3.2. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ
3.2.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động KTNB tại NHNo&PTNT VN
3.2.1.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ:
Điều này chỉ có thể được thực hiện bằng việc thiết lập một hệ thống kiểm tra, kiểm sốt nội bộ hồn chỉnh và chặt chẽ, các quy trình được soạn thảo bài bản, khoa học và mang tính chuyên nghiệp cao dựa trên cơ sở pháp lý vững chắc. Muốn vậy, NHNo&PTNT VN cần thành lập một bộ phận chuyên nghiên cứu và soạn thảo những quy định, quy trình, hướng dẫn liên quan đến tất cả các hoạt động ngân hàng. Bộ phận này phải thường xuyên cập nhật những văn bản mới, điều chỉnh những điểm bất hợp lý của những văn bản hiện hành, tham mưu cho Hội đồng quản trị và
Ban điều hành trong việc hoạch định chiến lược phát triển và quản lý rủi ro trong quá trình hoạt động của ngân hàng
Tất cả các cá nhân, các bộ phận ở mọi cấp phải thường xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ của mình trước Hội đồng quản trị, Ban điều hành và trước pháp luật. Nói cách khác, việc kiểm sốt phải được cài đặt ngay trong quy trình thực hiện nghiệp vụ của các cá nhân và bộ phận.
Cán bộ nhân viên tại các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ, các cá nhân có liên quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; mọi khiếm khuyết của hệ thống này phải được báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; những khiếm khuyết lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo ngay cho Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát NHNo&PTNT VN.
Một số giải pháp cụ thể để hoàn thiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại NHNo&PTNT VN:
a) Xây d ự ng chính sách tín d ụ ng phù h ợ p:
Chính sách tín dụng phải xây dựng trên cơ sở so sánh tương quan giữa NHNo&PTNT VN với các ngân hàng thương mại khác trong và ngồi nước, có tính đến yếu tố cạnh tranh, hợp tác để phát triển, đặc biệt là đối với các dự án lớn cần mở rộng hoạt động đồng tài trợ, cho vay hợp vốn, cần hoàn thiện quy chế cho vay, bổ sung các quy định, quy trình về tín dụng, đảm bảo thực hiện các nội dung sau: - Phù hợp với quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động ngân hàng và phù
hợp với tình hình thực tiễn của nền kinh tế nói chung và của Ngân hàng nói riêng.
- Đảm bảo phục vụ cho mục tiêu kinh doanh của NHNo&PTNT VN nhằm mang lại hiệu quả trong kinh doanh thông qua việc tăng trưởng nguồn vốn, tăng trưởng tín dụng một cách bền vững, phòng ngừa hạn chế tới mức thấp nhất những rủi ro trong hoạt động tín dụng. Đảm bảo khả thi, thơng thống, dễ hiểu, dễ thực hiện, bao quát tất cả các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ.
- Đa dạng hóa các phương thức cho vay, đối tượng đầu tư, sản phẩm tín dụng theo xu thế phát triển chung và xu thế cạnh tranh không ngừng. Từng bước mở rộng dịch vụ thấu chi trên tài khoản, cho vay tiêu dùng thơng qua nghiệp vụ thẻ tín dụng, phù hợp với tình hình phát triển kinh tế từng giai đoạn. Gắn tín dụng dài hạn với tín dụng ngắn hạn, gắn đầu tư tín dụng với việc thu hút các nguồn vốn trong thanh toán của các doanh nghiệp, tiền gửi của cá nhân. Phải thể chế hóa quyền và trách nhiệm của khách hàng, của NHNo&PTNT VN và của những người có liên quan đến việc cho vay.
Trên cơ sở đảm bảo các nội dung trên, một số giải pháp cụ thể tại NHNo&PTNT VN là:
▪ Quy định cụ thể tiêu chí phân loại khách hàng, nhóm khách hàng, cổ đông lớn và quy định mức cho vay tối đa đối với từng đối tượng khách hàng, phù hợp với quy định của Ngân hàng Nhà nước trong từng giai đoạn. Bổ sung quy định hướng dẫn cho từng nghiệp vụ tín dụng, làm cơ sở pháp lý để phát triển các sản phẩm dịch vụ mới, cụ thể như: cho vay theo hạn mức thấu chi, cho vay tài trợ xuất nhập khẩu, cho vay nông nghiệp, cho vay thông qua nghiệp vụ phát hành và sử dụng thẻ tín dụng …
▪ Ban hành thống nhất việc mua bảo hiểm đối với tài sản đảm bảo (từng loại
bảo hiểm cho từng loại tài sản cụ thể). Kịp thời ban hành những văn bản áp dụng trong hệ thống NHNo&PTNT VN để hướng dẫn thực hiện những quy định, quyết định mới của Ngân hàng Nhà nước và các cơ quan khác liên quan đến hoạt động ngân hàng.
