2.2.3.1 Nhận L/C hoặc sửa đổi L/C
Chi nhỏnh tiếp nhận thụng bỏo sửa đổi L/C cho khỏch hàng trong cỏc điều kiện sau:
- Nhận được L/C đó xỏc thực từ Hội sở chớnh
- Nhận được L/C đó được xỏc thực kốm thụng bỏo L/C từ cỏc ngõn hàng khỏc trong nước.
Trường hợp chi nhỏnh nhận L/C từ một ngõn hàng thụng bỏo khỏc, chi nhỏnh phải cú trỏch nhiệm xỏc thực chữ kớ của ngõn hàng thụng bỏo đú. Trường hợp khụng thể xỏc thực thỡ thụng bỏo cho khỏch hàng với lưu ý rằng L/C chưa được xỏc thực.
2.2.3.2. Nhận chứng từ
Ngay khi nhận bộ chứng từ của khỏch hàng, nhõn viờn sẽ yờu cầu khỏch hàng xuất trỡnh:
- Bản gốc L/C và bản gốc cỏc sửa đổi liờn quan đó được xỏc thực (trờn bản gốc phải cú dấu của ngõn hàng thụng bỏo)
- Bản gốc thụng bỏo L/C và cỏc bản gốc thụng bỏo sửa đổi L/C của ngõn hàng thụng bỏo để xỏc minh tớnh chõn thực của L/C và phải chắc chắn L/C cũn giỏ trị chưa thanh toỏn để cú thể gửi đi đũi tiền ngõn hàng phỏt hành. Giỏ trị đũi thanh toỏn phải tương ứng với giỏ trị của lần giao hàng cần thanh toỏn.
- L/C chưa đến ngày hết hạn hiệu lực.
2.2.3.3. Kiểm tra chứng từ và nhập hồ sơ bộ chứng từ
Chuyờn viờn TTQT cần tiến hành kiểm tra chứng từ bao gồm: L/C bản gốc và cỏc bản gốc sửa đổi đó được xỏc thực, kiểm tra số lượng, loại chứng từ theo qui định trong L/C và cỏc nội dung trờn từng loại chứng từ bảo đảm phự hợp với cỏc điều khoản và điều kiện qui định trong L/C đảm bảo sự thống nhất giữa cỏc chứng từ và sự phự hợp với UCP600
Trường hợp chứng từ khụng cú sai sút chuyờn viờn sẽ lập bảng kờ chứng
từ kốm theo chỉ thị hoàn tiền. Sau đú chuyển toàn bộ chứng từ cho người cú trỏch nhiệm kớ và chuyển cho giỏm đốc chi nhỏnh.
Trường hợp chứng từ cú sai sút xử lớ như sau: Đề nghị khỏch hàng thay
thế, sửa chữa nhưng trong khoảng thời gian cú hiệu lực của L/C. Nếu sai sút khụng thể thay thế, sửa chữa được thỡ đề nghị khỏch hàng yờu cầu người mua sửa chữa L/C. Nếu sai sút đó được sửa chữa hoặc đó được chấp nhận, chi nhỏnh cần kớ hậu hối phiếu, lập bảng kờ chứng từ kốm chỉ thị hoàn tiền, lưu giữ và gửi bộ chứng từ đi. Nếu sai sút khụng được ngõn hàng phỏt hành chấp nhận thỡ chi nhỏnh chỉ đúng vài trũ là ngõn hàng gửi chứng từ, mọi rủi ro thanh toỏn trong trường hợp này thuộc về khỏch hàng.
2.2.3.4. Theo dừi và tra soỏt việc thanh toỏn chứng từ hàng xuất
Trường hợp bộ chứng từ gửi đi đũi tiền sau 15 ngày mà khụng cú hồi õm, chi nhỏnh cú trỏch nhiệm lập điện tra soỏt gửi ngõn hàng nhận chứng từ, nếu vẫn khụng cú trả lời thỡ liờn tiếp 05 ngày một lần điện tra soỏt cho đến khi nhận được trả lời từ ngõn hàng nước ngoài.
2.2.3.5 Thanh toỏn hoặc Chấp nhận thanh toỏn L/C XK
Khi thực hiện thanh toỏn L/C XK ngõn hàng sẽ bỏo cú cho khỏch hàng, thu phớ dịch vụ, phớ gửi chứng từ và thuế VAT,… in bản Draft của mỗi loại chứng từ và chuyển toàn bộ cho kiểm soỏt viờn. Kiểm soỏt viờn kiểm soỏt nội dung điện bỏo cú và cỏc chứng từ hạch toỏn nếu khớp đỳng thỡ phờ duyệt trờn chứng từ , in 1 bản gốc của mỗi loại chứng từ và bản dành cho khỏch hàng. Cuối cựng chứng từ được chuyển lại cho thanh toỏn viờn để tiến hành lưu bản gốc giấy bỏo cú, bỏo nợ, hoỏ đơn VAT, bản copy điện bỏo cú lưu trong hồ sơ L/C, chuyển 1 liờn khỏc cho khỏch hàng.
Khi nhận được điện chấp nhận thanh toỏn từ ngõn hàng phỏt hành/ Ngõn hàng xỏc nhận, chuyờn viờn TTQT lập thụng bỏo chấp nhận thanh toỏn hối phiếu xuất trỡnh theo L/C XK.