Chứng từ sử dụng
Ngoài phiếu thu; phiếu chi thì còn có giấy đề nghị tạm ứng; giấy thanh toán tiền tạm ứng; biên lai thu tiền; bảng kê chi tiền; hóa đơn giá trị gia tăng; bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý; bảng kiểm kê quỹ…..
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Thu tiền mặt
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ trình tự lập và luân chuyển phiếu thu
Trình tự: Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền mặt: Căn cứ phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, Khách hàng trả tiền, Kế toán thanh toán viết phiếu thu. Phiếu thu được viết thành 3 liên. Kế toán thanh toán chuyển phiếu thu cho thủ quỹ. Thủ quỹ nhận tiền, rồi ký nhận vào phiếu thu. Thủ quỹ lại chuyển cho ông Sơn ký nhận và ông Sơn giữ lại liên 3. Sau đó, lại chuyển liên 1 và liên 2 cho thủ quỹ ghi sổ quỹ. Sau đó, thủ quỹ lại chuyển cho Kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán trình cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký. Sau đó, Kế toán thanh toán ghi sổ chuyển cho kế toán trưởng ghi sổ. Sau đó, chuyển lại cho kế toán thanh toán lưu phiếu
Kế toán thanh toán lập PT 3 liên Kế toán trưởng ký duyệt Người nộp tiền ký nhận và giữ lại liên 3
Thủ quỹ thu tiền và ký nhận
Chi tiền mặt :
Sơ đồ 2.4. Sơ đồ trình tự lập và luân chuyển phiếu chi
Trình tự:
1)- Người nhận tiền chuẩn bị các chứng từ liên quan đến chi tiền, nộp cho giám đốc duyệt chi. Giám đục duyệt chi, sau đó chuyển lại cho người nhận tiền.
(2)- Người nhận tiền chuyển duyệt chi cho kế toán thanh toán.
(3)- Kế toán thanh toán căn cứ vào duyệt chi để lập phiếu chi 3 liên sau đó chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt và nhận lại phiếu chi.
(4)- Kế toán thanh toán lưu lại liên 1 và chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ. (5)- Thủ quỹ ký, chuyên cho người nhận tiền ký và chi tiền. Người nhận tiền sau khi ký xong chuyển trả lại liên 2 cho thủ quỹ và giữ lại liên 3.
(6)- Thủ quỹ sau khi ghi sổ chuyển trả lại liên 2 cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán nhập vào máy và tiến hành lưu giữ chứng từ theo đúng quy định.
4 Người nhận tiền
chuẩn bị chứng từ
Kế toán thanh toán lập phiếu chi 3 liên Giám đục, kế toán
trưởng duyệt chi và ký
Thủ quỹ, ký và chi tiền 5 3 1 2 6
Sổ sách sử dụng :
Sổ chi tiết: sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (S07a-DN) Sổ tổng hợp: + Chứng từ ghi sổ.
+ Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ Cái tài khoản 111.
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 111-Tiền mặt.Phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ tiền mặt.Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1111- Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam.
Tài khoản 1113 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ.
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi định kỳ hoặc cuối kỳ