Với mục đích đơn giản, cơng khai và minh bạch thủ tục hành chính nhằm đáp ứng yêu cầu của sự phát triển kinh tế - xã hội, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết 38/NQ-CP, ngày 4-5-1994, về cải cách một bước thủ tục hành chính trong giải quyết công việc của tổ chức công dân, và Thủ tướng Chính phủ có Quyết định 181/2003/QĐ-TTg, ngày 4-9-2003, ban hành Quy chế thực hiện cơ chế "một cửa" tại các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương mà chúng ta thường gọi là thực hiện theo cơ chế "một cửa".
"Một cửa" là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả lại kết quả thông qua một đầu mối là "bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" tại cơ quan hành chính nhà nước.
Theo quy định tại Điều 1, Quyết định số 93/2007/NĐ-TTg, ngày 22-6- 2007, của Thủ tướng Chính phủ về "Thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thơng tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương" thì:
"Cơ chế một cửa liên thông" là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp hoặc giữa các cấp hành chính từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của một cơ quan hành chính nhà nước.
25
Căn cứ
- Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015.
- Quyết định số 34/QĐ-UBND ngày 22/10/2015 của UBND Cao Bằng – Về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.
Chức năng: Là đầu mối tập trung hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của các cá nhân, tổ chức để chuyển đến các cơ quan chun mơn hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết có thẩm quyền giải quyết và nhận, trả kết quả cho các nhân, tổ chức.
- Nhiệm vụ, quyền hạn:
Căn cứ theo Quyết định số 34/2015/QĐ – UBND tỉnh Cao Bằng về việc quy chế thực hiện cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Cao Bằng:
+ Thực hiện đúng quy trình tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ, giải quyết hoặc phối hợp giải quyết, trả kết quả và thu phí, lệ phí (nếu có) của các thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông.
+ Nghiên cứu, đề xuất với các cơ quan chức năng có thẩm quyền, các giải pháp cải cách và đơn giản hóa thủ tục hành chính.
+ Báo cáo, thống kê định kỳ, đột xuất kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông theo quy định và yêu cầu của Giám đốc Sở, Chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã và cơ quan cấp trên.
+ Quản lý các loại sổ, biểu thống kê: Sổ theo dõi giải quyết hồ sơ; phiếu hẹn trả kết quả; giấy tiếp nhận hồ sơ, phiếu kiểm sốt hồ sơ, sổ góp ý kiến, phiếu khảo sát ý kiến tổ chức và cá nhân, các loại sổ ghi chép khác.
+ Thực hiện sổ góp ý kiến, tổ chức khảo sát mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân thường xuyên hoặc định kỳ hằng tháng, hằng quý, hằng năm để kịp thời chấn chỉnh, khắc phục.
+ Thông tin, tuyên truyền để tổ chức, cá nhân hiểu về tình hình hoạt động, mục đích, ý nghĩa, nội dung của việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông.
26
+ Nơi tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả lao động, thương binh và xã hội, văn hóa thơng tin – thể thao và du lịch, giáo dục và đào tạo: tiến hành các thủ tục xác nhận hộ nghèo, đăng ký làm bảo hiểm y tế, xác nhận đăng ký kinh doanh,…
+ Nơi tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính xây dựng, tài ngun và mơi trường.
+ Nơi tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả lĩnh vực thanh tra – đóng dấu.
+ Nơi tiếp nhận và trả kết quả thủ tục tư pháp – hộ tịch: tiến hành các thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ mới sinh, đăng ký khai tử, đăng ký kết hơn,….
27
Sơ đồ quy trình chung tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính áp dụng tại UBND xã
2.2. Thực trạng về quản lý hộ nghèo, cận nghèo tại xã 2.2.1 Thực trạng chung 2.2.1 Thực trạng chung
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lưu trữ cịn thơ sơ và thủ công: Thường lưu sắp xếp phân loại tại các tủ trong kho (tủ gỗ, tủ sắt,..) mà khơng có thêm các biện pháp xử lý ẩm, mốc, mối, chuột,.. Chính vì thế, tài liệu để lâu thường
Phê duyệt hồ sơ LÃNH ĐẠO
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ Xin ý kiến phê duyệt TỔ CHỨC, CÁ NHÂN CÓ YÊU CẦU THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ Công chức Tư pháp – Hộ tịch Công chức Trưởng Công an
Cơng chức Văn phịng – HĐND, UBND
Hình 2. 4 Sơ đồ quy trình chung tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính áp dụng tại UBND xã
28
bị hỏng, khơng nhìn rõ thơng tin lưu trữ ban đầu cũng như việc tìm kiếm, tra cứu tài liệu mất nhiều thời gian làm giảm hiệu quả của công việc.
- Khối lượng tài liệu lưu trữ lớn dần theo thời gian, nên kho lưu trữ cũng cần được mở rộng liên tục, khiến tốn kém trong cơng tác quản lý tài liệu và tìm kiếm về sau.
- Các nhân viên không dễ dàng tiếp cận được thông tin tài liệu cần thiết cho công việc khi phải làm việc ngồi văn phịng hay đi công tác xa.
- Cán bộ làm công tác quản lý quá tải công việc trong khi trình độ, năng lực của một số cán bộ cịn hạn chế
- Việc quản lý khơng thống nhất từ cấp tỉnh đến huyện, xã; khai thác thông tin chi tiết về hộ nghèo, người nghèo dựa hoàn toàn vào cấp xã dẫn đến số liệu hộ nghèo, người nghèo nhiều đơn vị không minh bạch. Quản lý thay đổi diễn biến hộ nghèo như: Hộ nghèo tăng mới; hộ nghèo cũ; hộ thoát nghèo; hộ tái nghèo; hộ nghèo chuyển đi nơi khác… gặp nhiều khó khăn. Từ những bất cập trong quản lý khiến việc triển khai chính sách đến các hộ nghèo chậm, nhiều sai sót; cơng tác phối hợp thực hiện các chính sách giảm nghèo ở các cấp không đồng bộ do khó khăn trong việc cung cấp danh sách thực hiện các chính sách. Số liệu cung cấp cho các đơn vị không chủ động, có sự sai lệch lớn giữa danh sách báo cáo ban đầu và thực tế; khơng phân tích được những ngun nhân nghèo cụ thể, dẫn đến tham mưu thực hiện chính sách thiếu hoặc không đủ giải pháp để thực hiện Chương trình giảm nghèo…..Việc thực hiện kiểm tra, giám sát thực hiện chính sách đối với hộ nghèo, người nghèo gặp nhiều khó khăn do khơng nắm được chính sách đã hỗ trợ cho từng hộ nghèo, người nghèo.
29
2.2.2. Quy trình điều tra hộ nghèo, cận nghèo.
STT Trách nhiệm Lưu đồ điều tra Thời gian 1 Cơng chức văn hóa – xã hội 7 ngày làm việc 2 Công chức văn hóa – xã hội Các cơng chức được phân phụ trách 10 ngày làm việc 3 Cơng chức văn hóa – xã hội 5 ngày làm việc 4 Công chức văn hóa – xã hội 7 ngày làm việc 5 Lãnh đạo xã 5 ngày làm việc
6 Lãnh đạo huyện 5 ngày
làm việc 7 Công chức văn hóa – xã hội Khơng q 7 ngày.