Chủ thể thực hiện pháp luật về hộ tịch là các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến việc thực hiện pháp luật về hộ tịch và các cá nhân cũng thực hiện pháp luật hộ tịch bằng những cách thức và phương pháp khác nhau.
Theo Luật hộ tịch năm 2014, hệ thống cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hộ tịch ở nước ta hiện nay gồm có các cơ quan sau:
Ở Trung ương:
- “Chính Phủ thống nhất quản lý nhà nước về hộ tịch; Bộ Tư pháp giúp Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch; trong Bộ Tư pháp có Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực là đơn vị giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện quản lý Nhà nước về hộ tịch”.
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ (Bộ Ngoại giao, Bộ Công an…) là cơ quan phối hợp với Bộ Tư pháp thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch.
Ở nước ngoài:
- Cơ quan đại diện Ngoại Giao, Cơ quan Lãnh sự, Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch của công dân Việt Nam tại địa bàn được giao phụ trách ở nước ngoài.
Ở địa phương (trong nước):
- UBND cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch trong địa bàn tỉnh. - UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch trong địa bàn huyện. - UBND cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch trong địa bàn xã.
* Giống nhau: Các cơ quan nói trên đều có chức năng quản lý nhà nước về
hộ tịch
* Khác nhau:
Ngoài chức năng quản lý, UBND cấp huyện, UBND cấp xã và Cơ quan ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài cịn là các cơ quan có thẩm quyền đăng ký hộ tịch. Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao, Sở Tư pháp là cơ quan có thẩm quyền
khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu hộ tịch (CSDLHT). Mỗi cơ quan được pháp luật quy định cụ thể về thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn và trình tự, thủ tục đăng ký các việc hộ tịch khác nhau, cụ thể:
* Ủy ban nhân dân cấp xã: Có thẩm quyền đăng ký các sự kiện hộ tịch như sau:
- Đăng ký khai sinh, kết hôn, giám hộ, nhận cha mẹ con, nuôi con nuôi, bổ sung thông tin hộ tịch, khai tử cho công dân Việt Nam cư trú trong nước; đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi; đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi;
- Căn cứ vào các quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ghi vào sổ việc thay đổi hộ tịch cho công dân Việt Nam do cơ quan có thẩm quyền trong nước giải quyết;
Ngoài ra UBND xã ở khu vực biên giới cịn có thẩm quyền đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là cơng dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, cịn người kia là cơng dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam; đăng ký kết hôn, nhận cha mẹ con của công dân Việt Nam thường trú ở khu vực biên giới với công dân của nước láng giềng thường trú ở khu vực biên giới Việt Nam; đăng ký khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định lâu dài tại khu vực biên giới của Việt Nam.
- Người thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch ở Ủy ban nhân cấp xã là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã được ủy quyền của Chủ tịch xã.
* Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền đăng ký các loại việc hộ tịch
có yếu tố nước ngồi (trừ trường hợp ở khu vực biên giới), cụ thể là:
- Đăng ký khai sinh, kết hôn, giám hộ, nhận cha mẹ con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử có yếu tố nước ngồi; đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho cơng dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú trong nước; xác định lại dân tộc;
- Ghi vào sổ hộ tịch việc đăng ký khai sinh, kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con, xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ
tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Đối với cấp huyện khơng có đơn vị hành chính cấp xã thì ngồi việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn về đăng ký hộ tịch của UBND cấp huyện, còn thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đăng ký hộ tịch của UBND cấp xã.
Người thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp huyện là Chủ tịch hoặc ủy quyền cho Phó Chủ tịch UBND cấp huyện.
* Cơ quan đại diện có thẩm quyền đăng ký các việc hộ tịch cho công dân
Việt Nam cư trú ở nước ngoài, cụ thể:
- Đăng ký khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha mẹ con;Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; Khai tử;
- Ghi vào sổ việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Thay đổi quốc tịch; xác định cha, mẹ con; xác định lại giới tính; Ni con ni, chấm dứt việc nuôi con nuôi; Ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn; công nhận giám hộ; Tuyến bố hoặc hủy hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự;
- Đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử theo quy định của pháp luật; cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hơn nhân cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài;
- Ghi vào sổ hộ tịch sự kiện khai sinh Ghi vào sổ hộ tịch việc đăng ký khai sinh, kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con, xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngồi.