▪ Đối với các văn bản hướng dẫn mức cấp tín dụng so với giá trị tài sản đảm
bảo: sau nhiều lần bổ sung sửa đổi, cần thống kê lại hệ thống các văn bản còn hiệu lực và ban hành một văn bản thống nhất gồm tất cả các nội dung này.
▪ Quy định thời hạn tái thẩm định đối với tài sản đảm bảo, nhất là những khoản
vay trung dài hạn để đánh giá kịp thời tình hình biến động giá tài sản đảm bảo, đặc biệt là bất động sản. Cần xây dựng một quy trình cụ thể để xử lý tài sản đảm bảo đối với những hồ sơ quá hạn, đặc biệt là nghiệp vụ mua bán nợ.
b) Ban hành quy ch ế t ổ ch ứ c, ho ạ t độ ng và quy trình th ự c hi ệ n nghi ệ p v ụ c ủ a t ừ ng đơ n v ị , phòng ban, b ộ ph ậ n:
Hiện tại NHNo&PTNT VN vẫn còn một số phòng ban đơn vị đã đi vào hoạt động nhưng chưa có quy chế tổ chức hoạt động, hoặc quy chế hoạt động đã cũ, khơng cịn phù hợp với tình hình thực tế về nhân sự, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ. Cụ thể cần thực hiện:
▪ Thành lập riêng bộ phận quản trị nguồn vốn tách bạch với phòng Kế hoạch
tổng hợp, với chức năng chính là phân tích và dự báo rủi ro thanh khoản, thiết lập chiến lược quản trị thanh khoản thông qua việc hoạch định và dự đoán những thay đổi về lưu lượng tiền gửi và cho vay, cũng như những thay đổi về lợi nhuận. Công tác quản trị này phải đánh giá được ảnh hưởng của các yếu tố rủi ro và lợi nhuận, đồng thời phải thiết lập được những gói giải pháp cụ thể để đối phó trong trường hợp xảy ra căng thẳng thanh khoản, tránh việc bị động và đưa ra những giải pháp thiếu đồng bộ, thiếu khoa học.
▪ Chi tiết hóa quy trình cho vay, phân định chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm
nhân viên thực hiện trong từng nghiệp vụ cụ thể theo hướng tách bạch nhiệm vụ của cán bộ tín dụng trong việc thẩm định khách hàng, chấm điểm xếp loại khách hàng, kiểm tra việc sử dụng vốn của khách hàng sau giải ngân. Trong tất cả các quy trình và cơ chế thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện các giao dịch; phải đảm bảo một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 2 nhân viên tham gia, khơng có cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức được cho phép phù hợp với quy định của NHNo&PTNT VN và của pháp luật. ▪ Cơ chế phân cấp ủy quyền phải được thiết lập, thực hiện một cách hợp lý, cụ
thể, rõ ràng, tránh các xung đột lợi ích; đảm bảo một nhân viên không đảm nhiệm cùng một lúc những cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi nhân viên khơng có điều kiện để thao túng hoạt động, bưng bít thơng tin phục vụ các mục đích cá nhân hoặc che giấu các hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ.
▪ Ban hành quy chế kiểm tra chéo trong quá trình tác nghiệp đối với từng cá nhân, bộ phận trong một phòng ban, đơn vị. Cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ cần được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ, tại tất cả các đơn vị, bộ phận của NHNo&PTNT VN dưới nhiều hình thức. Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện các giao dịch.
