời gian với cán bộ quản lý.
Vì cấp trên không am hiểu chuyên sâu từng chức năng nên cần có thời gian tham mưu ý kiến của bộ phận chức năng để quyết định chính xác hơn nên việc ra quyết định thường sẽ chậm hơn.