- Đối với những nước mà Việt Nam có từ hai Cơ quan đại diện trở lên thì thẩm quyền đăng ký hộ tịch thuộc Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự mà người yêu cầu cư trú. Đối với những nước chưa có Cơ quan đại diện thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại Cơ quan đại diện tại nước kiêm nhiệm hoặc Cơ quan đại diện thuận tiện nhất.
- Xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo quy định của pháp luật.
Người thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch của Cơ quan đại diện là Thủ trưởng cơ quan đại diện .
Sự phân định về thẩm quyền đăng ký hộ tịch đã tạo điều kiện cần thiết đảm bảo cho mọi sự kiện hộ tịch của công dân Việt Nam xảy ra trong nước hay nước ngoài đều đảm bảo nguyên tắc kịp thời, chính xác, cơng khai minh bạch của việc đăng ký hộ tịch. Như vậy theo sự phân định thẩm quyền như trên thì tại Thị xã Phú Thọ, UBND thị xã Phú Thọ có thẩm quyền đăng ký các loại việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài (trừ trường hợp ở khu vực biên giới) và UBND 9 xã, phường có thẩm quyền đăng ký các sự kiện hộ tịch trong nước.
1.3. Nội dung thực hiện pháp luật về hộ tịch
Các quy phạm pháp luật về hộ tịch được quy định trong nhiều văn bản pháp luật của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Luật Hộ tịch, Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch, Thông tư số 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch. Nội dung thực hiện pháp luật về hộ tịch bao gồm 02 vấn đề chủ yếu:
Sơ đồ 1.1. Nội dung thực hiện pháp luật về hộ tịch
Nguồn tác giả tổng hợp từ Luật Hộ tịch năm 2014 và các VB hướng dẫn thi hành
1.3.1. Nội dung thực hiện pháp luật về đăng ký hộ tịch
Khoản 2, Điều 2, Luật Hộ tịch quy định: “Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà
nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, thực hiện quản lý về dân cư”. Cũng theo quy định của Luật Hộ tịch, nội dung đăng
ký hộ tịch bao gồm:
Thứ nhất, xác nhận vào sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch: Khai sinh; Kết hôn; Giám hộ; Nhận cha, mẹ, con; Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; Khai tử.
Sơ đồ 1.2. Xác nhận vào sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch
Nguồn tác giả tổng hợp từ Luật Hộ tịch năm 2014 và các VB hướng dẫn thi hành - Đăng ký khai sinh (ĐKKS) là việc nhà nước ghi nhận sự ra đời, tồn tại của trẻ em với các thông tin hộ tịch cơ bản nhất, bao gồm: họ, tên, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, họ tên cha, mẹ…
Quyền được khai sinh là một trong quyền dân sự cơ bản của con người, được khẳng định rõ trong các văn kiện pháp lý quốc tế, cũng như pháp luật quốc gia.
- Kết hôn cũng là một sự kiện hộ tịch quan trọng trong cuộc đời của cá nhân, kết hôn sẽ kéo theo các quyền, trách nhiệm về hơn nhân và gia đình. Đăng ký kết hôn (ĐKKH), cấp Giấy chứng nhận kết hôn tạo cơ sở pháp lý để nhà nước ghi nhận việc xác lập quan hệ vợ chồng và xác định thời điểm có hiệu lực của quan hệ hơn nhân, có ý nghĩa quan trọng trong việc giải quyết quyền, nghĩa vụ của vợ, chồng, cha, mẹ, con.
Cá nhân nam, nữ có quyền kết hơn. Quyền kết hôn là một trong quyền con người, quyền dân sự cơ bản của cá nhân. Ở Việt Nam quyền kết hôn được quy định trong Bộ luật dân sự năm 2015, Luật Hơn nhân gia đình năm 2014 và các văn bản pháp luật khác. Theo đó hơn nhân là tự nguyện, bình đẳng, tiến bộ, một vợ, một chồng được nhà nước bảo hộ.
- Giám hộ được áp dụng nhằm mục đích chăm sóc, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.
- Nhận cha, mẹ, con theo quy định pháp luật hiện hành con có quyền nhận cha, mẹ của mình, kể cả trường hợp cha, mẹ đã chết. Con đã thành niên có quyền nhận cha mà khơng cần có sự đồng ý của mẹ hoặc ngược lại.
