1.1.2 .Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã về rà soát hộ nghèo, cận nghèo
2.3.Giải pháp đưa ra quản lý hộ nghèo, cận nghèo
Quản lý hộ nghèo và cận nghèo là nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên của chính quyền các cấp nhằm theo dõi thực trạng và sự biến đổi của người nghèo, trên cơ sở đó bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của hộ nghèo, đồng thời góp phần xây dựng các chính sách kinh tế, an ninh quốc phịng, dân số, nhằm đảm bảo an sinh xã hội tiến tới giảm nghèo và giảm nghèo bền vững.
Quản lý hộ nghèo là một hành động có giá trị giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết cơng việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác quản lý hộ nghèo, cận nghèo của cơng chức văn hóa.
Kết quả điều tra, rà soát hộ nghèo, hộ cận nghèo là cơ sở triển khai các chính sách An sinh xã hội, trong đó có chính sách BHYT, góp phần xóa đói, giảm nghèo. Cơng chức văn hóa. dựa vào kết quả điều tra, rà soát hộ nghèo, hộ cận nghèo là các bảng biểu để tổ chức quản lý, lưu trữ toàn bộ hồ sơ điều tra hộ nghèo, hộ cận nghèo vào sổ quản lý hộ nghèo, hộ cận nghèo theo giai đoạn, theo từng thôn, làng, tổ dân phố.
* Giải pháp
Từ những thực trạng nêu trên trên, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, thực hiện chính sách đối với hộ nghèo, người nghèo thì việc ứng dụng công nghệ thông tin
46
trong công tác quản lý hộ nghèo, cận nghèo tại UBND xã cần yên là một trong những công việc vô cùng cần thiết và quan trọng.
Để xây dựng và quản lý hồ sơ hộ nghèo, cận nghèo một cách khoa học em xin đề xuất giải pháp ứng dụng phần mềm Microsoft Excel để nâng cao hiệu quả quản lý thủ công tại UBND xã Cần Yên nhằm giảm thiểu chi phí mua phần mềm quản lý và đặc biệt là giúp cho cán bộ văn hóa – xã hội dễ dàng nắm được danh sách hộ nghèo, cận nghèo trong toàn xã, quản lý dễ dàng hơn, đồng thời tạo thuận lợi cho việc tra tìm, thống kê, theo dõi danh sách và quản lý.
47
Chương 3.
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL VÀO QUẢN LÝ HỘ NGHÈO, HỘ CẬN NGHÈO TẠI UBND XÃ CẦN YÊN, HUYỆN HÀ
QUẢNG, TỈNH CAO BẰNG. 3.1. Đặt vấn đề
Trong những năm qua việc phát triển cơ sở hạ tầng kỹ thuật, mạng lưới công nghệ thông tin - truyền thông trong hoạt động của UBND xã vẫn còn nhiều hạn chế, chưa khai thác, phát huy được tối đa tính năng, lợi ích của các phương tiện công nghệ thông tin và cơ sở hạ tầng, thiết bị cơng nghệ thơng tin hiện có để nâng cao hiệu quả trong cơng việc cũng như trong quản lý điều hành. Công tác quản lý danh sách hộ nghèo, cận nghèo thủ cơng gây nhiều khó khăn trong cơng việc như:
- Khó khăn trong cơng tác kiểm tra các thành viên trong hộ nghèo.
- Không ghi chép hoặc ghi chép không đầy đủ diễn biến hộ nghèo những thông tin liên quan đến hộ nghèo, cận nghèo.
- Triển khai thực hiện chính sách đến các hộ nghèo chậm, nhiều sai sót
- Thơng tin chi tiết về người nghèo được ghi chép không đầy đủ, sai sót về tên, tuổi, ngày tháng năm sinh, …
- Khó khăn trong việc thực hiện kiểm tra, giám sát thực hiện chính sách đối với hộ nghèo, người nghèo, khơng nắm được chính sách đã hỗ trợ cho từng hộ nghèo, người nghèo.
Bài toán này đã đặt ra yêu cầu cho việc ứng dụng CNTT để xây dựng chương trình quản lý danh sách hộ ngèo, hộ cận nghèo để giải quyết các khó khăn mà cơng tác quản lý danh sách hộ nghèo, cận nghèo thủ công gây ra.
3.2.Giới thiệu về Microsoft Excel
3.2.1 Khái niệm
Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, khi
chạy chương trình này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:
+ Tính tốn đại số, phân tích dữ liệu
+ Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
+ Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau + Vẽ đồ thị và các sơ đồ
48
+ Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài tốn khác nhau
3.2.2. Các tính năng Microsoft Excel 2010.
Một số thành phần trong
- Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm
việc (tính tốn, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một Workbook chứa rất nhiều Worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.