3.2.1.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm toán nội bộ:a) V ề c ơ c ấ u t ổ ch ứ c và nhân s ự : a) V ề c ơ c ấ u t ổ ch ứ c và nhân s ự :
- Trong thời gian tới có thể chuyển một phần hoặc toàn bộ đội ngũ nhân viên đang thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát sang kiểm toán nội bộ; mở rộng hoạt động của bộ máy kiểm toán nội bộ để đảm bảo thực hiện đầy đủ và hiệu quả các chức năng được quy định.
- Ngồi việc duy trì Bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc Ban kiểm soát tại Hội sở chính nên hướng tới mở rộng các văn phòng khu vực kiểm toán nội bộ tại miền Bắc, miền Trung, miền Tây, sẽ khơng cịn các kiểm tra viên tại chi nhánh như hiện nay để đảm bảo tính độc lập và hiệu quả của hoạt động kiểm toán nội bộ. - Tách bạch chức năng và nhiệm vụ của Ban kiểm soát, Bộ phận kiểm toán nội bộ và
văn phịng Hội đồng quản trị theo hướng:
• Ban kiểm soát: thực hiện chức năng đảm bảo an toàn đối với ngân hàng và giám sát các vấn đề tn thủ.
• Bộ phận kiểm tốn nội bộ: thực hiện kiểm toán theo định hướng rủi ro và theo sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.
- Tiếp tục nghiên cứu hồn thiện mơ hình tổ chức và chức năng của Ban kiểm soát thuộc Hội đồng quản trị, Bộ phận kiểm toán nội bộ thuộc Ban kiểm soát và Phịng kiểm tra, kiểm sốt nội bộ và Pháp chế trực thuộc Tổng Giám đốc; đảm bảo sự phối hợp hài hòa, tránh chồng chéo để hạn chế tối đa rủi ro kiểm soát.
- Cần nâng cao trình độ chun mơn, kiến thức và các kỹ năng khác (ứng xử, giao tiếp, tư vấn …) cho tất cả các cán bộ nhân viên thuộc bộ phận kiểm tốn nội bộ
thơng qua các chương trình đào tạo cần thiết và quy định cụ thể thời gian bồi dưỡng nghiệp vụ tối thiểu cho từng kiểm tốn viên nội bộ.
- Xây dựng chương trình làm việc theo đó một số kiểm tốn viên nội bộ sẽ tập trung vào kiểm toán một mảng hoạt động nhất định để trở thành chuyên gia thực sự trong các lĩnh vực này (ví dụ như kiểm tốn nghiệp vụ quản lý và kinh doanh vốn, kiểm tốn hệ thống thơng tin…). Cách thức này sẽ tạo điều kiện cho các kiểm toán viên nội bộ đưa ra các khuyến nghị và tư vấn kinh doanh mang tính thực tế cao cho Ban điều hành.
- Cần có mối liên hệ rõ ràng giữa hiệu quả công việc và kế hoạch bồi dưỡng cho các kiểm toán viên nhằm phát hiện và đáp ứng các yêu cầu về đào tạo, bồi dưỡng; đảm bảo thước đo hiệu quả công việc của các cán bộ nhân viên thuộc bộ phận kiểm toán nội bộ cụ thể và đo lường được, phù hợp với định hướng giá trị của NHNo&PTNT VN.
- Có chính sách định hướng nghề nghiệp phù hợp với kỹ năng chun mơn của từng kiểm tốn viên, sử dụng phương pháp đánh giá dựa trên độ thành thạo nghề nghiệp, hiệu quả công việc và mục tiêu của NHNo&PTNT VN. Có thể mở rộng định hướng cả về ngành dọc và ngành ngang, cụ thể: kiểm tốn viên nội bộ có thể được thuyên chuyển đến các phòng, ban hoặc các đơn vị kinh doanh trong nội bộ NHNo&PTNT VN, đồng thời cán bộ nhân viên ở các bộ phận khác có thể được chuyển đến làm việc tại bộ phận kiểm toán nội bộ.
b) V ề th ự c hi ệ n ch ứ c n ă ng, nhi ệ m v ụ c ủ a ki ể m toán n ộ i b ộ :
- Bộ phận kiểm toán nội bộ cần xây dựng hệ thống chuẩn mực báo cáo kiểm tốn, trong đó chú trọng phân hạng chuẩn về mức độ rủi ro của từng vấn đề được ghi nhận và phân hạng chuẩn về mức độ rủi ro chung của cả báo cáo. Các báo cáo cần được gửi đến Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát và Tổng Giám đốc định kỳ, đồng thời cần có báo cáo đột xuất về những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến và những đề xuất xử lý phù hợp.