- Thay đổi hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký thay đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân khi có lý do chính đáng theo quy định của pháp luật dân sự hoặc thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh đã đăng ký theo quy định của pháp luật.
Xác định lại dân tộc là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký xác định lại dân tộc của cá nhân theo quy định của Bộ Luật dân sự.
Cải chính hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân trong trường hợp có sai sót khi đăng ký hộ tịch.
Bổ sung hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cập nhật thơng tin hộ tịch cịn thiếu cho cá nhân đã được đăng ký.
- Khai tử: là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận sự kiện chết của một người và ghi vào Sổ đăng ký khai tử, đồng thời cập nhật trên hệ thống cơ sở dữ
liệu hộ tịch điện tử. Từ đó làm chấm dứt quan hệ của người đó đối với gia đình, xã hội đồng thời phát sinh quyền và nghĩa vụ của thân nhân người chết.
Thứ hai, ghi vào sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Sơ đồ 1.3. Ghi vào sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của
cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Nguồn tác giả tổng hợp từ Luật Hộ tịch năm 2014 và các VB hướng dẫn thi hành Trong quản lý nhà nước việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch của cá nhân có ý nghĩa rất quan trọng. Việc làm này giúp cho cơ quan quản lý nhà nước kịp thời nắm bắt được các thơng tin thay đổi về tình trạng nhân thân, hộ tịch của cá nhân từ đó góp phần đưa ra hoạch định, kế hoạch, quyết sách kịp thời, đúng đắn trong quản lý dân cư. Đồng thời tạo điều kiện cho cá nhân và người có liên quan thực hiện tốt các quyền, nghĩa vụ theo quy định pháp luật.
Nếu những thay đổi hộ tịch của cá nhân không được kịp thời ghi vào sổ để theo dõi, quản lý sẽ sẽ dẫn đến trường hợp cá nhân lợi dụng sự quản lý lỏng lẻo, yếu kém của các cơ quan đăng ký hộ tịch để vi phạm pháp luật
Thứ ba, ghi vào sổ hộ tịch sự kiện hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có
thẩm quyền của nước ngồi.
Sơ đồ 1.4. Ghi vào sổ hộ tịch sự kiện hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngồi
Nguồn tác giả tổng hợp từ Luật Hộ tịch năm 2014 và các VB hướng dẫn thi hành. Việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngồi để được cơng nhận tại Việt Nam thì phải được ghi vào Sổ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch của Việt Nam.
Thứ tư, xác nhận hoặc ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo quy định pháp luật.
Ghi vào sổ hộ tịch các sự kiện đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước
Việc xác nhận các sự kiện hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch xác nhận bằng cách đăng ký vào sổ hộ tịch cho từng loại việc, đồng thời cấp cho công dân giấy chứng nhận về việc đó (giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn...). Việc xác nhận của cơ quan đăng ký hộ tịch đã làm phát sinh hiệu lực pháp lý của các sự kiện được đăng ký. Chỉ sau khi được đăng ký, các sự kiện đó mới làm căn cứ phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ pháp lý của cá nhân.
Việc ghi vào sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch căn cứ vào quyết định bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (ví dụ: Quyết định của Tịa án cơng nhận việc thuận tình ly hơn hoặc tuyên bố chết với một người...) thực hiện việc ghi chú vào sổ hộ tịch.
1.3.2. Nội dung thực hiện pháp luật về quản lý hộ tịch
Quản lý hộ tịch là một hoạt động quản lý nhà nước và là nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên của chính quyền các cấp, nhằm theo dõi thực trạng và sự biến động về hộ tịch, trên cơ sở đó bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và gia đình, đồng thời là căn cứ để nhà nước xây dựng các chính sách về kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng và dân số, kế hoạch hóa gia đình.
Quản lý hộ tịch là hoạt động thực hiện chức năng quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về các nhiệm vụ: Chỉ đạo, tổ chức triển khai đăng ký hộ tịch, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về hộ tịch; tổ chức thực hiện lưu trữ và quản lý lưu trữ sổ sách, hồ sơ hộ tịch; kiểm tra, xử lý các vi phạm về đăng ký hộ tịch; bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho công chức tư pháp - hộ tịch theo quy định.
Ở nước ta, quản lý hộ tịch là một hoạt động mang tính quyền lực nhà nước.