- Worksheet: Cịn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó cịn
được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ơ (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).
- Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ
thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
- Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của
cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.
Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”.
49
Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống như thực đơn File của các phiên bản trước.
Hình 3. 2 Các lệnh trong thực đơn Office
Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh
thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.
Mở Excel, đóng Excel.
- Mở Excel
+ Cách 1: Trên màn hình chính của Windows nhấp chuột 2 lần vào biểu tượng để khởi động Excel.
+ Cách 2: Từ màn hình chính của windows nhấp chuột vào nút start ở góc dưới bên trái. chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chỗ Microsoft
Excel 2010 thì dừng lại. Nhấp vào biểu tượng để
khởi động lại Excel .
50
Hệ thống thông tin của chương trình gồm các thành phần sau:
Hình 3. 3 Cơ chế hoạt động của hệ thống chương trình
Đầu vào (Input)
- Trong hệ thống thông tin, đầu vào thực hiện thu thập và nhập dữ liệu thô(các
thông tin hồ sơ lao động) chưa qua xử lý vào hệ thống.
- Trước khi lưu hồ sơ cho lao động nhân viên phải thu thập và nhập vào hệ
thống các thông tin càn thiết liên quan đến lao động như: thông tin cá nhân về họ tên, năm sinh, thông tin liên hệ, quê quán, đơn hàng trúng tuyển, vùng việc làm tại Nhật, mã hồ sơ lao động,…
- Đầu vào của chương trình quản lý hồ sơ lao động các công văn, quyết định
hoặc hồ sơ lao động.
Xử lý và kiểm tra
- Quá trình xử lý bao gồm việc chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành các sản phẩm
thông tin đầu ra là danh mục hồ sơ, hồ sơ lao động, tài liệu. Q trình xử lý có thể được thực hiện thủ công hay với sự giúp đỡ của máy tính.
Đầu ra (Output)
- Kết quả đầu ra bao gồm việc tạo ra các thông tin hữu ích ở dạng bảng mẫu,
tài liệu và danh mục hồ sơ.
- Kết quả đầu ra có thể ở nhiều dạng khác nhau. Trong hệ thống máy tính thì
máy in và màn hình thường là những thiết bị ra; việc đưa kết quả gia cũng có thể được thực hiện thủ công.
Thông tin phản hồi
- Trong một hệ thống thơng tin văn phịng, thơng tin phản hồi là kết quả đầu ra
51
và hoạt động xử lý của hệ thống. Nếu có lỗi hay có vấn đề ở đầu ra thì cần thực hiện việc hiệu chỉnh dữ liệu đầu vào hoặc thay đổi một tiến trình cơng việc.
3.3. Kết quả ứng dụng phần mềm Microsoft Excel
Để có một chương trình quản lý hộ nghèo, hộ cận nghèo trên phần mềm Microsoft Excel hiệu quả, dễ sử dụng và tiết kiệm thời gian ta phải xây dựng chương trình. Các bước xây dựng chương trình như sau:
Bước 1: Xây dựng trang chủ-giao diện chính của chương trình
Thiết lập các chủ đề chung lớn để quản lý.
Tại sheet 1 đổi tên thành trang chủ và tạo liên kết với các chủ đề danh sách quản lý: Danh sách quản lý hộ nghèo; danh sách hộ tái nghèo, cận nghèo; danh sách hộ thoát nghèo, cận nghèo; báo cáo thống kê.
Giao diện của chương trình gồm có logo của Uỷ ban, tên chương trình.
Hình 3. 4 Màn hình trang chủ chương trình quản lý
Bước 2: Xây dựng các nhóm đối tượng để quản lý
- Tạo sheet 2 thành quản lý hộ nghèo, hộ cần nghèo: gồm danh sách các hộ thuộc hộ nghèo và cận nghèo đã được phê duyệt. Gồm 9 cột thông tin như sau: Mã số, hộ gia đình, năm sinh, dân tộc, hộ khẩu thường trú, số khẩu, điểm, đối tượng, ghi chú.
- Tạo sheet 3 thành danh sách thốt nghèo, cận nghèo bao gồm các cột thơng tin: stt, mã số,họ và tên chủ hô,năm sinh, dân tộc, số nhân khẩu, nguyên nhân thoát hn,hcn, địa chỉ.
