Chi nhỏnh chỉ phỏt hành L/C khi cú đủ cỏc điều kiện sau:
Chưa sử dụng hết hạn mức tài khoản điều chuyển vốn dư cú của chi nhỏnh, cũn khả năng thanh toỏn tổng giỏ trị toàn bộ cỏc L/C mà chi nhỏnh đó phỏt hành và cú đủ khả năng để thanh toỏn cho L/C mà khỏch hàng mới yờu cầu.
Giỏ trị của L/C, số dư mở L/C, mức kớ quỹ phải thực hiện theo đỳng cỏc quy định hiện hành của ngõn hàng VPBank, trường hợp ngoại lệ phải được sự chấp thuận bằng văn bản của cấp trờn.
Hàng húa khụng nằm trong danh mục cấm nhập do Nhà nước và Bộ Cụng Thương quy định.
Khỏch hàng cũn đủ hạn mức phỏt hành L/C. Trong trường hợp hết hạn mức phỏt hành L/C, khỏch hàng phải đỏp ứng đầy đủ điều kiện cần thiết để chi nhỏnh duyệt yờu cầu bổ sung hạn mức phỏt hành L/C cho khỏch hàng.
Hồ sơ xin mở L/C của khỏch hàng bao gồm:
Cỏc loại hồ sơ phỏp lý như : Quyết định thành lập doanh nghiệp, giấy đăng ký kinh doanh, mó số XNK, Giấy phộp nhập khẩu của Bộ Cụng Thương. Cỏc giấy tờ liờn quan đến hợp đồng thương mại như: Giấy đề nghị mở L/C, Giấy cam kết thanh toỏn, Hợp đồng ngoại thương bản gốc, trong trường hợp hợp đồng được ký qua FAX hoặc email thỡ đơn vị phải đúng dấu trờn bản photo để xỏc nhận việc ký hợp đồng và đơn vị hoàn toàn chịu trỏch nhiệm về tớnh xỏc thực và phỏp lý của bản hợp đồng đú, hợp đồng ủy thỏc ( nếu cú). Đối với những L/C thanh toỏn bằng vốn vay từ Quỹ hỗ trợ đầu tư hoặc vay từ ngõn hàng khỏc thỡ khỏch hàng phải cung cấp giấy Bảo lónh thanh toỏn do Quỹ hoặc ngõn hàng cho vay phỏt hành.
Tất cả cỏc giấy tờ trờn đều phải xuất trỡnh và lưu bản photo tại chi nhỏnh, trừ những giấy tờ sau cần phải giữ bản gốc: Hợp đồng vay vốn, Giấy cam kết thanh toỏn, Giấy đề nghị mở L/C, tờ trỡnh phờ duyệt mở L/C.