- Triển khai thực hiện hoạt động kiểm toán nội bộ trong tất cả các hoạt động của toàn hệ thống NHNo&PTNT VN theo kế hoạch cụ thể và kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế từng giai đoạn.
- Hai bộ phận kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ cần kết hợp thực hiện các đợt kiểm soát, kiểm toán trực tiếp tại đơn vị tránh gây phiền hà, ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của đơn vị.
- Báo cáo kiểm toán nội bộ cần phân hạng rủi ro những vấn đề được kiểm toán, ghi nhận và trao đổi ngay những vấn đề phát sinh với các bên liên quan trong q trình kiểm tốn tại cơ sở.
- Kiểm tốn nội bộ cần thực hiện đúng chức năng của mình trong việc định hướng rủi ro, nhận diện và cảnh báo kịp thời cho Hội đồng quản trị về những rủi ro có thể xảy ra, đồng thời đưa ra các kiến nghị giải quyết. Mục tiêu là xây dựng được hệ thống tìm kiếm những xu hướng tiềm ẩn tiêu cực, bất ổn và thiếu sót trong hoạt động của ngân hàng để đưa ra biện pháp chấn chỉnh.
- Phương pháp kiểm toán nên chuyển từ kiểm toán tuân thủ sang kiểm toán rủi ro. Bắt đầu từ các mục tiêu kinh doanh, sau đó xác định các rủi ro ảnh hưởng đến các mục tiêu đó. Tiếp theo kiểm tốn nội bộ đánh giá các chính sách, quy trình mà Ban lãnh đạo áp dụng nhằm giảm thiểu các rủi ro xuống mức mà Hội đồng quản trị cho phép như thế nào. Dựa trên cơ sở đó kiểm tốn nội bộ xác định phương pháp và phạm vi cơng việc của mình.
Bên cạnh các giải pháp vể kiểm tốn nội bộ trên, để cơng tác quản lý rủi ro đạt được hiệu quả hơn nữa cần phối hợp đồng bộ nhiều giải pháp khác, trong đó, đề tài tập trung đưa ra các giải pháp về công nghệ và con người – hai yếu tố quan trọng góp phần hạn chế rủi ro trong hoạt động tại NHNo&PTNT VN.
3.2.2. Các giải pháp hỗ trợ khác:3.2.2.1. Giải pháp về công nghệ: 3.2.2.1. Giải pháp về công nghệ:
a) Nh ữ ng gi ả i pháp kh ắ c ph ụ c t ồ n t ạ i hi ệ n có c ủ a NHNo&PTNT VN : 66
Hiện tại NHNo&PTNT VN đang sử dụng chương trình core banking thơng qua hệ thống IPCAS để quản lý các giao dịch của khách hàng. Ngân hàng vẫn đang sử dụng đồng thời 2 chương trình IPCAS và Foxpro vì phần mềm core banking khơng thực hiện hạch tốn được những hoạt động kế toán nội bộ, dữ liệu đổ sang bảng Excel cịn hạn chế phải thao tác chuẩn hóa làm mất rất nhiều thời gian và nhân lực. Do đó, cần sớm có giải pháp để thực hiện thống nhất một chương trình phần mềm trong toàn hệ thống bằng một số giải pháp cụ thể như sau:
- Phát huy vai trị của Trung tâm Cơng nghệ thông tin trong việc thiết kế các phần mềm đơn giản hỗ trợ các phịng ban Hội sở trong q trình tác nghiệp như quy trình quản lý cổ đơng, cổ phần, cổ phiếu; hoặc hỗ trợ các đơn vị trong việc thực hiện báo cáo, xuất file, truyền file …
- Liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp phần mềm trước đây để mua tiếp các chương trình hạch tốn nội bộ, bổ sung đầy đủ những module còn thiếu trong hệ thống IPCAS. Đặt hàng các công ty phần mềm viết thêm những chương trình cịn thiếu và tích hợp tốt với hệ thống IPCAS đang sử dụng.
- Trong thời gian chuyển đổi số liệu sang hệ thống core banking, một số đơn vị trong