25
Theo nghĩa gốc trong tiếng Nhật, 5S có nghĩa là:
STT Từ Nghĩa
1 Seiri (Sàng lọc) Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại
2 Seiton (Sắp xếp) Bố trí lại các khu vực làm việc
3 Seiso (Sạch sẽ) Giữ vệ sinh và kiểm tra thường xuyên
4 Seiketsu (Săn sóc) Duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp
5 Shitsuke (Sẵn sàng) Hình thành thói quen và thực hành
Bảng 1.2. Nguyên tắc 5S của Nhật Bản
(Nguồn: Internet)
1.4.5. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động của văn phịng
Hiện đại hóa cơng tác văn phịng là một q trình và có sự gắn kết giữa các yếu tố, tuy nhiên ngoài yếu tố về con người, cơ sở vật chất - trang thiết bị kỹ thuật đến quy trình nghiệp vụ khoa học hợp lý thì cần có sự kết hợp của CNTT. Việc ứng dụng CNTT vào q trình hiện đại hóa văn phịng sẽ là bậc thang giúp cho CBNV hồn thành tốt hơn cơng việc văn phịng mà mình đảm nhận.
Mặc dù ứng dụng CNTT vào cơng tác văn phịng là một việc đáng trân trọng, đáng vui mừng và tự hào; tuy nhiên, để quy trình hiện đại hóa văn phịng được hài hịa, phù hợp và khả thi thì bắt buộc người làm công tác văn phịng phải có đầy đủ năng lực để giải quyết cơng việc một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Đáp ứng yêu cầu phát triển của xã hội, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng cũng như trong hoạt động cơ quan, tổ chức là yêu cầu cấp thiết hiện nay.
Bên cạnh đó, việc đầu tư mua sắm trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng phải đồng bộ, phù hợp; đồng thời phải đào tạo, trang bị các kiến thức, kỹ năng cho các CBNV để từ đó họ có thể ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động để có thể phát huy tối đa hiệu quả của các trang thiết bị đó và giảm thiểu tối đa sức lao động của con người.
1.5. Các nhân tố ảnh hƣởng tới hiện đại hóa cơng tác văn phịng
26
một nhân tố. Cơng tác hiện đại hóa văn phịng cũng vậy, công tác này chịu ảnh hưởng bởi hai nhân tố, đó là:
1.5.1. Nhân tố bên ngồi
1.5.1.1. Điều kiện chính trị, pháp lý
Hiện đại hóa cơng tác văn phịng cần chú trọng đến điều kiện chính trị pháp lý, bởi: Việc hiện đại hóa văn phịng cũng phải nằm trong khn khổ mà pháp luật cho phép.
1.5.1.2. Điều kiện tự nhiên
Các yếu tố địa lý, khí hậu, các nguồn tài nguyên thiên nhiên,...có ảnh hưởng trực tiếp đến điều kiện hiện đại hóa cơng tác văn phịng, bởi: nếu điều kiện tự nhiên thuận lợi việc lựa chọn địa điểm cơ quan, mua sắm trang thiết bị cũng thuận lợi, dễ dàng hơn và ngược lại.
1.5.1.3. Điều kiện kinh tế
Điều kiện kinh tế có ảnh hưởng khá rõ rệt đến cơng tác hiện đại hóa văn phịng bởi: thực tế đã chứng minh kinh tế phát triển thì nền văn hóa, nhu cầu ăn mặc của con người cũng có tính thẩm mỹ cao hơn và đương nhiên cơng tác văn phịng cũng nên phát triển theo hướng hiện đại hóa.
1.5.1.4. Điều kiện xã hội
Điều kiện xã hội chính là các yếu tố về trình độ, quan niệm, truyền thống, đạo đức, tình hình trật tự an ninh,....Những yếu tố này có ảnh hưởng phần nào tới việc xây dựng nếp sống văn hóa cơng sở, xây dựng nội dung và nhiệm vụ cơng tác văn phịng hiện đại.
1.5.1.5. Khoa học kỹ thuật
Khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển mạnh mẽ như vũ bão. Do đó, CNTT đã làm thay đổi căn bản nội dung, hình thức và các phương pháp nghiệp vụ cơ bản của văn phòng.
1.5.2. Nhân tố bên trong
Nhân tố bên trong khá phong phú và đa dạng, có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của văn phịng. Cụ thể:
27
1.5.2.1. Quy mơ và cơ cấu tổ chức của cơ quan đơn vị
Cơ quan có quy mơ lớn đồng nghĩa với việc quản lý sẽ vất vả hơn bởi có nhiều bộ phận, nhiều công việc phức tạp và lĩnh vực hoạt động rộng hơn. Cơ cấu tổ chức cũng phức tạp hơn, ảnh hưởng đến nội dung và nhiệm vụ của văn phịng hiện đại. Chính vì vậy, cơ quan cần chú trọng hơn về yếu tố này.
