8. Kết cấu của đề tài khóa luận
3.2. Sự quan tâm, chỉ đạo của Đảng và Nhà nƣớc
Xác định được ý nghĩa, tầm quan trọng của hoạt động triển lãm trực tuyến TLLT nói riêng và cơng tác văn thư – lưu trữ nói chung, Đảng và Nhà nước ta cần đặc biệt quan tâm đến công tác tổ chức khai thác và sử dụng TLLT, làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần phát huy tối đa giá trị TLLT, coi đây là công cụ để quản lý, điều hành đất nước. Xác định được vị trí, vai trị, trách nhiêm của Đảng ủy cơ quan và Ban cán sự đảng trong công tác chỉ đạo và phối hợp; phát huy tối đa vai trò, trách nhiệm của Đảng và Nhà nước.
Đảng bộ cần quan tâm tới lãnh đạo, chỉ đạo, quán triệt và tổ chức thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả Luật lưu trữ, các quy định, hướng dẫn của Ban Bí thư, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đã phát huy năng lực trong công tác tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
Không chỉ vậy, Đảng và Nhà nước cần tổ chức các buổi trực báo, họp thường kỳ nhằm đôn đốc, nhắc nhở TTLTQG I trong thời gian tới cần tiếp tục quán triệt sâu sắc, đầy đủ và thực hiện nghiêm túc công tác tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT tại trung tâm và xác định đây là nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên, liên tục gắn với vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu và cán bộ, công chức tham mưu thực hiện nhằm đảm bảo công tác văn thư – lưu trữ phải nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại, bảo vệ những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia,… góp phần nâng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ quốc gia trong thời kỳ hội nhập.
3.3. Đào tạo, bồi dƣỡng nhằm nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ của ban lãnh đạo, công chức, viên chức tại trung tâm
động rất mạnh đến cơng tác văn thư – lưu trữ. Vì vậy:
Thứ nhất trung tâm cần định hướng xây dựng tiêu chuẩn đối với từng vị trí làm việc tại các phịng ban của trung tâm, đáp ứng được yêu cầu của văn thư, lưu trữ điện tử. Trong đó, cần bổ sung yêu cầu cụ thể về kỹ năng công nghệ thông tin, kỹ năng sử dụng các phần mềm quản lý môi trường trên mạng, kỹ năng sử dụng các phương tiện truyền thông xã hội,…
Thứ hai, trung tâm cần áp dụng hình thức tổ chức quản lý tập trung, thống nhất cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quốc gia bằng các biện pháp công nghệ.
Thứ ba, các cán bộ, chuyên viên phải chủ động trong đổi mới, từ việc thay đổi tư duy đến việc nghiên cứu, đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên môi trường mạng.
Bên cạnh đó, các chuyên viên cần có tinh thần cởi mở, sẵn sang đổi mới. Đây chính là khởi đầu của những chuyển biến quan trọng đối với sự phát triển của triển lãm trực tuyến TLLT và cần có sự thay đổi về nhận thức: làm sao để các độc giả trước khi đến và trong khi đến đã biết được đến cuộc triển lãm trực tuyến TLLT đó rồi và có những trải nghiệm thú vị, để lại ấn tượng sâu sắc, và sau khi xem rồi vẫn sẽ có mối liên hệ với trung tâm.
Thứ tư, trung tâm cần tuyển thêm các cán bộ, cơng chức viên chức có trình độ chun mơn là các nhà văn, nhà sử học. Sẽ giúp cho việc phát triển, làm phong phú hơn nội dung của triển lãm trực tuyến. Các cán bộ chuyên về hệ thống thông tin điện tử, thiết kế đồ họa và giao diện trực tuyến nhằm phục vụ tốt cho các triển lãm trực tuyến mà không cần thuê người.
3.4. Đầu tƣ về nội dung và kỹ thuật đối với các cuộc triển lãm trực tuyến tuyến
- Về nội dung:
đề triển lãm phải cân nhắc xem người sử dụng tài liệu có thật sự quan tâm hay không, những chủ đề thực tế và liên quan đến vấn đề xã hội quan tâm như: vấn đề văn hóa, giáo dục,…
Để cho giới trẻ có thể tiếp cận được với tài liệu lưu trữ thông qua các phương thức triển lãm trực tuyến một cách dễ dàng và dễ hiểu nhất, thứ nhất chúng ta cần phải quốc ngữ hóa các tài liệu đang được bảo quản tại trung tâm ( đầu tiên là tiếng Hán Nôm, tiếng Chăm, tiếng Khơ Me,…).