2.2.2.2 Nghiờn cứu và thẩm định hồ sơ xin vay
Sau khi khỏch hàng nộp hồ sơ xin vay, cỏc chuyờn viờn tớn dụng doanh nghiệp sẽ nghiờn cứu và thẩm định hồ sơ xin vay của khỏch hàng tựy vào mục đớch sử dụng vốn vay
Thẩm định khỏch hàng đề nghị phỏt hành L/C bao gồm: thẩm định hồ sơ
lực, kinh nghiệm, cơ cấu tổ chức của khỏch hàng, xem xột tỡnh hỡnh kinh doanh và khả năng tài chớnh của khỏch hàng, kiểm tra mối quan hệ của khỏch hàng với cỏc tổ chức tớn dụng khỏc thụng qua hệ thống CIC, thẩm định phương ỏn mở L/C nhập khẩu của khỏch hàng. Sau đú thẩm định cỏc yờu cầu phỏt hành, điều chỉnh L/C theo mẫu của VPBank. Kiểm tra cỏc hợp đồng nhậpkhẩu hoặc cỏc giấy tờ tương đương hợp đồng ( invoice, Purchase Order, Proforma Invoice,…), hợp đồng đầu ra/ Phương ỏn kinh doanh và cỏc tài liệu liờn quan đến kế hoạch tiờu thụ hàng húa theo L/C, giấy phộp xuất nhập khẩu ( đối với khỏch hàng XNK trực tiếp), hạn ngạch được cấp đối với lụ hàng nếu là hàng húa quản lý bằng hạn ngạch, hợp đồng mua bỏn ngoại tệ để ký quỹ/ thanh toỏn L/C
Nội dung thẩm định
Khỏch hàng được phộp kinh doanh mặc hàng XNK theo L/C ( kiểm tra cỏc ngành nghề trong đăng ký kinh doanh của khỏch hàng). Trong trường hợp mặt hàng nhập khẩu theo L/C là mặt hàng kinh doanh cú điều kiện, phải kiểm tra việc khỏch hàng cú đủ điều kiện kinh doanh mặt hàng đú ( thể hiện bằng cỏc giấy chứng nhận của cỏc cơ quan cú thẩm quyền liờn quan). Hạn ngạch nhập khẩu mặt hàng theo L/C ( trong trường hợp mặt hàng nhập khẩu là mặt hàng được quản ký theo hạn ngạch). Sau đú đỏnh giỏ người cung cấp hàng húa để đỏnh giỏ được về chất lương, uy tớn trong việc giao hàng ( khả năng thực hiện đỳng nghĩa vụ giao hàng của người cung cấp), trỏnh những rủi ro tiềm ẩn trong việc mua hàng.
Nguồn thụng tin để đỏnh giỏ người cung cấp cú thể thực hiện thụng qua: mối quan hệ giữa khỏch hàng mở L/C và người cung cấp thể hiện ở cỏc hợp đồng/ Đơn hàng đó thực hiện ( số lương, giỏ trị), uy tớn của người cung cấp đối với khỏch hàng hoặc đối tỏc khỏc tại Việt Nam, uy tớn trờn thị trường quốc tế núi chung của người cung cấp ( tỡm hiểu thụng qua bỏo chớ, Internet, nguồn khỏc)
2.2.2.3 Phờ duyệt và cấp hạn mức phỏt hành L/C
Đối với cỏc L/C kớ quĩ dưới 100% trị giỏ L/C đều phải qua cỏc phũng kinh doanh thẩm định và được giỏm đốc hoặc người được uỷ quyền phờ duyệt bằng văn bản trước khi chuyển bộ phận tài trợ xuất nhập khẩu thực hiện. Khi chuyển hồ sơ phỏt hành L/C sang bộ phận tài trợ này, cỏc phũng kinh doanh phải đảm bảo cú đủ hạn mức phỏt hành L/C và ghi rừ số facility cấp cho việc mở L/C trong tờ trỡnh phỏt hành Thư tớn dụng đó được phờ duyệt.
Đối với L/C kớ quỹ 100%, khỏch hàng trực tiếp làm việc với bộ phận tài trợ xuất nhập khẩu. Bộ phận này sẽ cú trỏch nhiệm xem xột hồ sơ mở L/C và lập giấy thụng bỏo đề nghị cỏc phũng kinh doanh cấp hạn mức mở L/C
Khi hồ sơ để phỏt hành L/C NK của khỏch hàng đó đầy đủ cỏc điều kiện theo qui định chuyờn viờn chọn sản phẩm LETTER OF CREDIT, vào chức năng LETTER CREDIT REGISTRATION để đăng kớ phỏt hành L/C. Hệ thống sẽ tạo và chỉ định 1 số tham chiếu duy nhất cho mỗi L/C được đăng kớ mới bao gồm 12 kớ tự.