1.5.2.2. Yếu tố con người
Con người là trung tâm của hoạt động văn phịng, vì vậy mọi hoạt động dù là trực tiếp hay gián tiếp đều phải thông qua con người. Với những nhân sự có trình độ, có năng lực thì cơng việc dù có địi hỏi cao, khắt khe đi nữa thì họ cũng sẽ vẫn làm tốt công việc mà họ đảm nhận và ngược lại. Thời đại 4.0 - thời đại của công nghệ thông tin đã bao phủ khắp mọi nơi, vì vậy, con người không thể lúc nào cũng dậm chân tại chỗ mà phải “chạy”, phải cố gắng nâng cao năng lực để khẳng định được vị trí của mình trong cơng việc.
1.5.2.3. Quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị
Những quy định này được xem là căn cứ để toàn thể CBNV thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
1.5.2.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Tình trạng trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật không chỉ phục vụ cho cơng tác văn phịng với các nghiệp vụ khác mà cịn tạo mơi trường làm việc thoải mái, gần gũi, thư giãn hơn cho CBNV. Các thiết bị văn phịng đầy đủ, hiện đại sẽ góp phần giảm thiểu sức lao động cho người lao động, nâng cao năng suất làm việc.
* Tiểu kết
Trong chương 1, tác giả đã khái quát hóa hệ thống cơ sở lý luận về công tác văn phịng và hiện đại hóa cơng tác văn phịng. Tác giả đã trình bày các khái niệm về văn phịng, cơng tác văn phịng và lựa chọn cách hiểu duy nhất về các khải niệm này. Qua đó làm sáng tỏ được khái niệm về hiện đại hóa cơng tác văn phịng. Trên cơ sở trình bày các khái niệm tác giả đã trình bày các nội dung của hiện đại hóa cơng tác văn phịng bao gồm: Chủ trương chính sách hiện đại hóa cơng tác văn phịng; đội ngũ nhân sự; kỹ năng nghiệp vụ văn phòng; cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động của
28
văn phịng. Đồng thời, tác giả trình bày nguyên tắc, yêu cầu và những nhân tố ảnh hưởng tới hiện đại hóa cơng tác văn phịng. Các vấn đề đã được đề cập ở chương 1 làm cơ sở cho việc khảo sát thực trạng hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơng mà tác giả sẽ trình bày ở chương 2.
29
CHƢƠNG 2.
THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN
2.1. Khái qt chung về Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn
Hình 2.1. Cổng ra vào tại Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn
(Nguồn: Phan Thúy Quỳnh)
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn triển nông thôn
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thơn hình thành và phát triển qua 4 giai đoạn [Xem phụ lục 01]
2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Phát triển nông thôn
Căn cứ vào Nghị định 15/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 02 năm 2017 Bộ Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn có vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
30
a. Vị trí và chức năng
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thơn là cơ quan của Chính phủ. Đây là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực như: Nông - Lâm - Ngư nghiệp,.....
b. Nhiệm vụ và quyền hạn
Tại Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ đã quy định rất rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:
- Trực tiếp trình Chính phủ: Các văn bản có liên quan đến dự án, dự thảo và chiến lược, kế hoạch quan trọng của quốc gia thuộc Bộ quản lý;
- Ban hành một số thông tư, quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; đồng thời, tổ chức xây dựng bộ tiêu chuẩn quốc gia về quản lý ngành,..và kiểm tra các văn bản đã được ban hành.
- Có kế hoạch hướng dẫn, thanh kiểm tra, đánh giá các chính sách, chiến lược,...thuộc lĩnh vực quản lý của nhà nước;
- Về trồng trọt và bảo vệ thực vật; - Về chăn nuôi và thú y; - Về thủy sản; - Về diêm nghiệp; - Về thủy lợi; - Về phòng, chống thiên tai; - Về phát triển nông thôn;
- Quan tâm tới vấn đề an tồn thực phẩm nơng, lâm, thủy sản và muối; - Quan tâm tới vấn đề quản lý chất lượng đối với giống, vật tư, sản phẩm nơng, lâm, diêm nghiệp, thủy sản và cơng trình thủy lợi, đê điều;
- Quan tâm tới vấn đề bảo quản, chế biến, vận chuyển nông, lâm, thủy sản và muối;
- Về thương mại nông sản;
31 nhân khác;
- Về khoa học và công nghệ; - Về khuyến nông;
- Về quản lý tổ chức, hoạt động dịch vụ công.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn
Hình 2.2. Cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
32
2.2. Khái quát chung về Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông nghiệp
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ được ban hành tại Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB của Bộ trưởng Bộ NN&PTNN ngày 20 tháng 3 năm 2017 về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ như sau:
Chức năng:
- Cũng giống như văn phòng, Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ NN&PTNN cũng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần. Văn phòng Bộ tham mưu tổng hợp về việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác và phục vụ hoạt động của Bộ, đồng thời, người làm công tác văn phịng phải tổng hợp, theo dõi, đơn đốc các tổ chức, cơ quan về việc thực hiện chương trình.