Tăng cường sự phối hợp giữa Trung tâm Lưu trữ quốc gia I với các Bộ ngành và tổ chức đoàn thể khác xây dựng thư viện lưu trữ số điện tử liên thông với các lưu trữ quốc gia khác (lưu trữ Quân đội, lưu trữ Đảng,…).
Đầu tư trong việc nghiên cứu các ấn phẩm khoa học, hình thành ra các nhóm nghiên cứu mạnh về các mảng TLLT.
Lập ra nhóm đối thoại giữa học giả trong và ngồi nước. Nếu làm được điều đó, trung tâm khơng cịn là một nơi để lưu trữ tài liệu, cất giữ văn bản nữa mà còn là địa chỉ học thuật đáng tin cậy.
- Về kĩ thuật:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I cần thiết kế chuyên trang triển lãm trực tuyến TLLT. Thiết kế giao diện đa dạng, sáng tạo nhằm thu hút người xem. Các tính năng dành cho người sử dụng như: thêm tính năng đăng ký thành viên sử dụng TLLT ngồi tính năng truy cập tự do. Khơng chỉ vậy, bên cạnh những quyền sử dụng, thành viên của trang web triển lãm trực tuyến TLLT có thể tải tài liệu về để nghiên cứu (có trả phí theo quy định của trang web).
Ngồi việc xây dựng các khung triển lãm ảo, triển lãm 3D thì trung tâm cịn cần phát triển hơn trong việc xây dựng số hóa 3D khối tài liệu lưu trữ được trưng bày trực tuyến. Việc số hóa 3D này sẽ mang lại nhiều hơn cho người sử dụng lưu trữ (độc giả) những trải nghiệm chân thực từ nhiều góc độ khác nhau, hình ảnh thơng tin đa dạng. Khơng chỉ vậy, trung tâm còn cần chú trọng trong việc trong việc tái tạo lại những Mộc bản mất đi thông qua việc sử
dụng trí tuệ máy tính.
Trung tâm cần xây dựng ý tưởng liên kết, hợp tác giữa các chuyên gia chính trong đồ họa, quản lý hình ảnh: Graphic Designer, Content Manager,…nhằm mang lại những trải nghiệm đặc biệt cho độc giả và thu hút được nhiều lượt quan tâm, truy cập hơn.
3.5. Đẩy mạnh công tác quảng bá, công bố, giới thiệu triển lãm trực tuyến tài liệu lƣu trữ tại trung tâm trực tuyến tài liệu lƣu trữ tại trung tâm
Công tác truyền thơng đóng vai trị quan trọng, bước đầu tiên để tạo nên sự thành công của một sự kiện triển lãm trực tuyến TLLT. Ở nội dung này, tác giả đề tài khóa luận có nêu một số giải pháp để có thể truyền thơng hiệu quả triển lãm trực tuyến TLLT tại trung tâm như sau:
Để phát huy nguồn lực cả về vật chất lẫn tinh thần từ trung tâm, cần đẩy mạnh thực hiện hợp tác thực hiện công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ quốc gia tại các trang web lớn trong và ngồi nước. Các hình thức cơng bố, giới thiệu triển lãm trực tuyến TLLT cần đa dạng về hình thức, phong phú về nội dung để từng bước giới thiệu kiến thức, những bài học của ông cha ta qua tài liệu lưu trữ thơng qua hình thức trực tuyến, tới gần với công chúng hơn.
Tận dụng các phương tiện thông tin đại chúng và mạng xã hội để tuyên truyền, tăng hiệu quả truyền thông: trung tâm cần bắt tay với đài truyền hình để quảng bá, giới thiệu một số chủ đề triển lãm trực tuyến. Để tiếp cận nhiều chiều với giới trẻ, cần sử dụng các phương tiện truyền thơng đại chúng: ngồi Website, Facbook, Youtube chúng ta cần phải làm thêm về Instagram, Email,…
Xây dựng tổng thư mục tra cứu online theo chuyên đề: Lịch sử, địa lý, cá nhân, gia phả,…Mở các dịch vụ online về tra cứu, tìm kiếm, sao chép, biên dịch và lưu trữ tài liệu trực tuyến.
