III. Các nội dung của quản trị nguyên vật liệu.
4. Tiến hành mua sắm nguyên vật liệu tới doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp thờng dựa vào các nhà cung ứng bên ngoài cung cấp các nguyên vật liệu, từ đó các sản phẩm của họ trở thành phức hợp với nhiều thứ khác biệt và đòi hỏi những tri thức và thiết bị đạc biệt. Việc quản lý mua sắm nguyên vật liệu do phòng cung ứng nguyên vật liệu nắm.
4.1. Một số hoạt động và trách nhiệm của phòng cung ứng.
Xác định địa điểm, đánh giá và phát triển nguồn nguyên vật liệu mà doanh nghiệp có nhu cầu
Đảm bảo quan hệ với nguồn đó nhằm đáp ứng, quản lý đợc chất lợng, sự phân phối, thanh toán, đổi hoặc trả lại.
Tìm kiếm các nguyên vật liệu mới tốt hơn, đánh giá việc sử dụng chúng có thích hợp với doanh nghiệp hay không.
Mua một lợng lớn các loại vật t mà doanh nghiệp cần với giá tốt nhất, phù hợp với yêu cầu chất lợng và tiến hành đàm phán cần thiết để tiến hành ở giá ban đầu là thấp nhất và các sản phẩm cần đợc đánh giá, thời gian hữu dụng mong muốn.
Để bắt đầu và để phối hợp trong các chơng trình làm giảm chi phí, phân tích giá trị, nghiên cứu chế toạ hay mua.
Để duy trì đợc sự liên hệ có hiệu lực cần liên hệ đợc giữa các phòng trong doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với các nhà cung ứng tiềm năng.
4.2. Phân tích giá trị.
Phân tích giá trị là một cố gắng có tổ chức, nhằm giảm đợc chi phí của các bộ phận và vật liệu đợc mua. Điều đó kéo theo sự nghiên cứu về các loại nguyên vật liệu sẽ đợc mua với số lợng đầy đủ nhằm minh chứng cho sự nghiên cứu. Việc phân tích giá trị là xem xét và trả lời những câu hỏi sau:
- Chức năng của nguyên vật liệu đó là gì? - Chức năng đó có cần thiết không?
- Chi phí của nó thế nào
- Chi phí của những nguyên vật liệu thay thế cho nó là gì?
4.3. Xem xét các hoạt động đợc sử dụng trong việc phát triển quan hệ bạn hàng vớicác nhà cung ứng. các nhà cung ứng.
4.3.1. Giảm số lợng khách hàng cung ứng.
Các doanh nghiệp giảm dần số lợng ngời cung ứng mà họ có cho mỗi loại nguyên vật liệu. Trong một số trờng hợp, họ đang tiến tới một nguồn cung ứng duy nhất cho tất cả các hoạt động mua nguyên vật liệu của mình. Việc giảm các nhà cung cấp có thể do các nguyên nhân sau:
- Tăng nhà cung ứng sẽ đắt đỏ, bởi vậy nó có hiệu quả về chi phí chỉ khi có số lợng đáng kể cho một ngời cung cấp.
- Để quan hệ chặt chẽ với bạn hàng thì không thể làm việc với nhiều ngời đợc.
- Nó đảm bảo rằng, các nhà cung ứng đợc uỷ thác, đợc khen thởng theo kết quả kinh doanh.
4.3.2. Lựa chọn cẩn thận, quản lý và cung cấp.
Các nhà cung cấp phải đợc lựa chọn và quản lý một cách tối u. Thông th- ờng có một sự đánh giá rộng rãi bao gồm việc tham viếng của các chuyên gia từ các chuyên ngành khác nhau trong phạn vi của doanh nghiệp mua. Một sự xem xét rộng các năng lực tài chính và kỹ thuật của doanh nghiệp đợc tiến hành để lựa chọn ngời cung cấp và quản lý việc cung ứng sao cho doanh nghiệp có thể đ- ợc thực hiện công việc tốt nhất, chất lợng vật t cung ứng đảm bảo nhất với giá trị hợp lý.
4.4. Kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu.
Kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó khi xây dựng phải xuất phát từ các nguyên tắc sau:
Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ.
Luôn đảm bảo dự trữ hợp lý về số lợng, chất lợng, quy cách.
Góp phần nâng cao các chỉ tiêu cho từng loại, mỗi loại tính riêng cho từng thứ.
Xuất phát từ các nguyên tắc trên, khi xây dựng tiến độ mua phải dựa vào các căn cứ sau:
+ Kế hoạch sản xuất nội bộ.
+ Hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. + Các hợp đồng mua bán vật t và giao nộp sản phẩm cho khách hàng. + Mức độ khó khăn của thị trờng mua bán vật t.
+ Phơng tiện vận chuyển và phơng thức thanh toán. + Hệ thống kho tàng hiện có của doanh nghiệp.
Mua nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất là một công việc hết sắc phức tạp. Trong điều kiện vốn có hạn phải mua nhiều nguyên vật liệu khác nhau ở nhiều thị trờng khác nhau. Các vấn đề trên đặt ra trong điều kiện sản xuất tiến hành liên tục và đạt hiệu quả cao. Do đó về mặt nội dung, tiến độ kế hoạch phải phản ánh rõ các vấn đề sau:
- Nêu rõ chủng loại nguyên vật liệu cần dùng trong từng thời điểm.
- Xác định chính xác từng loại nguyên vật liệu cần mua trong thời gian ngắn.
- Xác định rõ thời gian mua, thời giao hàng và thời gian sử dụng loại vật liệu đó.