- Văn phòng Bộ NN&PTNT có con dấu riêng, được mở tài khoản theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
Để thực hiện những chức năng nói trên, Văn phịng Bộ thực hiện những nhiệm vụ cụ theo các nhóm sau:
- Nhóm nhiệm vụ về cơng tác tham mƣu
+ Xây dựng chương trình, lịch làm việc của lãnh đạo Bộ;
+ Tham mưu cho lãnh đạo Bộ trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động của Bộ, đơn đốc và thực hiện chương trình kế hoạch cơng tác;
+ Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành quy chế làm việc và các quy định nội bộ khác của Bộ; theo dõi, đơn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế sau khi được ban hành.
- Nhóm nhiệm vụ về cơng tác tổng hợp, thi đua khen thƣởng, truyền thông
+ Lập báo cáo tổng hợp định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện cơng tác của Bộ;
33
ban hành thông báo kết luận các cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo Bộ với các cơ quan, địa phương khác (khi có yêu cầu của lãnh đạo Bộ);
+ Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị. Văn phòng Bộ là đầu mối tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan và các đơn vị để điều phối, đôn đốc thực hiện. Mặt khác, Văn phòng Bộ trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác q, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó;
+ Theo dõi, đánh giá, phân loại công chức hằng tháng, năm theo quy định; + Công tác thi đua khen thưởng;
+ Công tác truyền thông; lưu trữ và quản lý các nguồn thông tin chính thức để đại diện cho lãnh đạo Bộ đưa ra những phát ngơn chính thức với truyền thơng, báo chí. Theo sự phân cơng của Bộ trưởng, Văn phịng là đầu mối cung cấp thơng tin cho truyền thơng đại chúng, báo chí, các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
- Nhóm nhiệm vụ về hiện đại hóa hành chính, kiểm sốt thủ tục hành chính
+ Tiếp nhận, thẩm tra thủ tục ban hành, thể thức văn bản, các hồ sơ trình lãnh đạo Bộ;
+ Ứng dụng Cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng;
+ Áp dụng hệ thống quản lí chất lượng ISO vào hoạt động quản lí; + Điều hành bộ phận một cửa, một cửa liên thơng;
+ Kiểm sốt thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ;
- Nhóm nhiệm vụ về hoạt động đảm bảo thông tin
+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ; quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ;
+ Truyền đạt thông tin quyết định quản lý của lãnh đạo Bộ, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định quản lí được lãnh đạo Bộ giao cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ;
+ Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo Bộ. Các nguồn thông tin đầu vào, đầu ra, thông tin phản hồi, thơng tin quản
34
lí đều được Văn phịng kiểm sốt và tổ chức đảm bảo thơng tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác để phục vụ cho hoạt động quản lí của lãnh đạo Bộ;
+ Theo dõi, đôn đốc việc thi hành làm đầu mối quan hệ công tác với các Bộ, ngành, trung ương, địa phương và các cơ quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ theo phân cơng.
- Nhóm nhiệm vụ về cơng tác giúp việc và đảm bảo hậu cần:
+ Thực hiện các nhiệm vụ giúp việc cho Bộ trưởng, Thứ trưởng (gọi chung là lãnh đạo Bộ);
+ Quản lí và tổ chức hội họp;
+ Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việc của Bộ; công tác lễ tân, hậu cần phục vụ các đoàn khách trong nước và quốc tế đến làm việc tại Bộ và công tác hậu cần phục vụ các đồn cơng tác của Bộ;
+ Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo Bộ duy trì, phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương. Chuẩn bị các yếu tố đảm bảo cho sự thành công của chuyến đi như: các tài liệu phục vụ chuyến đi, nơi ăn ở, phương tiện đi lại, kinh phí và một số yếu tố khác;
+ Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của cơ quan Bộ; cán bộ, công chức, viên chức của Bộ đã nghỉ hưu theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ; thực hiện thăm hỏi, thăm viếng, tang lễ theo phân cấp và chỉ đạo của Bộ trưởng
+ Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và điều kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và cơ quan Bộ. Thông qua công việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phịng;
+ Tổ chức cơng tác bảo vệ trật tự an tồn trong cơ quan;
+ Tổ chức cơng tác phịng chống lụt bão, phịng chống cháy nổ, đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự, vệ sinh lao động; bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức người lao động;
35 tốn kinh phí hoạt động hàng năm;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Bộ trưởng giao.