Tăng cường sự phối hợp, liên kết giữa Trung tâm lưu trữ Quốc gia I với các cơ quan liên quan khác: Bộ Văn Hóa và Bộ Nội Vụ (cụ thể là Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước) cần tạo ra chương trình liên kết trong nước và ngồi nước. Nếu có một chương trình như vậy, chúng ta có thể kéo UNESCO và những cơ quan quốc tế khác tham gia các dự án triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ.
Quà tặng lưu trữ: mở ra các mini game có liên quan đến chủ đề triển lãm trực tuyến TLLT và xét tặng, trao phần thưởng cho các người dùng tài liệu lưu trữ có câu trả lời đúng và chính xác nhất.
3.6. Quan tâm, chú ý hơn đến nhu cầu của ngƣời sử dụng triển lãm trực tuyến tại trung tâm trực tuyến tại trung tâm
Đối với người sử dụng tài liệu lưu trữ, họ luôn mong mỏi tiếp cận tài liệu nhanh nhất, dễ nhất có thể. Chính vì thế, với mỗi nhu cầu của người sử dụng tài liệu lưu trữ trên các trang thơng tin điện tử thì trung tâm cần cung cấp và đáp ứng một cách nhanh chóng.
Để phát triển hình thức triển lãm trực tuyến TLLT, ở đây chúng ta không chỉ chuyển đổi công nghệ mà còn chuyển đổi đối tượng phục vụ, nhu cầu phục vụ. Nếu như trước đây, các trung tâm lưu trữ được coi là nơi dành cho các nhà nghiên cứu, các nhà chun mơn thì bây giờ đối tượng là tất cả những độc giả quan tâm đến lưu trữ về quá khứ, gia đình, dịng họ,…và hơn nữa về những sản phẩm về ẩm thực, y dược, thủ cơng, báo trí, phim ảnh,…mà độc giả đang muốn tiếp cận tại Trung tâm.
Quan tâm, chú ý hơn đến nhu cầu của khách tham quan triển lãm trực tuyến TLLT. Nhận thực được sự thay đổi rất lớn trong nhu cầu của các độc giả tham quan. Các độc giả ngày nay không phải chỉ chiêm ngưỡng, trải nghiệm những giá trị về mặt vật thể, kiến trúc mà độc giả cịn mong muốn tìm hiểu những giá trị phi vật thể, những giá trị văn hóa có chiều sâu của các tài liệu lưu trữ.
Bộ Nội Vụ cần cho phép Cục Văn Thư và Lưu trữ Nhà nước lập hội
hàng mà là những người bạn và sẽ có những nhà tài trợ nếu họ muốn giúp cho ngành lưu trữ, ngành thư viện.
3.7. Tăng cƣờng hợp tác quốc tế trong lĩnh vực tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT trực tuyến TLLT
Trung tâm cần tăng cường, phối hợp thực hiện với các cơ quan liên quan khác tổ chức nhiều hơn các sự kiện triển lãm trực tuyến TLLT với nhiều chủ đề, nhiều loại hình trực tuyến phong phú, đa dạng, thu hút được nhiều lượt quan tâm của các độc giả.
Tăng cường hợp tác quốc tế như tổ chức các hội thảo quốc tế về triển lãm trực tuyến TLLT, tập huấn quốc tế “Bảo quản và phát huy giá trị về các di sản tư liệu thơng quan hình thức trực tuyến”. Trung tâm càn thường xuyên đón tiếp và làm việc với nhiều đoàn đại biểu lưu trữ quốc tế đến thăm và trao đổi hợp tác.
Tất cả các đơn vị phối hợp thực hiện với TTLTQG I để tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT đều xác định đây là nhiệm vụ quan trọng, không kinh doanh và luôn cung cấp mọi nội dung, tài liệu trực quan trong thời gian ngắn nhất, chất lượng tốt nhất, được độc giả biết đến nhiều nhất. Đưa ra các ý tưởng, giải pháp tốt nhất giúp cho triển lãm trực tuyến TLLT phát huy tốt nhất vai trị tun truyền nhiệm vụ chính trị của mình, làm cho quần chúng nhân dân biết đến.