- Tạo sheet 4 thành danh sách tái nghèo, cận nghèo bao gồm các cột thông tin như sau: stt, mã hộ, họ và tên chủ hộ, năm sinh, dân tộc, số nhân khẩu, địa chỉ, nguyên nhân nghèo ( các dịch vụ y tế, bảo hiểm y tế, trình độ giáo dục của người
52
lớn, tình trạng đi học của trẻ em, chất lượng nhà ở, diện tích nhà ở bình quân đầu người, nguồn nước sinh hoạt, hố xí/nhà tiêu hợp vệ sinh, sử dụng dịch vụ viễn thông, tài sản phục vụ tiếp cận thông tin), nguyện vọng tái nghèo (hỗ trợ tư liệu sản xuất, vay vốn, học nghề, xuất khẩu lao động, nguyện vọng xã hội khác), ghi chú
- Tạo sheet 5 thành báo cáo thống kê.
Hình 3. 5 Màn hình quản lý hộ nghèo và hộ cận nghèo
1. Xây dựng và code VBA cho cả trang tính
Để thơng tin hiện lên các ơ đã tạo ở mà hình, thuận lợi cho việc xem thơng tin chúng ta có thể tạo một cột phụ ở ơ số A13 (là số hàng ) và ô số B13 là một số hàng bất kỳ trong bảng. sau đo vào thẻ HOME chọn CODITIONAL FOMATTING chọn NEW RUL nhập cơng thức = $B$13= row(), sau đó chọn format chọn màu Vàng
(hoặc màu khác theo ý muốn) và Bấm ok để lưu.
Như vậy khi ta click vào hàng nào thì hàng đó sẽ bơi màu vàng
Để các số ở ơ B13 có thể chạy được khi tích vào bất cứ dịng nào trong bảng có thể thực hiện như sau:
Vào thẻ DEVELOPET chọn VISUAL BASIC chọn sheet 2 và nhập đoạn code sau: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
If Target.Count > 1 Then Exit Sub
If Not Intersect(Target, Range("E19:p100")) Is Nothing And Range("B" & Target.Row).Value <> Empty Then
Range("B13").Value = Target.Row getcustom
53 End If
End Sub
Để có thể tra tìm danh sách theo tên nhanh chóng và thuận tiện ta thực hiện code tạo chức năng tìm kiếm cho cả trang tính như sau:
Private Sub TextBox1_Change() Application.ScreenUpdating = False
ActiveSheet.ListObjects("Dulieu").Range.AutoFilter Field:=2, Criteria1:=[F16] & "*", Operator:=xlFilterValues
Application.ScreenUpdating = True End Sub
Hình 3. 6 Màn hình thực hiện chức năng tìm kiếm
2. Tạo Modules cho trang tính
Vào thẻ DEVELOPET chọn VISUAL BASIC chuột phải vào sheet 2 chọn
INSERT chọn Modules.
Để lấy thông tin từ các ô trong bảng dữ lệu khi ô B13 thay đổi số ta phải viết đoạn code sau:
Sub getcustom() With Sheet2
.Range("F7").Value = .Cells(.Range("B13"), 5).Value .Range("F9").Value = .Cells(.Range("B13"), 6).Value .Range("F11").Value = .Cells(.Range("B13"), 7).Value .Range("F13").Value = .Cells(.Range("B13"), 8).Value .Range("J7").Value = .Cells(.Range("B13"), 9).Value .Range("J9").Value = .Cells(.Range("B13"), 10).Value .Range("J11").Value = .Cells(.Range("B13"), 11).Value .Range("J13").Value = .Cells(.Range("B13"), 12).Value
54
.Range("J15").Value = .Cells(.Range("B13"), 13).Value End With
End Sub
Để có thể thêm khách hàng một cách tự động , khi bấm vào ô “ Thêm mới” các ô hiển thị thông tin quay về trạng thái trắng (dữ liệu trống) thì cần viết đoạn code như sau:
Sub themmoi() With Sheet2
.Shapes("them moi").Visible = msoFalse .Shapes("xoa ho so").Visible = msoFalse .Shapes("luu").Visible = msoCTrue .Shapes("bo qua").Visible = msoCTrue .Shapes("Picture 7").Visible = msoFalse .Shapes("Picture 8").Visible = msoFalse
.Range("F7,F9,F11,F13,J7,J9,J11,J13,J15").ClearContents End With
55
Hình 3. 7 Màn hình nhập liệu
