Chuẩn bị đấu thầu bao gồm các công việc mà bên mời thầu - Viễn Thông Đà Nẵng cần thiết phải thực hiện trước khi tổ chức lựa chọn nhà thầu, đó là các công việc:
- Chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu
- Sơ tuyển nhà thầu đối với những gói thầu bắt buộc phải sơ tuyển - Chuẩn bị danh sách ngắn đối với các gói thầu áp dụng cho hình thức cạnh tranh hạn chế.
- Chuẩn bị HSMT và tiêu chí đánh giá HSDT.
1.2.4.3.1. Nhân sự tổ chức đấu thầu:
Nhân sự tham gia vào quá trình đấu thầu có vai trò rất quan trọng. Đây là những người am hiểu các quy định về đấu thầu của tổ chức quản lý vốn đồng thời phải có kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực của gói thầu. Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của gói thầu nói riêng và dự án nói chúng, những nhân sự này có thể thuộc biên chế của bên mời thầu - VTLS- hoặc được VTLS thuê trong thời gian thực hiện đấu thầu. Tuy nhiên, từ trước đến nay, các cuộc đấu thầu của VTLS thường do chính VTLS tự tiến hành tổ chức. Nhân sự tham gia thường là các chuyên viên thuộc phòng Đầu tư - xây dựng cơ bản, Ban Triển Khai dự án, Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu.
Ví dụ: đối với dự án “Cải tạo mạng cáp đài Viễn Thông Cao Lộc- huyện Cao Lộc- Viễn Thông Đà Nẵng năm 2008” nêu trên, nhân sự tham gia đấu thầu bao gồm:
+ Phòng đầu tư - XDCB chịu trách nhiệm thẩm định kết quả đấu thầu trình Giám đốc phê duyệt.
+ Tổ trưởng Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu chịu trách nhiệm tổ chức đấu thầu các gói thầu số 1,số 2, số 3 trong kế hoạch đấu thầu.
+ Ngoài ra, nhân sự tham gia vào công tác đấu thầu còn có Giám Đốc Viễn thông Đà Nẵng, Ban Triển Khai Dự Án, phòng Kế toán - tài chính, phòng Quản lý mạng và dịch vụ…
1.2.4.3.2. Chuẩn bị hồ sơ mời thầu:
HSMT là một tài liệu rất quan trọng, bao gồm tất cả các thông tin về nhu cầu mua sắm của bên mời thầu - VTLS- và những yêu cầu mà các nhà thầu phải đáp ứng. Trên cơ sở nội dung HSMT, các nhà thầu sẽ chuẩn bị HSDT. Và tiếp theo đó
là trên cơ sở nội dung của các HSDT, VTLS sẽ tiến hành lựa chọn nhà thầu. Có thể nói HSMT là yếu tố quyết định cho việc lựa chọn nhà thầu.
HSMT bao gồm các thông tin liên quan đến gói thầu như: các căn cứ pháp lý để thực hiện gói thầu, các yêu cầu về kỹ thuật, các bản vẽ thiết kế, các điều kiện tài chính cũng như thương mại đối với các nhà thầu…Tùy vào từng loại gói thầu mà nội dung HSMT sẽ khác nhau.
Đối với gói thầu dịch vụ tư vấn, HSMT gồm những tài liệu chính sau: - Thông báo mời thầu/ Thư mời thầu
- Mẫu đơn dự thầu
- Chỉ dẫn cho các nhà thầu - Điều khoản tham chiếu - Hợp đồng dự thảo - Các mẫu tài liệu khác
HSMT cho gói thầu xây lắp gồm những tài liệu sau: - Thông báo mời thầu/ Thư mời thầu
- Mẫu đơn dự thầu
- Chỉ dẫn đối với các nhà thầu
- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật - Dự thảo hợp đồng (điều kiện chung và điều kiện cụ thể)
- Mẫu bảo lãnh (bảo đảm) dự thầu
- Mẫu bảo lãnh (bảo đảm) thực hiện hợp đồng
HSMT cho gói thầu cung cấp hàng hóa gồm các loại tài liệu sau: - Thư mời thầu/ Thông báo mời thầu
- Mẫu đơn dự thầu
- Chỉ dẫn cho các nhà thầu - Bản mô tả đặc tính hàng hóa
- Bản vẽ thiết kế trong trường hợp cần thiết
- Mẫu bảo đảm dự thầu và bảo đảm thực hiện hợp đồng - Bản dự thảo hợp đồng
Sau khi HSMT được lập, HSMT sẽ được trình lên ban Giám đốc để xem xét, thẩm định và phê duyệt. Sau khi HSMT đước ký quyết định phê duyệt thì sẽ tiến hành tổ chức đấu thầu.
Ví dụ 1: Mục lục Hồ Sơ Mời Thầu gói thầu “Mua sắm cột Anten H= 42m và phụ kiện” thuộc dự án “Mua sắm cột Anten dây co các loại và phụ kiện, hệ thống tổ đất cho các trạm BTS đợt 2 - Viễn Thông Đà Nẵng năm 2009”.
MỤC LỤC Trang Phần I. Yêu cầu về thủ tục đấu thầu...…… 5 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chương I. Chỉ dẫn đối với nhà thầu... 5 A. Tổng quát... 5 B. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu... 6 C. Nộp hồ sơ dự thầu... 9 D. Mở thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu...10 E. Trúng thầu...13
Chương II. Bảng dữ liệu đấu thầu...16
Chương III. Tiêu chuẩn đánh giá...20
Chương IV. Biểu mẫu dự thầu...28 Mẫu số 1. Đơn dự thầu...28 Mẫu số 2. Giấy ủy quyền...29 Mẫu số 3. Thỏa thuận liên danh...30 Mẫu số 4. Biểu giá chào cho hàng hóa...32 Mẫu số 7. Kê khai các hợp đồng đang thực hiện của nhà thầu...33 Mẫu số 8. Hợp đồng tương tự do nhà thầu thực hiện...34 Mẫu số 9. Kê khai năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu trong lĩnh vực
sản xuất kinh doanh ...35 Mẫu số 10. Kê khai năng lực tài chính của nhà thầu ...36 Mẫu số 11. Bảo lãnh dự thầu...37 Mẫu số 12. Giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất...38 Mẫu số 14. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng...39
Phần II. Yêu cầu về cung cấp...40
Chương V. Phạm vi cung cấp ...40 Phụ lục 1...41 Phụ lục 2...43
Ví dụ 2: . Bảng dữ liệu đấu thầu trong Hồ sơ mời thầu gói thầu “Mua sắm cột Anten H= 42m và phụ kiện” thuộc dự án “Mua sắm cột Anten dây co các loại và phụ kiện, hệ thống tổ đất cho các trạm BTS đợt 2 - Viễn Thông Đà Nẵng năm 2009”. Đây là bảng dữ liệu đấu thầu bao gồm các nội dung chi tiết của gói thầu theo một số mục tương ứng trong Chương I của Hồ Sơ Mời Thầu ( Chỉ dẫn đối với nhà thầu) được thể hiện trong Phụ lục 2 của phần Phụ lục.
Sau khi HSMT được lập, HSMT sẽ được trình lên ban Giám đốc để xem xét, thẩm định và phê duyệt. Sau khi HSMT được ký quyết định phê duyệt thì sẽ tiến hành tổ chức đấu thầu.