3.8. Cập nhật và phát triển một số hình thức triển lãm trực tuyến TLLT mới TLLT mới
- Sử dụng hình thức triển lãm trực tuyến Webcast trên các Website chính thức của trung tâm. Webcast là một hình thức trình chiếu truyền thông thông qua Internet bằng cách sử dụng công nghệ truyền phát trực tuyến (streaming media) để phân phối một nguồn nội dung cho nhiều người nghe hoặc người xem đồng thời. Một webcast có thể được phân phối trực tiếp hoặc theo yêu cầu. Với sự phát triển của thương mại di động (m – commerce), các
nền tảng ứng dụng Webcast hiện nay không chỉ được thiết kế để sử dụng trên PC, laptop mà cịn tương thích trên các thiết bị di động. Chính vì thế, sự kiện triển lãm trực tuyến sẽ được tổ chức dễ dàng hơn và nhận được nhiều lượt tiếp cận nhanh chóng. Ví dụ như triển lãm Quốc tế Phát thanh truyền hình – Việt Nam tại đường link: https://ictcomm.vn/events/vietnam-broadcast.
- Xây dựng bảo tàng nghệ thuật hiện đại: toàn bộ lãnh thổ của bảo tàng là một không gian cho triển lãm và cài đặt. Trang web này có một kho lưu trữ của tất cả các tiếp xúc với hệ thống triển lãm trực tuyến. Ở đây bạn có thể tham gia nghệ thuật đương đại trong tất cả các khía cạnh và các hình thức của nó. Ngồi vẽ tranh, ở đây đại diện bởi các kiến trúc, thiết kế, trường hợp in, nhiếp ảnh, những cuốn sách có hình minh họa, video và phim ảnh. Bảo tàng nghệ thuật hiện đại sẽ thu hút được nhiều người sử dụng tài liệu lưu trữ không chỉ trong mà cịn ngồi nước vì nó có các loại ngơn ngữ để mình lựa chọn. Ví dụ như triển lãm trực tuyến “Bảo tàng Nghệ thuật Hiện đại Morohashi - Travel Japan”. Bảo tàng được sáng lập bởi Teizo Morohashi, người đã dành
30 năm để góp nhặt các tác phẩm của Dali. Bộ sưu tập bao gồm tranh sơn dầu, màu nước, phác họa,… (xem Phụ lục số 11).
- Ứng dung “ HOPE ” – nền tảng triển lãm trực tuyến đầu tiên tại Việt Nam: HOPE được xây dựng là triển lãm trực tuyến ứng dụng các nền tảng công nghệ tiên tiến để tạo dựng Showroom, mơ hình sản phẩm 3D mang lại sự trải nghiệm không gian trực quan, sống động. Khi sử dụng HOPE, trung tâm có thể thống kê, phân tích trải nghiệm và nhu cầu của khách tham quan, thu thập dữ liệu người sử dụng tài liệu lưu trữ tiềm năng.
Tiểu kết chƣơng 3:
Các giải pháp được nêu ra ở chương 3 dù khác nhau nhưng chúng đều hướng đến một mục tiêu chung, một mục tiêu duy nhất là đánh động nhu cầu, đánh động tình yêu đối với nguồn tài liệu lưu trữ quý giá của dân tộc trong lòng người sử dụng tài liệu lưu trữ. Tôi hi vọng rằng, những giải pháp vừa đặt ra có thể góp phần giúp hoạt động triển lãm trực tuyến TLLT tại TTLTQG I được hoàn thiện và đạt hiệu quả nhất.
PHẦN KẾT LUẬN
Tài liệu lưu trữ là hồn phách của dân tộc, cần tiếp tục quan tâm giữ gìn và phát huy giá trị để góp phần nâng cao tầm vóc quốc gia. Với những lợi ích mang lại từ việc tổ chức các sự kiện triển lãm trực tuyến TLLT trong cơng tác lưu trữ nói chung và cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nói riêng, đòi hỏi các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và các lưu trữ lịch sử cần tích cực triển khai áp dụng các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả triển lãm trực tuyến TLLT trong công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT, giúp độc giả có thể nhanh chóng tiếp cận với nguồn sử liệu quý này. Đây là một trong những biện pháp nhằm phát huy giá trị tài liệu một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, việc đẩy mạnh tổ chức thường xuyên, kịp thời các cuộc triển lãm trực tuyến TLLT sẽ tạo sự tương tác, phản hồi một cách liên tục, nhanh chóng của các đối tượng khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ trên mạng diện rộng cũng là cơ sở giúp cho các cơ quan nhà nước sửa đổi, hoàn thiện hệ thống chính sách, quy trình nghiệp vụ cho công tác Văn thư – Lưu trữ trong bối cảnh Chính phủ điện tử. Đồng thời, cũng là cơ sở để tiến hành đào tạo,