Muốn lưu các thơng tin sau khi nhập ta phải sử dụng đoạn code sau: Sub luu()
Dim lastrow As Double With Sheet2
lastrow = .Range("E1000").End(xlUp).Row If .Range("F7").Value = Empty Then
MsgBox "ban chua nhap ma so" Exit Sub
End If
If Excel.WorksheetFunction.CountIfs(.Range("E:E"), .Range("F7")) > 0 Then MsgBox "ma so da ton tai"
Exit Sub End If
.Cells(lastrow + 1, 5) = .Range("F7").Value .Cells(lastrow + 1, 6) = .Range("F9").Value
56 .Cells(lastrow + 1, 7) = .Range("F11").Value .Cells(lastrow + 1, 9) = .Range("F13").Value .Cells(lastrow + 1, 9) = .Range("J7").Value .Cells(lastrow + 1, 10) = .Range("J9").Value .Cells(lastrow + 1, 11) = .Range("J11").Value .Cells(lastrow + 1, 12) = .Range("J13").Value .Cells(lastrow + 1, 13) = .Range("J15").Value End With End Sub
Gán nút lưu, chuột phải tại nút lưu chuột phải chọn Assign Maco
Hình 3. 8 Hình gán thơng tin khi nhập xong code
Khi bấm lưu các dữ liệu các ô đã nhập sẽ lưu vào bảng đã tạo, nếu có số trùng nhau sẽ hiện thông báo “đã tồn tại”, nếu chưa nhập mã số thì thơng báo “Bạn
chưa nhập số”.
Khi nhập mà bạn khơng muốn lưu thì có thể bấm bỏ qua. Để chạy được nút Bỏ
57 Sub boqua()
With Sheet2
.Shapes("them moi").Visible = msoCTrue .Shapes("xoa ho so").Visible = msoCTrue .Shapes("luu").Visible = msoFalse
.Shapes("bo qua").Visible = msoFalse .Shapes("Picture 7").Visible = msoCTrue .Shapes("Picture 8").Visible = msoCTrue
End With End Sub
Và thực hiện gán nút bỏ qua như nút lưu.
Khi muốn hủy hồ sơ hay nguyên nhân nào khác mà muốn xóa hồ sơ, để có thể chạy được nút “Xóa hồ sơ”, ta cần viết đoạn code sau:
Sub xoahoso() With Sheet2
If MsgBox("ban co chac chan muon xoa khong?", vbYesNo, "xo ho so") = vbNo Then Exit Sub
If .Range("B13").Value = "" Then Exit Sub .Rows(.Range("B13")).EntireRow.Delete End With
End Sub
Khi chạy đoạn code này mà bạn thựcjhiện xóa màn hình sẽ thơng báo “bạn có
58
Hình 3. 9 Màn hình thơng báo khi thực hiện xóa hồ sơ
Tất cả các sheets đều được tạo Hyperlink để liên kết với trang chủ, giúp quay về giao diện chính được dễ dàng hơn.
* Mở bảng Excel ra và chọn ô mà bạn muốn chèn Hyperlink. Sau đó click chuột phải và chọn “Hyperlink” hoặc có thể thực hiện cú pháp Insert > Hyperlink, hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + K.
* Khi chọn “Hyperlink” nó sẽ hiện ra các đường dẫn và 3 mục đích sau:
- Tạo Hyperlink đến một các sheet trong file - Tạo Hyperlink đến một website
- Tạo Hyperlink đến một file Excel mới được tạo ra.
Sau khi xây dựng được các bảng dữ liệu, ta tiến hành nhập dữ liệu.
Bước 3:Tiến hành nhập dữ liệu và kết quả chương trình
Mỗi hồ sơ sẽ có một mã riêng, phân loại theo từng năm. Được đánh số thứ tự từ số 01 đến hết, các thông tin khác được nhập đúng ơ theo bảng đã tạo.
Ví dụ: mã hồ sơ trong danh sách hộ nghèo, hộ cận nghèo có số A01 01 là số thứ tự hồ sơ
A là mã hồ sơ năm 2021
Kết quả chương trình là các danh sách, các bảng biểu tổng hợp.
59
Hình 3. 10 Danh sách hộ nghèo và hộ cận nghèo
Danh sách hộ thốt nghèo, thốt cận nghèo
Hình 3. 11 Danh sách hộ thốt nghèo, thốt cận nghèo
60
Hình 3. 12 Danh sách hộ tái nghèo
Báo cáo thống kê.
Các năm cơng chức Văn hóa xã hội phải báo cáo cấp trên và gửi UBND huyện tình hình biến động hộ nghèo, cận nghèo để để xem xét và phê duyệt các chính sách