Chương trỡnh mỏy tớnh sẽ tự động kiểm tra cỏc yếu tố cần thiết theo chế độ tớn dụng và cỏc quy định hiện hành về việc phỏt hành L/C NK của VPBank. Nếu giỏ trị L/C vượt quỏ hạn mức phỏt hành L/C cũn lại hoặc mức kớ quĩ chưa đủ mức tối thiểu theo qui định thỡ hệ thống sẽ yờu cầu nhập mật khẩu của Giỏm đốc chi nhỏnh hoặc người được uỷ quyền.
2.2.2.5 Nhận, kiểm tra chứng từ và chấp nhận thanh toỏn
Sau khi nhận được bộ chứng từ, chuyờn viờn phải vào sổ theo dừi giao nhận chứng từ, ghi ngày nhận chứng từ, kớ và đúng dấu đơn vị mỡnh trờn Covering letter đồng thời nhập cỏc thụng tin cần thiết vào hồ sơ bộ chứng từ trờn mỏy tớnh. Trong vũng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ từ bưu điện, chi nhỏnh phải hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ, nếu quỏ thời hạn trờn chi nhỏnh mất quyền khiếu nại về chứng từ đú.
Nội dung kiểm tra bao gồm: Số lượng của từng loại chứng từ theo qui định của L/C, kiểm tra sự phự hợp của chứng từ với cỏc điều khoản và điều kiện của L/C, sự nhất quỏn thể hiện trờn bề mặt của cỏc chứng từ và sự phự hợp của chứng từ với UCP 600 của ICC.
Nếu chứng từ khụng cú sai sút:
Đối với L/C trả ngay: Trong vũng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ, chuyờn viờn sẽ lập điện để thanh toỏn theo chỉ dẫn trong thư đũi tiền của ngõn hàng gửi chứng từ. Kiểm soỏt viờn sẽ kiểm tra lại hồ sơ, nếu chớnh xỏc chuyển cho Giỏm đốc chi nhỏnh hoặc người được uỷ quyền phờ duyệt, thực hiện lưu hồ sơ và gửi cho khỏch hàng giấy bỏo nợ, hoỏ đơn thuế VAT.
` Đối với L/C trả chậm: chuyờn viờn lập thụng bỏo chứng từ đến và kết quả kiểm tra chứng từ để chuyển cho khỏch hàng. Trong vũng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ, chi nhỏnh lập điện thụng bỏo chấp nhận thanh toỏn.
Cuối cựng, giao chứng từ cho khỏch hàng sau khi đó hoàn tất cỏc thủ tục cần thiết.
Trường hợp chứng từ cú sai sút:
Trong khoảng thời gian 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ nếu kiểm tra thấy sự sai sút nội dung chứng từ ngõn hàng phải lập điện thụng bỏo sai sút và từ chối thanh toỏn đồng thời lập thụng bỏo gửi cho khỏch hàng để
chờ chấp nhận thanh toỏn. Cỏc sai sút của bộ chứng từ phải được thụng bỏo đầy đủ ngay lần thụng bỏo đầu tiờn, khụng được phộp thụng bỏo bổ sung. Khoản phớ thụng bỏo từ chối thanh toỏn sẽ trừ vào số tiền thanh toỏn L/C (nếu khỏch hàng chấp nhận chứng từ sai sút).
Trong vũng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận được thụng bỏo sai sút của ngõn hàng, khỏch hàng phải thụng bỏo quyết định chấp nhận sai sút hoặc khụng và gửi lại. Nếu sau 05 ngày khỏch hàng khụng cú ý kiến thỡ coi như khỏch hàng từ chối chứng từ, ngõn hàng tiến hành xử lớ bộ chứng từ theo chỉ dẫn của ngõn hàng gửi chứng từ.
Cỏc quy trỡnh thực hiện nghiệp vụ phỏt hành L/C nhập khẩu của ngõn hàng VPBank đó được nờu rất rừ và chi tiết, điều này giỳp cỏc chuyờn viờn thanh toỏn quốc tế dễ dàng thực hiện nghiệp vụ của mỡnh.